高校電子文件一體化管理中人事檔案管理機(jī)制與對策研究

陸冬梅

摘要：文章從電子文件生成、保存、歸檔和利用的全過程出發(fā)，重新對高校內(nèi)部各部門的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu)，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，推動高校電子文件的共享和協(xié)作利用。

Abstract： The article starts from the whole process of generating， storing， archiving and utilizing electronic documents， reconstructs the business processes of various departments within the university， and formulates unified management standards and norms， to promote the sharing and collaborative use of electronic documents in colleges and universities.

關(guān)鍵詞：高等院校;電子文檔;檔案管理;人事檔案;云計算

Key words： colleges and universities;electronic documents;file management;personnel files;cloud computing

中圖分類號：G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1006-4311（2019）23-0115-03

0 ?引言

從高校檔案管理的長遠(yuǎn)目標(biāo)來看，電子文件一體化管理是其必然的發(fā)展方向[1]。對高校電子文件的管控，應(yīng)當(dāng)自業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生電子文件的時候就開始，而這就需要在進(jìn)行各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案部門的檔案文件管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，充分考慮后續(xù)的電子文件一體化整合問題，各部門應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求以及檔案部門的電子文件管理需求，提出本部門對各部門系統(tǒng)建設(shè)的功能要求，進(jìn)而推進(jìn)高校電子文件一體化管理以及人事檔案管理的融入。

1 ?高校電子文件一體化管理中人事檔案管理的主要原則

1.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則

在國家層面的檔案管理中所遵循的基本原則是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”，該原則也是在我國長期以來的檔案工作實踐經(jīng)驗的凝煉，高校在推動人事檔案融入到本校的電子文件一體化管理的過程中應(yīng)當(dāng)以該原則為基本準(zhǔn)則和行動標(biāo)準(zhǔn)，這既與高校電子文件的產(chǎn)生過程是在我國特有的檔案管理體制下實現(xiàn)的原因有關(guān)，也與高校自身的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置有關(guān)。高校應(yīng)從管理理念、制度、模式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式等方面進(jìn)行協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，以確保人事檔案能夠融入到高校電子文件一體化管理之中。

1.2 協(xié)同效應(yīng)原則

協(xié)同效應(yīng)（Synergy Effects），最直觀的目標(biāo)就是要實現(xiàn)一加一大于二的效應(yīng)。某個高校內(nèi)部通常包含了多個相對獨立運行的系統(tǒng)，如行政、院系和科研等部門、直屬單位以及其他的附屬機(jī)構(gòu)等，每類部門或機(jī)構(gòu)都有自身的系統(tǒng)，這些系統(tǒng)之間的協(xié)同運作，共同構(gòu)建了高校整個系統(tǒng)，實現(xiàn)了高校的整體效應(yīng)大于各部門或機(jī)構(gòu)單獨運行的效應(yīng)之和[2]。在高校電子文件一體化建設(shè)的過程中，人事檔案管理的相關(guān)設(shè)備與設(shè)備將與其他部門的電子文檔管理設(shè)備一起參與調(diào)配與使用，根據(jù)人事檔案管理與使用的實際需求，對資源進(jìn)行合理配置，這必然會提升管理與利用的效率。

1.3 全程管理原則

根據(jù)生命周期理論，對電子文件進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)遵循全程管理原則，這也是高校電子文件管理工作自身的要求，該項工作需要從文件的產(chǎn)生到保管、利用和報廢，對電子文件實施全過程的監(jiān)管。對高校電子文件實施生命周期管理，比傳統(tǒng)檔案管理更加復(fù)雜多變，要求高校各部門應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)傳遞、移交以及系統(tǒng)的銜接方面開展更加緊密的合作，這都是高校人事檔案管理融入電子文檔一體化管理應(yīng)當(dāng)注意的問題。

1.4 前端控制原則

在對高校電子文檔實施一體化管理前，對電子文檔的生成進(jìn)行前端控制和干預(yù)，確保其生成過程符合高校已經(jīng)制定的各項制度與規(guī)范，并將這些規(guī)范性的要求融入到檔案管理部門與人事管理部門自有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，以便對人事檔案電子文件的產(chǎn)生與管理給予相應(yīng)的指導(dǎo)，能夠有效保證高校人事檔案融入電子文檔一體化管理進(jìn)程的質(zhì)量。在人事管理部門的前端對人事檔案電子文檔的生成進(jìn)行控制，使電子文件在生成之時就符合相關(guān)管理目標(biāo)與規(guī)范，這既能夠有效減少檔案管理部門后續(xù)的加工與管理工作，也能夠確保人事檔案電子文檔的質(zhì)量。

2 ?高校電子文件一體化管理中人事檔案管理機(jī)制

對高等院校的電子文件實施一體化管理，從橫向?qū)用鎸Ω咝８鞑块T的文件流與業(yè)務(wù)流進(jìn)行整合和集成，而從縱向?qū)用鎻?qiáng)調(diào)對二者進(jìn)行轉(zhuǎn)化的具體過程。

2.1 文件流與業(yè)務(wù)流的集成機(jī)制

在校園數(shù)字化的環(huán)境下，高校在各類活動中產(chǎn)生、積累和保管了不計其數(shù)的電子文件，這些活動除了包含人事部門的電子文檔外，還包括教學(xué)、科研、管理各個部門的職能活動，高校的這些大量電子文件其有著重要的價值，對其進(jìn)行恰當(dāng)利用有助于高校履行自身的職能和開展相關(guān)業(yè)務(wù)活動。通常來說，高校的文件流是職能部門業(yè)務(wù)流發(fā)生作用的結(jié)果，而人事部門的業(yè)務(wù)流與人事檔案的文件流具體結(jié)合到何種程度，對于評價電子文件的管理水平與質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實意義。若將二者緊密結(jié)合起來，高校的管理成本可以得到極大的提升，且高校各項工作的效率也會得到相應(yīng)的提升，更有助于提升電子文件管理的系統(tǒng)性與規(guī)范性，而若二者結(jié)合的緊密程度不高，相關(guān)業(yè)務(wù)工作有可能因此受到了相應(yīng)的阻礙，電子文件的價值也難有效發(fā)揮出來。高校兩種流是否能夠被有效集成，最主要兩袖清風(fēng)是反映在電子文件管理系統(tǒng)是否將兩種流實現(xiàn)了一體化的整合。該管理系統(tǒng)需要對文件與業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行有效的考量，以此提升高校電子文件的完整性、安全性和及時性，進(jìn)而確保高校各項業(yè)務(wù)運行的有效性。

2.2 數(shù)據(jù)流和文件流的轉(zhuǎn)化機(jī)制

高校不僅有教學(xué)與科研部門，還有眾多為這些部門提供支持的職能業(yè)務(wù)部門，其中就包括了人事管理部門，再加上校內(nèi)的大量師生，各部門及其各類人員都能夠產(chǎn)生大量的人事及其相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息，但所產(chǎn)生的這些信息并不能隨時有效保存下來。在這些數(shù)據(jù)信息中，多數(shù)信息都是冗余或錯誤的，因此要從中篩選出有價值的數(shù)據(jù)，對這些信息進(jìn)行有效保存，進(jìn)而成為對其他人有用的文件，但這些文件通常只是高校眾多數(shù)據(jù)信息極少數(shù)的一部分[3]。在電子文件來源日益多樣化的情況下，高校內(nèi)部產(chǎn)生的電子文件數(shù)據(jù)信息類型比較多樣化，既有結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，也有半結(jié)構(gòu)化甚至是非結(jié)構(gòu)化的信息，高校應(yīng)當(dāng)運用關(guān)聯(lián)和聚類等方法，從繁雜的各類部門信息中提煉和挖掘出有價值的信息，并依照來源一致性的原則，將所挖掘出來各類電子文件檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為信息資產(chǎn)，形成高校有價值的信息資產(chǎn)，進(jìn)而將這些資產(chǎn)永久在學(xué)校中存儲起來，變成高校的檔案館或數(shù)據(jù)庫中的資產(chǎn)。高校電子文件的數(shù)據(jù)流和文件流轉(zhuǎn)化如圖1所示。

3 ?高校電子文件一體化管理中人事檔案管理策略

俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓”，在高校進(jìn)行電子文件一體化管理以及將人事檔案管理融入其中的過程中，高校也應(yīng)當(dāng)遵循這樣的基本原則開展規(guī)范化建設(shè)，以建立管理的規(guī)矩。在以往高校的信息化建設(shè)中，高校內(nèi)部由于缺乏總體上的管理體制協(xié)調(diào)，這導(dǎo)致高校文件產(chǎn)生了部門之間的分隔與不融合現(xiàn)象，在很多情況下高校通常主要只是基于本部門的業(yè)務(wù)基本需求，制定自身的業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致了高校各部門之間管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范產(chǎn)生了不統(tǒng)一和問題，這便產(chǎn)生了電子文件管理工作中資源浪費問題，這種浪費不僅表現(xiàn)在人力和資本上，同時也表現(xiàn)在了工作效率的提升上，這必然導(dǎo)致了高校電子文檔的一體化管理會產(chǎn)生不利的影響。

為了更加有效的實現(xiàn)電子文件規(guī)范化管理，國際檔案組織以及各國的檔案部門均制定了電子文件管理的相關(guān)規(guī)范，形成了比較規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，這都為高校的電子文件規(guī)范化管理提供了良好的現(xiàn)實基礎(chǔ)。在云計算標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，美國提出了云計算的SPI（SaaS、PaaS、IaaS）服務(wù)模式以及云計算的相關(guān)部署方式，并對云計算的關(guān)鍵功能及基本功能給出了相應(yīng)的規(guī)定[4]。為更有效地確保電子文件能夠獲得持久的管理，高校人事部門與檔案部門以及其他業(yè)務(wù)部門，應(yīng)當(dāng)對人事檔案的基本特征及其產(chǎn)生、保存的規(guī)律進(jìn)行把握，并依據(jù)國家在電子文件管理以及云計算技術(shù)應(yīng)用方面的法律法規(guī)，結(jié)合高校人事與檔案部門業(yè)務(wù)的具體實際，制定既適應(yīng)電子文件管理工作，又可以適應(yīng)后續(xù)檔案管理需求規(guī)范制度，進(jìn)而實現(xiàn)對高校人事檔案的統(tǒng)一、有效管理，以使得電子文件管理過程中的各個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的規(guī)范可依。當(dāng)前在進(jìn)行云計算建設(shè)的過程中，為實現(xiàn)規(guī)范化，應(yīng)當(dāng)著重實現(xiàn)互助性、可移植性、安全性等目標(biāo)，以便實現(xiàn)高校人事業(yè)務(wù)部門與檔案部門在數(shù)據(jù)與服務(wù)上的互操作性，并為高校其他部門在此基礎(chǔ)上進(jìn)行服務(wù)層面的二次開發(fā)，進(jìn)而構(gòu)建起可供全校各項業(yè)務(wù)活動開展的教育服務(wù)云。

3.1 建立管理性標(biāo)準(zhǔn)

該類標(biāo)準(zhǔn)主要用于對高校的電子文件一體化管理實施統(tǒng)籌管理，從頂層實現(xiàn)不同部門及其業(yè)務(wù)之間的協(xié)調(diào)、部署，將這些做法與具體要求以制度化的方式進(jìn)行固定，從目標(biāo)上實現(xiàn)一體化管理，避免高校內(nèi)部各部門之間的業(yè)務(wù)系統(tǒng)出現(xiàn)各自運作和難以融合的問題。這種管理標(biāo)準(zhǔn)化通常主要有兩個方面：一方面對管理主體進(jìn)行規(guī)范，即通過人事部門與檔案部門以及其他部門之間的日常協(xié)調(diào)與規(guī)范，對各部及其分管領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)及其責(zé)任與義務(wù)進(jìn)行確定;另一方面，對管理客體進(jìn)行規(guī)范，對電子文件的術(shù)語、元數(shù)據(jù)、存儲格式、鑒定、安全管理等方面標(biāo)準(zhǔn)給出明確的規(guī)定。

3.2 建立技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)

該類標(biāo)準(zhǔn)主要涉及了軟件、計算、加密及文件的轉(zhuǎn)換與接口等多個方面的管理規(guī)范，其中在這些多種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中，最能夠影響電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)是接口標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)的制定對云端的數(shù)據(jù)管理起到了關(guān)鍵性的作用，若電子文件數(shù)據(jù)管理過程中出現(xiàn)了格式、長度、類型等方面的不規(guī)范問題，高校人事管理部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)將很難有效融入到高校的檔案管理系統(tǒng)之中，進(jìn)而對整個學(xué)校的電子文件一體化管理產(chǎn)生阻礙的作用。例如，有些學(xué)校在進(jìn)行高校的信息化建設(shè)過程中，由于在最初階段缺乏統(tǒng)一、全局性的規(guī)劃，以及相關(guān)管理人員沒有比較強(qiáng)的一體化管理意識，導(dǎo)致了包含人事檔案在內(nèi)的文件管理過程上，產(chǎn)生了不同部門各做各事、互不通融的問題，這些高校的辦公自動化系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)雖然在一定程度上實現(xiàn)了高校的信息化建設(shè)目標(biāo)，但由于該系統(tǒng)和高校的檔案管理系統(tǒng)主要還是由不同的部門主管和維護(hù)，各部門在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)中缺乏及時有效的溝通，使得這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)中所產(chǎn)生和累積的電子文件難以獲得正確的保管，從而導(dǎo)致了業(yè)務(wù)部門再次開展相關(guān)業(yè)務(wù)活動的時候產(chǎn)生了工作效率低下的問題。要提升人事管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)和電子文件管理水平，應(yīng)當(dāng)加速這些業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的對接，在數(shù)據(jù)上實現(xiàn)無縫連接和數(shù)據(jù)信息在各部門之間的流轉(zhuǎn)，并最終實現(xiàn)人事檔案融入高校電子文件的一體化管理進(jìn)程之中。

4 ?結(jié)語

電子文件一體化管理要求高校在整體思維下，從電子文件生成、保存、歸檔和利用的全過程出發(fā)，重新對高校內(nèi)部各部門的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu)，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，推動高校電子文件的共享和協(xié)作利用。在此過程中，人事檔案管理可從以下幾個方面展開：首先，積極融入高校電子文件一體化管理自頂而下的全局規(guī)劃之中，高校人事檔案價值的挖掘與利用需要借用外部技術(shù)手段實現(xiàn)，且人事檔案只有在與校內(nèi)外其他檔案的結(jié)合，其價值才能充分展現(xiàn)出來，因而高校人事檔案管理應(yīng)當(dāng)積極響應(yīng)高校電子文件一體化管理所制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，融入到該進(jìn)程之中。其次，拓展高校人事檔案電子文件歸檔渠道，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)為人事檔案提供電子文件歸檔專線，確保歸檔工作的安全性和實效性，同時高校人事部門檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動學(xué)習(xí)電子檔案管理的相關(guān)知識和技能，創(chuàng)新人事檔案電子化管理的方式，以提升人事檔案電子化管理的水平。再次，重組人事檔案管理業(yè)務(wù)流程，挖掘人事檔案與校內(nèi)外其他電子文件的聯(lián)系，將人事檔案電子文件生成前后的利用與歸檔環(huán)節(jié)打通，根據(jù)電子文件檔案生命周期的客觀規(guī)律，按照文件從生成、著錄，到標(biāo)引、編目，再到最終的歸檔和利用流程，將與電子文件相關(guān)的業(yè)務(wù)活動聯(lián)系起來，形成全新的業(yè)務(wù)流程。最后，依據(jù)電子文件生命周期的管理流程，建立高校電子文件統(tǒng)一管理平臺，將電子文件發(fā)布、流轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)封裝、傳送回平臺、元數(shù)據(jù)組織與關(guān)聯(lián)、文件歸檔以及文件解封、難與利用等一系列流程集中于該平臺，實現(xiàn)對人事檔案的全流程管理以及與其他檔案的關(guān)聯(lián)管理，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)交換、保存和利用等功能。

參考文獻(xiàn)：

[1]畢建新，鄭建明，褚怡春，等.業(yè)務(wù)驅(qū)動的電子文件一體化管理與開放獲取研究——以國家自然科學(xué)基金項目為例[J].浙江檔案，2015（9）：18-21.

[2]燕楊.探索建立電子文件一體化集成管理系統(tǒng)模型——以蘇州市相城區(qū)國土分局為例[J].檔案與建設(shè)，2016（6）：71-74.

[3]張文元，史錫年.高校電子文件一體化管理的協(xié)同監(jiān)管[J].中國檔案，2015（1）：53-54.

[4]楊福運，李文姣.山東國家電子文件管理信息系統(tǒng)試點通過驗收[J].中國檔案，2015（8）：82.