信息化背景下高校財(cái)務(wù)檔案管理分析

張焱

[摘? ? 要] 在當(dāng)前高校的實(shí)際建設(shè)以及發(fā)展中涉及的經(jīng)濟(jì)方面的業(yè)務(wù)狀況中，能夠?qū)ζ渥龀鲎顬檎鎸?shí)有效反應(yīng)的基礎(chǔ)就是高校的財(cái)務(wù)檔案。也正因此，高校中的財(cái)務(wù)檔案管理工作在高校整體的日常管理工作中占據(jù)著十分重要的地位，與此同時(shí)也能夠?yàn)楦咝５某掷m(xù)健康發(fā)展提供相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)以及決策支持。本文先從高校財(cái)務(wù)檔案管理工作開展信息化建設(shè)的必要意義剖析入手，并對當(dāng)前高校中財(cái)務(wù)檔案管理方面信息化建設(shè)工作中的問題所在進(jìn)行深入分析，并在文后提出一些在高校財(cái)務(wù)檔案管理方面開展信息化建設(shè)工作具有一定實(shí)踐意義的具體舉措。

[關(guān)鍵詞] 高校財(cái)務(wù)檔案;管理;信息化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 018

[中圖分類號] F232? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）17- 0041- 02

0? ? ? 引? ? 言

隨著近代信息技術(shù)的誕生以及崛起，當(dāng)前各行各業(yè)都與信息技術(shù)進(jìn)行了融合，信息化的廣泛應(yīng)用為我們的生活帶來了很多的便利，當(dāng)然高校中的財(cái)務(wù)檔案管理也不例外，信息技術(shù)對其工作的效率以及質(zhì)量的提升都有著明顯的促進(jìn)作用。高校中的財(cái)務(wù)檔案管理工作對高校的持續(xù)健康發(fā)展起到非常重要的作用，對其進(jìn)行合理的信息化管理具有重要的意義。

1? ? ? 高校開展財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作的必要性與意義

在當(dāng)前我國高等教育不斷發(fā)展的前提下，我國高校的規(guī)模與教學(xué)質(zhì)量都在不斷擴(kuò)大和提升，在發(fā)展之中涉及的經(jīng)濟(jì)往來也就相應(yīng)變得更為頻繁，這就直接導(dǎo)致高校中的財(cái)務(wù)檔案數(shù)量呈現(xiàn)出一種高速增長的趨勢，在檔案數(shù)量的不斷提升、數(shù)據(jù)的查閱次數(shù)也隨之增長的情形下，傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)檔案管理模式也就不再適用于這種情況的發(fā)展。此外，隨著信息技術(shù)的誕生以及發(fā)展，已經(jīng)開始與社會中的各行各業(yè)進(jìn)行了相應(yīng)的融合，并且都對行業(yè)的發(fā)展起到了十分顯著的推動作用，也正是因?yàn)榇祟愒?，高校紛紛認(rèn)識到信息技術(shù)對于自己財(cái)務(wù)檔案管理將會起到的作用，也就紛紛開始注重這方面的信息化建設(shè)。信息技術(shù)在高校財(cái)務(wù)檔案管理中能夠?qū)⒐ぷ鞯馁|(zhì)量以及效率得到最大化的提升，同時(shí)能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行妥善安全的保存，在很大程度上減少了因?yàn)槿藶槭д`造成檔案數(shù)據(jù)丟失情況的發(fā)生。

2? ? ? 高校實(shí)際開展財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作中的問題所在

2.1? ?對財(cái)務(wù)檔案管理存在一定的思想偏差

財(cái)務(wù)檔案方面的管理工作作為財(cái)務(wù)管理工作中最后的也是最重要的環(huán)節(jié)，對于整體財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量提升有著極為重要的作用。但許多高校卻將財(cái)務(wù)檔案的管理工作視為不重要的工作，從一個角度上來看，這也對當(dāng)前的財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量的提升有著比較明顯的提升作用。對這部分工作上不重視的根源就是源自高校中的領(lǐng)導(dǎo)層面以及相關(guān)的財(cái)務(wù)管理人員在思想上沒有形成一定的認(rèn)知。將財(cái)務(wù)檔案的管理工作片面地認(rèn)成是單純的資料方面的存放以及保管，并認(rèn)為這項(xiàng)工作并沒有涉及多少的技術(shù)含量，這樣一來，在與之相關(guān)的制度建立健全、工作團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作上都沒有進(jìn)行相應(yīng)的精力投入，直接導(dǎo)致高校在財(cái)務(wù)當(dāng)管理方面并沒有形成一定的規(guī)章制度，導(dǎo)致工作中缺乏指導(dǎo)，工作混亂并且效率低下。

2.2? ?在相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理方面的水平較為低下

當(dāng)前在推廣高校財(cái)務(wù)檔案管理中的信息建設(shè)過程中，大多數(shù)高校卻依然在延續(xù)最為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在很多弊端，容易丟失，不易查詢、書寫不規(guī)范等，并且在實(shí)際的管理工作中缺少足夠的投入，人員不足，設(shè)施不全。部分高校并未完全認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，很多這方面的工作人員是一人身兼多職，工作煩瑣，只能是先是處理緊急的事情，時(shí)間久了就有很多遺留問題。具體的體現(xiàn)就是缺少足夠的這方面的專業(yè)管理人員，在人手缺失的情形下，在資料的收集中就存在著工作粗糙、檔案類型未細(xì)化等等問題，直接導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案中信息的利用價(jià)值被動降低。

2.3? ?檔案管理中的資料分類缺少合理性

在《會計(jì)檔案制度》的實(shí)際要求之下，各所高校每一年都會定期完成會計(jì)以及文書檔案等資料的裝訂工作。但在這個過程中卻依然存在著資料分類缺乏合理性的情況。此外，在搭建更加系統(tǒng)體系簡明的搜索系統(tǒng)的過程中，會給相應(yīng)的高校財(cái)務(wù)信息查詢工作帶來一定程度上的難度。如若長時(shí)間不予清理，在資料數(shù)量逐漸增多的情形下，在資料進(jìn)行銷毀工作之時(shí)，因?yàn)橘Y料分類的不合理，很容易造成重要資料的銷毀，對于整體工作中資料安全性有著最為明顯的影響。

2.4? ?高校財(cái)務(wù)檔案管理方面的工作人員綜合素質(zhì)相對較低

想要更好地完成高校財(cái)務(wù)檔案管理方面的信息化建設(shè)，就更加需要相關(guān)具有檔案管理以及信息技術(shù)專業(yè)素質(zhì)的人才來開展工作，但就目前的情況來看，高校中這類人才的數(shù)量并不足以支撐這方面工作的開展，具體原因如下：第一點(diǎn)就是領(lǐng)導(dǎo)層面對于此項(xiàng)工作的認(rèn)知不足，將其單純認(rèn)作是簡單的資料保管，沒有得到正確的認(rèn)識。第二點(diǎn)就是高校中的財(cái)務(wù)檔案管理人員并未系統(tǒng)接受過這方面的培訓(xùn)，缺少相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)以及素質(zhì)。第三點(diǎn)就是這方面專業(yè)人員的數(shù)量配置不足，大部分都是行政人員予以兼職。

3? ? ? 解決高校財(cái)務(wù)檔案管理中信息化建設(shè)問題的實(shí)際舉措

3.1? ?建立健全相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理制度

想要更好地實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)，首先需要做到的工作就是建立健全相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理方面的相關(guān)制度，形成一個完善合理的制度體系，并進(jìn)行嚴(yán)格的制度化管理，借此來為這方面的信息化建設(shè)提供保障。站在財(cái)務(wù)檔案管理的整體視角上來看，需要建立健全如下的相關(guān)制度：第一個就是資料對應(yīng)存檔管理制度，財(cái)務(wù)檔案管理方面的相關(guān)人員需要立足于財(cái)務(wù)實(shí)際的收支上，對于各種資料進(jìn)行分類歸檔保存。第二個就是檔案資料的保存管理制度，為了顯著的提升資料的檢索速度，相關(guān)工作人員需要進(jìn)行能夠各個類別信息的檢索工具。第三個就是檔案資料的安全管理制度，對于檔案管理的信息平臺予以監(jiān)管，并對重要資料進(jìn)行備份工作。

3.2? ?完善信息化管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在當(dāng)前高校財(cái)務(wù)檔案管理與信息技術(shù)融合程度逐漸加深的情形下，對財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)管理工作全部需要通過一些設(shè)備來完成，因此完善信息化管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)就顯得尤為重要。在整體的管理過程中會涉及的基礎(chǔ)設(shè)施基本上包括儲存用設(shè)施、中央服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫以及相對應(yīng)的操作系統(tǒng)等等。如若想要確保自身的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)可以擁有一個穩(wěn)定以及安全的平臺，就需對這部分的基礎(chǔ)設(shè)施予以相對良好的安裝。

3.3? ?財(cái)務(wù)檔案信息依據(jù)價(jià)值性進(jìn)行相應(yīng)數(shù)據(jù)的數(shù)字以及網(wǎng)絡(luò)化

想要對財(cái)務(wù)檔案中的信息立足于價(jià)值的角度上予以數(shù)字化，首先需要確保的一點(diǎn)就是財(cái)務(wù)檔案信息自身具有極高的完整以及精準(zhǔn)程度，在進(jìn)行各方面財(cái)務(wù)檔案的資料收集之時(shí)需要依據(jù)相應(yīng)的制度規(guī)范來開展工作，在對資料開展數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程中，需要先對資料進(jìn)行合理的分類，并將其中經(jīng)過分析具有實(shí)用價(jià)值的數(shù)據(jù)予以數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這樣一來就可以為信息化管理財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)提供最全面的數(shù)據(jù)支撐。

在數(shù)字化流程完成之后，需要進(jìn)行的技術(shù)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化工作，針對數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化工作在信息化管理財(cái)務(wù)檔案管理中占據(jù)著十分重要的地位，同樣也是保障實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的關(guān)鍵流程。在開展這部分?jǐn)?shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化之前，需要建立起一個全面且有效的數(shù)據(jù)庫，將信息完整錄入到數(shù)據(jù)庫之中，而且還需要保障數(shù)據(jù)的可識別以及可讀取性。隨后就可以對前端的網(wǎng)頁進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計(jì)以及完善，保障信息瀏覽以及查詢的效率。為了保障這個系統(tǒng)可以滿足日常的管理需求，需要站在自身的財(cái)務(wù)檔案信息實(shí)際需求的角度上，征詢相關(guān)人員的意見，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

3.4? ?重視相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理工作人員自身專業(yè)綜合素質(zhì)的提升

為了能夠有效地保障高校財(cái)務(wù)管理工作上的信息化建設(shè)，高校需要重視在檔案管理以及信息技術(shù)方面有著較高專業(yè)綜合素質(zhì)的人才的引入以及培育。在傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)檔案管理工作中，在相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理人員方面存在著諸如行政人員兼職、不具備任何相關(guān)素養(yǎng)、沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)等等問題。這樣的工作人員很難有效地完成財(cái)務(wù)檔案管理工作，也就很難為高校的持續(xù)發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。高校在進(jìn)行人員的招聘之時(shí)，需要將對工作人員的要求予以明確，確保招聘的工作人員能夠真正地為信息化管理財(cái)務(wù)檔案做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。此外，對于校內(nèi)原有的工作人員，校方需要定期組織學(xué)習(xí)與考核，保障其專業(yè)素質(zhì)不斷提升，真正完成信息化管理檔案信息的任務(wù)。

4? ? ? 總? ? 結(jié)

高校在規(guī)模以及教學(xué)質(zhì)量方面上在逐漸地?cái)U(kuò)大以及提升，涉及的經(jīng)濟(jì)來往就會越加頻繁，財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性也就不言而喻。在當(dāng)前信息技術(shù)加持下，高校也開始注重信息技術(shù)與財(cái)務(wù)檔案管理工作的結(jié)合。本文先從高校財(cái)務(wù)檔案管理工作開展信息化建設(shè)的必要意義剖析入手，并對當(dāng)前高校中財(cái)務(wù)檔案管理方面信息化建設(shè)工作中的問題所在進(jìn)行深入分析，并在文后提出一些在高校財(cái)務(wù)檔案管理方面開展信息化建設(shè)工作具有一定實(shí)踐意義的具體舉措。以期能夠?qū)窈蟾咝Ｔ谪?cái)務(wù)檔案管理方面的信息化建設(shè)提供一定的幫助。

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