推行“互聯(lián)網(wǎng)＋辦公” 提升企業(yè)運(yùn)行效能

羅紅年

[摘? ? 要] 本文針對(duì)江漢石油工程公司辦公信息化現(xiàn)狀，結(jié)合辦公信息化發(fā)展趨勢(shì)，提出實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的思路和措施，提升企業(yè)運(yùn)行效能。

[關(guān)鍵詞] 互聯(lián)網(wǎng);辦公;企業(yè)運(yùn)行

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 034

[中圖分類(lèi)號(hào)] F270.7? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）17- 0085- 02

1? ? ? 基本情況

1.1? ?基礎(chǔ)條件

總體上看，公司辦公業(yè)務(wù)信息化基礎(chǔ)較好。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，公司現(xiàn)有計(jì)算機(jī)1 938臺(tái)，基本實(shí)現(xiàn)管理和技術(shù)人員全覆蓋，公司機(jī)關(guān)和二級(jí)單位機(jī)關(guān)、項(xiàng)目管理部所用計(jì)算機(jī)占用率均超過(guò)100%。

目前公司范圍內(nèi)在用的辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，均為總部統(tǒng)一推廣，具體為公文處理（OA）系統(tǒng)、督辦系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、制度系統(tǒng)、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)。測(cè)錄井公司、井下測(cè)試等單位自行應(yīng)用了辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)。上述信息系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，均開(kāi)發(fā)有手機(jī)終端。

隨著智能手機(jī)的推廣，公司兩級(jí)機(jī)關(guān)具備了移動(dòng)辦公的基礎(chǔ)條件。目前OA系統(tǒng)手機(jī)終端等移動(dòng)應(yīng)用效果較好。

1.2? ?主要問(wèn)題

1.2.1? ?辦公信息系統(tǒng)少，應(yīng)用范圍窄

現(xiàn)有公司層面應(yīng)用的辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，數(shù)量較少，尚未建立適應(yīng)公司高效運(yùn)行需要的應(yīng)用體系。二級(jí)單位層面，除測(cè)錄井公司等少數(shù)單位外，其他均處于上面推廣啥就用啥的狀態(tài)，沒(méi)有新的應(yīng)用。

應(yīng)用范圍局限于OA、郵件、合同、督辦等業(yè)務(wù)，許多辦公業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)事務(wù)還沒(méi)有信息化，比如會(huì)議通知還是使用電話或即時(shí)通訊工具通知，又如蓋章申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)還需要找領(lǐng)導(dǎo)簽字，工作效率比較低。

1.2.2? ?孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，協(xié)同水平低

辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間均獨(dú)立運(yùn)行，在公司內(nèi)部網(wǎng)站展示，僅能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的單點(diǎn)登錄，功能和數(shù)據(jù)上無(wú)法互聯(lián)互通，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中和協(xié)同，信息孤島現(xiàn)象比較嚴(yán)重，體驗(yàn)效果差。

1.2.3? ?移動(dòng)辦公應(yīng)用深度和廣度不夠

僅僅應(yīng)用了手機(jī)客戶(hù)端App，功能比較有限。與計(jì)算機(jī)終端上網(wǎng)相比，一些使用頻率較高的功能在手機(jī)終端實(shí)現(xiàn)不了，移動(dòng)辦公無(wú)論是廣度和深度都差距較大，總體水平不高。

1.2.4? ?投入不足與應(yīng)用需求增加的矛盾比較突出

兩級(jí)機(jī)關(guān)和二級(jí)單位提出大量的信息化需求，因投入或技術(shù)力量不足，無(wú)法滿足需要。如總經(jīng)理辦的公章使用、裝備管理處的設(shè)備資源共享管理、經(jīng)營(yíng)管理的市場(chǎng)準(zhǔn)入管理、人力資源處的員工技能練賽移動(dòng)答題系統(tǒng)。還有公司機(jī)關(guān)和部分二級(jí)單位機(jī)關(guān)搬遷武漢后，需要會(huì)議室管理、考勤管理、門(mén)禁管理等應(yīng)用系統(tǒng)。

2? ? ? 辦公業(yè)務(wù)信息化趨勢(shì)

辦公業(yè)務(wù)信息化發(fā)展迅速，相關(guān)產(chǎn)品和軟件眾多，迅速融入政府、企業(yè)等領(lǐng)域，應(yīng)用的廣度和深度明顯提升?？傮w而言，有兩大發(fā)展趨勢(shì)。

2.1? ?協(xié)同辦公

協(xié)同辦公，也叫協(xié)同OA，具有方便快捷、降低成本、提高效率的優(yōu)勢(shì)。這里的協(xié)同，是站在企業(yè)管理的角度，以融入業(yè)務(wù)管理為目標(biāo)的協(xié)同，通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同。因此真正意義的協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)該叫協(xié)同管理平臺(tái)。在該平臺(tái)上能夠部署公文管理、檔案管理、新聞管理、會(huì)議管理、人事管理、ERP等具備協(xié)同特征的應(yīng)用軟件，使各種信息數(shù)據(jù)能共享使用，消除信息孤島現(xiàn)象。使用該平臺(tái)，領(lǐng)導(dǎo)可以在任意一點(diǎn)掌控全局，監(jiān)控企業(yè)運(yùn)行，從而達(dá)到提升效率、強(qiáng)化管控的目的。

協(xié)同辦公是企業(yè)高效管理的行之有效的重要工具，將傳統(tǒng)辦公變成數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化、移動(dòng)化、科學(xué)化的辦公方式，是企業(yè)降本增效的有效方式。推行協(xié)同辦公，對(duì)于實(shí)現(xiàn)辦公先進(jìn)性、快捷高效性、資源使用合理性、決策依據(jù)準(zhǔn)確性、資源配置最優(yōu)化、行政管理統(tǒng)一化等，具有重要的意義。

2.2? ?移動(dòng)辦公

移動(dòng)辦公即“3A辦公”，可在任何時(shí)間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情（Anything）。移動(dòng)辦公就是讓企業(yè)管理人員無(wú)論何時(shí)何地，都可以通過(guò)智能手機(jī)掌控企業(yè)內(nèi)部管理，不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，極大地提高工作效能，降低管理成本，增強(qiáng)快速反應(yīng)能力。移動(dòng)辦公具有以下特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。

2.2.1? ?實(shí)現(xiàn)工作流程規(guī)范自動(dòng)

每個(gè)公司和企業(yè)都存在公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等流程化的工作事務(wù)。移動(dòng)辦公可以實(shí)現(xiàn)對(duì)流程化工作的自動(dòng)化，可以規(guī)范單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作。

2.2.2? ?做到事務(wù)處理方便快捷

使用移動(dòng)辦公，無(wú)論團(tuán)隊(duì)工作人員在何時(shí)何地，都可以及時(shí)審批公文，瀏覽公告，處理個(gè)人事務(wù)等等。這種辦公模式將以前不可利用的時(shí)間有效利用起來(lái)，大幅提高了工作效率和時(shí)間的使用效率。

2.2.3? ?解決相互溝通協(xié)作問(wèn)題

不管是公司部門(mén)之間或是部門(mén)員工之間，都會(huì)存在溝通協(xié)調(diào)不到位、信息不通暢而影響工作的問(wèn)題。使用移動(dòng)辦公后，每個(gè)部門(mén)都建立不同的群組，可以通過(guò)軟件系統(tǒng)功能，降低溝通成本，倍增工作效率。

2.2.4? ?管理平臺(tái)功能強(qiáng)大靈活

作為移動(dòng)平臺(tái)的工具，很多要在電腦上處理的工作都可以通過(guò)移動(dòng)辦公的手機(jī)、平板電腦等終端來(lái)完成，移動(dòng)辦公的功能與電腦辦公一致。還可以針對(duì)業(yè)務(wù)需求，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的定制開(kāi)發(fā)，自由設(shè)計(jì)移動(dòng)辦公的功能。

2.2.5? ?操作易學(xué)簡(jiǎn)單方便實(shí)用

移動(dòng)辦公的使用既不需要電腦也不需要網(wǎng)線，只要一部可以上網(wǎng)的智能手機(jī)或者平板電腦。同時(shí)也不用再因?yàn)楣ぷ鞫恢贝谵k公室，即使下班也可以很方便地處理一些緊急事務(wù)。

3? ? ? 推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的工作思路和措施

公司辦公業(yè)務(wù)信息化屬于信息化建設(shè)的重要組成部分，要堅(jiān)持“頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點(diǎn)、分步實(shí)施”的指導(dǎo)思想和“六統(tǒng)一”原則，加快構(gòu)建與特色一流目標(biāo)和石油工程企業(yè)特點(diǎn)、與協(xié)同化移動(dòng)化趨勢(shì)相適應(yīng)的辦公業(yè)務(wù)信息化體系。

3.1? ?工作思路

結(jié)合調(diào)研情況和公司實(shí)際，我們提出“兩優(yōu)先、兩加快、兩步走”的辦公業(yè)務(wù)信息化工作思路。兩優(yōu)先，即優(yōu)先整合現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)、優(yōu)先發(fā)展移動(dòng)辦公。兩加快，即加快實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，加快實(shí)現(xiàn)信息化與機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的深度融合。兩步走，即分兩步走在2019年前實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)協(xié)同化、移動(dòng)化兩大目標(biāo)。第一步，2019年12月前，對(duì)現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)手機(jī)終端與辦公計(jì)算機(jī)的定制開(kāi)發(fā)，完成公司機(jī)關(guān)的辦公協(xié)同和移動(dòng)化。第二步，2020年12月前，完成覆蓋公司和二級(jí)單位機(jī)關(guān)的協(xié)同和移動(dòng)辦公，將經(jīng)營(yíng)管理、市場(chǎng)管理、人力資源、設(shè)備管理等部門(mén)的應(yīng)用需求納入辦公業(yè)務(wù)信息化體系，實(shí)現(xiàn)深度融合，及時(shí)進(jìn)行完善，形成江漢工程特色的辦公業(yè)務(wù)信息化體系。

3.2? ?工作措施

3.2.1? ?提高站位，充分認(rèn)識(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的迫切性和價(jià)值意義

通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)+辦公，實(shí)現(xiàn)辦公協(xié)同化和移動(dòng)化，是互聯(lián)網(wǎng)條件下管理創(chuàng)新的組織部分，是適應(yīng)市場(chǎng)化專(zhuān)業(yè)化的必然選擇，是構(gòu)建現(xiàn)代治理體系的重要支撐。具體而言，體現(xiàn)在“兩個(gè)迫切需要”。一是公司瘦身健體后，迫切需要在管理層加快信息化步伐，全面提高管控和運(yùn)轉(zhuǎn)效率;二是行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益殘酷，市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變，石油工程企業(yè)業(yè)務(wù)流動(dòng)、信息流動(dòng)、人員流動(dòng)加劇，隊(duì)伍、人員分散，迫切需要加快移動(dòng)辦公。

實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+辦公后，由傳統(tǒng)辦公轉(zhuǎn)變成數(shù)字化協(xié)同智能辦公，實(shí)現(xiàn)工作流程化、無(wú)紙化。不僅僅是應(yīng)用一些系統(tǒng)和軟件，更重要的是辦公模式和管控模式的轉(zhuǎn)變，機(jī)關(guān)管理上實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變：以傳統(tǒng)手段為主轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒侄螢橹?，以辦公室電腦為主轉(zhuǎn)變?yōu)槭謾C(jī)移動(dòng)為主，極大提高管理效率和現(xiàn)代化水平。同時(shí)IT耗材、紙張、電話費(fèi)等各項(xiàng)辦公費(fèi)用的減少，見(jiàn)到明顯的降本效果。

3.2.2? ?綱舉目張，明確實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的管理和技術(shù)路線

管理路線主要是堅(jiān)持六個(gè)統(tǒng)一。即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理。辦公信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要建設(shè)一個(gè)合理的、安全的、開(kāi)放的、可擴(kuò)展的全公司范圍共享使用的綜合辦公平臺(tái)，統(tǒng)一入口，統(tǒng)一管理，共享各種系統(tǒng)和信息資源。

技術(shù)路線就是“以我為主、兼容并包”，既保證集團(tuán)公司信息系統(tǒng)應(yīng)用，又保障自主應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行。辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程是隨辦公業(yè)務(wù)開(kāi)展不斷變化調(diào)整的，是一個(gè)長(zhǎng)期堅(jiān)持開(kāi)發(fā)、維護(hù)的系統(tǒng)，一方面要持續(xù)投入，如短信費(fèi)用、開(kāi)發(fā)費(fèi)用、升級(jí)費(fèi)用，另一方面由于對(duì)廠商存在依賴(lài)性，廠商售后服務(wù)質(zhì)量不一，選擇售后有保障的廠家也是關(guān)鍵之一，除此以外培養(yǎng)自己的運(yùn)維團(tuán)隊(duì)也能解決一些開(kāi)發(fā)需求。

3.2.3? ?上下融合，建立相應(yīng)的運(yùn)行制度和工作體系

一是辦公業(yè)務(wù)線上和線下都要建立一套管理制度，明確紀(jì)律要求，納入部門(mén)和個(gè)人考核，做到及時(shí)、規(guī)范，確保應(yīng)用效果。二是加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)。保障相關(guān)費(fèi)用，每年短信費(fèi)用、開(kāi)發(fā)費(fèi)用、升級(jí)費(fèi)用等費(fèi)用納入機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算;加快無(wú)線網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，PC、筆記本購(gòu)置等與之適應(yīng);加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，確保運(yùn)行暢通。

3.2.4? ?雙管齊下，從技術(shù)和管理入手構(gòu)建安全保障體系

高度重視安全保密工作，針對(duì)協(xié)同移動(dòng)辦公帶來(lái)的安全保密風(fēng)險(xiǎn)，制定嚴(yán)密細(xì)致的防范體系，嚴(yán)格業(yè)務(wù)管理權(quán)限，積極消除各種安全隱患，嚴(yán)防網(wǎng)絡(luò)信息安全和失泄密事件發(fā)生。

3.2.5? ?重視人才，建強(qiáng)公司信息化隊(duì)伍

信息化人才是公司三支人才隊(duì)伍的重要組成部分，要做好人才引進(jìn)、培養(yǎng)和提升工作，建立及培養(yǎng)自己的核心開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，提高信息化專(zhuān)家待遇。