A公司存貨管理內(nèi)部控制存在的問題及原因

陳晗

隨著汽車零部件企業(yè)的飛速發(fā)展，企業(yè)存貨的控制管理涌現(xiàn)出了很多問題。眾所周知，存貨屬于制造型企業(yè)的重要組成部分，存貨的安全與完整直接關(guān)系到企業(yè)資金利用效果與資源配置的效率，從而影響企業(yè)的發(fā)展。因此，優(yōu)化以及完善企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度迫在眉睫。例如A汽車零部件公司，該公司的問題主要存在于存貨管理內(nèi)部控制上。因此，幫助A汽車零部件公司加強(qiáng)內(nèi)部控制，提升存貨管理水平，其研究結(jié)果也可供其他汽車零部件企業(yè)參考。

一、存貨管理內(nèi)部控制的理論

1.存貨及存貨管理概念界定。存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)重要的組成部分。存貨管理是企業(yè)為了提高經(jīng)濟(jì)效益而對存貨進(jìn)行管理，對其相關(guān)信息進(jìn)行控制與分析。①存貨的定義。存貨，是指企業(yè)在日常生活中擁有的以銷售為目的的商品或產(chǎn)成品、生產(chǎn)或提供勞務(wù)過程中使用的材料、生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品等。②存貨管理的定義。存貨管理就是企業(yè)為提高經(jīng)濟(jì)效益而對存貨進(jìn)行管理，主要是存貨信息的管理以及后續(xù)的決策分析，最后企業(yè)實(shí)現(xiàn)對其進(jìn)行有效控制。

2.存貨管理內(nèi)部控制的內(nèi)容及要求。①存貨管理內(nèi)部控制的內(nèi)容具體包括：a.采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制;b.驗(yàn)收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制;c.倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制;d.領(lǐng)用環(huán)節(jié)內(nèi)部控制;e.生產(chǎn)或加工環(huán)節(jié)內(nèi)部控制;f.裝運(yùn)出庫環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。②存貨管理內(nèi)部控制的要求：a.保證存貨取得合理;b.保護(hù)存貨的安全;c.確保存貨計(jì)價(jià)準(zhǔn)確、合理。

3.存貨管理內(nèi)部控制的理論基礎(chǔ)。①控制論。控制論認(rèn)為信息的反饋存在于系統(tǒng)間的相互聯(lián)系以及信息的交流變換中，馬上要輸出的信息影響著信息的輸入以及二次輸出，因而具有調(diào)節(jié)和控制的功能。此外，控制全過程目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要充分利用信息交流變換中的信息反饋且使用信息系統(tǒng)對其進(jìn)行全面處理。②假設(shè)理論。內(nèi)部控制基本假設(shè)：在進(jìn)行內(nèi)部控制研究和內(nèi)部控制活動(dòng)時(shí)，人們面對從未出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)事物，會(huì)以存在的理論知識(shí)為基礎(chǔ)，進(jìn)一步提出對內(nèi)部控制前提的理性認(rèn)識(shí)。內(nèi)部控制存在三點(diǎn)局限性：a.由多名（兩人以上）人員進(jìn)行串通或管理層不受內(nèi)部控制約束而被規(guī)避;b.控制成本會(huì)限制內(nèi)部控制;c.由于人為判斷出現(xiàn)的錯(cuò)誤或失誤而導(dǎo)致內(nèi)部控制失效。③執(zhí)行力理論。在這個(gè)界定任務(wù)、設(shè)定目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的動(dòng)態(tài)過程中評價(jià)其任務(wù)目標(biāo)的達(dá)成程度就稱之為執(zhí)行力。而內(nèi)部控制執(zhí)行力是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制制度的能力，是關(guān)系到企業(yè)員工，滲透進(jìn)企業(yè)每項(xiàng)活動(dòng)的系統(tǒng)化流程，是企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

二、A公司存貨管理內(nèi)部控制存在的問題

1.出入庫環(huán)境控制不善造成賬實(shí)不符。車間人員拿領(lǐng)料單來領(lǐng)取材料，庫管員圖方便不會(huì)當(dāng)面與其交點(diǎn)清楚（材料、規(guī)格、數(shù)量等），直接讓其領(lǐng)走，這種情況很容易造成實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量與單據(jù)要求不符。據(jù)車間人員反映，三月初去倉庫領(lǐng)用5000個(gè)水箱芯體，拿回車間后發(fā)現(xiàn)實(shí)際上庫管員只給了4950個(gè)，由于數(shù)量較小車間人員并未及時(shí)找?guī)旃軉T修改。而財(cái)務(wù)部根據(jù)倉庫的出庫單5000登記賬簿，月末發(fā)現(xiàn)倉庫實(shí)際擁有的水箱芯體比賬面上的數(shù)量多50。同時(shí)，在五月末的月末盤點(diǎn)時(shí)，財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)原材料風(fēng)箱組件的賬簿記錄與倉庫實(shí)際數(shù)有差異，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)是因?yàn)橐淮紊a(chǎn)車間人員帶單領(lǐng)料，庫管員稱倉庫無貨等過段時(shí)間來取，領(lǐng)料人并未把單據(jù)帶走，而下次領(lǐng)料時(shí)又開具了相同的領(lǐng)料單，由于兩次領(lǐng)料存在時(shí)間差，可能會(huì)導(dǎo)致重復(fù)開單據(jù)，出現(xiàn)庫管員多次記錄的問題，進(jìn)而造成在盤查時(shí)賬實(shí)不能一一對應(yīng)，車間人員領(lǐng)料步驟圖如下圖所示。

對于一些數(shù)量較大的材料入庫，為了節(jié)約人力庫管員在驗(yàn)收單據(jù)時(shí)僅核對了型號(hào)規(guī)格，而對于數(shù)量直接按照單據(jù)上的數(shù)據(jù)填寫入庫單，且經(jīng)常導(dǎo)致期末盤點(diǎn)材料賬面數(shù)量與實(shí)際不符。在入庫流程方面，沒有嚴(yán)格履行規(guī)定，入庫后才找來質(zhì)檢人員對貨物進(jìn)行質(zhì)檢并開出質(zhì)檢單。

2.倉儲(chǔ)管理不當(dāng)導(dǎo)致存貨損失。據(jù)倉庫管理人員交代，去年夏季突降大雨，造成500萬人民幣材料損失，而在事后清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)倉庫中的鋼材、銅材等金屬材料存在嚴(yán)重的誘蝕、老化現(xiàn)象，導(dǎo)致材料無法滿足生產(chǎn)使用需求。由于倉庫材料較多，庫位不夠用，堆放緊密，無法定期徹底進(jìn)行物資盤點(diǎn)，以致于倉庫保管部門并未及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取措施，給公司造成了巨大損失。

3.存貨采購存在風(fēng)險(xiǎn)。A企業(yè)目前存在的一些供應(yīng)商總體實(shí)力較低，導(dǎo)致生產(chǎn)出的商品不能達(dá)到高質(zhì)量低成本的要求，因而在與其他企業(yè)競爭中處于劣勢。而對于能生產(chǎn)高質(zhì)量產(chǎn)品的供應(yīng)商，即使企業(yè)與其長期進(jìn)行合作，在商議購貨價(jià)格等的談判上仍舊沒有主動(dòng)權(quán)。這些情況無疑會(huì)增加企業(yè)零件制造成本，削弱企業(yè)的市場競爭力，A公司供應(yīng)商情況如下表所示。

公司的采購流程需要多個(gè)部門配合完成，具體包括公司的采購部門、財(cái)務(wù)部、工程部等。目前，身為管理貨物運(yùn)輸主體的工程部難免會(huì)弱化采購部門的作用，致使雙方處于信息不對稱的狀態(tài)，這會(huì)使得采購工作缺乏目的性，無法制定科學(xué)合理的采購計(jì)劃，會(huì)對倉儲(chǔ)管理效率造成負(fù)面影響。

三、A公司存貨管理內(nèi)部控制存在問題的原因

1.管理層對風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)不足。企業(yè)沒有安排專業(yè)人員以及設(shè)立相關(guān)部門進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，由此可見，企業(yè)不夠重視存貨的風(fēng)險(xiǎn)評估且風(fēng)險(xiǎn)評估工作沒有落到實(shí)處;除此之外，企業(yè)中部分員工對存貨保管，流通等方面的管理不了解，相關(guān)員工不具備對物料和生產(chǎn)組織調(diào)度的能力，不能評估發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的可能性。

2.控制環(huán)境不適合內(nèi)部運(yùn)行。雖然A公司存在各類控制程序及制度，但大多數(shù)管理人員及員工不重視企業(yè)內(nèi)部控制，對有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)沒有進(jìn)行足夠了解。公司管理層只關(guān)心合同訂單完成程度，沒有重視存貨內(nèi)部控制的實(shí)施。

與管理層人員交流得知，除了在上崗初期對員工的基礎(chǔ)培訓(xùn)和車間員工必要的技術(shù)更新培訓(xùn)外，該公司沒有在其他方面的培訓(xùn)投入資金。由此可見，A公司并未將員工的技能及業(yè)務(wù)考核列為重點(diǎn)，導(dǎo)致管理人員不能很好地勝任本職工作，不會(huì)利用高效的方法及準(zhǔn)確的信息來解決問題。

3.存貨管理內(nèi)部監(jiān)督力度不夠。從A公司對問題的反映情況可以看出，其對存貨內(nèi)部控制的監(jiān)督屬于事后監(jiān)督，明顯缺少事中監(jiān)督和事前監(jiān)督制度，因而在面對風(fēng)險(xiǎn)時(shí)缺乏主動(dòng)權(quán)。事實(shí)上，企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督?jīng)]有對相關(guān)流程工作人員進(jìn)行監(jiān)督，就容易導(dǎo)致一些人員因利益而投機(jī)取巧，使企業(yè)權(quán)益受到嚴(yán)重?fù)p害，甚至造成企業(yè)生產(chǎn)效率的下滑。

A企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督也存在局限性，其所依賴的內(nèi)部審計(jì)部門對于內(nèi)部控制的監(jiān)督并不全面，其中缺乏對存貨內(nèi)部控制制度完善程度和控制程序有效性的評價(jià)，嚴(yán)重影響了企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的質(zhì)量。

4.存貨預(yù)算管理缺失。A公司缺少存貨的預(yù)算管理機(jī)制以及具有獨(dú)立性的內(nèi)部審計(jì)部門，管理層不重視，控制環(huán)境差，這些都直接或間接導(dǎo)致內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生。A公司的計(jì)劃部門不能準(zhǔn)確提供存貨預(yù)算，導(dǎo)致很多重要工作受到影響，因而其始終不能走上正軌。該公司存貨預(yù)算數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確主要來源于兩個(gè)方面：一方面，設(shè)計(jì)部門頻繁修改工藝方案，甚至有時(shí)以工藝方案為基礎(chǔ)作出的預(yù)算計(jì)劃會(huì)跟不上工藝的更新頻率;另一方面，在與主要客戶長期的交往過程中，現(xiàn)有單一的銷售模式使A公司形成了其一味對客戶妥協(xié)，高頻率地更改訂單也會(huì)影響公司的預(yù)算管理。

（作者單位：江西財(cái)經(jīng)大學(xué)）