試析中小企業(yè)檔案工作管理

何燕

摘 要：檔案是記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，是公司發(fā)展的歷史見(jiàn)證。如何做好中小企業(yè)檔案工作管理，使檔案工作達(dá)到規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理十分重要，是保證檔案工作能夠順利開(kāi)展的前提，意義十分重大。本文對(duì)如何推行中小企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行了探討并提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案工作；電子文檔；檔案保護(hù)

檔案以最為可靠的固化記錄形式來(lái)記錄人類的社會(huì)活動(dòng)，它承載著時(shí)代的歷史進(jìn)程，記錄著時(shí)代的社會(huì)變遷，書(shū)寫(xiě)了時(shí)代的不朽傳奇，有著不可取代的權(quán)威性。隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，檔案工作越來(lái)越受到企業(yè)的重視。檔案工作相對(duì)來(lái)說(shuō)比較單調(diào)乏味，這就要求我們?cè)陂_(kāi)展檔案工作時(shí)不斷提升工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

1 企業(yè)公文的制發(fā)

中小企業(yè)的檔案是由企業(yè)日常運(yùn)行業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是公司發(fā)展的重要的原始記錄、歷史見(jiàn)證，公文制發(fā)工作的質(zhì)量直接決定了檔案工作的質(zhì)量。所以，確保檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行的前提就是做好公文制發(fā)工作。我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要提高工作質(zhì)量和效率，為檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化夯實(shí)基礎(chǔ)。第一，公文用紙要質(zhì)地優(yōu)良，排版形式應(yīng)按相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)排版，左側(cè)裝訂，紙張尺寸、規(guī)格等都要符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定。第二，要保持公文字跡的清晰及紙張的清潔，便于以后查找資料時(shí)一目了然。記錄公文所使用的筆與墨水都要具有不容易褪色的特質(zhì)，要便于長(zhǎng)久的保管和利用。第三，公文所用的文種與格式要合理規(guī)范，在行文中不能出現(xiàn)不規(guī)范的字與錯(cuò)別字及簡(jiǎn)稱現(xiàn)象。第四，制發(fā)公文必須履行簽發(fā)手續(xù)，要符合審批權(quán)限。公文的標(biāo)題、主送單位和抄送單位一定要準(zhǔn)確，落款要與公文一致，日期要標(biāo)注好。

2 立卷歸檔工作

進(jìn)行歸檔的文件要以本單位所形成的的文件為主的宗旨，這是我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作在長(zhǎng)期堅(jiān)持下來(lái)的一條重要的基本原則。相似公文的重復(fù)與立卷組合的秩序混亂會(huì)給檔案管理工作增加難度。文件材料一定要及時(shí)整理歸檔，杜絕“抽屜式”管理的現(xiàn)象發(fā)生，要提升保管檔案的利用率，保證相關(guān)卷宗的完整性與日后檔案檢索的便捷性。在具體工作中要掌握三個(gè)方面的問(wèn)題：第一，要維護(hù)卷宗的完整性、系統(tǒng)性，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作打下牢固的工作基石。在貫徹以本單位形成的文件作為歸檔主體的原則下，一定要在工作中有效認(rèn)真的保證卷宗完整。在進(jìn)行歸檔工作時(shí)，要分清主次，在統(tǒng)籌兼顧的基礎(chǔ)上掌握重點(diǎn)。同類且具有內(nèi)部聯(lián)系的文件要放在同一個(gè)卷內(nèi)，從而反映同一個(gè)問(wèn)題的來(lái)龍去脈及完整的處理過(guò)程，這樣才能保證問(wèn)題的完整性不被打破。要切實(shí)的把控住全部卷宗的入口關(guān)，不該進(jìn)行歸檔的文件要及時(shí)去除，不能將其混入卷宗之中，對(duì)于應(yīng)歸檔的文件要防止散失。檔案的利用價(jià)值要提升到最大化，保證歸檔后檔案的完整性、有序性、系統(tǒng)性。第二、要分清立案歸檔的重點(diǎn)，進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際的工作過(guò)程中，要認(rèn)真區(qū)分文件與資料，對(duì)在形式、內(nèi)容等多方面都很具有相似性的文件和資料要重點(diǎn)區(qū)分。要在工作中堅(jiān)持具體問(wèn)題具體分析的原則，切實(shí)降低檔案管理中的重復(fù)率與信息龐雜性，進(jìn)一步提高檔案的利用率和便捷性。第三、文件立卷歸檔的時(shí)效性要把握好。為避免檔案管理工作中出現(xiàn)混亂和無(wú)序的現(xiàn)象，要保證在完成了文件階段任務(wù)后才進(jìn)行立卷歸檔，對(duì)于沒(méi)有完成的，不能進(jìn)行立卷歸檔工作。

3 電子文件的管理

在檔案管理工作中，電子文件的數(shù)字信息屬性決定了電子文件利用具有紙質(zhì)文件、檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，電子文件利用更方便、更快捷，可以跨越時(shí)間和空間條件的約束，那么我們?cè)趺床拍茏龊秒娮游募睦霉芾?。首先，我們企業(yè)要根據(jù)原始資料設(shè)立專門(mén)工作人員來(lái)督促和檢查立卷工作，還要制訂電子文件歸檔制度。電子文檔的歸檔要有一支專門(mén)的隊(duì)伍，獨(dú)立承擔(dān)此項(xiàng)工作，其次要獨(dú)立承擔(dān)此項(xiàng)工作的責(zé)任與義務(wù)。很多有計(jì)算機(jī)經(jīng)驗(yàn)、信息管理經(jīng)驗(yàn)的人員對(duì)檔案工作缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，而專門(mén)的檔案工作人員有著與檔案部門(mén)長(zhǎng)久合作的經(jīng)驗(yàn)，能夠建立更穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，能夠在電子文件歸檔工作中與檔案部門(mén)達(dá)成共識(shí)。因此，我們要依據(jù)原始資料進(jìn)行立卷，建立專業(yè)的歸檔工作隊(duì)伍。其次，檔案管理工作人員要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)新的技術(shù)動(dòng)向、業(yè)務(wù)知識(shí)都要掌握，避免因?qū)π碌闹R(shí)和技術(shù)手段不足而不能適應(yīng)工作發(fā)展的需求，要盡快掌握信息管理自動(dòng)化的基本理念和技能，切實(shí)扛起電子文件管理工作的重任。再者，電子文件的來(lái)源相當(dāng)廣泛，其形成者有數(shù)據(jù)錄入員、承辦人、信息技術(shù)人員等，要實(shí)現(xiàn)工作的又好又快又有序的進(jìn)行，就必須要用制度進(jìn)行約束。電子文件檔案工作要納入到本單位的立卷歸檔的制度和信息管理工作程序中去，把布置、總結(jié)、考核、檢查信息管理工作與布置、總結(jié)、考核、檢查電子文檔歸檔工作相結(jié)合，才能保證檔案工作效率逐步提升。

4 檔案的保護(hù)

檔案保護(hù)是檔案工作的重要內(nèi)容之一，必須采用一定的設(shè)備和辦法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，合格的庫(kù)房是檔案保護(hù)最基本也是最關(guān)鍵的條件，它在檔案保護(hù)工作中發(fā)揮著良性作用，檔案沒(méi)有做好保護(hù)工作，我們的其他檔案工作將無(wú)從談起。作為檔案管理工作人員，我們要科學(xué)做好檔案保護(hù)工作，（一）：科學(xué)管理，合理布局庫(kù)房。以有利于檔案保管和方便利用為目標(biāo)，安排好工作人員用房、設(shè)備用房、檔案閱覽室及其他工作間。（二）：檔案保護(hù)要堅(jiān)持以防為主、預(yù)防為先的原則，把檔案的“安身”問(wèn)題作為著眼點(diǎn)和用力點(diǎn)，及時(shí)掌握檔案材料變化的情況，排除各種威脅檔案安全的隱患。如果保護(hù)不力，保護(hù)不當(dāng)，檔案損壞的程度就會(huì)加重，當(dāng)檔案無(wú)法辨認(rèn)時(shí)，利用檔案就無(wú)從談起，成為一句空話，所以做好檔案保護(hù)工作是檔案管理工作極其重要的環(huán)節(jié)。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作的意義重大，它不但關(guān)系到檔案工作合理有序的進(jìn)行，也關(guān)系到企事業(yè)單位的健康發(fā)展。這就要求我們廣大的檔案工作人員們要以加倍的熱情、耐心、信心投入到檔案工作中去，樹(shù)立和增強(qiáng)檔案工作意識(shí)，從中小企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的高度來(lái)重視和加強(qiáng)檔案工作，為進(jìn)一步完善檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)

[1] 王黎平.建設(shè)項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中問(wèn)題與解決措施[J]，中國(guó)檔案，2006（4）：65-67

[2] 周克利.檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].企業(yè)研究，2011（16）：37-39.

[3] 周宏云 .淺談如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化 [J].黑龍江史志 .2013（21）：16-18