“會(huì)計(jì)信息化”教學(xué)中常見問題解析

包根梅

[摘? ? 要] “會(huì)計(jì)信息化”是會(huì)計(jì)專業(yè)的一門核心課程，同時(shí)也是財(cái)經(jīng)類專業(yè)的重要課程。這是一門較難的課程，實(shí)踐性強(qiáng)，財(cái)務(wù)軟件具有明顯的專業(yè)性，初學(xué)者容易遇到花樣繁多的問題。本文作者結(jié)合教學(xué)實(shí)踐，現(xiàn)在對這些問題進(jìn)行歸納和總結(jié)，以供學(xué)生對照使用及同行參考。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)信息化;教學(xué);用友ERP-U8V10.1

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 020

[中圖分類號(hào)] F232;G642? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）17- 0045- 03

0? ? ? 引? ? 言

“會(huì)計(jì)信息化”是會(huì)計(jì)專業(yè)的一門核心課程，同時(shí)也是財(cái)經(jīng)類專業(yè)的重要課程。大多數(shù)的高校是在大二學(xué)年開設(shè)本課程。這是一門較難的課程，需要同時(shí)具備一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)據(jù)錄入技能、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)、成本會(huì)計(jì)知識(shí)等。本人在實(shí)際的日常教學(xué)中，發(fā)現(xiàn)學(xué)生由于操作不當(dāng)往往會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。某一問題沒有及時(shí)解決，后續(xù)的操作一般偏離了原先的軌道，越到后期發(fā)現(xiàn)問題，越難以糾正。如：一張未審核憑證和一張已經(jīng)記賬的憑證的刪改是不同的。所以在課堂中，學(xué)生遇到問題時(shí)，我們老師應(yīng)及時(shí)予以指導(dǎo)解決，以完成本課堂的教學(xué)目標(biāo)。否則很多同學(xué)在學(xué)習(xí)中遇到問題較多，沒有及時(shí)解決和鞏固，以至放棄自我，有畏難情緒，會(huì)有心理抵觸，在教學(xué)建議中甚至說希望不要開這門課。當(dāng)問題比較有共性時(shí)，應(yīng)在課堂上面對大家及時(shí)深入地講解，提醒學(xué)生注意，引導(dǎo)他們尋找解決的方法，以提高教學(xué)效果。

1? ? ? 會(huì)計(jì)信息化教學(xué)的背景分析

當(dāng)前，隨著全社會(huì)信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)信息化、數(shù)據(jù)化程度越來越高，一個(gè)全新的大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來。對于會(huì)計(jì)工作來說，大數(shù)據(jù)環(huán)境勢必對會(huì)計(jì)思路、會(huì)計(jì)方式、組織模式等方面產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，同時(shí)，要求會(huì)計(jì)工作從信息化初級(jí)建設(shè)階段逐步走上大數(shù)據(jù)建設(shè)、利用階段。用友ERP-U8V10.1軟件高集成，功能齊全，近十年的國家級(jí)、省級(jí)會(huì)計(jì)技能競賽也采用該軟件，大多數(shù)的高校在教學(xué)中也是用此軟件。學(xué)習(xí)ERP軟件可以掌握以信息化手段開展會(huì)計(jì)工作，綜合進(jìn)行采購與應(yīng)付款、銷售與應(yīng)收款、庫存、存貨、人事、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)等全方位的管理，以達(dá)到企業(yè)資源物盡其用，努力達(dá)到企業(yè)價(jià)值最大化。

2? ? ? “會(huì)計(jì)信息化”教學(xué)中遇到的問題及解決方法

2.1? ?系統(tǒng)管理方面

問題1：建立賬套中有關(guān)信息出錯(cuò)，一般有賬套號(hào)錯(cuò)誤，賬套名有錯(cuò)，單位信息有錯(cuò)，存貨、供應(yīng)商、客戶是否分類，是否涉及外幣核算業(yè)務(wù)，編碼方案出錯(cuò)等。

解決方法：建立賬套中的錄入是總控，賬套號(hào)出錯(cuò)是不可修改的，只能刪除本賬套，重新再建賬。其他的出錯(cuò)均可以修改，以賬套主管的身份在系統(tǒng)管理中進(jìn)行賬套的修改即可。

問題2：操作員權(quán)限中已經(jīng)設(shè)置了人員及權(quán)限，但進(jìn)不了企業(yè)門戶進(jìn)行操作。

解決方法：在教學(xué)中，由于使用的是公共計(jì)算機(jī)，往往一臺(tái)電腦中存在多套賬，我們在賦權(quán)時(shí)要注意選擇自己的賬套，而系統(tǒng)默認(rèn)是賬套號(hào)最小的一套。如果沒有注意，往往就把相應(yīng)的操作員賦權(quán)以別的賬套了，所以就沒有權(quán)限處理自己的這套賬。

問題3：學(xué)生在企業(yè)門戶中處理有關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，有時(shí)會(huì)遇到數(shù)據(jù)庫卡了、單據(jù)鎖住了等情況而不能繼續(xù)操作。

解決方法：一般來說這種情況下是以系統(tǒng)管理員的身份在系統(tǒng)管理—視圖中清除異常，清除日志，刷新即可。比較嚴(yán)重的要清理數(shù)據(jù)庫后臺(tái)或?qū)で髾C(jī)房管理人員的幫助。

2.2? ?基礎(chǔ)設(shè)置方面

問題1：在做指定科目時(shí)，把庫存現(xiàn)金和銀行存款均指給現(xiàn)金科目。

解決方法：重新指定科目，把庫存現(xiàn)金指給現(xiàn)金科目，把銀行存款指給銀行存款即可。

問題2：匯率設(shè)置、匯率的標(biāo)價(jià)方法出錯(cuò)。

解決方法：在中國，我們采取直接標(biāo)價(jià)法，一般為5位數(shù)，我們設(shè)固定匯率，把當(dāng)時(shí)的匯率錄入到相應(yīng)月份的固定匯率下。而到了月末匯率不一致時(shí)，會(huì)有匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)。

問題3：在系統(tǒng)管理中權(quán)限設(shè)置是正確的，但操作員就是不能處理有關(guān)業(yè)務(wù)，如會(huì)計(jì)人員對收款單進(jìn)行審核。

解決方法：ERP功能齊全，設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)，遇到這個(gè)問題時(shí)以賬套主管的身份在權(quán)限設(shè)置中取消有關(guān)控制即可，如科目控制。

問題4：單據(jù)格式、單據(jù)編碼出錯(cuò)。

解決方法：我們一般需要銷售普通發(fā)票、銷售專用發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票進(jìn)行格式設(shè)置。由于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中往往沒有啟用采購系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)，常見的我們要?jiǎng)h除銷售類型。單據(jù)編號(hào)默認(rèn)是自動(dòng)生成，而后期為了方便查找，我們需要輸入相應(yīng)的發(fā)票編號(hào)。此時(shí)，以賬套主管的身份進(jìn)行單據(jù)編號(hào)設(shè)置為手工錄入，在單據(jù)格式設(shè)置中相應(yīng)修改表頭、表體和表尾的項(xiàng)目，并調(diào)整排列，盡可能符合閱讀習(xí)慣和美觀。

2.3? ?日常業(yè)務(wù)方面

問題1：憑證來源錯(cuò)誤，失分嚴(yán)重。

解決方法：我們在教考系統(tǒng)中設(shè)了多套題目，很多同學(xué)考試過程中自我感覺良好，一看到業(yè)務(wù)反應(yīng)就是借什么貸什么，感覺都會(huì)，但自動(dòng)評(píng)分的結(jié)果是得分很低。在用友ERP集成系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)繁多，分工明細(xì)。一般各個(gè)子系統(tǒng)均有相應(yīng)的操作人員。比如：薪資模塊是人事部人員負(fù)責(zé)的，固定資產(chǎn)系統(tǒng)是資產(chǎn)管理部門人員負(fù)責(zé)的，采購系統(tǒng)是采購部門人員負(fù)責(zé)的等。不同的業(yè)務(wù)應(yīng)由不同的人員進(jìn)行處理，子系統(tǒng)生成的憑證傳導(dǎo)至總賬系統(tǒng)。如果子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)而在總賬直接填寫憑證，則本業(yè)務(wù)是不得分的，這在判卷上是叫“憑證來源錯(cuò)誤不得分”。要求我們仔細(xì)審核原始憑證，認(rèn)真判斷業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，并由相應(yīng)的人員在相關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，如：錄入工資數(shù)據(jù)并分?jǐn)偂⒂?jì)提折舊、錄入發(fā)票、錄入收款單等，并制單完成，一經(jīng)保存，即傳導(dǎo)至總賬系統(tǒng)。

問題2：憑證明細(xì)出錯(cuò)。

解決方法：在總賬填寫憑證時(shí)，要注意有關(guān)科目的明細(xì)，如：轉(zhuǎn)賬支票票號(hào)、結(jié)算方式、項(xiàng)目核算、個(gè)人往來等，做到賬賬相符（總賬和明細(xì)賬相符）。否則到了月底結(jié)賬時(shí)會(huì)出現(xiàn)總賬和明細(xì)賬不相符的問題。

問題3：憑證類別出錯(cuò)，不能保存。

解決方法：憑證的類別一般有根據(jù)單位實(shí)際情況可有五種選擇：記賬憑證;收、付、轉(zhuǎn)憑證;現(xiàn)、銀、轉(zhuǎn)憑證;現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)憑證;自定義。我們一般較常見是設(shè)為收、付、轉(zhuǎn)憑證。定義為：憑證借方必有1001或1002時(shí)為收款憑證，憑證貸方必有1001或1002時(shí)為付款憑證，憑證必?zé)o1001或1002時(shí)為轉(zhuǎn)賬憑證。當(dāng)學(xué)生遇到憑證類別出錯(cuò)不能保存時(shí)，一般從兩方面分析：一是看她對憑證的判定是否有誤;二是確定憑證判定沒錯(cuò)的情況下，那么應(yīng)是憑證設(shè)置有錯(cuò)，進(jìn)行修改。

問題4：憑證刪改。

解決方法：憑證的修改和刪除都講究來源，外來憑證在相應(yīng)的系統(tǒng)進(jìn)行修改，總賬憑證直接修改，前提是最下面一欄上只有制證人姓名，否則要逐一取消。如：取消出納簽字，取消審核，取消主管簽字等。是否能修改他人填的憑證取決于參數(shù)設(shè)置。

問題5：出納簽字時(shí)沒有符合條件的憑證。

解決方法：系統(tǒng)默認(rèn)選項(xiàng)是出納憑證必須出納簽字，而這個(gè)選項(xiàng)是可以修改的。在正常的情況下，收、付款憑證是需要出納簽字的。如果有出納憑證生成，但出納去簽字時(shí)顯示沒有符合條件的憑證時(shí)，是由于指定科目出錯(cuò)。參見前面。還有初學(xué)者在期末業(yè)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)生成后去出納簽字，一直說找不到憑證。這是因?yàn)槠谀┥傻囊话愣际寝D(zhuǎn)賬憑證，而轉(zhuǎn)賬憑證是不需要出納簽字的。

問題6：審核憑證權(quán)限和內(nèi)容。

解決方法：審核憑證比較簡單，只要有相應(yīng)的權(quán)限就行。在教學(xué)中，往往是一人分飾多角的。所以往往憑證是自己填的，換個(gè)身份實(shí)質(zhì)仍是自己在審。在教學(xué)中要強(qiáng)調(diào)，真實(shí)工作中這填制憑證和審核憑證兩人是不能兼任的，審核的人在真實(shí)工作中還有標(biāo)錯(cuò)的工作內(nèi)容。要讓學(xué)生認(rèn)認(rèn)真真審核，而不要盲目全部批處理簽字，沒有認(rèn)真履行審核的工作任務(wù)，以造成更復(fù)雜的后果，如到記賬才發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，要反記賬或者沖銷等。

2.4? ?期末業(yè)務(wù)方面

期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)往往較復(fù)雜和綜合，有的學(xué)生在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)上沒有很好地掌握相關(guān)知識(shí)，往往難以理解期末基本的一系列結(jié)轉(zhuǎn)。

問題1：自定義結(jié)轉(zhuǎn)和對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)。

解決方法：在做期末結(jié)轉(zhuǎn)前，要保證所有憑證已經(jīng)記賬。查詢本月憑證，如果有作廢憑證一定要清理，否則作廢憑證也會(huì)參與記賬的。較典型的自定義結(jié)轉(zhuǎn)有制造費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)、報(bào)刊的分?jǐn)?、無形資產(chǎn)的分?jǐn)偂⒍愘M(fèi)結(jié)轉(zhuǎn)等。此時(shí)，首先進(jìn)行定義或者設(shè)置，把會(huì)計(jì)上所學(xué)會(huì)計(jì)分錄理解了就較簡單了，同時(shí)注意取數(shù)。如：制造費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)，按本單位約定和本月的完工產(chǎn)品情況，貸記制造費(fèi)用全額，借記相應(yīng)產(chǎn)成品，注意分?jǐn)偙壤?。?jīng)常有同學(xué)設(shè)置后憑證無法生成，主要原因：一是前面憑證未記賬，無法取數(shù);二是設(shè)置出錯(cuò)，如：借貸方向錯(cuò)、科目錯(cuò)等。

問題2：銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)，結(jié)轉(zhuǎn)不成功。

解決方法：這主要原因在于前期沒有設(shè)好，銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)要求庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本這三個(gè)科目的性質(zhì)設(shè)置一致為數(shù)量核算才能相應(yīng)的進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，并且處理每筆相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)已經(jīng)記有數(shù)量，如此才能在記賬全部憑證后在銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)自動(dòng)生成本筆憑證。

問題3：期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證出錯(cuò)。

解決方法：要求所有憑證已經(jīng)記賬，利用期間損益結(jié)轉(zhuǎn)自動(dòng)生成一張或者分收入、支出生成兩張憑證。一般是用一張的。再留意本年利潤的余額在哪方，如果在貸方，則需要計(jì)提企業(yè)所得稅并結(jié)轉(zhuǎn);如果是借方余額，則本月不需要交企業(yè)所得稅。

問題4：計(jì)提所得稅并結(jié)轉(zhuǎn)金額出錯(cuò)。

解決方法：我曾經(jīng)遇到一個(gè)學(xué)生，講提的所得稅遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于本年利潤的貸方余額，生成的利潤表上一目了然的。查找后是因?yàn)橛?jì)提比例的25%，她錄成了25。還有的學(xué)生是期間損益結(jié)轉(zhuǎn)生成兩張憑證后，在計(jì)提企業(yè)所得稅時(shí)沒有注意本年利潤賬戶余額的方向，需要用貸方余額減去借方余額的差再乘以25%。

問題5：結(jié)賬不成功。

解決方法：完成日常和期末業(yè)務(wù)后，總賬里的最后一項(xiàng)工作是結(jié)賬。但在教學(xué)中經(jīng)常有學(xué)生是結(jié)賬不成功。此時(shí)應(yīng)認(rèn)真查看結(jié)賬報(bào)告，一般有下列幾種情況：（1）憑證沒有審核及記賬。先去總賬里進(jìn)行相應(yīng)處理，這會(huì)影響期末一系列的，涉及影響的期末的憑證全部刪除并重新處理。（2）損益類科目沒有結(jié)轉(zhuǎn)為零，此時(shí)需要?jiǎng)h除期間損益生成那張憑證，再重新做期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。當(dāng)然后續(xù)的所得稅憑證也是需要?jiǎng)h除并重新計(jì)提及結(jié)轉(zhuǎn)了。（3）子系統(tǒng)沒有結(jié)賬。ERP軟件要求子系統(tǒng)沒有結(jié)賬則總賬不能結(jié)賬，此時(shí)應(yīng)先去相應(yīng)子系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬。固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理系統(tǒng)結(jié)賬時(shí)會(huì)有自動(dòng)的提示，常見的是有單據(jù)未制單，進(jìn)行相應(yīng)的制單即可。

問題6：報(bào)表沒有數(shù)據(jù)。

解決方法：做報(bào)表前要先結(jié)賬，打開相應(yīng)的報(bào)表，點(diǎn)擊左下角的格式，變成數(shù)據(jù)狀態(tài)后，錄入關(guān)鍵字（一般是年月日），重新計(jì)算即可取數(shù)成功。

2.5? ?其他方面

在教學(xué)中，我們還遇到一些不常見的問題：

問題1：密碼忘記了。

解決方法：在操作員設(shè)置中取消密碼。

問題2：錄入科目了而在憑證上看不見了，只有//。

解決方法：SHIFT+F8。

問題3：子系統(tǒng)業(yè)務(wù)做錯(cuò)了。

解決：取消操作。典型是的在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中，如核銷出錯(cuò)、票據(jù)計(jì)息出錯(cuò)等。這時(shí)在其他處理—取消操作中，進(jìn)行相應(yīng)的選擇項(xiàng)進(jìn)行取消，再進(jìn)行正確的操作即可。

問題4：反記賬和反結(jié)賬。

解決方法：記賬后或者結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)憑證做錯(cuò)了，可以反向操作。反記賬的功能是隱藏的，需在對賬界面同時(shí)按CTRL+H把這功能激活。反結(jié)賬是在結(jié)賬界面同時(shí)按CTRL+ SHIFT+F6直接取消結(jié)賬。

3? ? ? 小? ? 結(jié)

在我們會(huì)計(jì)信息化的日常教學(xué)和實(shí)踐中，學(xué)生或會(huì)計(jì)人員最大的困惑是遇到問題了如何返回和糾正。需要我們引導(dǎo)學(xué)生認(rèn)真分析，聯(lián)系相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，有條件地制作視頻和微課，利用多媒體提高教學(xué)效果，達(dá)到我們培養(yǎng)高素質(zhì)高技能人才的目標(biāo)。

主要參考文獻(xiàn)

[1] 牛永芹，劉大斌，喻竹.ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)訓(xùn)教程[M].北京：高等教育出版社，2015.