信息化在提高醫(yī)院后勤檔案管理中的應(yīng)用探討

王宇紅

【摘 要】：后勤檔案管理工作是維持醫(yī)院日常運(yùn)行和實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的重要環(huán)節(jié)之一，在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中起到舉足輕重的作用。當(dāng)前醫(yī)院后勤檔案管理中想要實(shí)現(xiàn)信息化管理依舊受到些許阻礙，限制了醫(yī)院的發(fā)展。故，相關(guān)部門需認(rèn)清管理中存在的問題，提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，明確信息化管理在提高醫(yī)院后勤檔案管理中的作用，不斷強(qiáng)化后勤管理工作職責(zé)，加快信息資源共享，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，全面提升工作效率和工作質(zhì)量。?

【關(guān)鍵詞】：信息化;醫(yī)院后勤;檔案管理;應(yīng)用

【中圖分類號(hào)】R197.3【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B【文章編號(hào)】1672-3783（2019）10-03--02

隨著信息社會(huì)的到來，信息技術(shù)已滲透到我們?nèi)粘Ｉ畹母鱾€(gè)領(lǐng)域，將其融入到醫(yī)院后勤檔案管理中，能促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的開展?，F(xiàn)階段，醫(yī)院后勤管理信息化建設(shè)首先要對(duì)信息展開調(diào)查，并加以整合分析，再結(jié)合醫(yī)院各項(xiàng)工作的基本要求，借助各類新型的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，依次確定系統(tǒng)流程圖、數(shù)據(jù)表格等，最后整理出各項(xiàng)設(shè)計(jì)要求以及工作清單等內(nèi)容。

一 醫(yī)院后勤檔案管理的必要性

醫(yī)院后勤檔案管理工作是為記錄醫(yī)院后勤在生活服務(wù)、保潔管理、物業(yè)管理、病房被服洗滌等方面的基本工作狀況，在醫(yī)院建設(shè)和事務(wù)管理過程中提供準(zhǔn)確而詳盡的資料和參考依據(jù)【1】。眾所周知，后勤部門與各部門聯(lián)系緊密，實(shí)際工作量大，涵蓋了醫(yī)院建設(shè)類后勤檔案、常規(guī)后勤檔案管理等方面，各類信息均有較高的保存價(jià)值。近年來，隨著我國(guó)醫(yī)療水平的提升，醫(yī)院設(shè)備資源不斷更新，后勤設(shè)備結(jié)構(gòu)日漸復(fù)雜，提升了養(yǎng)護(hù)管理難度，因此醫(yī)院需加大對(duì)各類大型設(shè)備建立信息檔案力度，保證后續(xù)各項(xiàng)工作的有序開展【2】。如，在醫(yī)院建設(shè)期間保存建筑工程規(guī)劃核準(zhǔn)圖、總平面圖、工程規(guī)劃許可證、國(guó)有土地使用證明等直接關(guān)系醫(yī)院房產(chǎn)證辦理的資料;設(shè)備維修時(shí)，第一時(shí)間提供相關(guān)文件，加快維持工作進(jìn)程，保障醫(yī)院正常運(yùn)行;記錄醫(yī)院日常運(yùn)行中的水電、食堂管理、清潔消毒等相關(guān)資料等。信息化管理以文字材料形式，保存所有信息數(shù)據(jù)，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的基本規(guī)劃以及未來綜合發(fā)展具有重要推動(dòng)作用，方便各項(xiàng)決策活動(dòng)的擬定和執(zhí)行。

二 醫(yī)院后勤檔案管理中存在的問題

2.1 管理人員管理意識(shí)薄弱，內(nèi)部控制不嚴(yán)苛。部分醫(yī)院管理人員認(rèn)為，檔案管理僅是記錄資料文檔，不會(huì)對(duì)醫(yī)院發(fā)展過程中的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接影響【3】。此想法在一定程度上阻礙了后勤檔案管理工作質(zhì)量的提升，不利于醫(yī)院健康發(fā)展。另外，后勤檔案信息化管理目前還未納入到醫(yī)院的整體發(fā)展建設(shè)規(guī)劃之中，沒得到管理人員的重視，現(xiàn)行的檔案管理工作只能錄入和查詢資料信息，難以滿足新時(shí)代醫(yī)院信息化建設(shè)的整體需求，限制了醫(yī)院的綜合發(fā)展。

2.2 管理體系分散，忽略了科學(xué)化和規(guī)范化管理的重要性。就目前醫(yī)院檔案管理工作以及后勤檔案管理的基本現(xiàn)狀來看，管理體系較為分散已是共性問題【4】。管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不明確，各類檔案混雜在一起，未實(shí)施分類歸檔管理，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量降低。

2.3 基本設(shè)備配備不完全，資金投入不足。醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展要依靠計(jì)算機(jī)硬軟件支持，但仍舊存在未節(jié)約資金使用人工操作、記錄錄入的方式，降低了工作效率。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提升，要想推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，必須加強(qiáng)檔案管理人才的培育。信息化檔案管理系統(tǒng)作為一種新時(shí)期全新的網(wǎng)絡(luò)資源管理模式，必然要投入一定的資金，采購(gòu)高端技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。但醫(yī)院實(shí)際投入檔案管理工作的資金匱乏，培訓(xùn)力度不夠，以致信息化發(fā)展基礎(chǔ)較為薄弱，人才儲(chǔ)備資源不足。

三 信息化在提高醫(yī)院后勤檔案管理中的應(yīng)用探討

3.1 加快醫(yī)院后勤檔案硬件設(shè)施建設(shè)工作，穩(wěn)步推進(jìn)醫(yī)院建立發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的有效結(jié)合，已成為人們生活中不可或缺的一部分，醫(yī)院可將面向全社會(huì)開展的各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)作為主體項(xiàng)目，檔案管理作為輔助活動(dòng)【5】。就目前醫(yī)院后勤管理工作性質(zhì)和工作內(nèi)容，將信息化技術(shù)與檔案管理工作融合勢(shì)在必行，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的基本要求。把后勤檔案信息化建設(shè)全面納入到醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，建立信息化管理平臺(tái)，制定并執(zhí)行電子檔案文件安全管理制定，保障了檔案管理工作的安全性，提升實(shí)際工作效率。此外，醫(yī)院還應(yīng)加大資金投入，補(bǔ)充健全硬軟件設(shè)備;建立發(fā)展局域網(wǎng);實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程化歸檔，加快信息資源的共享和傳輸速率。

3.2 建立檔案信息資源庫(kù)，全面為各部門服務(wù)。從實(shí)用性、科學(xué)性和規(guī)范性角度出發(fā)，利用各種宣傳手段，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、宣傳冊(cè)等，要求各部門建立完善的檔案管理網(wǎng)站，將后勤檔案信息化資源錄入至信息庫(kù)中;后勤檔案信息管理工作人員依據(jù)后勤工作內(nèi)容設(shè)計(jì)檔案管理目錄，便于各部門查詢和使用。

3.3 成立信息化建設(shè)小組，明確工作任務(wù)。根據(jù)后勤管理工作內(nèi)容，將任務(wù)進(jìn)行合理分工，確定各部門及管理人員工作職責(zé)，確立長(zhǎng)期工作目標(biāo)。與此同時(shí)，結(jié)合信息化建設(shè)基本要求，在檔案管理實(shí)際工作內(nèi)容基礎(chǔ)上，促進(jìn)信息生成和利用。投入適量的資金和技術(shù)，使醫(yī)院后勤檔案管理工作信息化建設(shè)這項(xiàng)長(zhǎng)期發(fā)展的工程有效運(yùn)行，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四 結(jié)語

綜上，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，只有不斷擴(kuò)展醫(yī)院各項(xiàng)工作，全面推進(jìn)后勤檔案管理信息化建設(shè)，才能加速醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程。相應(yīng)部門應(yīng)收集整合現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，根據(jù)醫(yī)院目前的檔案管理工作情況，建立信息化管理平臺(tái)，對(duì)各類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、處理、傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案管理工作效率，為醫(yī)療及科研活動(dòng)提供更全面的服務(wù)，保證醫(yī)院工作質(zhì)量。

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