基于信息化的集團企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建

王晶平

摘 要 財務(wù)共享服務(wù)中心作為近年來廣為流行的會計和報告業(yè)務(wù)管理方式，由于保證了會計記錄和會計報告的規(guī)范性、統(tǒng)一性，節(jié)省了在集團公司下屬企業(yè)分別設(shè)立會計辦事處的成本，因此受到集團公司的青睞。信息技術(shù)的成熟發(fā)展，為集團企業(yè)建立財務(wù)共享服務(wù)中心提供了技術(shù)支持。作為集團公司的財務(wù)總監(jiān)，既要認識到當前形勢下構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的必要性與緊迫性，又要立足于集團企業(yè)財務(wù)管理工作現(xiàn)狀。通過制定財務(wù)共享服務(wù)中心整體規(guī)劃，明確構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心關(guān)鍵要素，做好統(tǒng)一編碼標準，搭建信息化平臺等相關(guān)工作，充分發(fā)揮財務(wù)共享服務(wù)中心在降低集團企業(yè)運作成本，實現(xiàn)財務(wù)管理水平提高，支持集團企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略等方面的重要價值。

關(guān)鍵詞 集團企業(yè) 財務(wù)共享服務(wù)中心 數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化 網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)

一、引言

早在20世紀90年代，財務(wù)共享服務(wù)中心在歐美國家的大型企業(yè)中就得到了應(yīng)用。受到經(jīng)濟全球化和會計信息化發(fā)展的影響，國內(nèi)部分集團企業(yè)如中興、中鐵等，也開始借鑒國際經(jīng)驗，建立起自己的財務(wù)共享服務(wù)中心。集團企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心，既是順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展潮流的必然趨勢，同時也是對內(nèi)整合資源、對外提高綜合競爭力的一種有效手段。需要注意的是，財務(wù)共享服務(wù)中心雖然發(fā)揮的優(yōu)勢明顯，但是也需要集團企業(yè)提供必要的資金、技術(shù)、人才等方面的支持。探究信息化背景下，構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的具體策略，也成為現(xiàn)階段集團企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)研究的重要課題。

二、集團企業(yè)財務(wù)管理現(xiàn)狀

（一）集團企業(yè)財務(wù)管理存在的問題

1.機構(gòu)冗余，效率低下。大型集團企業(yè)財會業(yè)務(wù)繁重，由于以往企業(yè)財務(wù)工作方式主要以人工為主，因此在職的財務(wù)工作人員數(shù)量較多，少則幾百，多則上千。隨著信息時代的到來，集團企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)逐漸得到了推廣應(yīng)用;這不僅讓財務(wù)工作效率大幅度提升，而且很多基礎(chǔ)性的財務(wù)計算工作，都可以由計算機代替人工來完成。在這一背景下，集團企業(yè)的財務(wù)機構(gòu)、財務(wù)隊伍就變得冗余。這些冗余的機構(gòu)、人員，除了直接增加集團企業(yè)的財務(wù)開支外，還會在企業(yè)內(nèi)部形成相互推諉責(zé)任、人浮于事的工作環(huán)境，財務(wù)工作的效率也會變得低下。

2.業(yè)務(wù)流程缺乏統(tǒng)一的標準。集團企業(yè)下屬各個子公司的經(jīng)營業(yè)務(wù)多樣，在進行財務(wù)管理時也常常面臨較大的阻力。現(xiàn)階段存在的突出問題是，集團企業(yè)內(nèi)部并沒有一套自上而下貫徹執(zhí)行的財務(wù)管理標準，下屬企業(yè)各自執(zhí)行一套業(yè)務(wù)流程和管理標準。雖然這體現(xiàn)了財務(wù)管理的靈活性，但是也給集團企業(yè)的財務(wù)計劃執(zhí)行增加了阻力。財務(wù)計劃從下完成執(zhí)行，中間需要經(jīng)歷較長的時間，而集團企業(yè)面臨的市場發(fā)展形勢瞬息萬變，如果這些財務(wù)計劃不能盡快得到落實，最終也會給集團企業(yè)的經(jīng)營效益造成損失。

3.決策支持能力匱乏。財務(wù)部門除了要做好職責(zé)范圍財務(wù)管理內(nèi)的工作外，還要以大量的財務(wù)數(shù)據(jù)作為事實依據(jù)，通過整理、匯總，為集團企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。集團企業(yè)扁平式的組織架構(gòu)，導(dǎo)致財務(wù)人員被分散在不同的事務(wù)崗位，很難有時間、有精力發(fā)揮財務(wù)決策價值。例如，按照集團企業(yè)財務(wù)管理要求，當天賬目必須當天結(jié)算，并將財務(wù)數(shù)據(jù)錄入信息管理系統(tǒng)。但是很多財務(wù)人員為了方便，往往幾天或一周進行一次財務(wù)信息錄入，這樣不僅容易造成財務(wù)數(shù)據(jù)的丟失，而且也難以發(fā)揮財務(wù)決策的支持價值。

（二）建立集團企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的必要性

1.有利于降低企業(yè)的財務(wù)管理成本。集團公司財務(wù)機構(gòu)存在業(yè)務(wù)重疊、人員冗余的問題，不僅導(dǎo)致財務(wù)工作效率低下，而且無形中消耗了大量的成本。建立財務(wù)共享服務(wù)中心，一方面，可以實現(xiàn)集團企業(yè)對下屬公司財務(wù)方面業(yè)務(wù)的垂直管理，減少下屬公司獨立設(shè)置財會機構(gòu)、安排財會人員的成本;另一方面，財務(wù)共享服務(wù)中心借助信息管理系統(tǒng)，代替人工完成大量的財務(wù)工作，效率大幅度提升，也間接地降低了企業(yè)的財務(wù)管理成本。另外，財務(wù)共享服務(wù)中心在開展基礎(chǔ)的財務(wù)數(shù)據(jù)、會計信息核算時，可以避免以往人工作業(yè)中可能存在的計算錯誤等問題，減少由于操作失誤而產(chǎn)生的財務(wù)損失。

2.有利于實現(xiàn)財務(wù)信息的整合利用。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，財務(wù)數(shù)據(jù)不僅是對集團企業(yè)日常運營和業(yè)務(wù)往來的直接記錄，而且也可以作為一種寶貴的資源。借助財務(wù)共享服務(wù)中心和大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，可以對這些財務(wù)信息進行整合利用，挖掘其潛在的利用價值，在集團企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)制定經(jīng)營決策、提高集團企業(yè)風(fēng)險識別與抵抗能力等方面發(fā)揮重要的價值。例如，面對瞬息萬變的市場形勢，通過分析和利用財務(wù)信息，能夠減少因為信息不對稱而帶來的決策風(fēng)險。

三、建立集團企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的關(guān)鍵要素

（一）流程標準化

為了打破集團企業(yè)上下級之間以及各平行部門之間的信息壁壘，構(gòu)建起集中式的財務(wù)共享服務(wù)中心，需要在集團企業(yè)內(nèi)部建立一套標準化的操作流程。各個下屬企業(yè)、各職能部門，財務(wù)信息管理系統(tǒng)都要服從于財務(wù)共享服務(wù)中心的指揮，以便實現(xiàn)財務(wù)工作運行效率的提升。同時，為了進一步增強集團企業(yè)員工對流程標準化的正確認識，還可以在該流程的重要節(jié)點上，引進KPI（關(guān)鍵績效指標）。這樣就可以進一步強化員工的責(zé)任意識，使其認真執(zhí)行操作標準，為財務(wù)共享服務(wù)中心的盡早建成奠定扎實的基礎(chǔ)。

（二）組織機構(gòu)與人員管理

雖然信息技術(shù)的成熟發(fā)展，為構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心提供了技術(shù)支持，但是對于集團企業(yè)來說，仍然需要優(yōu)化內(nèi)部機構(gòu)和重視人員管理，以最低的成本建成財務(wù)共享服務(wù)中心，并發(fā)揮其最大化的價值。在組織機構(gòu)方面，要做到精簡機構(gòu)，只保留那些直接參與財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的機構(gòu)，削減成本，提高效率。在人員管理方面，一是要做好科學(xué)分配，實現(xiàn)人力資源的最優(yōu)化利用;二是要開展必要的培訓(xùn)，包括掌握構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的技術(shù)方法等，為人員管理提供智力支持。

（三）信息系統(tǒng)構(gòu)建

信息系統(tǒng)是財務(wù)共享服務(wù)中心的核心組成部分，通過提高不同部門之間的信息傳遞速率，為實現(xiàn)財務(wù)信息資源的共享、整合與利用提供了必要的保障。在構(gòu)建信息系統(tǒng)時，除了要注重運用現(xiàn)階段的一些新型技術(shù)（如電子掃描等）外，還要注重信息安全管理方面的設(shè)計。財務(wù)共享服務(wù)中心雖然給集團企業(yè)財務(wù)管理工作帶來了極大的便利，但是隨之而來的安全隱患問題也沒有得到徹底解決。在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)時，也要注意通過技術(shù)手段解決服務(wù)中心的安全問題。

四、集團企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的設(shè)計方案

（一）財務(wù)共享服務(wù)中心的整體規(guī)劃

1.數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化。首先，借助集團企業(yè)的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP），將集團企業(yè)及其下屬公司日常的業(yè)務(wù)記錄、資金流動等信息收集起來，然后將其保存到數(shù)據(jù)庫中;按照數(shù)據(jù)來源進行編號、分類，以便后期進行查找和校對。其次，財務(wù)人員通過操作界面，在權(quán)限范圍內(nèi)驗證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性和準確性。如果發(fā)現(xiàn)部分業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有異常，則應(yīng)當做好標記或備注，在當天工作結(jié)束后將這些異常數(shù)據(jù)上報給主管領(lǐng)導(dǎo)。數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化可以將以往集團企業(yè)大量的財務(wù)報表、日常賬目等，全部轉(zhuǎn)化為易于處理的電子數(shù)據(jù)，方便了財務(wù)人員利用辦公軟件進行針對性處理。

2.核算集中化。在以往的財務(wù)運作模式下，分別在集團企業(yè)的各下屬企業(yè)設(shè)立獨立的會計辦事處，將財會人員分散到各個企業(yè)、部門中。這樣一方面延長了財務(wù)工作鏈條，導(dǎo)致財務(wù)工作效率低下;另一方面不利于實現(xiàn)集中式的會計核算，一些財務(wù)問題不能得到盡快處理，給集團企業(yè)帶來了經(jīng)濟損失。建立財務(wù)共享服務(wù)中心，則能夠通過虛擬集中的方式，將集團企業(yè)財務(wù)工作集中起來。例如，財務(wù)人員雖然仍然分布于各下屬公司或不同部門，但是用來處理財務(wù)數(shù)據(jù)的計算機通過網(wǎng)絡(luò)全部連入集團企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心，從而實現(xiàn)了異地辦公、集中核算。

3.財務(wù)共享。在集團企業(yè)內(nèi)部，任何部門或下屬公司，都有訪問財務(wù)共享服務(wù)中心的權(quán)限。存儲于財務(wù)共享服務(wù)中心數(shù)據(jù)庫內(nèi)的財務(wù)信息資源，對下屬公司的財務(wù)部門公開，便于實現(xiàn)財務(wù)信息的共享。這樣一來，集團公司能夠發(fā)揮自身的決策優(yōu)勢，根據(jù)市場形勢變化和管理經(jīng)驗，制訂出更加科學(xué)的財務(wù)計劃。同時，借助財務(wù)共享服務(wù)中心，這些財務(wù)計劃又能夠第一時間同步到各下屬公司，為下屬公司制訂財務(wù)工作計劃、提高財務(wù)工作效率提供了指導(dǎo)。

（二）統(tǒng)一編碼標準

集團公司下屬企業(yè)、分支機構(gòu)數(shù)量較多，且由于各自負責(zé)不同的業(yè)務(wù)，因此在相互之間的財務(wù)數(shù)據(jù)不能通用，這就給集團公司開展財務(wù)管理和進行財務(wù)風(fēng)險防控增加了難度。針對這一問題，在組建財務(wù)共享服務(wù)中心時，要求在集團企業(yè)內(nèi)部推行統(tǒng)一的編碼標準。簡單來說，就是根據(jù)各下屬公司業(yè)務(wù)上的特殊性，由集團企業(yè)制定標準化、規(guī)范化的業(yè)務(wù)編碼。這樣即便是各下屬公司業(yè)務(wù)不同，也能夠通過編碼對財務(wù)數(shù)據(jù)進行分類存儲和快速識別，從而減輕了財務(wù)共享服務(wù)中心的運行壓力，對提高財務(wù)數(shù)據(jù)的分析、利用功能也起到了積極幫助。

（三）組織設(shè)計

為方便財務(wù)共享服務(wù)中心的管理和運行，除財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)部門外，增設(shè)財務(wù)共享服務(wù)管理部和財務(wù)小組兩個單位。財務(wù)共享服務(wù)管理部是財務(wù)共享服務(wù)中心的管理機構(gòu)。該部門由集團財務(wù)管理人員和外聘專家組成，在集團財務(wù)共享服務(wù)中心主要負責(zé)制定財務(wù)計劃和發(fā)展目標，調(diào)配管理資源，為高層決策提供支持。財務(wù)小組負責(zé)財務(wù)單位和業(yè)務(wù)單位更好地結(jié)合，為財務(wù)活動向業(yè)務(wù)部門延伸提供支持，促進財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間的交互流程。財務(wù)共享服務(wù)中心主要負責(zé)支持集團各分支機構(gòu)的財務(wù)核算，集中各分支機構(gòu)的日常財務(wù)報銷、審核、報表編制等職能，通過信息化平臺為集團提供實時的財務(wù)服務(wù)。

（四）信息化平臺的建設(shè)

1.企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）。ERP系統(tǒng)是集團財務(wù)共享服務(wù)中心的核心，財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)集中到ERP系統(tǒng)進行賬務(wù)處理。采用ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)集團的整體控制和優(yōu)化，對集團進行基于流程的集成化管理。主要包括生產(chǎn)管理模塊和財務(wù)管理模塊等。

一是生產(chǎn)管理模塊。通過對集團的整個業(yè)務(wù)過程的有機整合，實現(xiàn)企業(yè)低庫存、高效率、降低管理成本的目標。本模塊將各個分散的流程銜接起來，實現(xiàn)生產(chǎn)流程的連貫，保證生產(chǎn)的順利進行，不會影響物流交貨的時間。二是財務(wù)管理模塊。財務(wù)模塊和一般的財務(wù)軟件不同，財務(wù)管理模塊能夠與其他模塊相互集成，直接接收前端操作形成的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)便捷錄入，減少了人工錄入的工作量，同時避免了人工錄入時間長、效率低的問題。系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)單點錄入，能夠保證原始數(shù)據(jù)的唯一性，數(shù)據(jù)查詢相應(yīng)快速準確。

2.影像管理系統(tǒng)。第一，掃描模塊。掃描模塊是影像管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)模塊，是其他模塊運作的前提。掃描模塊通過掃描紙質(zhì)票據(jù)，通過條碼將其區(qū)分為電子單據(jù)。掃描模塊通過軟件和影像錄入系統(tǒng)的組合獲得影像。集團對不同地區(qū)和業(yè)務(wù)處理進行了統(tǒng)一的編碼，對票據(jù)的條碼管理，實現(xiàn)實物和各系統(tǒng)數(shù)據(jù)的無縫連接。影像錄入系統(tǒng)能夠識別指定區(qū)域內(nèi)的條碼，發(fā)揮業(yè)務(wù)處理和查詢等功能。識別條碼后，模塊根據(jù)條碼的影像對文件進行分組和記錄，方便后續(xù)模塊的信息處理。第二，傳輸模塊。經(jīng)過掃描設(shè)備識別后的信息，會暫時存儲在服務(wù)器中，然后經(jīng)傳輸模塊檢測通過后，按照一定的分組順序進行傳輸。為了解決同一時間傳輸流量過大，導(dǎo)致財務(wù)共享服務(wù)中心網(wǎng)絡(luò)擁堵的問題，影像系統(tǒng)設(shè)計中提供了即時上傳和定時上傳兩種模式。即時上傳就是在掃描系統(tǒng)完成掃描后，立即將影像傳遞給上一級的服務(wù)器，同時做好備份留存;定時上傳就是在傳輸前，先檢測財務(wù)共享服務(wù)中心網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的穩(wěn)定性以及傳輸影像文件的大小。如果文件較小，則轉(zhuǎn)為即時上傳，否則采用定時上傳，在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)負載較小時完成傳輸。第三，業(yè)務(wù)處理模塊。對于上傳的財務(wù)數(shù)據(jù)，還需要財務(wù)共享服務(wù)中心進行集中處理。通常來說，業(yè)務(wù)處理模塊的功能分為以下幾大類：其一，進行單據(jù)分類。根據(jù)不同的分類標準，將財務(wù)數(shù)據(jù)分別存放到一個文件夾中，方便系統(tǒng)識別并采取相應(yīng)的處理措施。分類依據(jù)有數(shù)據(jù)上傳時間、數(shù)據(jù)來源等。另外，系統(tǒng)還能夠?qū)螕?jù)處理情況進行自動反饋，如果出現(xiàn)了意外情況，系統(tǒng)自動告警，以便財務(wù)人員進行重新核查。其二，普通業(yè)務(wù)處理。單據(jù)分類簡化了業(yè)務(wù)處理流程，可以利用財務(wù)共享服務(wù)中心自帶的一些數(shù)據(jù)處理軟件，完成財務(wù)業(yè)務(wù)的處理。其三，對處理結(jié)果進行考核統(tǒng)計。由于財務(wù)處理直接影響集團公司效益，考核統(tǒng)計是必不可少的功能。根據(jù)考核結(jié)果，可以直觀反映出財務(wù)共享服務(wù)中心存在哪些不足，為下一步進行技術(shù)優(yōu)化提供了方向。