論新形勢下石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理及措施

于佳

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-134-01

摘 要 辦公室工作在當前的石油企業(yè)中起到協(xié)調(diào)企業(yè)其他各部門的作用，更是石油企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和基層單位之間聯(lián)系的橋梁，它對于一個企業(yè)來說是至關(guān)重要的。筆者將結(jié)合自身在中國石油集團西南管道貴陽輸油氣分公司工作的工作經(jīng)驗，對辦公室工作的科學(xué)管理目前所存在的問題進行分析，并提出相應(yīng)措施，希望能對相關(guān)從業(yè)者的工作起到積極作用。

關(guān)鍵詞 辦公室工作 石油企業(yè) 科學(xué)管理 措施

辦公室工作的事物瑣碎而繁雜，只有對其進行合理地科學(xué)管理，才能保證辦公室工作的穩(wěn)定性和高效性，從而提高企業(yè)的管理效能。在辦公室工作中出現(xiàn)的任何一點疏忽都將對企業(yè)造成巨大的影響。

一、辦公室工作對企業(yè)發(fā)展的作用

（一）參謀作用

辦公室在企業(yè)的發(fā)展過程中，其工作調(diào)研的開展應(yīng)圍繞著企業(yè)的基層單位，以對基層單位所存在的熱點和難點有一定的了解，從而發(fā)現(xiàn)廣大員工的真正訴求，從而為領(lǐng)導(dǎo)者提供決策的參考資料，以達到?jīng)Q策對于企業(yè)上下皆有利的效果。除此之外，辦公室作為一個參謀，還需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展藍圖、當下的情況以及領(lǐng)導(dǎo)的考量來起草單位的工作計劃、通報、通知等等的重要文稿。

（二）監(jiān)查督辦作用

辦公室的督查督辦作用體現(xiàn)在三個方面。一是將企業(yè)工作會議所議定的事項進行分解，明確各部分事項的負責人和負責單位，從而貫徹落實企業(yè)的相關(guān)決策。二是對于黨政聯(lián)席會或者領(lǐng)導(dǎo)例會所議定的事項，以月份為單位進行督辦、通報，以確保這些事項能夠被落實。三則是主動查辦存在于基層單位的熱點問題。

（三）協(xié)調(diào)作用

辦公室工作在企業(yè)的各項活動中都應(yīng)起到協(xié)商、調(diào)解等的協(xié)調(diào)作用，從而盡可能地在管理的過程將所出現(xiàn)的內(nèi)部消耗給減小，使部門與部門之間工作上的矛盾被縮小乃至消除，從而使得各項活動的步調(diào)盡可能地接近于同步，進而使得企業(yè)管理的過程變得更加順暢。

二、新形勢下辦公室工作管理中的主要問題

（一）制度執(zhí)行剛性不足

制度是辦公室工作中的行為準則，但就目前來看，雖然石油企業(yè)都出臺了各種制度用以管理員工的行為。但在這些制度的橫向或者縱向執(zhí)行中，卻因為種種問題而使得追責方面難以落到實處。制度的剛性便大大降低，員工們對于制度的重視程度也就不斷下降，辦公室工作的成效也就大打折扣。

（二）管理程序缺乏簡約化

在辦公室的工作中，程序指的便是辦事情的流程，雖然目前辦公室在各項工作中都追求簡約化，但實際上做起事情來，仍有較為繁雜的準備工作和相應(yīng)步驟要去執(zhí)行。

（三）工作人員綜合素質(zhì)偏低

辦公室工作的具體業(yè)務(wù)是多而雜的，并且要求著這些業(yè)務(wù)都要能被準確地完成。這就要求著辦公室工作人員要有寬泛的知識面和相應(yīng)的專業(yè)技能，而在目前的石油企業(yè)辦公室，工作人員并非全都是契合的專業(yè)人士，工作人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平偏低。

三、提高石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理措施

（一）提高事前控制意識

在辦公室多而雜的工作事務(wù)中，每一個工作細節(jié)都不能有所疏忽，這要求著在管理上，應(yīng)該培養(yǎng)員工的事前控制意識。辦公室工作人員可以依照目前企業(yè)的運營節(jié)奏以及已經(jīng)定下的階段性目標，提前動手來進行文稿的起草，以留夠充足的時間供自己收集足夠的信息，并且留予充足的時間供上級對文稿進行論證和思考。除此之外，事前控制意識對于事務(wù)接待來說更為重要，如若不提前做好充足地準備，則會使得整個事務(wù)接待工作功虧一簣。

（二）合理規(guī)范管理

首先，要建立一個完善的崗位責任制體系，明確辦公室工作中各個崗位的具體工作以及工作要求，以做到相關(guān)工作人員能夠“依法辦事”。其次，參考國際上的“六何追問法”，并且結(jié)合辦公室具體工作應(yīng)被控制和注意的環(huán)節(jié)，優(yōu)化工作規(guī)范，以此提高工作的效率和質(zhì)量。再次，在辦公室工作的管理過程中，還需要融入一定的“柔性管理”，也就是關(guān)心辦公室工作人員的情緒和心理情況，通過引導(dǎo)、認同和尊重的方式來使得每個員工的個人價值能在企業(yè)中得到發(fā)揮。

（三）加強工作人員培訓(xùn)力度

辦公室工作多而雜，綜合性較強，并且辦公室工作需要輔助領(lǐng)導(dǎo)者進行決策，而如若辦公室人員沒有及時對自己進行充電，那么不僅無法輔助決策者決策，更是可能在自身的工作中出現(xiàn)錯誤。由此，辦公室工作要求著相關(guān)人員有著較寬的知識基礎(chǔ)，還要求相關(guān)工作人員要通過培訓(xùn)的方式不斷更新和完善自己的知識體系，從而提高自己的專業(yè)技能和水平，這樣才能保證辦公室工作被高質(zhì)量地完成，確保企業(yè)的各項工作能夠順利執(zhí)行。

四、結(jié)語

做好石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理，從“提高事前控制意識”“合理規(guī)范管理”和“加強人員的培訓(xùn)”這三個方面做起，有針對性地改善目前存在于辦公室工作管理中的問題，從而保證辦公室工作能為企業(yè)的進一步發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1] 魏強.新形勢下石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理及對策分析[J].石化技術(shù)，2018，25（04）：279.

[2] 王振濤.新形勢下石油企業(yè)辦公室工作的問題及對策[J].現(xiàn)代國企研究，2018（04）：46.