淺談企業(yè)檔案的開發(fā)利用

董浩

摘 要：文中結合唐山港集團檔案管理工作實際，從提高檔案利用水平的角度介紹了企業(yè)檔案信息化建設情況，描述了港口檔案開發(fā)利用的幾個典型案例，提出了企業(yè)檔案開發(fā)利用的努力方向，旨在為同行業(yè)優(yōu)化檔案開發(fā)利用工作提供參考。

關鍵詞：企業(yè)檔案;開發(fā)利用;檔案信息化

中圖分類號：G472.4? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號：1006—7973（2019）08-0048-02

唐山港集團主導運營的唐山港京唐港區(qū)始建于1989年，2018年貨物吞吐量突破3億噸，是國家《水運“十三五”發(fā)展規(guī)劃》重要港口，集綠色港口、智慧港口、多式聯運港口三個交通運輸部示范工程于一身。

企業(yè)檔案管理是記錄企業(yè)建設發(fā)展歷程的一項基礎性工作，其有效的開發(fā)利用可以有力支撐企業(yè)各項工作的開展。建港30年來，隨著檔案資料不斷積累，形成了文書、工程、設備、會計、人事、預算、照片、獎牌、獎杯、錦旗等十大類目，檔案數量已經突破6萬余卷（件）。2014年，唐山港集團檔案館順利通過河北省檔案局組織的企業(yè)檔案工作目標管理5星級認定，連續(xù)多年獲得唐山市檔案管理先進單位。筆者結合工作實際，粗淺談一談對檔案開發(fā)利用的認識。

1 檔案開發(fā)利用方式

如何從紛繁復雜的檔案資料中迅速獲取有價值的信息，提高檔案利用效率，成為一項重要課題。我們在建立檔案利用效果評估機制、加強檔案編研的基礎上，實施了檔案利用信息化“三步走”。

第一步是實現檔案信息系統(tǒng)的上線運行。唐山港集團檔案館于2012年啟動了檔案信息化建設項目，2013年，唐山港集團檔案信息管理系統(tǒng)正式啟用。該系統(tǒng)采用的是企業(yè)檔案管理較為常見的C/S（Client/Server）、B/S（Browser/Server）相結合的架構。C/S實現了檔案數據的存儲和調取，館藏檔案通過上傳服務器和客戶端構成了檔案信息管理系統(tǒng)。B/S實現了檔案數字資源通過瀏覽器在線利用，構成了檔案資源共享平臺，為檔案的開發(fā)利用提供服務。借助此系統(tǒng)，員工可以進行在線檔案查詢和借閱，極大提高了工作效率。

第二步是實現檔案信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的連接。自2013年起，公司所有發(fā)文與收文全部通過辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）進行流轉，這樣在OA系統(tǒng)上便形成了數量可觀的電子文件，如何將這些電子文件直接轉化成檔案信息系統(tǒng)中的數字檔案，成為檔案開發(fā)利用工作的一個關鍵需求。2014年，檔案館通過開發(fā)系統(tǒng)接口模塊，打通了檔案系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的連接。同時，持續(xù)進行紙質檔案掃描，不斷充實檔案系統(tǒng)數字資源，用戶從此可以在檔案系統(tǒng)中直接瀏覽歷年歸檔文件。

第三步是實現檔案信息系統(tǒng)與所有信息系統(tǒng)的連接。隨著企業(yè)信息化、智能化、智慧化水平的不斷提升，信息資源開始從紙張走向數字，所有管理信息系統(tǒng)所產生的數據資源都是檔案的一部分。為此，我們正在結合智慧港口建設，致力于檔案信息系統(tǒng)與企業(yè)大數據平臺的連接，目的就是讓檔案資源變得更加豐富和更加容易獲取。

2 檔案開發(fā)利用的典型案例

在港口建設發(fā)展的不同時期，有著不同的工作“主流”。建港初期，工程建設是主流;碼頭運營后，業(yè)務拓展是主流;港口改制后，建立現代企業(yè)制度、推進企業(yè)上市是主流……但無論主流是什么，都離不開“深藏功與名”的檔案管理和利用。

2.1實物檔案印證“北方大港”

早在1919年，偉大的革命先驅孫中山先生在其《建國方略·實業(yè)計劃》一書中提出了振興中華的六大計劃，第一大計劃就是“筑北方大港于直隸灣”。孫中山去世后，1929年9月，民國政府建設委員會華北水利委員會編印的《華北水利月刊》編輯了一期“北方大港”專號，收集了當時民國政府及社會各界對“北方大港”的詳盡論述，雖然孫中山先生的“北方大港”計劃在后來的整個民國時期一直停留在討論階段，但也真切反映了一代偉人和眾多有識之士對國家命運的積極探索。這期專號后來被編印成冊，被命名為《北方大港》，保存在唐山港集團檔案館中。在這本珍貴的歷史文獻中，全文引用了《建國方略》北方大港段，明確記載了北方大港所在的位置：“茲所計劃之港，為大沽口、秦皇島兩地之中途，清河、灤河兩口之間，沿大沽口、秦皇島間海岸岬角上”，輔之以孫中山先生親手繪制的港口地理示意圖，清晰地證明“北方大港”港址正是今天唐山港京唐港區(qū)所在地。

2.2文書、會計、工程檔案支持企業(yè)上市

2006年，唐山港集團啟動了上市工作，企業(yè)上市所需的各類資料非常多，涉及公司的方方面面，但一言以蔽之，就是要讓證監(jiān)會參與評審的專業(yè)人士從這些資料中看到企業(yè)的發(fā)展價值。由于檔案具有強大的憑證作用，能夠證明企業(yè)價值最有說服力的就是企業(yè)檔案，所以大量的評審資料都需要從檔案館查找，特別是文書檔案、會計檔案、工程檔案，直接反映一個企業(yè)的組織架構、財務狀況、建設規(guī)劃等核心要素，這些檔案的保存質量和查找效率直接影響企業(yè)上市的工作進展。2010年，唐山港集團在上海證券交易所成功上市，4年間查找、調取、復印的各類檔案資料在上市成功后便獨立形成公司上市專項檔案，成為上市過程的歷史見證。

2.3 設備檔案服務綠色港口和智慧港口建設

2008年起，唐山港集團就開始有計劃推進綠色港口建設，2015年被交通運輸部列入全國首批綠色港口示范工程?！笆濉逼陂g，唐山港集團啟動實了智慧港口建設。在此背景下，檔案館里的設備檔案被頻繁調取，主要集中在門機、斗輪機、岸橋、拖輪等港機設備資料，從軟件到硬件，大量的設備檔案形成了龐大的利用空間。在綠色港口和智慧港口建設中，成熟的檔案借閱系統(tǒng)、豐富的館藏資源、良好的儲存條件、熱情的服務態(tài)度為各種設備的智能化、節(jié)能化改造提供了強有力的檔案資料支持，節(jié)省了大量的咨詢費、維修費、改造費，獲得了港口技術人員好評。

2.4.人事檔案推進人力資源的合理配置

人事檔案是個人社會經歷和實踐活動的全部記載，反映了個人業(yè)務能力、職業(yè)道德和文化素質。港口的發(fā)展壯大關鍵在人，在這一方面，人事檔案的作用從未缺席。唐山港集團檔案館保存了自建港以來完整的人事檔案資料，通過人力資源管理系統(tǒng)和人事檔案記錄的完美結合，公司可以動態(tài)掌握每一名員工的經歷、特點、業(yè)績、潛能等信息，有助于更加合理配置人力資源，最大化地發(fā)揮員工才能，提高企業(yè)的核心競爭力。

2.5各類檔案促進企業(yè)文化建設

2019年，唐山港京唐港區(qū)迎來了建港30周年，公司高標準建設了唐山港集團展廳，編制了30周年港史，承載著唐山港發(fā)展艱辛歷程和輝煌成就的一幅幅照片、一段段文字，都是檔案資源開發(fā)利用的豐碩成果。展廳建設和港史編輯，對外將充分展示唐山港“艱苦奮斗、自強不息、事事求好、敢為人先”的企業(yè)精神和“以現場保市場，以市場促現場，客戶利益最大化”市場理念，對內則是加強黨的建設、弘揚企業(yè)文化、激勵員工成長的教育平臺。

3 檔案開發(fā)利用的努力方向

企業(yè)檔案開發(fā)利用的目的就是促進企業(yè)發(fā)展。從唐山港集團檔案開發(fā)利用現狀出發(fā)，今后將從以下幾個方面努力：

3.1推進企業(yè)隱性知識資源的收集

隱性檔案資源深藏于隱性知識中，難以模仿，有利于形成核心競爭力。隱性知識的收集可以通過以下途徑：一是擴大企業(yè)檔案的收集范圍，采用多種途徑收集檔案信息。例如，公司員工的各種建議、解決某個項目難題的成功經驗、進行某項科研的研究手稿等。二是成立知識評審專家組。為避免擴大收集范圍而帶來的信息冗余，企業(yè)檔案管理部門可以聯系相關部門或領域的專家成立知識評審組，在一定周期內，將所收集的檔案信息交給專家組進行評審，選出有價值的隱性知識。三是應當注意收集和保存好日常工作交流所形成的電子記錄，并用于今后工作經驗的總結。四是應當注意企業(yè)外部檔案信息的收集，并形成數據庫，如競爭對手檔案、客戶檔案、市場環(huán)境檔案等。

3.2推進企業(yè)檔案的數字化

將企業(yè)各類檔案資源轉化為能夠在網絡環(huán)境下閱讀和傳播的形式是加快企業(yè)檔案知識共享的基礎，只有建立數量足夠龐大的數字資源池，開發(fā)利用才會變得更加便捷。企業(yè)檔案數字化主要有兩方面，一是要推進紙質檔案的數字化，這是一項馳而不息的工作，既要把以前歸檔的紙質檔案進行掃描著錄，還有在今后的檔案接收過程中注重數字檔案的接收，隨時將紙質檔案進行數字化。二是要推進檔案信息系統(tǒng)與其他各類企業(yè)內部信息系統(tǒng)的溝通互聯，盡可能把數字資源收集全。

3.3推進企業(yè)檔案的宣傳

企業(yè)檔案管理部門應在企業(yè)內部各個部門及各個員工之間，利用各種高效的信息工具，更好地整理、組織和傳播企業(yè)檔案信息。特別是要加大對企業(yè)檔案資源的宣傳，加強企業(yè)檔案信息檢索的技巧培訓，講好檔案開發(fā)利用故事，吸引更多的員工形成利用檔案資源促進工作開展的意識，提升員工參與檔案利用的積極性。

總之，企業(yè)檔案的開發(fā)利用是提升檔案工作價值的一項基礎性工作，促進企業(yè)檔案的開發(fā)利用需要多管齊下，扎實的館藏基礎、便捷的檢索技術、豐富的數字資源、良好的用戶互動等都是促進檔案開發(fā)利用必不可少的條件，我們需要在工作中不斷加強交流、總結經驗，讓企業(yè)檔案更好服務于企業(yè)發(fā)展。