國有企業(yè)辦公用品的內(nèi)部控制研究

吳晉花

摘 要 隨著近幾年來中國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，經(jīng)濟體制和現(xiàn)代企業(yè)制度也在不斷改革完善，企業(yè)的運營機制和運營方式也隨之發(fā)生變化。企業(yè)想要實現(xiàn)與時俱進，就必須增強自身的核心競爭力，而國有企業(yè)作為中國經(jīng)濟發(fā)展的支柱，在長時間的發(fā)展中也暴露出了很多的問題，國有企業(yè)辦公用品內(nèi)控工作中的問題尤為顯著。本文主要對國有企業(yè)辦公用品的內(nèi)部控制進行研究，希望能夠促進其更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞 國有企業(yè) 辦公用品 內(nèi)部控制

一、引言

辦公用品是企業(yè)經(jīng)營的必需品，雖然產(chǎn)生的辦公費占企業(yè)的整體成本比較小，但是辦公用品象征這一個企業(yè)的企業(yè)文化以及企業(yè)的治理狀況，對于辦公用品的節(jié)儉，在一定程度上能夠體現(xiàn)出員工的優(yōu)良品質(zhì)和企業(yè)的治理水平，而辦公用品的浪費不僅會對企業(yè)自身的發(fā)展產(chǎn)生影響，也會對國有企業(yè)的內(nèi)部控制形成制約。

二、國有企業(yè)辦公用品的內(nèi)控現(xiàn)狀

內(nèi)部控制主要是指在特定的環(huán)境中，單位為了提高經(jīng)營效率，充分利用資源達(dá)到管理目標(biāo)而設(shè)定的各種制約或者調(diào)節(jié)辦法和組織等，但是國有企業(yè)辦公用品的內(nèi)部控制中，還存在很多問題，如下：

（一）相關(guān)工作人員的不重視

相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，很多國有企業(yè)都存在極大的辦公用品浪費現(xiàn)象，各種辦公用品的使用非常混亂，造成這種現(xiàn)象的主要原因是相關(guān)工作人員的不關(guān)心態(tài)度，這在本質(zhì)上導(dǎo)致了辦公用品的浪費現(xiàn)象。通過調(diào)查，我們還發(fā)現(xiàn)年齡較大的工作人員對于辦公用品的管理和使用方面漠不關(guān)心，反而是一些大學(xué)剛畢業(yè)的工作人員由于接受了大量的培訓(xùn)，反而更加注重在辦公用品方面的節(jié)約。

（二）辦公用品的采購機制不完善

在辦公用品管理中，采購也是很重要的方面，很多企業(yè)產(chǎn)生浪費的原因是在使用辦公用品時沒有進行詳細(xì)的登記，導(dǎo)致在采購時出現(xiàn)采購重復(fù)或者數(shù)量過多的情況，這在一定程度上會加劇辦公用品的浪費現(xiàn)象。

（三）領(lǐng)用與保管機制不完善

在進行辦公用品登記管理的時候，應(yīng)該明確責(zé)任，將記錄與保管分開，防止信息混亂造成財產(chǎn)損失。應(yīng)該對辦公用品的管理程序進行授權(quán)，領(lǐng)取使用的時候應(yīng)該有專人簽字，避免出現(xiàn)盜取或者誤取現(xiàn)象，在進行信息傳遞時，應(yīng)該設(shè)置系統(tǒng)性強的進貨、領(lǐng)取以及使用保存程序。在保存的時候也應(yīng)該進行及時的統(tǒng)計盤點，保證庫存物品與登記數(shù)據(jù)保持一致。在對相關(guān)企業(yè)進行調(diào)查的時候，如果企業(yè)中只有少數(shù)人填寫物品領(lǐng)取單，超過一半的人在使用的時候沒有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，就說明該企業(yè)在授權(quán)管理方面還存在很大的問題。

三、辦公用品內(nèi)部控制的目標(biāo)及范圍

辦公用品的內(nèi)部控制主要是促進辦公用品的合理使用，杜絕浪費現(xiàn)象，樹立環(huán)保理念。在管理的時候，應(yīng)明確辦公用品的使用權(quán)屬，保障賬務(wù)和實物一致，促進公司活動的正常開展。實行辦公用品的內(nèi)部控制，能夠在一定程度上使辦公用品的采購、入庫以及領(lǐng)用、保管等符合國家的相關(guān)政策規(guī)定。

辦公用品的內(nèi)部控制主要是指辦公用品的需求申報、采購、維護（入庫、登記保管）發(fā)放、回收等。

四、辦公用品的內(nèi)部控制實施措施

第一，做好公費的預(yù)算，在進行內(nèi)部控制的時候，應(yīng)該在上年度末就結(jié)合企業(yè)目標(biāo)和業(yè)務(wù)進行年度預(yù)算，結(jié)合實際的發(fā)展情況進行調(diào)整，在一定時間內(nèi)對預(yù)算分部門進行考核，這樣可以反映出其是否勤儉節(jié)約以及對資源的再利用情況。

第二，在采購方面應(yīng)該成立一個部門進行統(tǒng)一采購，這樣能夠在數(shù)量方面形成優(yōu)勢，買到質(zhì)量高、價格便宜的用品，也能夠方便管理，實現(xiàn)對預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。在采購的時候還應(yīng)該先申請后購買，在預(yù)算內(nèi)的由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，但是一旦超出預(yù)算，就應(yīng)該按照規(guī)定的流程進行，通過審批之后再進行統(tǒng)一的采購。

第三，建立完整的登記驗收和入庫機制，企業(yè)應(yīng)該建立專門的驗收部門，驗收部門主要由采購和監(jiān)管部門組成，在采購?fù)瓿芍髮ξ锲返臄?shù)量、質(zhì)量以及實用性等方面進行驗收，驗收完成之后在采購單上簽字，這樣采購部門就能夠根據(jù)驗收單來進行采購申請和采購工作。

第四，建立完整的出庫領(lǐng)用登記制度，在單位中應(yīng)該成立專業(yè)的保管部門，設(shè)置辦公用品臺賬，在領(lǐng)用和出庫的時候按照類別登記。相關(guān)負(fù)責(zé)人員要在臺賬上說明物品的規(guī)格型號、數(shù)量、審批人、領(lǐng)用人、日期以及剩余數(shù)量等，保障臺賬的精確度。

第五，對貴重物品進行詳細(xì)登記，對于貴重的辦公用品，在使用的時候應(yīng)該進行詳細(xì)的登記，包括使用人、使用地點以及貴重物品的現(xiàn)狀。在使用人調(diào)離崗位時，要進行手續(xù)交接，并且，交接手續(xù)應(yīng)該作為人力部門進行調(diào)離手續(xù)辦理的主要依據(jù)。

第六，制定績效考核制度，企業(yè)內(nèi)審部門以及其他相關(guān)部門在年終的時候應(yīng)該對辦公用品的采購及驗收、入庫等程序進行績效考核，對現(xiàn)有程序的實用性進行評價和監(jiān)督，判斷采購辦公用品的價格是否合理，檢查是否存在人為損壞或者丟失現(xiàn)象。

五、結(jié)語

目前，我國國有企業(yè)辦公用品的內(nèi)部控制還存在很多不足，針對這些問題，我們應(yīng)該及時改進，在保證國有企業(yè)辦公用品管理質(zhì)量和管理效率的基礎(chǔ)上，盡可能保障資源的合理配置和利用，并始終堅持可持續(xù)發(fā)展理念。

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