如何提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用

唐艷

科技檔案在現(xiàn)代社會發(fā)展中有著非常重要的地位，能夠很好地促進(jìn)現(xiàn)代科技發(fā)展，為相關(guān)的科技工作者提供研究方法、科研經(jīng)驗(yàn)、思維創(chuàng)新等，但在實(shí)際的檔案管理工作中，很多企事業(yè)單位沒有對科技檔案進(jìn)行足夠的認(rèn)識，科技檔案的利用率非常低，造成現(xiàn)在這個(gè)局面是因?yàn)橄嚓P(guān)的管理工作沒有按照要求執(zhí)行，存在很多不達(dá)標(biāo)的問題。因此，對待科技檔案管理的工作已經(jīng)是刻不容緩，要保證其管理質(zhì)量和利用率都能保持在一個(gè)高水平狀態(tài)，讓科技檔案能夠在科技發(fā)展中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，能夠不斷促進(jìn)相關(guān)企事業(yè)單位科技發(fā)展。

一、提高檔案管理人員對科技檔案歸檔的認(rèn)識

在現(xiàn)代社會中科技檔案管理工作對很多的科技檔案管理人員來說是一項(xiàng)非常繁瑣的科技工程，他們對于科技檔案沒有充分的認(rèn)識，存在很大的管理誤區(qū)，認(rèn)為僅僅是保管好就行，沒有嚴(yán)格遵照科技檔案管理的要求，這種做法是非常不對的。我們應(yīng)該認(rèn)識到科技檔案的意義所在，科技檔案管理工作在企事業(yè)單位科技研發(fā)中占有非常重要的地位，能夠?yàn)楝F(xiàn)在的研發(fā)創(chuàng)新提供很好的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)支持，這些檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，不僅要做好各項(xiàng)資料的搜集、分類工作，還要為相關(guān)的科技工作者查閱科技檔案做出相應(yīng)的管理制度，幫助他們能夠很方便的查閱到有關(guān)科技文獻(xiàn)，這些工作不是只由檔案管理工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé)的，也要業(yè)務(wù)人員進(jìn)行輔助性工作，對以往的科研項(xiàng)目進(jìn)行歸檔，資料整理分類等管理活動，對于業(yè)務(wù)人員的科技檔案管理水平提高有著很好的促進(jìn)作用。做好資料搜集、管理、利用的工作，業(yè)務(wù)人員要把科技檔案的前期工作做好，管理基礎(chǔ)要全面可靠，這樣才能對科技檔案進(jìn)行充分的開發(fā)利用，保證科技檔案信息能夠滿足社會共享的要求。因此，業(yè)務(wù)人員要對科技檔案有充分深刻的認(rèn)識，明白其科研價(jià)值，才能夠很好提高科技檔案管理和開發(fā)利用的水平。

二、提高檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)水平

科技檔案管理工作需要檔案管理人員進(jìn)行專門的管理，換句話說，管理人員的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定科技檔案管理的質(zhì)量和利用效率。因此，相關(guān)的企事業(yè)單位要對科技檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，對他們的管理水平進(jìn)行全面的提升。對檔案管理人員定期舉辦相關(guān)的專業(yè)管理工作培訓(xùn)，從檔案的資料收集、整理、歸檔、分類等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，同時(shí)對于科研專業(yè)的差異化，加深相關(guān)專業(yè)的認(rèn)識了解，這樣從側(cè)面也能提高檔案管理人員的工作效率，建立完善的職業(yè)考核制度，對于檔案管理人員進(jìn)行定期的檢查考核，保證人員能夠積極對待科技檔案管理工作;同時(shí)也要摒棄以前的舊思想，想要建設(shè)全新的檔案管理工作局面，就要積極引入高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的發(fā)展，建立健全人才發(fā)展機(jī)制，能夠很好的促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展;樹立模范帶頭作用，能夠在管理團(tuán)隊(duì)中幫助其他工作人員的進(jìn)步發(fā)展，也要加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)，保證檔案管理人員的全方面提升，更好地服務(wù)于科技檔案管理工作，能夠?yàn)楝F(xiàn)代科技創(chuàng)新研發(fā)提供可靠的科研檔案資料。

三、檔案管理人員需要參與到科研人員的工作當(dāng)中

在檔案管理工作中，科技檔案跟其他的檔案有著很大的區(qū)別，其屬性帶有很強(qiáng)的專業(yè)性，需要科研管理工作人員加入到科研工作中，跟科研人員進(jìn)行專業(yè)交流學(xué)習(xí)，這樣才能對科研檔案管理工作質(zhì)量有個(gè)很好的促進(jìn)作用，保證科研檔案能夠發(fā)揮出應(yīng)有的科研價(jià)值。大多數(shù)的檔案管理人員缺乏專業(yè)的科研知識，對于相關(guān)的科研項(xiàng)目不能完全了解，特別是對待專業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)基礎(chǔ)知識了解不完整，在后期的檔案管理上就會出現(xiàn)很多問題，對于科研項(xiàng)目工作程序沒有非常充分的認(rèn)識，使科技檔案的開發(fā)利用不能保持很好的狀態(tài)。因此，檔案管理人員要進(jìn)行相關(guān)的科研項(xiàng)目的培訓(xùn)，了解科研工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，對科研結(jié)果和相關(guān)檔案進(jìn)行結(jié)果總結(jié)，可以進(jìn)行資料的搜集并整理。此外，檔案管理人員融入到科研工作中，對科研項(xiàng)目進(jìn)行深入的了解，這可以對整個(gè)項(xiàng)目資料的歸檔、裝訂等操作程序進(jìn)行熟悉，能夠使管理人員具有更高的科研素質(zhì)，對項(xiàng)目資料整理也能非常的熟悉，保證科技檔案管理工作順利進(jìn)行。

四、完善檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)執(zhí)行力度

現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)水平正處于快速發(fā)展與社會建設(shè)的不斷完善時(shí)期，現(xiàn)在社會發(fā)展的每個(gè)行業(yè)中都有自己的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和要求，這些標(biāo)準(zhǔn)都會根據(jù)行業(yè)內(nèi)發(fā)生的問題制定，保證行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展，推動我國的企事業(yè)單位進(jìn)行內(nèi)部工作內(nèi)容的修整與改革。因此，相對于科技檔案管理工作來說也要出臺一些相關(guān)的監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)，保障這個(gè)工作能夠正規(guī)有秩序，提高科技檔案的管理質(zhì)量水平，促進(jìn)科技檔案能盡最大的可能發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值?？紤]到我們國家科技檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，要對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)隨時(shí)進(jìn)行完善和修整，也要關(guān)注其他行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)制定，這樣可以參考一下檔案管理制度進(jìn)行各項(xiàng)優(yōu)化，使制度制定能夠保證跟工作更好的適用，避免制定的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理政策之間存在很多不適應(yīng)的問題，影響到科技檔案的實(shí)際使用率。此外，相關(guān)的企事業(yè)單位要了解自己單位的科研項(xiàng)目實(shí)際狀況，總結(jié)其中的問題，并對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行專門制定。針對科技檔案管理的工作來說，其本身附有專業(yè)性和類型多等屬性，不一樣的科技檔案進(jìn)行檔案管理時(shí)存在很多不同的方式。因此，相關(guān)的檔案管理單位要對不同的科研檔案，根據(jù)實(shí)際工作的狀況，單獨(dú)設(shè)定符合這項(xiàng)科研項(xiàng)目活動的管理標(biāo)準(zhǔn)，管理程序和管理內(nèi)容要完全的統(tǒng)一化。另外，制定行業(yè)制度后，下一步就要加大力度對該制度進(jìn)行監(jiān)督，保證相關(guān)的檔案管理人員能夠完全遵守該制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理工作，這樣就很好地保證科技檔案管理有序進(jìn)行，為科研工作者提供非常方便的資料查詢工作。

五、做好科技檔案的系統(tǒng)管理工作

科技檔案管理需要一套完善的工作程序，對科技檔案中的每一部分進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真的管理，特別是對科技檔案進(jìn)行歸類，一定要做好相關(guān)的目錄平臺，后面可以根據(jù)相關(guān)的關(guān)鍵詞進(jìn)行查找，能夠?qū)笃谫Y料檔案查詢帶來方便，這樣的措施可以很好提升科技檔案使用率?？萍紮n案在實(shí)際的應(yīng)用中，可以建設(shè)好相關(guān)的工作系統(tǒng)和平臺，對每個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)分類信息，將每部分的科技檔案屬性和類別確定下來，對其大部分的科技檔案能夠設(shè)置整理和保管工作方案，經(jīng)過這樣一番整理工作之后，就可以對后面科技項(xiàng)目研發(fā)活動帶來很好的輔助效果，也能發(fā)揮出科技檔案的應(yīng)有價(jià)值?？萍紮n案主要是對以前的科研成果進(jìn)行詳細(xì)的記載，這些檔案最關(guān)鍵的是如何將其價(jià)值發(fā)揮出來，所以建立一套完整的檔案使用制度，能夠很好地促進(jìn)科技檔案利用率，對現(xiàn)在及后面的科研項(xiàng)目起到很不錯(cuò)的指導(dǎo)作用，避免在實(shí)驗(yàn)中發(fā)生不必要的麻煩，提高科研項(xiàng)目的成功率。所以我們要結(jié)合不同專業(yè)的科研檔案特點(diǎn)，針對性的建立相關(guān)的檔案管理制度和使用規(guī)范，能夠保證科技檔案的使用率逐漸提升，發(fā)揮出科技檔案該有的價(jià)值，促進(jìn)我國的科技進(jìn)步發(fā)展。

改革開放以來，我們國家的現(xiàn)代化發(fā)展越來越快，經(jīng)濟(jì)文化科技都得到不少的發(fā)展成果，對于這些發(fā)展成果都需要有相關(guān)的記錄，這時(shí)檔案就會發(fā)揮出其重要價(jià)值。相對西方發(fā)達(dá)國家發(fā)展水平來說，我們國家的科研基礎(chǔ)比較薄弱，需要自己在前人的成果上面進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠促進(jìn)我們國家的科技發(fā)展實(shí)力，相關(guān)的企事業(yè)單位要重點(diǎn)關(guān)注對于科技檔案的管理工作，需要加大資金、人力和物力的投入，制定相應(yīng)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理人員進(jìn)行專門的職業(yè)培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)技術(shù)能力，全面提高綜合素質(zhì)，保障科技檔案得到充分的利用，為現(xiàn)代科技進(jìn)步發(fā)揮出該有的價(jià)值。

（作者單位：昭通市天麻研究院）