機關事業(yè)單位檔案信息化建設問題與對策

許秋莉

摘 要：機關事業(yè)單位內部檔案資料內容較多，推行檔案信息化建設工作，可以提升檔案管理工作質量。但實際過程中部分機關事業(yè)單位檔案信息化建設工作不理想，需要做好研究分析工作。文中以機關事業(yè)單位為對象，分析檔案信息化建設的問題，并給出針對性解決措施。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;檔案信息化;優(yōu)化對策

檔案信息化建設是一個持續(xù)性工作，并不是短時間內可以完成的，這就需要得到單位領導、各部門的支持，夯實信息化建設的基礎。通過規(guī)范信息化建設制度，推進檔案信息化的深化工作，構建數字檔案資源庫，為機關事業(yè)單位各項工作開展提供資料支持。

一、機關事業(yè)單位檔案管理現狀

1.對檔案管理的忽視

隨著經濟的發(fā)展，很多機關事業(yè)單位規(guī)模較大，檔案管理工作量也隨著加大，再加上檔案管理無法產生效益，反而增加工作人員的工作量等原因，導致單位工作人員不重視檔案管理工作。長此以往，受到這種觀念的影響，機關事業(yè)單位領導層也對于檔案管理工作也逐漸忽視，形成了機關事業(yè)單位不受重視檔案管理這種不良風氣。在很多機關事業(yè)單位仍采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理，未將信息與網絡技術運用到機關事業(yè)單位檔案管理之中，導致工作人員工作量大且管理工作很難進行。

2.管理人員水平有待提高

單位的發(fā)展需要依靠人才，對于機關事業(yè)單位來說更是如此。機關事業(yè)單位檔案管理工作對于人才也提出更高的要求，不僅需要管理者有基本的油田知識，又要有專業(yè)的檔案管理知識。但就目前情況來看，很多機關事業(yè)單位管理者大多是其他部門的工作人員兼職擔任，并沒有專業(yè)的檔案管理人員，導致檔案管理工作不能順利進行，不利于機關事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

3.檔案管理制度不健全

機關事業(yè)單位人員對檔案工作重視程度不夠，使得公司無法將檔案管理制度落到實處，而機關事業(yè)單位檔案制度最看中的檔案收集與保護等措施混亂，導致了檔案，查找不便，利用率不高等現象。這些行為嚴重損害了單位檔案的可利用價值和檔案的價值，使機關事業(yè)單位損失了巨大的經濟效益和社會名譽。

二、機關事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設的措施

1.強化檔案管理人員意識

檔案管理是對單位乃至國家檔案進行保存和加密，是單位生命軌跡的續(xù)寫方式，所以 一個單位對檔案資料的管理程度決定了一個單位運行的好壞。而在檔案管理環(huán)節(jié)中，檔案管理人員更是對單位檔案管理起著決定的作用，檔案人員素質的高低、業(yè)務能力的強弱無疑決定了單位檔案管理的成效。而在我國大多數機關事業(yè)單位檔案管理中，管理人員的素質和工作意識不強，只是一味的照本宣科，無法將責任意識落到實處，從而導致了單位或是個人完成嚴重的損失。

2.培養(yǎng)人才從而提高管理水平

前由于計算機技術、大數據等技術的不斷發(fā)展，對于業(yè)務檔案的管理已經從傳統(tǒng)的人工管理上升到電子數據和紙質數據共同保存的趨勢發(fā)展。在對業(yè)務檔案進行管理時，需要重視做到以人為本，并將人工管理與設備管理進行有機結合，既要保證數據的準確性，還應該保證參保人員個人信息的安全性。

在機關事業(yè)單位檔案管理中，管理人員對于單位管理水平起著至關重要的作用。因此，想要真正的提高檔案管理水平，必須從抓緊管理人員開始。首先，機關事業(yè)單位需要更多專業(yè)管理人員的加入，建立起一支真正的管理團隊，從而提高工作效率。其次，機關事業(yè)單位可以開展定期培訓與獎罰制度，從而確保管理人員的工作質量與工作積極性。

3.建立信息化的管理方式

機關事業(yè)單位檔案管理方式必須與時代接軌，充分利用信息化的方式，建立起一個綜合的信息化單位檔案庫，形成系統(tǒng)的平臺。將檔案工作逐步由紙質版過渡到電子檔案資料，并且完成錄入，整理，歸納與查詢等，充分利用信息化技術提升單位檔案管理的效率。檔案管理工作人員的素質提升后，需對管理工作進行明確分工，設置專門檔案管理工作的資料收集整理專員，根據的相關管理要求，可以有效提高檔案的真實性，完整性和連貫性。制定一套完整的從文件資料的形成、日常管理、收集整編、移交保管等相應的管理制度，并嚴格貫徹執(zhí)行，按高標準做好基礎資料，嚴格考核，避免發(fā)生材料不規(guī)范、文件遺失等現象，從源頭上為文件資料的建檔打好基礎。

4.檔案管理制度的完善

完善檔案管理制度是完善檔案管理制度的重中之重的環(huán)節(jié)，機關事業(yè)單位想要運行規(guī)范需要保證檔案質量。要規(guī)范檔案材料，制定完善健全收集制度，將檔案材料分類，管理創(chuàng)新收集手段，并且收集照片，錄音帶，錄像帶等實物，并且根據各類檔案資料管理要求進行整理，方便檔案的保管。同時，制定專門的有關單位檔案管理的規(guī)定來約束工作人員，針對違反規(guī)定的工作人員采取制裁，使機關事業(yè)單位工作人員從內心認識到完善檔案管理制度的重要性，保證單位檔案管理工作水平得到提升。

三、結語

總之，機關事業(yè)單位檔案信息化建設是一項長期工作，涉及較多的內容，面臨很多繁雜的事情，做好軟硬件設備的配置工作，奠定信息化工作的基礎。機關事業(yè)單位結合自身實際情況，提高檔案信息化建設的速度，優(yōu)化檔案管理流程，方便查詢檔案資料，促進檔案利用率的提升。