科研單位大型學(xué)術(shù)交流活動(dòng)典型案例分析

呂靜 章雯 呂淮北

開展國(guó)內(nèi)外合作與交流，是提升我國(guó)軍工科研單位科技研發(fā)實(shí)力和國(guó)際化水平的有效途徑，而大型學(xué)術(shù)研討是國(guó)際合作與交流的主要形式。近年來，隨著我國(guó)軍工科研國(guó)際化程度逐年提升，與國(guó)外同行之間的科研交流日益密切。因而，以國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)為主要形式的大型學(xué)術(shù)交流活動(dòng)意義重大，能夠促進(jìn)我國(guó)軍工科研及時(shí)汲取國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的科研成果，促進(jìn)我國(guó)相關(guān)領(lǐng)域發(fā)展、推動(dòng)相關(guān)學(xué)科與專業(yè)建設(shè)、助力知識(shí)積累與共享、培養(yǎng)和促進(jìn)人才成長(zhǎng)。結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)梳理了大型學(xué)術(shù)研討會(huì)的主要組織流程，以第二十屆中國(guó)科協(xié)年會(huì)“天地往返運(yùn)輸技術(shù)研討會(huì)”的會(huì)議組織與管理作為典型案例，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)并提出了若干建議，為軍工科研單位組織開展國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流活動(dòng)提供參考。

一、科研單位學(xué)術(shù)活動(dòng)組織流程

軍工科研單位開展國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，要明確會(huì)議目的與主題，頂層策劃，制定詳細(xì)、切實(shí)可行的計(jì)劃安排，組織流程主要包括九個(gè)方面。

1.成立會(huì)議籌備組織。由會(huì)議主辦方牽頭組織籌備組，完成會(huì)議組織方案制定、督導(dǎo)管理、會(huì)務(wù)具體落實(shí)等工作。其中，會(huì)議的資料、信息、安全保密、宣傳、運(yùn)輸、會(huì)場(chǎng)、餐飲等工作由專人負(fù)責(zé)管理。

2.策劃方案編制與審查。組織編制策劃方案與詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)與人員、主題、內(nèi)容、日程安排、會(huì)議預(yù)算等，基本方案需要經(jīng)過活動(dòng)管理人員的認(rèn)可與審查。

3.宣傳品制作。為做好大型學(xué)術(shù)研討會(huì)的宣傳活動(dòng)，需要事先制作宣傳品，宣傳品形式根據(jù)活動(dòng)規(guī)模及形式適當(dāng)確定，包括圖冊(cè)、宣傳片、動(dòng)畫Logo與宣傳視頻等形式。

4.征文通知發(fā)放與論文收集。編制約稿函和征文通知，并根據(jù)會(huì)議知悉范圍選取合適的征文對(duì)象進(jìn)行發(fā)放，征文過程以2個(gè)月以上為宜。

5.專家約稿與特約報(bào)告。為擴(kuò)大會(huì)議影響力，可以向國(guó)內(nèi)外知名專家約稿或邀請(qǐng)其作主旨報(bào)告，使與會(huì)者獲取最前沿的知識(shí)和技術(shù)，達(dá)到充分交流的目的。一般需要通過采取約稿或主旨報(bào)告邀請(qǐng)的形式邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外知名專家參會(huì)，并需要提前（至少3個(gè)月為宜）發(fā)放正式約稿函或特約報(bào)告邀請(qǐng)函。

6.論文評(píng)選與論文集制作。針對(duì)收集的論文，需要邀請(qǐng)領(lǐng)域內(nèi)專家根據(jù)論文主題符合性、論文質(zhì)量進(jìn)行論文篩選或評(píng)審，對(duì)符合參會(huì)要求的論文，需要進(jìn)行會(huì)議論文集的制作。

7.發(fā)放會(huì)議通知與會(huì)議報(bào)告收集。完成論文篩選后，針對(duì)符合要求的作者發(fā)放會(huì)議通知，同時(shí)在會(huì)議開始前完成會(huì)議報(bào)告收集工作。

8.落實(shí)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓。在開展大型學(xué)術(shù)研討會(huì)前，需要及時(shí)逐一落實(shí)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓的參會(huì)狀態(tài)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

9.會(huì)議總結(jié)與宣傳。大型學(xué)術(shù)研討會(huì)往往針對(duì)某一領(lǐng)域或某一主題召開的學(xué)術(shù)會(huì)議，需要做好會(huì)議總結(jié)，包括技術(shù)總結(jié)與管理總結(jié)，加強(qiáng)信息宣傳，擴(kuò)大學(xué)術(shù)活動(dòng)的影響力。

二、典型案例分析

1.活動(dòng)簡(jiǎn)介。在中國(guó)航天科技集團(tuán)有限公司、中國(guó)航天科工集團(tuán)有限公司的指導(dǎo)下，“天地往返運(yùn)輸技術(shù)研討會(huì)”作為第二十屆中國(guó)科協(xié)年會(huì)9場(chǎng)專題研討會(huì)之一在浙江杭州召開。本次研討會(huì)由中國(guó)科協(xié)、浙江省人民政府主辦，中國(guó)宇航學(xué)會(huì)、航天一院承辦，浙江大學(xué)航空航天學(xué)院、浙江省航空航天學(xué)會(huì)協(xié)辦。會(huì)議聚焦天地往返運(yùn)輸領(lǐng)域，邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外20余位院士、知名專家，重點(diǎn)圍繞總體技術(shù)、智能控制、推進(jìn)技術(shù)、材料與熱防護(hù)等技術(shù)組織完成了11項(xiàng)大會(huì)特邀報(bào)告以及一次圓桌會(huì)議。本次會(huì)議吸引了來自中國(guó)、美國(guó)、俄羅斯、法國(guó)、德國(guó)、意大利等國(guó)家40多家航天機(jī)構(gòu)的160多位代表參會(huì)，是科技界具有重大影響的科技盛會(huì)。

2.組織管理經(jīng)驗(yàn)。（1）精心策劃，塑造會(huì)議品牌形象。第二十屆中國(guó)科協(xié)年會(huì)以宣傳貫徹落實(shí)十九大精神、推進(jìn)世界科技強(qiáng)國(guó)建設(shè)為中心，首次發(fā)布重大科學(xué)問題與工程技術(shù)難題，匯聚國(guó)內(nèi)外精英智慧，服務(wù)世界一流科技期刊與一流學(xué)會(huì)建設(shè)，有效服務(wù)地方產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)和全民素質(zhì)提高。圍繞本次研討會(huì)的目的、定位和需求，會(huì)務(wù)組精心策劃，在全面、深入分析會(huì)議相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，運(yùn)用科學(xué)的策劃方法，圍繞會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議規(guī)模、會(huì)議主題、會(huì)議程序、會(huì)場(chǎng)主席、擬邀請(qǐng)的國(guó)內(nèi)外專家及兩院院士與學(xué)術(shù)委員會(huì)成員、工作進(jìn)度安排以及大會(huì)預(yù)期成果等多方面進(jìn)行了全面策劃，在各種學(xué)術(shù)資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，制定出研討會(huì)最佳方案，最終形成了《第二十屆中國(guó)科協(xié)年會(huì)重大工程技術(shù)研討會(huì)——天地往返運(yùn)輸技術(shù)研討會(huì)工作策劃》與《第二十屆中國(guó)科協(xié)年會(huì)重大工程技術(shù)研討會(huì)——天地往返運(yùn)輸技術(shù)研討會(huì)細(xì)化方案》，作為本次研討會(huì)活動(dòng)整體策略的運(yùn)籌規(guī)劃，努力創(chuàng)造會(huì)議優(yōu)勢(shì)和特色亮點(diǎn)，強(qiáng)力塑造會(huì)議品牌形象。

（2）團(tuán)隊(duì)協(xié)作，合力打造高凝聚力會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì)。根據(jù)會(huì)務(wù)工作需求，主辦、承辦、協(xié)辦單位共同成立會(huì)務(wù)組，主要由航天一院、中國(guó)宇航學(xué)會(huì)、浙江大學(xué)航空航天學(xué)院以及浙江省航空航天學(xué)會(huì)相關(guān)工作人員組成。圍繞國(guó)內(nèi)外專家參會(huì)邀請(qǐng)、大會(huì)特約報(bào)告邀請(qǐng)、十大難題征集與評(píng)選、交通安排、住宿安排、會(huì)場(chǎng)設(shè)備調(diào)試、外籍嘉賓、院士一對(duì)一接待等工作進(jìn)行明確分工，各司其職，達(dá)到出色的會(huì)議效果，在多頭緒、高強(qiáng)度、時(shí)間緊、任務(wù)重的條件下，本團(tuán)隊(duì)顯示出了高度的資源共享和協(xié)同合作的精神。通過多個(gè)單位共同打造一支會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì)，統(tǒng)一策劃，有利于提高會(huì)務(wù)工作的整體效能、節(jié)省內(nèi)耗，真正的使每個(gè)會(huì)務(wù)成員參與到團(tuán)隊(duì)工作中，風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)，相互配合，注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，是加強(qiáng)創(chuàng)新辦會(huì)的巨大動(dòng)力。

（3）質(zhì)量與保密先行，多輪評(píng)審嚴(yán)把質(zhì)量與保密關(guān)。本次會(huì)議特別重視會(huì)議內(nèi)容質(zhì)量與保密的嚴(yán)格把關(guān)，針對(duì)該領(lǐng)域國(guó)內(nèi)外特約大會(huì)報(bào)告PPT、會(huì)議宣傳手冊(cè)、會(huì)議媒體材料等會(huì)議材料，先后組織近30余次評(píng)審把關(guān)工作，提高辦會(huì)質(zhì)量。質(zhì)量把關(guān)與保密管理是舉辦一場(chǎng)成功大型會(huì)議的關(guān)鍵。

（4）強(qiáng)化執(zhí)行、務(wù)實(shí)高效、群策群力、快速響應(yīng)。在整個(gè)會(huì)議前期籌備、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)工作以及會(huì)后總結(jié)工作中，全面強(qiáng)化執(zhí)行力，工作務(wù)實(shí)高效、群策群力、快速響應(yīng)，充分發(fā)揮了“特別能吃苦”、“特別能戰(zhàn)斗”、“特別能攻關(guān)”、“特別能奉獻(xiàn)”的航天精神，按照會(huì)議策劃各個(gè)節(jié)點(diǎn)要求，高質(zhì)量、高效率完成了會(huì)議名單確定、會(huì)議手冊(cè)審校、參會(huì)嘉賓接待等相關(guān)工作。特別值得一提的是會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備調(diào)試與播放工作，由于該項(xiàng)工作要求高、強(qiáng)度大，現(xiàn)場(chǎng)工作人員臨時(shí)組隊(duì)、明確分工，迅速找到最優(yōu)的方法，從最初會(huì)議狀況的雜亂無序到大會(huì)報(bào)告PPT的完美播放，切屏、播放、導(dǎo)引、跟屏、串場(chǎng)，一氣呵成，多格式32個(gè)大會(huì)報(bào)告與作者簡(jiǎn)介，反復(fù)8次核對(duì)，13小時(shí)高強(qiáng)度一絲不茍雙屏同步播放，64次準(zhǔn)確切屏，高效務(wù)實(shí)、勇于實(shí)踐，最終完美呈現(xiàn)出一場(chǎng)天地往返運(yùn)輸領(lǐng)域技術(shù)交流盛宴。

3.問題與改進(jìn)。本次研討會(huì)誠(chéng)邀國(guó)內(nèi)外院士、專家近20余人，建議組織院士、知名專家閉門會(huì)議，增設(shè)深入研討交流環(huán)節(jié)。圍繞天地往返運(yùn)輸領(lǐng)域，為了達(dá)到深入研討的目的，可增設(shè)閉門會(huì)議，使得各國(guó)專家能夠充分表達(dá)各自觀點(diǎn)，不受會(huì)場(chǎng)交流時(shí)間過短的限制，起到良好的深入交流的效果，頂級(jí)專家通過觀點(diǎn)的碰撞，啟迪創(chuàng)新思維、激發(fā)靈感，共同推進(jìn)天地往返運(yùn)輸技術(shù)的不斷發(fā)展。

（作者單位：中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院科技委）