全局觀是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)培訓(xùn)中的基礎(chǔ)

朱武梅　張英輝　段蕾

立檔單位檔案工作是整個檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，沒有各個單位在經(jīng)年累月的工作中對所產(chǎn)生的各種文件材料的規(guī)范管理，就沒有全社會的檔案事業(yè)，各級各類檔案館就成了無源之水、無本之木，所以各級檔案部門歷來重視抓好立檔單位檔案工作。筆者在多年的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)工作中深深體會到，立檔單位檔案工作不僅是檔案員份內(nèi)的事，更涉及單位每一項(xiàng)工作和每一位工作人員，涵蓋管理體制、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)、基礎(chǔ)設(shè)施、開發(fā)利用等諸多方面，是一個以體制制度促基礎(chǔ)、保安全，從而達(dá)到有效利用的系統(tǒng)工程。對此，單位上下每一位工作人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)必須要有所了解，給予必要的重視和支持，檔案人員更要能夠全面理解和把握，才能共同把一個單位的檔案工作做好。與此不相適應(yīng)的是，筆者發(fā)現(xiàn)多數(shù)立檔單位普遍存在這樣一種現(xiàn)象---不僅單位其他人對檔案和檔案工作不甚了解，即使檔案管理人員本身，很多也只熟悉常做的文件整理歸檔，而對檔案和檔案工作缺乏必要的認(rèn)識，對立檔單位檔案工作的總體要求和自身任務(wù)缺乏全面的把握，因而難以爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體工作人員的支持，檔案工作越做面越窄，越做越成了檔案員自己的事。這種現(xiàn)象如果在培訓(xùn)、指導(dǎo)中不注意引導(dǎo)，就會制約一個單位甚至整個系統(tǒng)檔案工作的健康全面發(fā)展，影響檔案工作整體功能的發(fā)揮。

鑒于這種情況，筆者在檔案人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)培訓(xùn)中，首先注重構(gòu)建檔案員的全局觀，力爭首先讓檔案員對檔案、檔案工作有一個基本認(rèn)識，對立檔單位檔案工作有一個整體把握，在此基礎(chǔ)上，再進(jìn)一步學(xué)習(xí)和掌握每一門類檔案整理歸檔的具體技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，以便在實(shí)際工作中能夠既統(tǒng)攬全局又突出重點(diǎn)，同時便于在單位內(nèi)部做好檔案政策宣傳和知識普及，以爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和各位工作人員的支持，給檔案人員和檔案工作創(chuàng)造盡量好的工作環(huán)境，使單位檔案工作走上健康、全面、可持續(xù)發(fā)展的軌道。

注重引導(dǎo)檔案人員認(rèn)識自身工作對象

檔案是檔案人員的工作對象，通俗講，它是人們在一切活動中產(chǎn)生的具有保存價值并歸檔保存的原始?xì)v史記錄，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的有效記憶工具。檔案最基本的功能就是記錄歷史，因此檔案對于個人、單位、國家乃至全社會具有多方面的參考和憑證作用，特別是它的憑證作用往往是獨(dú)一無二和無可替代的。在目前全社會普遍缺乏信任的大背景下，遇事用檔案說話已經(jīng)越來越成為多數(shù)人的習(xí)慣和自覺，檔案已經(jīng)與老百姓的生活工作息息相關(guān)，整個社會也進(jìn)入了檔案話語權(quán)時代。

筆者在培訓(xùn)中注意從多個角度舉例強(qiáng)調(diào)檔案的憑證作用，如1、對于個人，檔案是記載個人歷史、維護(hù)個人合法權(quán)益的重要工具，在證明個人工齡、學(xué)歷、獎懲、升遷、調(diào)動、退休及醫(yī)療、養(yǎng)老中發(fā)揮著重要作用，關(guān)鍵時能夠決定個人命運(yùn)。2、對于單位，檔案是反映單位發(fā)展歷程，維護(hù)單位合法權(quán)益的重要憑證。3、對于國家和社會，檔案更是具有社會、民生和經(jīng)濟(jì)方面的多重價值。比如在維護(hù)國家的主權(quán)和領(lǐng)土完整、開展國際斗爭、保障國有資產(chǎn)保值增值中，檔案都發(fā)揮著重要作用。特別是社保醫(yī)保檔案、土地流轉(zhuǎn)檔案、婚姻登記檔案、房產(chǎn)檔案等民生檔案與百姓生活息息相關(guān)，在保障百姓權(quán)益、維護(hù)社會穩(wěn)定方面發(fā)揮著無可替代的作用，近年來越來越受到全社會的普遍重視，各級檔案部門也把這部分檔案作為重點(diǎn)加大投入，管理水平得到大幅度提高，為國計民生發(fā)揮著越來越重要的作用。

注重引導(dǎo)檔案人員認(rèn)識檔案工作

檔案工作是單位基礎(chǔ)管理工作的一個重要組成部分，是反映單位綜合管理水平的一個窗口。每個單位都有自身的主管業(yè)務(wù)和中心工作，檔案工作只是記錄和為中心工作服務(wù)的，但它又絕不是可有可無和無足輕重的。1、從檔案工作的規(guī)范化程度可以一定程度上反映出一個單位管理是否規(guī)范、工作是否得力。從一定程度講，檔案工作就像一面鏡子，檔案工作做得好的單位，主體業(yè)務(wù)和基礎(chǔ)管理都不會差，其它工作都一塌糊涂的地方，檔案工作往往也很難一枝獨(dú)秀。2、從檔案所記載的內(nèi)容可以看單位的發(fā)展軌跡和工作實(shí)績。一個單位工作紅紅火火，一年下來我們可以如數(shù)家珍，幾年下來有的人還歷歷在目，時間稍長就只能靠檔案說話了。只有工作中形成的有保存價值的文件材料歸檔保存下來了，我們的工作才能載入單位的歷史。從這個意義上講，檔案決定誰在未來有人關(guān)注，誰在未來銷聲匿跡，因而檔案工作具有重要的社會意義，如果說是那些政治家、人民群眾創(chuàng)造了歷史，那么檔案人就行使著控制記憶、塑造歷史的權(quán)利。認(rèn)識到這一點(diǎn)，一方面可以提升檔案人的職業(yè)自信和自豪感，另一方面也時刻提醒我們要嚴(yán)守檔案工作者的職業(yè)道德。

做好一個單位檔案工作必須強(qiáng)調(diào)全員和全面。全員就是要樹立全員檔案意識。因?yàn)闄n案工作不是孤立的，檔案更不是檔案員關(guān)起門造出來的，它產(chǎn)生于每位工作人員手中，產(chǎn)生于每時每刻的工作中。巧婦難為無米之炊，檔案大家交才有，不交就沒有，交的齊全完整、質(zhì)量高，檔案的價值就高，否則用的時候就找不到、用不上。因此，做好檔案工作離不開單位各部門、每個工作人員的支持。全面就是要引導(dǎo)檔案人員樹立檔案工作全局觀，即我們不能只盯著文書文件的整理，還必須關(guān)注檔案的其它門類，關(guān)注檔案工作的其它環(huán)節(jié)。不能忽視檔案工作的條件和保障，更不能忽視檔案工作的根本目的。

重點(diǎn)明確立檔單位檔案工作的整體要求

1.管理體制建設(shè)

管理體制健全是一個單位檔案工作健康可持續(xù)發(fā)展的根本保障，主要有兩方面要求：一方面，各門類檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一制度、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一實(shí)體管理（國家有特殊規(guī)定的除外）;另一方面，要有機(jī)構(gòu)——檔案室（館、處、科）、有人員——檔案員、分管主管領(lǐng)導(dǎo)、各處室兼職檔案員缺一不可，且所有機(jī)構(gòu)人員職責(zé)明確、各司其職，工作運(yùn)轉(zhuǎn)順暢。除管好自身外，機(jī)關(guān)檔案工作還有另一項(xiàng)基本任務(wù)，即對本系統(tǒng)所屬單位檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)劃、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.規(guī)章制度建設(shè)

規(guī)章制度健全可以從三個方面來理解：

一是檔案管理網(wǎng)絡(luò)中各部門及人員的職責(zé)明確。

二是制定適合本單位實(shí)際的檔案工作制度，包括：

（1）制定檔案管理的基本制度，如年度歸檔制度、檔案分類表、保管期限表、保管制度、利用制度、保密制度、統(tǒng)計制度、鑒定銷毀制度、電子文件歸檔管理制度等。這其中最重要的就是制定好符合本單位實(shí)際的具體可行的歸檔范圍和保管期限表。

（2）檔案部門參加重要活動、竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱等形成制度。

（3）制定水、火、失泄密等應(yīng)急預(yù)案并進(jìn)行模擬演練。

三是檔案工作制度納入單位制度管理體系，得到切實(shí)的貫徹落實(shí)。這是制度建設(shè)的根本，也是難點(diǎn)。

3.業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)

業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)具體要求包含以下幾個方面：分類科學(xué)、收集齊全、保管期限劃分準(zhǔn)確、整理規(guī)范、排列編號有序、編目條理、安全保管、按要求做好檔案統(tǒng)計、移交和鑒定銷毀工作。

其中收集、整理、編目是各門類檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)的重點(diǎn)，也是各單位功夫下得最大、普遍做得比較好的環(huán)節(jié)。各單位存在問題較多、普遍感覺難度較大的環(huán)節(jié)是，從歸檔范圍的確定到應(yīng)歸檔文件收集齊全，從保管期限的制定到準(zhǔn)確劃分保管期限，所以我特別注意在培訓(xùn)中反復(fù)強(qiáng)調(diào)，首先在認(rèn)識層面上，要充分認(rèn)識到歸檔齊全和保管期限劃分準(zhǔn)確的特別重要性，在此基礎(chǔ)上，要下大力制定好本單位的歸檔范圍和保管期限表，切實(shí)做到有章可循。在文件收集和保管期限劃分中要特別強(qiáng)調(diào)注意突出自身，突出自身主要職能。

4.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包含三方面內(nèi)容。

（1）檔案庫房及其它用房

檔案用房實(shí)現(xiàn)辦公、閱覽、庫房“三分設(shè)”，有需要有條件的還可設(shè)整理消毒、數(shù)字化加工、檔案修復(fù)、仿真復(fù)制等各種功能性用房。

庫房是確保檔案安全的重要場所，要經(jīng)過專門的設(shè)計改造，有設(shè)備措施實(shí)現(xiàn)“八防”：防潮、防水、防光、防火、防盜、防塵、防高溫和有害生物等，近年來防磁也成為一個重要指標(biāo)。

（2）檔案裝具

一是檔案柜架，要求充足、規(guī)范、統(tǒng)一，特殊載體和規(guī)格的檔案配專用柜架。

二是卷皮卷盒，要求規(guī)格、式樣、質(zhì)量符合國家、省規(guī)范要求。

（3）所需設(shè)備

一是保障檔案安全的設(shè)備，主要是防火、防盜、蟲霉防治、防光與照明及各種溫濕度記錄控制設(shè)備等。

二是開展工作需要的各種設(shè)備，如打印、復(fù)印、照相、攝像、計算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等。

5.檔案信息的開發(fā)利用

檔案信息的開發(fā)利用是檔案工作的根本目的，我們常說，管好檔案是為了用好檔案，檔案只有用好了，死檔案才能變活信息，檔案工作的價值和意義才能體現(xiàn)出來。在實(shí)際工作中檔案利用有多種方式，如：閱覽、外借、復(fù)制、舉辦展覽、組織編寫、提供檔案參考資料（大事記、組織沿革、文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、專題概要、重要會議簡介等）、出具檔案證明、提供檔案咨詢服務(wù)等。

對于基層檔案室，主要做好以下工作：

（1）做好接待利用工作，做到：利用室借閱條件良好，檔案人員熟悉室藏，調(diào)卷迅速，查全率查準(zhǔn)率符合要求，利用手段多樣，有借閱登記和利用效果反饋登記。

（2）按要求報送政務(wù)公開信息。

（3）利用檔案編制多種編研成果。

（4）舉辦檔案展覽或以展室陳列展示。

以上涵蓋了立檔單位傳統(tǒng)檔案工作的全部。近年來，計算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過去用紙墨等形成和傳遞的公文及其它各種信息，都可以很方便地用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來記錄和傳遞，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)日益成為人們生活和工作的重要工具和基本環(huán)境。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在給檔案工作帶來新的發(fā)展機(jī)遇的同時，也使檔案工作面臨全新的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

6.檔案信息化建設(shè)

在全社會信息化過程中，順應(yīng)時代要求，檔案工作不斷運(yùn)用新技術(shù)、解決新問題、探索新模式，開啟了檔案信息化建設(shè)新時代。檔案信息化建設(shè)對于國家社會層面來講，是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包含檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)等多方面的內(nèi)容。

對于某一個立檔單位或系統(tǒng)來說，檔案信息化建設(shè)是在整個國家或地區(qū)檔案信息化大框架下進(jìn)行的，面對大多沒有多少專業(yè)背景的檔案人員，我在培訓(xùn)中盡量簡化內(nèi)容，以便大家更容易理解和把握。首先必須明確的是立檔單位檔案信息化面臨的主要任務(wù)，即：機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、室藏檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與管理，其中電子文件歸檔管理是信息化建設(shè)的核心部分。由于電子文件與傳統(tǒng)載體檔案無論（下轉(zhuǎn)9頁）（上接38頁）是自身特點(diǎn)還是管理方式都有很大區(qū)別，有很多特殊要求，而多數(shù)檔案人員并不具備多少信息化專業(yè)知識，在培訓(xùn)中做到既滿足工作需要又讓大家能夠理解和接受并不容易。我在電子文件歸檔管理中，首先強(qiáng)調(diào)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性要求與全過程管理，再明確電子文件管理的特殊技術(shù)手段和專有名詞，如捕獲、遷移、載體轉(zhuǎn)換、轉(zhuǎn)存與背景信息、元數(shù)據(jù)等，最后講解電子文件的收集、整理、保管方面的一些具體要求。需要反復(fù)強(qiáng)調(diào)的是，電子文件歸檔管理的許多要求、標(biāo)準(zhǔn)、流程是在計算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計中，由技術(shù)人員固化到程序中實(shí)現(xiàn)的，前提是檔案員必須在系統(tǒng)設(shè)計之初提出明確要求。提出功能要求以使計算機(jī)管理系統(tǒng)滿足檔案管理需要，是檔案人員必須承擔(dān)的責(zé)任，否則損失難以彌補(bǔ)。

（作者單位：河北省檔案館）