增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

向艷琴

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）7-103-02

摘 要 檔案管理部門(mén)在各個(gè)行業(yè)占據(jù)著非常重要的位置，因?yàn)樾袠I(yè)的檔案管理部門(mén)，保存著企業(yè)歷年來(lái)工作進(jìn)程所產(chǎn)生的機(jī)密文件，這些文件的機(jī)密性和唯一性關(guān)乎到企業(yè)的持續(xù)安全健康發(fā)展，需要引起高度的重視，檔案管理科學(xué)化途徑的摸索是一個(gè)不斷創(chuàng)新的過(guò)程，需要職能部門(mén)與多種現(xiàn)代化技術(shù)相互作用才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理科學(xué)化構(gòu)建。本文結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平的必要性以及現(xiàn)在的檔案管理工作中存在的問(wèn)題，通過(guò)對(duì)這些問(wèn)題的研究，得出能夠增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑。

關(guān)鍵詞 檔案管理 科學(xué)化 有效的途徑

隨著現(xiàn)代化的進(jìn)程，自動(dòng)化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)普及開(kāi)來(lái)，科學(xué)技術(shù)水平的提高給檔案管理工作帶來(lái)極大影響?？茖W(xué)技術(shù)與檔案管理之間的相互作用關(guān)系，促使檔案管理方式的多樣化，同時(shí)也使得檔案管理更加科學(xué)化；檔案管理的有效管理也促進(jìn)了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展。當(dāng)然，檔案管理工作是復(fù)雜的，僅依靠現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用是不夠的，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化與規(guī)范化，需要國(guó)家、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理的工作人員的密切配合。

一、增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平的必要性

（一）促進(jìn)檔案管理工作便快速化與效率化

現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，給國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)了日新月異的變化，很多繁瑣的工作通過(guò)現(xiàn)代化管理技術(shù)的提升變得更加便捷，檔案管理工作隨著科學(xué)化的普及，工作內(nèi)容變得簡(jiǎn)便，工作效率也得到顯著提高。檔案管理的科學(xué)化，促使資料信息的存儲(chǔ)、分類(lèi)、查詢(xún)變得有規(guī)律，保存或者使用查詢(xún)時(shí)也更加快速便捷

（二）良性加強(qiáng)信息資源的整合和利用

很多企業(yè)和組織沒(méi)有及時(shí)對(duì)信息資料進(jìn)行及時(shí)整合存儲(chǔ)而流失，這些資料的唯一性和實(shí)效性，對(duì)未來(lái)工作的開(kāi)展有著承上啟下的作用，一旦缺失實(shí)質(zhì)上是一種有形的財(cái)產(chǎn)流失。檔案管理科學(xué)化水平的提高，能夠很好的保存這些資料，并且能夠有效的整合這些資料，比如湖南的烈士公園，如果能夠?qū)⒖茖W(xué)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，對(duì)國(guó)家以及社會(huì)做出卓越貢獻(xiàn)的英雄事跡的保存會(huì)有保障性，這樣的保存方式，不僅是精神財(cái)富的保存，更是對(duì)現(xiàn)代國(guó)民價(jià)值觀與學(xué)習(xí)觀的一種影響。

（三）保障檔案管理的嚴(yán)密性

有部分檔案是機(jī)密的，是不能夠被泄露出去的，如果泄露，會(huì)給企業(yè)或者是國(guó)家?guī)?lái)?yè)p失，所以在文件的保密方面是非常要注意的，檔案管理科學(xué)化不失為是防止檔案資料泄露的好辦法，因?yàn)楝F(xiàn)在科技水平是比較高的，太簡(jiǎn)單的加密文件是很容易被破解的，所以檔案管理也要提高科學(xué)化水平，利用科技將檔案封存的更加機(jī)密，使得文件不會(huì)被泄露。檔案管理在商業(yè)活動(dòng)中的意義顯著，近年來(lái)出現(xiàn)不少商業(yè)機(jī)密泄露，如企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃方案、核心技術(shù)、市場(chǎng)規(guī)劃等機(jī)密信息被竊取，給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)巨大阻礙，特別是核心技術(shù)和企業(yè)內(nèi)部信息的外泄，嚴(yán)重打擊了企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此，采用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理方式，找到符合企業(yè)檔案管理科學(xué)化的途徑，是當(dāng)代企業(yè)面持續(xù)健康發(fā)展的一大問(wèn)題。

（四）利于現(xiàn)代化科技的進(jìn)步

檔案管理科學(xué)化水平的增強(qiáng)是需要科學(xué)技術(shù)的支持的，所以在檔案管理對(duì)科學(xué)技術(shù)的需求下，能夠讓科學(xué)技術(shù)不斷的進(jìn)步和發(fā)展，科技的進(jìn)步也能夠讓檔案管理的科學(xué)化水平越來(lái)越強(qiáng)，二者是有著相輔相成的作用的。

二、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理的工作理念是比較落后的

我國(guó)的檔案管理工作在長(zhǎng)期的資料信息管理工作中被重視起來(lái)，但是檔案管理的工作理念還是比較落后的，很多檔案管理的工作理念依舊還只是保持在記錄、分類(lèi)、保存上，都只是注重檔案的歸集保存，很難通過(guò)對(duì)資料的優(yōu)化整合保存發(fā)揮其價(jià)值。以現(xiàn)代企業(yè)為例，現(xiàn)代的企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，僅僅是滿足工作的要求，并沒(méi)有大局觀與回顧性，資料信息的整合目的，并不是單純的保存下來(lái)，而是通過(guò)對(duì)信息資料的整合，解讀階段性信息的主要內(nèi)容，以滿足未來(lái)工作的需要。只有做到檔案管理的科學(xué)化，資料信息的價(jià)值才能最大化的發(fā)揮。

（二）檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，工作人員的綜合素質(zhì)不高

1.設(shè)施不完善。檔案管理工作的安全性必須重視，基礎(chǔ)實(shí)施的建設(shè)是對(duì)企業(yè)財(cái)富的保護(hù)。檔案室或者資料室大部分都是紙質(zhì)文件，可燃性比較高，為了防止出現(xiàn)火災(zāi)這樣的突發(fā)事件，必須做好檔案管理的安全設(shè)施建設(shè)，比如可以采用防火材料作為檔案放置區(qū)的主要裝修材料和安裝滅火儀器等方式可以有效的保障檔案資料的安全性。若采用的是計(jì)算機(jī)化的檔案管理，檔案文件都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，安全性要比紙質(zhì)性文件高，但目前我國(guó)大部門(mén)地區(qū)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)比較薄弱，計(jì)算機(jī)的設(shè)施安裝缺乏目的性，往往硬件措施跟不上，從而阻礙檔案資料管理科學(xué)化的發(fā)展。

2.員工的綜合素質(zhì)不高。很多機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)員工的理念比較落后，受工作理念和文化水平高低的影響，在檔案管理中很難找到管理科學(xué)化的有效途徑，檔案管理科學(xué)化是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)與創(chuàng)新的過(guò)程，員工的素質(zhì)不過(guò)關(guān)很難取得階段性進(jìn)展。另外現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)運(yùn)用的前提對(duì)員工是有一定要求的，良好的接收學(xué)習(xí)能力和執(zhí)行力是必不可少的，倘若員工本身的素質(zhì)達(dá)不到這樣的條件，對(duì)檔案資料管理科學(xué)化水平的增強(qiáng)只有阻礙作用。

（三）檔案管理工作的信息化建設(shè)落后

現(xiàn)在，我國(guó)開(kāi)發(fā)了很多的關(guān)于檔案管理工作的軟件，但是這些軟件太過(guò)于繁雜，很多企業(yè)和企業(yè)用的軟件都不是一樣的，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以很多信息的沒(méi)辦法實(shí)現(xiàn)資源的共享，現(xiàn)在的檔案管理軟件也是跟不上科技的發(fā)展速度的，就使得很多機(jī)構(gòu)運(yùn)用的軟件比較落后，還使得一些低端的軟件重復(fù)建設(shè)使用，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理科學(xué)化的發(fā)展。

三、增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

（一）完善檔案管理的制度，提高重視程度

提高檔案管理科學(xué)化水平并沒(méi)有一個(gè)相對(duì)完善的制度支持，所以在進(jìn)行增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，建立健全檔案管理科學(xué)化制度是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)保障。

1.制定相關(guān)的法律法規(guī)，完善檔案管理的監(jiān)督體系。制定相關(guān)的法律法規(guī)，不斷完善檔案管理的監(jiān)督體系，切實(shí)做到監(jiān)督各個(gè)單位的檔案管理工作，強(qiáng)制性的提高檔案管理的重視力度，監(jiān)督檔案管理工作的進(jìn)行，避免違法亂紀(jì)行為的出現(xiàn)。

2.加強(qiáng)國(guó)家政策的領(lǐng)導(dǎo)作用。制定科學(xué)化發(fā)展檔案管理的政策，以增強(qiáng)檔案資料管理科學(xué)化水平為目標(biāo)，引領(lǐng)檔案管理工作朝著科學(xué)化方向發(fā)展，政策的領(lǐng)導(dǎo)是給檔案資料管理指明方向，國(guó)家政策的領(lǐng)導(dǎo)也能讓各個(gè)機(jī)構(gòu)提高重視力度，能夠找到正確的發(fā)展方向開(kāi)展工作。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理的工作理念，樹(shù)立正確的工作理念

檔案管理工作者的工作理念必須轉(zhuǎn)變，這是檔案管理科學(xué)化水平提高的重要途徑，以為的保存好資料檔案是工作要求，也是工作需要。在保證質(zhì)量和安全的前提下，要能夠整合和利用檔案，讓這些檔案資料變得更加有價(jià)值，始終把增強(qiáng)科學(xué)化水平作為發(fā)展的目標(biāo)，科學(xué)的將資料進(jìn)行歸類(lèi)整合，不斷的挖掘資料的價(jià)值，并且積極促進(jìn)社會(huì)各界的資源共享，這樣才能夠更好的未來(lái)發(fā)展服務(wù)。

（三）提高檔案管理的員工的綜合素質(zhì)

檔案管理工作是靠檔案工作人員來(lái)進(jìn)行的，所以檔案管理的員工的綜合素質(zhì)是與檔案工作的成效是有一定的關(guān)系的，所以要增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化水平就要增強(qiáng)檔案管理的員工的綜合素質(zhì)。

1.注重員工的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)。檔案管理的科學(xué)化與計(jì)算機(jī)技術(shù)與自動(dòng)化技術(shù)這樣的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)是分不開(kāi)的，檔案管理工作科學(xué)化發(fā)展需要這些技術(shù)的開(kāi)發(fā)運(yùn)用，對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)是滿足時(shí)代要求的需要，提高工作人員的科學(xué)知識(shí)，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新能力，使檔案管理的工作人員能夠跟上科技發(fā)展的腳步，從而能夠熟練的操作檔案管理系統(tǒng)并且能夠進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和整理，是提高工作效率的根本。

2.注重增強(qiáng)員工的道德素質(zhì)和職業(yè)操守。企業(yè)或者其他組織機(jī)構(gòu)的檔案文件是具有機(jī)密性的，回溯以往，出現(xiàn)核心機(jī)密文件的泄露的原因，都是員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度和員工自身的素質(zhì)不過(guò)硬造成的。員工的專(zhuān)業(yè)技能知識(shí)固然重要，但是其職業(yè)道德與思想素質(zhì)對(duì)檔案管理安全的影響是巨大的。做好錄用的考核是非常重要的，在錄用后的試用期需要特殊觀察，要簽訂工作保密協(xié)議，并不斷的對(duì)員工進(jìn)行道德培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的道德素質(zhì)。

（四）提高檔案管理的信息化水平

現(xiàn)代化管理技術(shù)的發(fā)展日新月異，檔案管理信息化技術(shù)也在不斷發(fā)展，促使檔案管理科學(xué)化的工作不得不使用新的方法和新的思路，不斷的增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化水平，增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平就必須要增強(qiáng)檔案管理的信息化能力，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的信息化，檔案管理工作信息化水平的提高同樣也是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化和檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步的重要手段。

1.建立電子檔案管理系統(tǒng)。檔案管理的信息化就要完善一些檔案管理類(lèi)的硬件設(shè)施，計(jì)算機(jī)就是最主要的設(shè)施，檔案管理信息化就要學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)，建立一個(gè)電子的檔案管理系統(tǒng)，讓檔案的分類(lèi)存儲(chǔ)更加方便，更系統(tǒng)和信息化。

2.建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)①Y料快速的傳遞，使檔案的傳遞更加的網(wǎng)絡(luò)化，能夠更好的為百姓提供服務(wù)，也能夠更好的和其他機(jī)構(gòu)分享有價(jià)值的資源，工作也能夠更加方便，但是，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化不能忘記的還是保密性，有些不可公開(kāi)，不可傳遞的信息是不能夠進(jìn)行傳遞的，要對(duì)檔案及其工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。

（五）完善檔案管理設(shè)施的建設(shè)

1.建設(shè)防火、防潮類(lèi)的基礎(chǔ)設(shè)施。很多企業(yè)和機(jī)構(gòu)，對(duì)待檔案管理往往最容易忽視的就是檔案管理的一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，特別是資料存儲(chǔ)室，像烈士公園這樣的機(jī)構(gòu)，周?chē)扇嘉锉容^多，所以檔案室就要注重采用防火、防潮的設(shè)計(jì)，如果沒(méi)有這樣的設(shè)施，發(fā)生意外事件的時(shí)候會(huì)帶來(lái)一些不必要的損失，存儲(chǔ)的資料會(huì)被銷(xiāo)毀，會(huì)帶來(lái)一系列不可彌補(bǔ)的損失，所以檔案管理工作一定要注意建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，采用防火、防潮的設(shè)計(jì)，才能更好的保存資料。

2.硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)。檔案管理工作的展開(kāi)需要一些硬件設(shè)施的支持，電腦就是最基礎(chǔ)的硬件，計(jì)算機(jī)在檔案管理科學(xué)化水平提高的過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，是必不可少的。軟件設(shè)施的建設(shè)也是非常重要的，檔案管理工作中，應(yīng)用到很多的技術(shù)手段，比如加密文件，就需要軟件程序的支持，所以，增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化水平也必須要注重軟件設(shè)施的建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

做到檔案管理科學(xué)化，就要建立健全檔案管理科學(xué)化的制度，國(guó)家必須起到領(lǐng)導(dǎo)和指明方向的作用，企業(yè)或者組織以國(guó)家指出的方向?yàn)闇?zhǔn)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，積極培育有用的員工、積極建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、積極落實(shí)科學(xué)化發(fā)展檔案管理。檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，能夠推動(dòng)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、政治、文化的發(fā)展，是我國(guó)發(fā)展過(guò)程中必須正視的課題。

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