熱力工程檔案歸檔審核要點(diǎn)與規(guī)范管理

郝睿

【摘要】熱力工程檔案歸檔質(zhì)量與城市建設(shè)發(fā)展、人們生活安全性息息相關(guān)，高質(zhì)量的檔案歸檔對(duì)于保障熱力工程安全、維修而言至關(guān)重要。基于此，本文探討了審核熱力工程檔案的關(guān)鍵，并從制度、技術(shù)、人員等方面分析了規(guī)范管理熱力工程檔案的策略，旨在實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，為熱力工程建設(shè)企業(yè)以及城建工作提供服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】熱力工程;檔案歸檔;審核要點(diǎn);規(guī)范管理

在熱力工程規(guī)模不斷增大的條件下，各種文件資料日益增加，對(duì)檔案管理工作人員也提出了更高的要求。實(shí)踐中，存在大量檔案管理機(jī)構(gòu)與建設(shè)工程各部門脫節(jié)的情況，文件資料缺失、質(zhì)量不高嚴(yán)重影響了檔案的后續(xù)利用效果。因此，有必要加強(qiáng)熱力工程檔案歸檔管理工作，提升檔案審核力度。

一、熱力工程檔案歸檔審核要點(diǎn)分析

（一）在審核文件材料方面。在審核文件方面，應(yīng)當(dāng)審核其是否為原件與文件是否簽名、蓋章。具體而言，原件是熱力工程施工的原始憑證，必須進(jìn)行歸檔。部分工程環(huán)節(jié)可能混入一些復(fù)印件，復(fù)印件不便于保存且效力不高，一旦遇到問(wèn)題，容易給企業(yè)造成不必要的損失。簽名、蓋章對(duì)于文件材料而言十分重要，它是保障責(zé)任落實(shí)的重要流程，并且它對(duì)文件的有效性也有重要影響。因此，必須重視對(duì)簽名、蓋章的審核。

（二）在審核材料內(nèi)容方面。文件資料內(nèi)容能夠直接體現(xiàn)熱力工程建設(shè)情況，是評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的主要內(nèi)容之一。施工人員往往檔案意識(shí)不高，容易出現(xiàn)內(nèi)容缺失等情況，難以反映真實(shí)的工程情況。例如，關(guān)于原材料的試驗(yàn)文件，只包括數(shù)據(jù)，沒(méi)有結(jié)論等。鑒于此，必須重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容的完整性，如有缺失及時(shí)補(bǔ)齊。

（三）在審核文件數(shù)量方面。要審核材料是否齊全：一是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人先進(jìn)行審核，確保文件資料真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全，能夠體現(xiàn)出熱力工程建設(shè)活動(dòng)。二是收集視聽(tīng)資料，包括熱力工程建設(shè)初期直至竣工期間內(nèi)的所有資料，應(yīng)確保資料畫面清晰、音質(zhì)良好。三是電子資料應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)資料統(tǒng)一歸檔，審核時(shí)應(yīng)保證其無(wú)劃痕，存儲(chǔ)介質(zhì)能夠長(zhǎng)期保存。

二、熱力工程檔案歸檔規(guī)范管理策略研究

（一）基于檔案分類與編制的規(guī)范管理。科學(xué)合理劃分檔案類別，有助于加強(qiáng)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化與體系化。分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)參照熱力工程自身特點(diǎn)，并結(jié)合后續(xù)檔案歸檔管理需求設(shè)計(jì)，從而便利后續(xù)工作的開(kāi)展。例如，一般情況下，針對(duì)多數(shù)熱力工程情況，可以作如下分類：一是技術(shù)管理檔案;二是設(shè)備儀器管理檔案;三是熱力站檔案;四是施工人員檔案;五是供熱管線檔案;六是視聽(tīng)檔案;七是科學(xué)研究檔案。同時(shí)在每一個(gè)具體類別下規(guī)定檔案范圍，細(xì)分檔案內(nèi)容，從而促進(jìn)檔案歸檔工作有序進(jìn)行，提高歸檔工作的規(guī)范化程度。另外，還應(yīng)當(dāng)編制熱力工程規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程文件資料的及時(shí)補(bǔ)充與調(diào)整，提高歸檔檔案質(zhì)量，確保其具有實(shí)效性。

（二）基于檔案歸檔規(guī)范管理制度的構(gòu)建。在檔案制度構(gòu)建方面，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持集中領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。完善與改進(jìn)現(xiàn)有制度，編制檔案管理崗位職責(zé)以及檔案管理制度內(nèi)容，依據(jù)我國(guó)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》內(nèi)容，結(jié)合熱力工程建設(shè)企業(yè)實(shí)際情況，制訂相應(yīng)的檔案管理辦法與細(xì)則。精細(xì)規(guī)定熱力工程相關(guān)檔案內(nèi)容，明確歸檔文件資料范圍，并設(shè)置具體歸檔文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，力求權(quán)責(zé)明確，層層管控。對(duì)檔案歸檔相關(guān)人員，依照其工作內(nèi)容質(zhì)量要求與工作完成效果設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。另外，企業(yè)對(duì)熱力工程檔案還應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行會(huì)審，各部門負(fù)責(zé)人參與審核工作，一旦出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整修正，從而保障檔案歸檔質(zhì)量。

（三）應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。通過(guò)使用SCADA、GPS衛(wèi)星定位以及GIS熱力管網(wǎng)地理信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)熱力設(shè)備管網(wǎng)數(shù)據(jù)信息的全面把控，有助于提高熱力企業(yè)管理熱力設(shè)備的水平，提升所采集信息的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。檔案管理機(jī)構(gòu)結(jié)合實(shí)際需求，設(shè)計(jì)出以熱力工程檔案歸檔管理為主的檔案規(guī)范管理體系。通過(guò)上述系統(tǒng)采集相關(guān)數(shù)據(jù)資料并進(jìn)行檔案歸檔管理，同時(shí)定期對(duì)管理機(jī)構(gòu)基于檔案管理所設(shè)置的檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新管理。對(duì)熱力工程竣工檔案，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)處理與熱力企業(yè)自身相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，即是說(shuō)，將這些檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)中，編輯其目錄、檢索詞等。然后使用掃描、攝影等信息數(shù)碼技術(shù)把重要檔案文件存儲(chǔ)到檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中。需注意的是，應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新升級(jí)檔案管理軟件，保證熱力工程檔案歸檔工作更加高效、有序。

（四）培養(yǎng)檔案歸檔管理人員專業(yè)素質(zhì)。熱力工程本身具有高專業(yè)性、技術(shù)性的特征，結(jié)合工作性質(zhì)，不難發(fā)現(xiàn)，熱力工程建設(shè)危險(xiǎn)系數(shù)較高。鑒于熱力工程種種特點(diǎn)，其檔案歸檔人員必須具備一定的歸檔知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理知識(shí)以及熱力專業(yè)知識(shí)。這樣才能夠發(fā)揮歸檔人員的作用，實(shí)現(xiàn)對(duì)熱力工程文件的審核、管理、監(jiān)督。為了滿足新時(shí)期熱力工程檔案歸檔對(duì)工作人員的要求，促進(jìn)熱力檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、專業(yè)化，切實(shí)落實(shí)檔案歸檔相關(guān)法律法規(guī)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案、施工、監(jiān)理、工程管理等部門人員的培訓(xùn)工作，使其了解熟悉檔案收集、編制等工作內(nèi)容與流程。防止檔案歸檔管理人員與監(jiān)理、施工等人員脫節(jié)，對(duì)檔案歸檔造成不利影響。

三、總結(jié)

總而言之，在熱力工程檔案歸檔工作中，工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能的培養(yǎng)，嚴(yán)格依照歸檔要求與歸檔流程開(kāi)展工作，保證檔案資料的規(guī)范性與有序性，并不斷探索實(shí)踐檔案歸檔管理工作的優(yōu)化策略，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，保障檔案歸檔工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]靳啟穎.文件歸檔問(wèn)題的理論分析與對(duì)策研究[J].北京檔案，2018（08）：15-18.

[2]盛霞.南岸區(qū)熱力工程檔案管理措施與管理方向研究[J].化工管理，2016（32）：35.