高校一卡通財務管理中會計內部控制的研究

楊艷

摘要：在當前高校信息化背景下，加強會計內控是高校一卡通財務管理的重要內容，本文首先介紹高校一卡通財務管理的背景，然后分析當前高校一卡通財務管理存在的問題。最后結合問題及高校的實際情況給出具體的優(yōu)化策略，希望能為高校的財務管理人員提供一定的借鑒與參考。

關鍵詞：高校一卡通;財務管理;會計;內部控制

一、高校一卡通財務管理的背景

高校一卡通作為一種有效的財務管理手段，能夠通過一卡通收支兩條線的管理模式減輕學校的資金壓力，提高資金的使用效率;通過系統(tǒng)自動化的管理模式[1]減少人為操作，強化過程監(jiān)督，降低人員腐敗風險，確保資金管理安全;通過聯(lián)合高校的各個創(chuàng)收部門，實現(xiàn)資金的統(tǒng)一集中管理，有利于財務分析活動的開展;能夠幫助高校找出薄弱管理環(huán)節(jié)，確定控制重點及發(fā)展方向;能夠強化高校預算編制與資源分配的合理性，有利于高校領導者做出準確的管理決策，提升高校資金的管控能力;通過整合一卡通系統(tǒng)不同的模塊，方便各部門調用所需的財務信息數(shù)據(jù)，提高高校的整體辦事效率。如高校圖書館可通過調取高校學生的圖書借閱記錄了解學生的需求特點，從而有針對性的購置圖書，減少資金浪費等。一般來說，高校的一卡通系統(tǒng)包含會計核算、資金結算、收費管理、財務信息查詢、財務信息管理以及財務風險預警六大模塊，這些模塊相互獨立又有一定的數(shù)據(jù)聯(lián)系，在保證高校各部門良好的溝通協(xié)作的情況下，能夠全面的提升高校的財務管理水平。但目前高校一卡通的財務管理還存在諸多不完善之處，急需采取有效的手段加強控制與管理。

二、高校一卡通財務管理中存在的問題

（一）內控制度不健全

近年來，各大高校都在積極的推進財務信息化建設，校園一卡通成為高校財務信息化建設的關鍵舉措。但高校在不斷升級和改進一卡通系統(tǒng)的同時，忽視了相關管理制度的建立和健全，使財務人員在展開校園卡的管理活動時缺少規(guī)范性的行為依據(jù)和標準化的制度約束，在管理上權責不清，容易滋生貪污腐敗行為。而且目前高校將一卡通管理分為財務和信息化一卡通中心兩個部門，但這兩個部門缺少溝通協(xié)作，難以充分發(fā)揮管理實效。

（二）組織結構不完善

目前，高校的一卡通管理組織體系不夠完善，職能崗位設置[2]不全面，出現(xiàn)管理真空，在執(zhí)行相關內控措施時缺乏監(jiān)管。一些職能交叉分散，權責不清晰，在出現(xiàn)問題時互相推諉扯皮，極大地影響了高校的內控管理效率，不利于高校的穩(wěn)定健康發(fā)展。以高校校園卡補辦流程為例，由于人員編制有限，高校的一卡通管理人手嚴重不足，存在一人多崗現(xiàn)象，制卡人員在進行校園卡補辦匯總操作時可能出現(xiàn)原卡片未及時注銷或打錯重打的現(xiàn)象。此時需要有除卡務管理人員、財務部門人員的第三方監(jiān)管審核，但是大多數(shù)高校在這一方面缺乏考量，加大了財務管理的風險，嚴重削弱了高校的會計內控力度。

（三）操作行為風險大

操作風險主要表現(xiàn)在資金清算環(huán)節(jié)。高校一卡通的資金清算與傳統(tǒng)的財務結算不同，需要通過系統(tǒng)完成部分資金清算。而且一卡通系統(tǒng)與財務系統(tǒng)是相互獨立的操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)口徑不一致，這意味著一卡通的財務信息數(shù)據(jù)分別由系統(tǒng)自動生成和手工操作得到。如果在系統(tǒng)自動生成的數(shù)據(jù)財務信息系統(tǒng)中找不到對應的會計科目，就會出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂，導致財務信息失真，加大了財務人員的資金管理難度。由于資金的流入流出缺少有效的憑證依據(jù)，如果財務人員的信息錄入有誤，系統(tǒng)管理人員又無法及時發(fā)現(xiàn)異常，即使在對賬環(huán)節(jié)出現(xiàn)賬實不符，也無法追根溯源，不利于會計內控管理，甚至會因為信息的不準確給高校帶來巨大的經(jīng)濟損失。

三、高校一卡通財務管理中會計內部控制的優(yōu)化策略

（一）完善會計內控制度

高校對一卡通從卡片申請辦理到注銷中間的一系列流程均要建立相應的管理制度，其中包括《一卡通授權審批管理辦法》、《一卡通會計行為操作規(guī)范》、《一卡通收費管理制度》等。要細化各項條例，保證制度具有可操作性，加大高校內控制度對財務管理人員的約束力度，保證其工作有據(jù)可循、有法可依。以給高校各商戶結算一卡通消費款為例。首先由信息化一卡通中心以商戶為單位，分別打印結算期間段的清算報表。下發(fā)給各商戶管理部門。管理部門再下發(fā)給各商戶。各商戶領取報表核對無誤后，在報表上簽字，交給其所屬管理部門，部門領導簽字后上交信息化中心。信息化中心領導簽字后由管理部門遞交到財務部門，由財務部門會計人員審核后制單，將消費款轉入商戶賬戶。將清算報表作為會計憑證的附件存檔。

整個流程的規(guī)范性操作辦法要在制度中做出明確規(guī)定，并及時對制度進行補充和完善，從而加強會計內部控制，防止人員腐敗風險。

（二）健全會計崗位責任制

高校要嚴格按照不相容崗位分離制度設置相關一卡通管理崗位，如系統(tǒng)管理崗與業(yè)務崗的分離;數(shù)據(jù)管理崗與應用管理崗的分離;印章保管崗與票據(jù)使用崗的分離等。將收費、核算、結算等各個環(huán)節(jié)的崗位進行職權分離[3]。構建相互制約、相互監(jiān)督的崗位管理結構，通過明確崗位權責分工，建立嚴格的會計崗位責任制度，根據(jù)崗位責任設置不同的系統(tǒng)操作權限，在結算、退款等重要操作環(huán)節(jié)設置復核流程，保障信息的準確性，安全性。

（三）強化資金對賬管理

嚴格防范與控制財務資金管理風險，強化資金對賬管理，需從以下幾個方面著手。首先，負責現(xiàn)金操作的工作人員每日要將現(xiàn)金充值款項和一卡通軟件報表中充值金額核對，填寫現(xiàn)金送款單，及時上交給財務部門用于財務核算。財務部門人員將款項送至銀行，存入一卡通專用賬戶，并及時制單;其次，對于商戶一卡通消費款結算的審核與支付，嚴格按照規(guī)定的辦理程序，定期比對收入?yún)R總結果與上一周期存在的偏差，注意大額資金清算支付管理，發(fā)現(xiàn)異常及時停止支付;并要與銀行合作，保持良好的合作交流，改進各項工作。財務人員要保管好相關票據(jù)，對管理流程進行詳細記錄并定期審核;最后，要建立嚴格的對賬管理體系，保證即使在脫網(wǎng)情況下使用校園卡也能通過系統(tǒng)定期的平賬和補記流水自動處理系統(tǒng)已生成數(shù)據(jù)，確保賬實相符、數(shù)據(jù)一致。

（四）實現(xiàn)系統(tǒng)一體化

為了實現(xiàn)資金流動的雙向記賬，要加強一卡通系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，完成雙系統(tǒng)下的一體化設計，從而促進高校的財務數(shù)據(jù)信息共享。具體措施為：在一卡通系統(tǒng)中設置與財務系統(tǒng)對接的會計科目，事先確定好借貸方向和金額計算規(guī)則等，保證數(shù)據(jù)口徑一致，將一卡通中的信息數(shù)據(jù)直接導入財務系統(tǒng)中，自動生成記賬憑證，由財務人員負責審核。不僅簡化了數(shù)據(jù)操作流程，提高了一卡通財務管理的效率，減輕了財務人員的工作負擔，還保證了數(shù)據(jù)的可靠、準確，降低了財務操作風險，保障了信息系統(tǒng)的安全。

（五）提升人員綜合素質

高校要注重培養(yǎng)管理人員的綜合素養(yǎng)，提高其財務風險防范意識，加強內控知識的培訓教育，提升其財務內控水平。財務人員應與系統(tǒng)技術人員加強溝通協(xié)作，熟練掌握一卡通系統(tǒng)的操作流程，并適時提出改進建議，不斷完善和健全一卡通管理操作系統(tǒng)。高校還需培養(yǎng)管理人員的應急處理能力，幫助其掌握一些基本的應急管理辦法，及時有效的防范風險隱患。并且要通過加強職業(yè)道德的宣傳教育提高管理人員的責任意識，明確相關職業(yè)規(guī)范和法律條例，保障一卡通會計內控體系的良好、穩(wěn)定運行。

四、結束語

綜上所述，在高校信息化的大背景下，加強高校一卡通財務管理中的會計內部控制對提升高校財務管理能力、提高財務管理水平至關重要。高校管理人員對此一定要引起重視，加快構建完善的一卡通信息系統(tǒng)管理體系。

參考文獻：

[1]張晗迎.高校一卡通財務管理中會計內部控制的實施研究[J].財會學習，2018 （21）： 252-253.

[2]王梅.淺談校園一卡通對高校財務管理的影響[J].經(jīng)濟師，2018 （01）： 220-221.

[3]章國棟.企業(yè)會計財務管理中的內部控制工作的強化策略研究[J].中國科技投資，2017 （26）.