從內(nèi)部審計角度探究醫(yī)院經(jīng)濟合同管理

沈燕萍

關鍵詞：醫(yī)院 ?內(nèi)部控制 ?內(nèi)部審計 ?經(jīng)濟合同管理

隨著醫(yī)院的發(fā)展，經(jīng)濟業(yè)務往來不斷增加，對外簽訂的經(jīng)濟合同種類及數(shù)量隨之增加。為避免潛在的經(jīng)濟糾紛，醫(yī)院應加強經(jīng)濟合同管理，以保護自身合法權益，維護醫(yī)院經(jīng)濟秩序。

一、醫(yī)院經(jīng)濟合同管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院內(nèi)部控制意識薄弱

醫(yī)院工作重心基本放在醫(yī)療服務上，內(nèi)部控制責任意識不高。醫(yī)院中層干部多數(shù)來自于臨床醫(yī)學、護理、醫(yī)技等非管理類工作，往往缺乏建立健全內(nèi)部控制體系的意識。即使建立了內(nèi)控體系，也有人認為制定的工作制度和流程會增加辦事程序，影響工作效率，常常不按規(guī)定辦事，使得內(nèi)部控制體系形同虛設。

（二）經(jīng)辦部門對經(jīng)濟合同管理重視程度不高

部分經(jīng)辦部門不重視經(jīng)濟合同。根據(jù)醫(yī)院規(guī)定，金額一萬元以上的經(jīng)濟業(yè)務必須簽訂合同且合同簽訂前需經(jīng)審計科審核，但仍存在涉及金額一萬元以上的經(jīng)濟業(yè)務不簽合同或者經(jīng)辦部門自行簽訂合同而未經(jīng)審計科審核，使得制度流于形式，難以落實。同時，合同需經(jīng)審計科審核才能簽訂，若存在合同文本有不利條款、付款條件或合同價格等與招標內(nèi)容不一致、送審資料不完整等情況，合同需退回經(jīng)辦部門整改，增加合同簽訂時間;有的合同沒有及時整改，甚至拖到簽約方來醫(yī)院結賬時才繼續(xù)簽訂合同，這使得合同簽訂存在許多不確定因素，當初商討確定的合同內(nèi)容也可能因簽訂時間拖的太長而產(chǎn)生變數(shù)。

（三）合同執(zhí)行監(jiān)管不足

近年來醫(yī)院經(jīng)濟合同數(shù)量不斷增多，而合同履行方面的監(jiān)管存在明顯不足，常常被人忽視。經(jīng)濟合同多數(shù)由專門經(jīng)辦人員負責，經(jīng)辦人員的工作量增加以后，難免有顧此失彼的現(xiàn)象，無法對所有經(jīng)濟合同履行情況實時跟蹤，從而出現(xiàn)紕漏，常常會出現(xiàn)簽約方不按合同規(guī)定時間提供產(chǎn)品或服務，不按合同規(guī)定時間收取或支付款項，不按合同規(guī)定價格提供產(chǎn)品或服務等現(xiàn)象，有的甚至造成嚴重經(jīng)濟損失。

二、加強經(jīng)濟合同管理的建議

（一）營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境

良好的內(nèi)部控制環(huán)境是完善醫(yī)院內(nèi)部控制的基礎，而醫(yī)院領導小組對內(nèi)部控制工作的重視程度直接影響到醫(yī)院內(nèi)部控制體系的建立與實施。只有讓醫(yī)院領導小組充分認識到內(nèi)部控制工作的重要性，上行下效，才能使全院上下轉變思想，自查自糾，認真梳理各類經(jīng)濟活動業(yè)務流程，分析其可能存在的風險點，在不違背國家相關法律法規(guī)的前提下，建立適合醫(yī)院實際情況的內(nèi)部控制體系。

（二）完善經(jīng)濟合同管理制度

根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制（試行）》等有關規(guī)定，結合醫(yī)院實際情況，逐步完善現(xiàn)有的經(jīng)濟合同管理制度，特別是對合同歸口管理、合同訂立、合同履行、合同變更、合同糾紛處理、合同責任追究等方面的管理，明確相關部門的職責權限及相應流程，為經(jīng)濟合同管理提供制度保障。

新的經(jīng)濟合同管理制度以院部發(fā)文形式傳達至各部門落實執(zhí)行。按照新制度，醫(yī)院對外經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，由經(jīng)辦部門以醫(yī)院名義簽訂合同并依合同辦事。標的金額在一萬元及以上的所有經(jīng)濟業(yè)務必須事先簽訂書面經(jīng)濟合同，經(jīng)辦部門負責起草合同，并與簽約方充分溝通，待對方簽字蓋章確認后，提供相關資料至使用部門、財務、審計、監(jiān)察進行合同會簽。經(jīng)辦部門根據(jù)各部門會簽意見，與簽約方進行溝通并根據(jù)意見進行修改。若簽約方對會簽意見持不同意見，則經(jīng)辦部門應與簽約方、相關部門進一步溝通協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)一致后再簽訂合同。合同會簽完成后，經(jīng)辦部門將經(jīng)濟合同報其分管院領導審批簽字，并加蓋醫(yī)院合同專用章后生效。

（三）加強經(jīng)濟合同全過程的跟蹤管理和監(jiān)督

1、經(jīng)濟合同簽訂環(huán)節(jié)的管理和控制

在經(jīng)濟合同簽訂前，使用部門對合同的需求進行確認，重點審核技術參數(shù)方面;財務科審核合同的預算、付款方式等經(jīng)濟性條款;審計科對合同的合法性、合規(guī)性進行審核;監(jiān)察室監(jiān)督項目過程是否符合醫(yī)院管理規(guī)定，對各部門履行會簽職責的過程進行監(jiān)督。各部門在經(jīng)濟合同的審核會簽表上寫明各自的會簽意見，分工協(xié)作，切實維護醫(yī)院利益，規(guī)避醫(yī)院潛在的各種風險，重要的經(jīng)濟合同還需經(jīng)醫(yī)院聘用的法律顧問對合同法律條款進行審核會簽。

審計科主要從合同項目立項、合同條款及簽約方資質(zhì)三方面對經(jīng)濟合同進行審核。合同立項方面審核其立項手續(xù)是否完善，日常采購項目應有年度預算、使用部門申請及分管領導批復;臨時性、突發(fā)性及重大經(jīng)濟事項決策應有醫(yī)院領導小組辦公會議討論的會議紀要。合同條款方面審核其合同項目價格是否經(jīng)采取院內(nèi)公開招標、競爭性談判、政府采購等方式確定;合同內(nèi)容是否與招標文件、投標文件、中標結果等一致;合同條款是否完整包括合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、合同履行期限、履行地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等合同要素;合同條款是否合法，是否有對醫(yī)院明顯不利或損害醫(yī)院利益的內(nèi)容;合同簽章是否規(guī)范。簽約方資質(zhì)方面審核其法人主體是否依法設立并領取營業(yè)執(zhí)照;是否具有履行合同的資格;各項證照是否在經(jīng)營（有效）期限內(nèi)且通過年檢。

2、經(jīng)濟合同履行環(huán)節(jié)的管理和控制

經(jīng)濟合同簽訂生效后，合同雙方應嚴格執(zhí)行合同條款。經(jīng)辦部門全程跟蹤合同履行情況，直至合同履行完畢。若簽約方出現(xiàn)違約時，及時按合同約定條款或法律規(guī)定追究其違約責任，并視違約責任的大小，醫(yī)院將部分履行或停止履行合同義務，同時經(jīng)辦部門應及時向分管領導和醫(yī)院負責人報告合同履行情況。

審計科對合同履行情況進行抽查監(jiān)督，審計時從經(jīng)辦部門的內(nèi)部控制情況入手，對其內(nèi)部控制制度的健全性、合理性、有效性進行審查評價。審計時應重點關注：經(jīng)辦部門是否按照國家有關法律法規(guī)建立健全加強經(jīng)濟業(yè)務控制的內(nèi)部管理制度;是否有效執(zhí)行內(nèi)部管理制度;是否指定專人負責對經(jīng)濟業(yè)務的合同訂立、履行、資料歸檔等過程全面負責;是否建立經(jīng)濟業(yè)務崗位管理崗位責任制，明確相關人員或崗位的職責權限，確保不相容崗位相互分離;是否加強對經(jīng)濟業(yè)務各環(huán)節(jié)的控制，如預算、立項、驗收、記錄等方面的管理;是否定期或不定期檢查經(jīng)濟業(yè)務各環(huán)節(jié)的薄弱點，如發(fā)現(xiàn)問題，及時整改。

審計結束后，審計科及時出具審計報告，報醫(yī)院負責人審批，對審計發(fā)現(xiàn)的問題和提出的建議，經(jīng)辦部門應當及時整改，并將整改結果書面告知審計科。審計結果及整改情況作為考核、任免、獎懲干部和相關決策的重要依據(jù)。

3、經(jīng)濟合同履行結束后的管理和控制

合同履行完畢，經(jīng)辦部門對合同及時進行匯總、分類、歸檔，保存好合同訂立、履行、變更等資料，并認真總結整個經(jīng)濟合同流程中存在的紕漏，防止類似情況再次出現(xiàn)。經(jīng)辦部門應收集相關部門意見，對簽約方提供貨物或服務的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和綜合評價，其中最重要的是使用部門的意見，因為這樣才能更好體現(xiàn)出簽約方提供的貨物或服務是否滿足使用部門的實際需求。

三、結束語

黨的十九大報告指出，深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，全面建立中國特色基本醫(yī)療衛(wèi)生制度、醫(yī)療保障制度和優(yōu)質(zhì)高效的醫(yī)療衛(wèi)生服務體系，健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度。醫(yī)院在發(fā)展，管理難度就越來越大，而建立科學的內(nèi)部控制體系可以達到事半功倍的效果。經(jīng)濟合同管理作為現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要組成部門，其管理水平直接影響醫(yī)院整體的內(nèi)部控制水平。加強經(jīng)濟合同管理，才能更好保護醫(yī)院的合法權益，防范各自風險，促進醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務健康發(fā)展。

（通訊作者：李萍英）

參考文獻

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