異地查檔的問(wèn)題及建議

婁紅

異地查檔是近年來(lái)出現(xiàn)的一種新型查檔方式，它具有方便快捷的特點(diǎn)，可以為廣大的查檔者提供極大的便利。當(dāng)前，我國(guó)各地異地查檔工作呈現(xiàn)出快速發(fā)展的趨勢(shì)，并且范圍越來(lái)越廣，從單一區(qū)域逐漸擴(kuò)大了全省范圍和多省市跨地區(qū)查檔。在異地查檔實(shí)踐快速發(fā)展的同時(shí)，國(guó)內(nèi)學(xué)界的研究卻相對(duì)滯后，筆者在知網(wǎng)檢索篇名含“異地查檔”的文獻(xiàn)，共得到27個(gè)結(jié)果，其中絕大多數(shù)為篇幅很短的消息，只是單純地介紹一項(xiàng)工作，鮮有研究性文章，尤其缺少比較系統(tǒng)和深入的研究。鑒于此，本文將分析異地查檔的類型、特點(diǎn)以及可能面臨的問(wèn)題，并提出建議，希望對(duì)實(shí)踐工作和相關(guān)研究有所裨益。

一、異地查檔的類型

傳統(tǒng)的查檔方式，是查檔者到保管檔案的地方檔案館現(xiàn)場(chǎng)查閱，由工作人員出具檔案復(fù)制件作為證明材料。異地查檔是相對(duì)于傳統(tǒng)查檔方式而提出的概念，廣義上而言，凡是不需要到保管檔案的檔案館查檔，就可以獲得檔案館出具的證明材料，都可以稱之為異地查檔。廣義上的異地查檔包括以下幾個(gè)類型：

1.跨館查檔

所謂跨館查檔，就是在某一個(gè)檔案館，可以查詢到保存在另外一個(gè)檔案館的檔案，并獲得證明材料，一般是指在居住地或者工作地的檔案館查詢保存在外地檔案館的檔案。我國(guó)當(dāng)前正在快速發(fā)展的異地查檔，主要就是指這種方式。江蘇省寶應(yīng)縣檔案館首例“異地查檔、跨館出證”服務(wù)就是一個(gè)很好的例子，2019年1月11日上午，高郵的姜女士因需要查找自己的婚姻檔案，但又記不清是在寶應(yīng)還是在高郵登記的，所以先到寶應(yīng)縣檔案館查詢個(gè)人婚姻檔案，工作人員在查檔系統(tǒng)未檢索到姜女士的婚姻記錄，之后通過(guò)“江蘇省民生檔案服務(wù)平臺(tái)應(yīng)用系統(tǒng)”向高郵市檔案館提交跨館查檔申請(qǐng)，很快查到了姜女士的婚姻檔案，并為其出具了證明。

2.電話查檔

電話查檔也是一種比較便捷的查檔方式，在現(xiàn)實(shí)中也比較多見(jiàn)，主要服務(wù)對(duì)象是居住于外地、不便到檔案館查檔的人。筆者所在的山東省諸城市檔案館就曾多次接到來(lái)自外地的查檔者的電話，請(qǐng)求幫助查閱參加工作時(shí)間、退伍登記等相關(guān)檔案材料。一般來(lái)說(shuō)，電話查檔處理方式有兩種：一種是查檔者只需要了解和確認(rèn)檔案材料中所記載的信息，不需要檔案館出具證明，工作人員將查檔者相關(guān)信息進(jìn)行登記后，口頭告知其檔案信息即可;另一種是查檔者需要檔案館開(kāi)具證明材料，工作人員會(huì)首先要求其提供合法身份證明及介紹信，待收到合法查檔證明后為其開(kāi)具檔案證明，并按實(shí)際需要選擇適當(dāng)方式郵寄給查檔者。2018年10月，諸城市檔案館接到上海市閔行公證處電話，稱其受理了當(dāng)事人吳某關(guān)于繼承其姐姐遺產(chǎn)的公證申請(qǐng)，對(duì)吳某提交的由本館出具的證明其家庭關(guān)系的檔案材料請(qǐng)求核實(shí)。根據(jù)查檔電話提供的線索，檔案館工作人員很快為其找到了所需檔案，并約定上海閔行公證處提供介紹信及其經(jīng)辦人、當(dāng)事人身份證件后，為其出具檔案證明。就這樣，無(wú)需千里跋涉費(fèi)時(shí)費(fèi)錢(qián)，通過(guò)簡(jiǎn)單的電話和信函，一次重要查檔工作就完成了。通過(guò)電話查檔，諸如上海閔行公證處等遠(yuǎn)程查檔者，無(wú)疑是最大的受益者。

3.網(wǎng)上查檔

網(wǎng)上查檔是伴隨計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及而出現(xiàn)的一種新型查檔方式，這種查檔方式按照查閱內(nèi)容的不同，可以分為兩種：一種是網(wǎng)上只能查詢到檔案目錄，第二種是網(wǎng)上可以查閱檔案材料全文。當(dāng)前，第一種方式在我國(guó)已經(jīng)比較普及，各地都相繼建立起了檔案目錄中心。據(jù)知網(wǎng)檢索篇名“異地查檔”顯示，最早的一篇文獻(xiàn)《安徽靈璧“知青檔案目錄”為異地查檔提供方便》，就是介紹2013年蘇州的一名查檔者在靈璧檔案信息網(wǎng)上檢索到其知青檔案目錄，根據(jù)目錄最終查到了所需要的檔案。網(wǎng)上查閱檔案材料全文，目前在我國(guó)已有部分檔案館開(kāi)展了相關(guān)的工作，但各地發(fā)展不一，水平參差不齊，大都持有保守態(tài)度，總體上仍然處于探索階段。

二、異地查檔的特點(diǎn)

相比于傳統(tǒng)的查檔方式，異地查檔有兩個(gè)突出的特點(diǎn)：

1.方便快捷高效

首先，異地查檔改變了傳統(tǒng)查檔“需要跑腿”的低效率，具有方便快捷高效的特點(diǎn)。傳統(tǒng)查檔方式，查檔者必須親自到檔案館，才可以查閱檔案，如果距離很遠(yuǎn)，就需要付出很多時(shí)間和金錢(qián)。通過(guò)異地查檔方式，查檔者在居住地檔案館，甚至足不出戶，就可以查閱外地檔案館的檔案，獲得檔案館開(kāi)具的證明材料，這對(duì)查檔者而言無(wú)疑是非常便捷的，可以同時(shí)降低查檔者的時(shí)間和金錢(qián)成本。對(duì)檔案館而言，異地查檔的效率也更高。

2.利用現(xiàn)代技術(shù)

傳統(tǒng)查檔方式，檔案館工作人員在館內(nèi)接待查檔者，采用手工或計(jì)算機(jī)檢索查檔方式。異地查檔更多地使用了現(xiàn)代技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。無(wú)論是跨館查檔、電話查檔，還是網(wǎng)上查檔，都需要有現(xiàn)代技術(shù)做支撐。我國(guó)政府大力倡導(dǎo)“信息多跑路，群眾少跑腿”，要做到這一點(diǎn)，就必須充分利用現(xiàn)代技術(shù)。異地查檔正是借助現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了這一點(diǎn)。

三、可能出現(xiàn)的問(wèn)題

異地查檔可以極大地方便廣大查檔者，同時(shí)也可以有效提升檔案館的工作效率，但也存在潛在的問(wèn)題，主要包括以下幾個(gè)方面：

1.技術(shù)人才匱乏

異地查檔是檔案館充分利用現(xiàn)代技術(shù)而采取的查檔方式，在這個(gè)過(guò)程中，無(wú)論是檔案網(wǎng)站的建設(shè)運(yùn)行，還是查檔平臺(tái)的維護(hù)，幾乎每一個(gè)重要的環(huán)節(jié)都需要信息技術(shù)人才持續(xù)投入工作。然而，當(dāng)前我國(guó)各地檔案館，尤其是縣市級(jí)檔案館，信息技術(shù)人才是非常匱乏的，尤其缺少高水平的人才。這使得很多地方檔案館在開(kāi)展異地查檔工作中，技術(shù)方面高度依賴信息技術(shù)公司。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這種情況存在兩個(gè)比較大的風(fēng)險(xiǎn)，一個(gè)是信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，另一個(gè)是公司破產(chǎn)倒閉的風(fēng)險(xiǎn)。

2.缺少法律制度保障

異地查檔是近幾年才產(chǎn)生的一種新生事物，各地檔案館都是在不斷探索之中，可以說(shuō)是摸著石頭過(guò)河。雖然少數(shù)省市出臺(tái)了相關(guān)規(guī)定，如四川省出臺(tái)了《四川省國(guó)家檔案館民生檔案異地查檔跨館服務(wù)辦法》，但總體而言，我國(guó)異地查檔，仍然缺少統(tǒng)一的、具有約束力的規(guī)范，缺少法律制度保障。諸如查檔者需通過(guò)何種方式提供何種身份證明、可以異地查詢哪些類別的檔案、開(kāi)具證明材料如何使用印章、郵寄證明材料的方式途徑等等，都需要有比較明確的指導(dǎo)性意見(jiàn)。

3.跨區(qū)域查檔缺少統(tǒng)一規(guī)劃

異地查檔如果只是在一個(gè)較小的范圍內(nèi)，比如在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室查詢縣級(jí)檔案館的檔案，不會(huì)涉及到統(tǒng)一平臺(tái)的問(wèn)題。當(dāng)異地查檔的范圍突破縣級(jí)行政區(qū)域，尤其是出現(xiàn)跨市、跨省的異地查檔時(shí)，就會(huì)面臨統(tǒng)一平臺(tái)的問(wèn)題。我國(guó)各地檔案館的檔案網(wǎng)站和查檔平臺(tái)都是獨(dú)立建設(shè)和運(yùn)行的，相互之間存在技術(shù)上兼容性問(wèn)題。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)出現(xiàn)了跨省的異地查檔工作，滬、蘇、浙、皖三省一市就已經(jīng)啟動(dòng)了這項(xiàng)工作?？梢灶A(yù)見(jiàn)，未來(lái)跨省的異地查檔工作所涉及的省市數(shù)量會(huì)越來(lái)越多。統(tǒng)一的平臺(tái)如何建立和維護(hù)，經(jīng)費(fèi)如何保障等等，都需要有統(tǒng)一的規(guī)劃。

四、建議

1.引進(jìn)高素質(zhì)技術(shù)人才

從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，檔案館的技術(shù)工作，包括異地查檔中的技術(shù)工作，都必須降低對(duì)信息技術(shù)（下轉(zhuǎn)32頁(yè)）（上接59頁(yè)）公司的依賴，只有這樣才有利于檔案信息技術(shù)工作長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展，才可以避免信息泄露和公司倒閉造成的風(fēng)險(xiǎn)。要做到這一點(diǎn)，就必須引進(jìn)高素質(zhì)的信息技術(shù)人才。檔案館要通過(guò)政策、收入等方面的傾斜來(lái)吸引高素質(zhì)人才的加入，并使其長(zhǎng)期留在技術(shù)崗位上，發(fā)揮他們的專長(zhǎng)。

2.出臺(tái)相關(guān)規(guī)范

異地查檔是一種新型的查檔方式，可以為群眾提供極大的便利。但每一種新生事物的產(chǎn)生，都會(huì)產(chǎn)生很多新的問(wèn)題，如何預(yù)見(jiàn)和有效應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題，都需要完善的法律制度的保障。異地查檔如何規(guī)范化運(yùn)行，原有的查檔方式與異地查檔二者如何協(xié)調(diào)，責(zé)任如何追究等等，這些都需要國(guó)家出臺(tái)相關(guān)規(guī)范，來(lái)指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)的工作。

3.創(chuàng)建全國(guó)性平臺(tái)

我國(guó)的異地查檔工作從單一的行政區(qū)域開(kāi)始，已經(jīng)逐漸發(fā)展到了省域范圍，并出現(xiàn)了多省市合作的情況。這種快速發(fā)展的局面，已經(jīng)告訴我們，有必要建立一個(gè)全國(guó)性的異地查檔平臺(tái)，將全國(guó)各級(jí)地方檔案館都囊括在內(nèi)，各地檔案館可以根據(jù)自身的工作進(jìn)展逐步加入平臺(tái)。統(tǒng)一的全國(guó)性平臺(tái)可以免去地方平臺(tái)重復(fù)建設(shè)的成本，同時(shí)也可以將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

總之，異地查檔符合時(shí)代發(fā)展的要求，符合人民群眾對(duì)提高政府工作效率的訴求。異地查檔是新生的事物，其快速發(fā)展在帶來(lái)便利的同時(shí)，也將面臨新的問(wèn)題，我們應(yīng)該對(duì)此給予足夠的認(rèn)識(shí)。

（作者單位：山東省諸城市檔案館）