第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)
五、企業(yè)檔案整理工作要求
7.5.9 檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷。會宗卷可單獨(dú)管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見DA/T12。
其中,“全宗指南(全宗介紹)”是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者(立檔單位)及其所形成檔案情況的工具書。由封面、正文、備注三部分組成?!罢摹卑ㄈ齻€部分:全宗構(gòu)成者沿革;全宗檔案情況簡介;全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹。其中,“全宗檔案情況簡介”應(yīng)包括五個方面:檔案的數(shù)量及保管期限、檔案的完整程度、檔案的利用價(jià)值及鑒定情況、檢索工具的配置情況、檔案的整理情況;“全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹”應(yīng)以綜述的方式介紹全宗構(gòu)成者如下四個方面的檔案:1)反映其基本職能和主要活動方面的檔案:2)反映其每個階段中心工作或特殊工作的檔案:3)具有全國或國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價(jià)值的檔案:4)保存的年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。這四方面的檔案情況,應(yīng)該按全宗內(nèi)檔案的實(shí)體分類結(jié)合問題進(jìn)行介紹,如:以組織機(jī)構(gòu)分類的檔案全宗,可以按機(jī)構(gòu)設(shè)類目分別介紹,以問題分類的檔案全宗,可以按檔案內(nèi)容所反映的問題設(shè)類目介紹。全宗指南編制的具體要求可詳見《全宗指南編制規(guī)范》DA/T14-94。
全宗卷不是該全宗內(nèi)檔案的組成部分,而是屬于企業(yè)檔案部門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案,故有“全宗的檔案”之稱。全宗卷的作用是便于利用者掌握全宗情況,為全宗進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用和進(jìn)一步收集該全宗范圍內(nèi)的檔案提供重要依據(jù)。全宗卷的管理要求是每一全宗均須建立全宗卷,并不斷地補(bǔ)充反映全宗情況的各種材料,當(dāng)全宗轉(zhuǎn)交給另一個檔案部門保管時(shí),與之相應(yīng)的全宗卷也必須隨同全宗一起移交;全宗卷通常應(yīng)統(tǒng)一保管,單獨(dú)編號,集中排列在企業(yè)檔案檢索工具之首。
六、企業(yè)檔案保管工作要求
檔案保管工作是檔案管理的日常業(yè)務(wù)工作,它是關(guān)系檔案能否及時(shí)、充分地發(fā)揮作用的重要影響因素:1.保持良好的庫藏秩序,實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理,才能保證順利底查找和提取檔案;2.保證檔案齊全、成套的完好狀態(tài),才能迅速、準(zhǔn)確地提供利用;3.保證檔案的安全,才能使檔案的使用壽命更長。因此,做好檔案的日常保管工作,對檔案的科學(xué)管理、有效利用和長久保存都具有重要意義。
7.6.1檔案存放應(yīng)根據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊;磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。
本條是要求對不同載體檔案分別選擇保存檔案的裝具。檔案裝具有木制和金屬兩種,木制裝具由于不符合防火、防蟲的要求,現(xiàn)已很少使用。金屬裝具有利于防火、防蟲,在檔案保管中普遍采用。
金屬裝具又有兩類:一類是組合式檔案柜(又稱五節(jié)柜),另一類是密集型活動檔案架(簡稱密集架),密集架可以節(jié)省檔案庫房的空間,但對地面承重要求較高。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際確定選擇檔案裝具。如紙質(zhì)檔案可選用五節(jié)柜或密集架;底圖可選用多層抽屜的金屬底圖柜;錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)光盤、磁盤、磁帶等最好選用專門的防磁金屬柜等裝具。檔案裝具的質(zhì)量要求,可參照《檔案裝具》(DA/T6-92)和《直列式檔案密集架)(DA/T7-92)的規(guī)定。
企業(yè)科技檔案的底圖可采取平放或卷放的方式保存,不宜折疊。磁性載體文件系指以磁性材料(如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶)為信息載體的文件,存放時(shí)應(yīng)注意防磁保護(hù),可選擇有磁屏蔽的容器或?qū)S梅来殴?。企業(yè)的重要檔案,如電子文件、重要紙質(zhì)檔案的縮微件或數(shù)字化文本應(yīng)實(shí)施備份管理,即在不同的地方存放重要檔案重份或縮微品、光盤等復(fù)制品,以防自然災(zāi)害和突發(fā)社會事件對檔案造成毀滅性損失。
(此部分未完待續(xù))