機關(guān)機構(gòu)改革檔案處置與管理措施

龍美華

機構(gòu)改革中檔案處置與管理的相關(guān)問題不容忽視，檔案工作的順利進行在一定程度上也為機構(gòu)改革提供重要支持。在社會各項管理工作中，檔案工作應當跟上時代的發(fā)展，與時俱進，以促進檔案處置與管理工作的進一步發(fā)展，從而為新形勢下深化改革作出相應的貢獻。

一、檔案處置與管理的重要性

目前，學術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般而言，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案的原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。簡單地說，檔案是直接形成的歷史記錄。在實際生活中，對機關(guān)、企事業(yè)單位以及社會團體在形成發(fā)展過程中的業(yè)績和成果進行有效記錄，稱之為檔案。通過對檔案的查閱，我們可以知道相關(guān)機構(gòu)的由來與走向，對其有一個較為全面認識，也就能夠在未來的部署中進行客觀全面的分析，去粗取精，充分發(fā)揮其重要作用。機關(guān)、企事業(yè)單位及社會團體對檔案的處置與管理是日常工作的一個重要內(nèi)容，檔案管理工作是否有序進行影響著相關(guān)機構(gòu)在管理工作上是否順利展開，也就是說檔案管理工作為相關(guān)機構(gòu)提供有力的檔案材料支撐，有助于各項管理工作的順利進行。

機關(guān)的檔案處置與管理是一項原則性、保密性較強的工作，嚴格遵守《機關(guān)檔案工作條例》以及相應的法律法規(guī)具有重要意義。中共十八大對我國政治體制的改革提出了進一步要求，而機關(guān)單位在其中發(fā)揮著重要作用。2019年初（縣）級機關(guān)機構(gòu)改革開始進行，而檔案處置工作作為機構(gòu)改革的一部分，與機關(guān)機構(gòu)改革也在同步進行中。

檔案是過去歷史的記錄，對檔案管理相關(guān)工作有效控制，有助于全面理解相關(guān)機構(gòu)存在與發(fā)展的重要意義。正如意大利的克羅齊所說“歷史是生活的教師”，我們所記錄的這些檔案也都是歷史的見證，既能真實反映當前管理工作的運行狀況，又能為日后的發(fā)展提供重要的檔案材料支持，從而保障機構(gòu)改革工作的有序進行。在新的歷史時期，信息技術(shù)的迅速發(fā)展也需要檔案管理的相關(guān)工作與時俱進，堅持改革創(chuàng)新，應用現(xiàn)代信息技術(shù)不斷推進檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、信息化，從而提升工作效率，為我國機關(guān)機構(gòu)改革提供強大助力。

二、機構(gòu)改革中檔案處置與管理的問題

1.缺乏檔案管理意識。機關(guān)單位對檔案管理沒有一個正確認識，過于重視單位的職能發(fā)揮問題而忽視相關(guān)檔案管理工作。一些領導認為檔案管理處置與管理工作并不會對自己政績產(chǎn)生影響，導致檔案部門的建設與發(fā)展滯后，對其投入的人力、物力、財力較少且難以跟上時代的進步，也就使檔案處置與管理工作難以發(fā)揮重要作用。此外，由于領導干部缺乏檔案管理意識以及檔案管理理念陳舊，在檔案部門往往形成一種消極的氛圍，缺乏積極性而導致工作效率低下。

2.檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)參差不齊。檔案處置與管理工作的進行需要相應的檔案管理人員的有效參與，而管理人員業(yè)務素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理工作質(zhì)量的高低。檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)較低的原因可以從缺乏專業(yè)人才與培訓兩個方面進行分析。機關(guān)單位并不重視人才的選拔，而許多單位的檔案管理人員并非專業(yè)人士。由于缺乏專業(yè)知識，同時也沒有一定的工作經(jīng)驗，使檔案管理工作質(zhì)量大大降低。從我國各大高校檔案管理專業(yè)現(xiàn)狀來看，國內(nèi)的碩士、博士點較少，缺乏優(yōu)秀的專業(yè)人才。此外，在人才的培訓上，由于檔案管理工作相對穩(wěn)定和輕松，工作上較為枯燥，多數(shù)員工沒有學習的興趣，缺乏學習動力，加之領導干部不夠重視，相應的經(jīng)費緊缺，使管理工作人員沒有得到系統(tǒng)的培訓，導致檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)低下，降低了檔案處置與管理工作的質(zhì)量。

3.檔案管理信息數(shù)字化、信息化發(fā)展緩慢。在科學技術(shù)迅速發(fā)展的時代，檔案處置與管理的相關(guān)工作也不斷推進計算機信息技術(shù)的應用，檔案管理向信息化、數(shù)字化方向邁進。然而，在不斷推進信息技術(shù)的同時相關(guān)的問題也不斷呈現(xiàn)。一些機關(guān)單位不重視信息化、數(shù)字化的檔案管理，紙質(zhì)檔案仍然占有相當大的比例，盡管口號、標語上高呼信息化、數(shù)字化建設，但實際工作中沒有確切落實，使檔案信息化、數(shù)字化成為一紙空文。除此之外，由于檔案管理部門經(jīng)費緊缺、領導不夠重視，在辦公設備上也缺乏必要的硬件設施，造成檔案處置與管理工作的諸多不便，例如，檔案掃描錄入緩慢、軟件系統(tǒng)安全存在漏洞、檔案數(shù)據(jù)無法共享等。

三、機構(gòu)改革中檔案處置與管理的應對措施

1.提高管理人員的檔案意識，增強參與機構(gòu)改革的主動性。在機構(gòu)改革中，由于檔案意識薄弱，領導干部也沒有足夠重視，檔案處置工作往往是混亂、不作為，導致工作效率低、工作質(zhì)量低。優(yōu)化檔案工作，提升全員重視檔案的意識可以從三個方面來考慮：①加強宣傳工作，提升全員對檔案管理工作的重視。②加強對管理人員的培訓教育工作，不斷提高員工對檔案管理的意識，樹立起相應的檔案管理理念。③重視檔案的收集工作，將收集工作作為重要內(nèi)容。在當前機構(gòu)改革新形勢下，相關(guān)部門應當及時了解改革動態(tài)，積極主動參與到改革中來，主動要求介入并提前做好有關(guān)檔案處置與管理方面的規(guī)劃，避免因為信息滯后造成的改革動蕩。

2.加強檔案安全保密工作。檔案工作具有一定程度的保密性質(zhì)，特別是涉及國家機密的檔案具有更高的標準和要求，檔案的安全、保密是檔案工作基本要求。在進一步深化改革的過程中，更應當重視檔案處置與管理中的保密工作，以預防為主，貫徹落實檔案安全保密責任機制，健全相應的防范措施，并運用現(xiàn)代科技手段保證檔案的安全、可靠。具體來講，可以從三個方面進行：①在做好紙質(zhì)檔案工作的同時，加強電子公文歸檔管理工作，運用相應的電子公文數(shù)據(jù)信息安全保障技術(shù)確保檔案的真實性、可靠性。②處理好檔案利用與安全保密性之間的關(guān)系，在有效利用檔案的同時，重視對檔案的相關(guān)保存措施，以防止檔案的丟失、毀損、泄露。③加強檔案管理人員的思想政治教育，不斷提高管理人員思想水平，促進其綜合業(yè)務素質(zhì)的提升。

3.明確機關(guān)企事業(yè)單位及其人員的職權(quán)范圍。良好的制度是相關(guān)工作順利開展的重要保障，健全機關(guān)企事業(yè)單位中檔案工作的法律法規(guī)，明確其職責范圍，在職權(quán)范圍內(nèi)充分發(fā)揮作用，各司其職，并對相關(guān)的檔案交接與管理工作有效監(jiān)督指導，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，促使檔案工作的順利進行。實際工作中，由于涉改單位職責不明確，檔案人員過早撤離，沒有良好的檔案交接流程，使檔案處置與管理陷入混亂。權(quán)責不明晰，責任歸屬難以確定，往往造成問責難等問題。為保證檔案工作的有序進行及早制訂《機關(guān)機構(gòu)改革中檔案處置和管理工作方案》，明確任何部門和個人不得擅自處置檔案。

4.提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。由于檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)較低，沒有系統(tǒng)的檔案管理知識儲備，使檔案處置與管理工作進行效率低，工作難以推進。因此，在新時期，應當不斷增強檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，其中領導人員加強指導工作，并進行定期的業(yè)務培訓。根據(jù)檔案管理人員的知識、經(jīng)驗水平采取不同的業(yè)務培訓方式，面對較多的新檔案管理人員可以進行全員集中培訓講解，反之亦然。在信息技術(shù)發(fā)達的當今社會，微信、QQ、微博已經(jīng)成為人們的主要信息交流平臺，相關(guān)的檔案管理部門可以建立微信群、QQ群使所有成員都能在群內(nèi)對相關(guān)問題參與交流與解答。

5.明確處置原則。檔案工作的順利進行還應當明確相應的處置原則，避免檔案的丟失、遺漏，不斷完善檔案交接手續(xù)。凡是涉改單位都應當重視檔案的移交整理工作，對于直接移交于綜合檔案館的單位，應當是該機構(gòu)存續(xù)時保管與形成的檔案，以及在機構(gòu)改革過程中所形成的檔案。紙質(zhì)檔案與電子文檔都應當進行分類保存并移交。在移交程序上應當規(guī)范進行，首先移交單位本身應當明晰具體責任歸屬，明確各個環(huán)節(jié)的相應負責人由誰擔任，對單位內(nèi)的各種檔案材料進行分類整理，并制定對應的檔案清單，經(jīng)負責人簽字蓋章后及時移交相關(guān)部門。其次在移交時，制定相關(guān)的檔案目錄，并將紙質(zhì)與電子檔案一式三份及全宗介紹同時移交。

6.兼收并蓄、借鑒有效方法。大膽借鑒其他各項管理工作中的有效方法，運用現(xiàn)代信息技術(shù)使檔案處置與管理工作與時俱進，順應改革潮流，在促進檔案工作順利進行的同時為機構(gòu)改革與發(fā)展提供重要的檔案材料支持。為提高檔案處置與管理工作的質(zhì)量，一是要堅持檔案管理長期以來形成的有效管理方法，例如，堅持“三納入”等傳統(tǒng)管理方法。二是要主動引進有效管理模式，提高管理人員工作的積極性。例如對閉環(huán)管理中交底方法的引進，在立項之初要求進行檔案工作交底，明確相關(guān)的法律依據(jù)。工作內(nèi)容、注意事項等，讓每個部門對檔案工作有一個全面了解。此外，也可以借鑒項目施工強編制規(guī)劃方案的方法，將檔案的管理辦法、分類方法、歸檔范圍等程序與方法制定相應的規(guī)劃書，而檔案局進行備案審查。

四、結(jié)束語

在機關(guān)機構(gòu)改革的新時期，同時加強檔案處置與管理工作十分重要，而機關(guān)單位檔案工作的順利進行不僅影響著當前改革的進程，對國家未來的發(fā)展也有著重要意義。因此，在改革不斷推進的當下，機關(guān)單位應當重視檔案處置與管理工作的重要性并及時做好應對措施，積極主動做好檔案工作的跟進。

（作者單位：廣東省司法廳）