醫(yī)改形勢(shì)下、公立醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新研究

宋美茹

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）7-097-02

摘 要 從公立醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)看，其檔案管理工作和醫(yī)院的診療間存在千絲萬(wàn)縷的關(guān)系。在本文中，筆者闡述了醫(yī)改形勢(shì)下公立醫(yī)院進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的意義，指出這是公立醫(yī)院順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、優(yōu)化醫(yī)院決策、提升管理效率的必經(jīng)之路?；诖?，筆者進(jìn)一步總結(jié)了醫(yī)改形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案管理方面存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決策略，為相關(guān)工作者提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞 醫(yī)改 公立醫(yī)院 檔案管理 創(chuàng)新

在醫(yī)改形勢(shì)的過(guò)程中，公立醫(yī)院的相關(guān)設(shè)備及設(shè)施也不斷更新?lián)Q代，且公立醫(yī)院的規(guī)模也持續(xù)擴(kuò)大，病患數(shù)量急劇增加，如果檔案管理設(shè)備不能夠與時(shí)俱進(jìn)，那么將會(huì)影響公立醫(yī)院的工作效率，甚至導(dǎo)致公立醫(yī)院的工作出現(xiàn)漏洞。所以，公立醫(yī)院的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)提升信息化水平，與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極開展培訓(xùn)與教育工作，提高相關(guān)工作人員的檔案管理水平與計(jì)算機(jī)操作能力。這將有助于公立醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，對(duì)整個(gè)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。

一、基于醫(yī)改形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的意義

（一）順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展

自中共中央推出國(guó)家信息化的發(fā)展戰(zhàn)略后，各行各業(yè)紛紛響應(yīng)號(hào)召，積極做好各項(xiàng)信息化改革工作。除此之外，當(dāng)前全球的數(shù)字化進(jìn)程正不斷加快，國(guó)內(nèi)信息技術(shù)水平也不斷提升，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展進(jìn)一步有效地推動(dòng)了我國(guó)信息建設(shè)工作。自城市到農(nóng)村，我國(guó)逐步開展各種各樣的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)管理工作，實(shí)現(xiàn)各個(gè)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)集中采集與處理。但是從實(shí)際情況看，我國(guó)檔案管理的信息化程度也不夠高，難以滿足社會(huì)發(fā)展的需要。在公立醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案管理的信息化建設(shè)是非常重要的一方面。在醫(yī)改形勢(shì)背景下，如果公立醫(yī)院不積極做好檔案管理的信息化建設(shè)工作，其將很快被社會(huì)淘汰。也就是說(shuō)，我國(guó)公立醫(yī)院的信息化建設(shè)工作是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的必然選擇。

（二）優(yōu)化公立醫(yī)院科學(xué)決策

公立醫(yī)院的各項(xiàng)工作需要以科學(xué)的決策為基礎(chǔ)。在面對(duì)重大事項(xiàng)時(shí)，公立醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，基于醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的需要而指定出科學(xué)的決策，否則，公立醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展將深受影響。對(duì)于公立醫(yī)院而言，要想實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)化，其必須掌握正確的資料與信息，這要求公立醫(yī)院加快做好檔案管理的信息化工作。檔案管理的信息化可以使得各種信息及時(shí)而有效的存儲(chǔ)，且信息能夠快速傳輸，滿足不同使用者的需要。這能夠?yàn)楣⑨t(yī)院的科學(xué)決策提供強(qiáng)而有力的支持。

（三）提高管理的效率

醫(yī)改形勢(shì)下，公立醫(yī)院的檔案管理工作正朝著信息化的方向發(fā)展，其將全面推行數(shù)字化模式，信息技術(shù)將成為支持檔案管理工作的關(guān)鍵力量。將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到公立醫(yī)院的檔案管理領(lǐng)域中，將能夠簡(jiǎn)化檔案管理的流程，提高檔案管理的效率，并降低人為出錯(cuò)的可能性。那些先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠快速處理復(fù)雜的信息，并對(duì)從紛雜的信息中挖掘出有價(jià)值的內(nèi)容。需要額外注意的是，公立醫(yī)院的檔案管理領(lǐng)域中的數(shù)字化信息技術(shù)并非是令檔案管理能夠在某一網(wǎng)頁(yè)上滿足人們的全部需要。從本質(zhì)上講，數(shù)字化現(xiàn)代信息技術(shù)是一套完善的信息處理系統(tǒng)，能夠有效地整理與利用相關(guān)信息，從而改善公立醫(yī)院檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

二、醫(yī)改形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）保密性工作不強(qiáng)

依據(jù)上述有關(guān)內(nèi)容可知，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)公立醫(yī)院的檔案管理工作主要依賴人工操作進(jìn)行，且相關(guān)工作人員的流動(dòng)性比較高，穩(wěn)定性不佳。從某種程度上講，與公立醫(yī)院檔案工作相關(guān)的人員比較多，工作人員接觸檔案的機(jī)會(huì)也非常多，在實(shí)際工作中容易出現(xiàn)各種各樣的意外。對(duì)于部分保密性要求非常高的檔案而言，怎樣保證檔案的保密性與安全性成為了公立醫(yī)院必須重視的問(wèn)題。

（二）檔案更新不到位

現(xiàn)階段，我國(guó)相當(dāng)一部分公立醫(yī)院的檔案管理還停留在紙質(zhì)階段，即采用卷宗的模式加以保存。隨著社會(huì)的發(fā)展，這些檔案卷宗的數(shù)量不斷增加，這使得公立醫(yī)院必須加大投入來(lái)開展檔案管理工作，管理成效也差強(qiáng)人意。在長(zhǎng)時(shí)間的卷宗檔案管理中還有可能出現(xiàn)腐爛等存儲(chǔ)不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，這給公立醫(yī)院的日常工作帶來(lái)不小的影響，亟待改善。

（三）查找的效率不高

在很多情況下的，公立醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度不高，未重視檔案管理工作，僅重視醫(yī)療等業(yè)務(wù)的開展。事實(shí)上，公立醫(yī)院的檔案管理工作極為重要，檔案管理水平會(huì)直接影響公立醫(yī)院的日常運(yùn)作，高水準(zhǔn)的檔案管理能夠充分體現(xiàn)出醫(yī)護(hù)人員的思想動(dòng)態(tài)與業(yè)務(wù)能力，這有助于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院有全面的了解，從而制定出更加行之有效的政策與措施。從實(shí)際操作看，查找效率低下是當(dāng)前公立醫(yī)院檔案管理中普遍存在的問(wèn)題。由于很多公立醫(yī)院仍沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式，以卷宗的形式來(lái)存儲(chǔ)檔案，只能夠依賴人工來(lái)查找檔案。隨著卷宗數(shù)量的不斷增多，查找的難度越來(lái)越大，工作效率極為低下，且出錯(cuò)率也居高不下。這些均為導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)作效率下降，不利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

三、基于醫(yī)改形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的策略

（一）重視檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新

從技術(shù)層面看，我國(guó)的ISO9001質(zhì)量管理體系是檔案管理方面最具先進(jìn)性的管理體系。公立醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)可以積極構(gòu)建質(zhì)量管理體系，借鑒或參照ISO9001質(zhì)量管理體系而開展各項(xiàng)具體工作。在條件允許的情況下，公立醫(yī)院也可以直接引進(jìn)ISO9001質(zhì)量管理體系，這將有效地提升公立醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化程度。不僅如此，公立醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需要而構(gòu)建起健全的規(guī)章制度，針對(duì)部分技術(shù)操作工作，其可以制定出硬性的要求，這樣能夠避免實(shí)際工作中的隨意性行為。

（二）重視服務(wù)工作的創(chuàng)新

事實(shí)上，檔案管理工作是為公立醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療業(yè)務(wù)而提供支持的，檔案管理有助于醫(yī)院充分利用各種資源，從而創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)價(jià)值。通常，公立醫(yī)院的檔案管理部門都處于附屬角色，如果要提高公立醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新水平，有必要提高檔案管理部門在整體醫(yī)院系統(tǒng)中的地位，令其改變被動(dòng)的工作模式，積極主動(dòng)地投入到工作中。公立醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步拓展檔案管理工作的覆蓋面，令管理范圍得以擴(kuò)大，這將有效延伸公立醫(yī)院檔案管理工作的層次，并令檔案保密工作真正落實(shí)到位。

（三）不斷完善醫(yī)療檔案的管理制度

在公立醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的過(guò)程中，最關(guān)鍵的工作是構(gòu)建起科學(xué)的醫(yī)療檔案管理制度。只有明確了各項(xiàng)制度，才能夠令實(shí)際工作有章可循，才可以依照既定的標(biāo)準(zhǔn)而開展各項(xiàng)創(chuàng)新活動(dòng)。在健全醫(yī)療檔案管理制度的過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)才能夠當(dāng)?shù)蒯t(yī)療的發(fā)展?fàn)顩r、各崗位的實(shí)際情況等入手，要求所有員工都能夠充分了解自身的崗位職責(zé)，從而更有效地開展實(shí)際工作。醫(yī)院應(yīng)要求相關(guān)工作人員積極配合檔案管理工作，包括信息的采集、整合等；相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)端正工作態(tài)度，嚴(yán)格依照既定的管理制度而開展工作，確保各檔案的信息內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

（四）從檔案保密制度著手創(chuàng)新管理

涉及保密要求的密級(jí)檔案，要在檔案上清楚的做好密級(jí)標(biāo)記，并統(tǒng)一存放加強(qiáng)保管，定期檢查，對(duì)于私自動(dòng)用密級(jí)檔案、泄露檔案機(jī)密者，必須嚴(yán)厲查處。

（五）從檔案鑒別、棄毀著手創(chuàng)新管理

在存檔案的鑒別和棄毀也是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。要定期組織檔案鑒別，對(duì)于一些過(guò)期或失去價(jià)值的檔案進(jìn)行棄毀處理。處理過(guò)程中務(wù)必要慎之又慎，先有專業(yè)人員進(jìn)行鑒別，再按流程審報(bào)，經(jīng)確認(rèn)后才可進(jìn)行棄毀處理。另外要注意檔案的保密性。

（六）從檔案庫(kù)房制度著手創(chuàng)新管理

禁止外部人員出入檔案庫(kù)房，做好庫(kù)房的防護(hù)管理，基于檔案的特殊性，不僅要防火、防腐、防盜，還要注意防蟲、防光、防潮、防塵、防有害氣體等，保證庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案不被損毀。

（七）對(duì)檔案管理者進(jìn)行信息素質(zhì)培養(yǎng)

基于時(shí)下的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，各個(gè)領(lǐng)域均導(dǎo)入了現(xiàn)代化管理，檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)導(dǎo)入數(shù)據(jù)化管理。因此檔案管理者要掌握計(jì)算機(jī)與多媒體操作技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)管理和保存檔案，不僅方便查收和統(tǒng)計(jì)，而且節(jié)省庫(kù)房空間。故而，要組織檔案管理者學(xué)習(xí)按照不同類別把檔案錄入計(jì)算機(jī)；學(xué)習(xí)如何在計(jì)算機(jī)上建立數(shù)據(jù)庫(kù)；學(xué)習(xí)如何在計(jì)算機(jī)采集、傳輸、保存、檢索、應(yīng)用檔案信息；學(xué)習(xí)如何借助多媒體技術(shù)和設(shè)備，快速的把檔案信息清晰、準(zhǔn)確、生動(dòng)的再現(xiàn)。

其次，要打造專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍。為了更好的完成公立醫(yī)院檔案管理，僅僅憑借科學(xué)的管理體系很難實(shí)現(xiàn)，還需要發(fā)揮人的作用，正確地運(yùn)用管理制度，也就是說(shuō)，我們要培養(yǎng)更多的檔案管理人才。比如，可以設(shè)置培訓(xùn)課程，提升工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備及專業(yè)素養(yǎng)，當(dāng)然，也可以利用開辦講座的形式，為檔案管理人員創(chuàng)造條件，使他們可以進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。

四、結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)改不斷進(jìn)步的同時(shí)，公立醫(yī)院的檔案管理工作也當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高信息化程度。從傳統(tǒng)角度看，在公立醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域中引入現(xiàn)代信息科技，已經(jīng)突破了人們對(duì)于醫(yī)院救死扶傷的職能認(rèn)知。針對(duì)此，公立醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案管理工作的價(jià)值，積極推進(jìn)檔案管理的信息建設(shè)。除此之外，公立醫(yī)院的檔案管理還應(yīng)當(dāng)做到高效化與透明化，這要求相關(guān)工作人員不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，從而勝任檔案管理的崗位。公立醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)積極開展計(jì)算機(jī)方面的培訓(xùn)工作，從而全面提高檔案管理人員的工作水平。歸納以上，公立醫(yī)院檔案信息屬于醫(yī)院日常管理工作其中的一項(xiàng)重要工作，醫(yī)院管理者應(yīng)重視檔案信息的作用。公立醫(yī)院醫(yī)院檔案工作人員應(yīng)結(jié)合上述措施實(shí)施具體的檔案信息管理工作，通過(guò)制定和落實(shí)檔案信息管理制度以及檔案信息分析制度來(lái)提升公里資源檔案管理工作的質(zhì)量。

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