信息時(shí)代高校人事檔案管理的研究

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)檔案管理已經(jīng)發(fā)展成信息化的管理，在完善檔案系統(tǒng)的整體功能上具有重要的作用。在新形勢(shì)下，高校的人事檔案管理需要不斷創(chuàng)新才能促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)變才能滿足高校發(fā)展的需求。本文對(duì)當(dāng)前高校人事檔案管理的現(xiàn)狀做了簡(jiǎn)單的分析，探究了信息化管理對(duì)高校人事檔案工作的重要意義，并提出了一些有關(guān)檔案管理的實(shí)施策略。以期不斷的完善高校人事檔案管理的工作，推動(dòng)管理技術(shù)和理念的不斷革新，為高校的改革和發(fā)展提供充足的條件。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;高校;人事檔案管理

高校的人事檔案掌握著高校各工作人員的全面信息，是高校進(jìn)行一系列評(píng)價(jià)、管理、人事調(diào)動(dòng)等工作的重要基礎(chǔ)，也是推動(dòng)高校改革和發(fā)展的基礎(chǔ)條件。它是高校人才信息的主要來源，反應(yīng)高校內(nèi)部所有工作人員的能力、素質(zhì)、政治面貌等各種信息。人事檔案管理的質(zhì)量是評(píng)價(jià)高校內(nèi)部整體管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，也代表著高校的發(fā)展進(jìn)程。在當(dāng)前信息化的時(shí)代，高校必須進(jìn)行檔案管理的信息化改革，跟上時(shí)代的步伐，才能更好的提高檔案管理的效率，發(fā)揮檔案的重要價(jià)值。

一、當(dāng)前高校人事檔案管理存在的問題分析

1.管理意識(shí)不足，管理方式單一。很多高校在人事檔案管理工作上明顯存在認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象， 特別是有一些高校并沒有設(shè)置專門的人事檔案管理部門，檔案管理的工作大多都是由其他工作人員或者教職工代為管理。這說明，高校管理層并沒有充分的認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，對(duì)如何進(jìn)行檔案管理也沒有專業(yè)的知識(shí)。這種落后的理念也導(dǎo)致檔案管理工作的落后，所以在很多高校，人事的檔案并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，信息和數(shù)據(jù)不能及時(shí)的更新和處理，管理人員也無法從檔案中得到有效的信息，這對(duì)于高校在開展很多活動(dòng)時(shí)是非常不利的。另外，在管理方式上也沒有及時(shí)的更新改革，沒有意識(shí)到信息化時(shí)代的到來已經(jīng)為檔案管理帶來了更多的機(jī)遇，仍然延續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，使得檔案管理工作變得復(fù)雜和繁瑣。

2.管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)，管理系統(tǒng)落后。檔案管理專業(yè)人才的缺乏是我國(guó)的一個(gè)普遍現(xiàn)象，一是由于在這方面的專業(yè)教育還沒有普及和成熟;二是因?yàn)榇蠖鄶?shù)人對(duì)該工作的認(rèn)識(shí)程度不夠，認(rèn)為其枯燥乏味而且沒有發(fā)展優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致沒有人才專門的從事這個(gè)行業(yè)的研究。不光是高校，很多企業(yè)也難以找到專業(yè)的人才來進(jìn)行檔案管理。而很多代為管理的人員，由于缺乏專業(yè)的技能和素質(zhì)，在管理工作上還是會(huì)出現(xiàn)很多漏洞。另外，高校的人事檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)由于受到一些條件的限制，存在系統(tǒng)比較落后的現(xiàn)象，比如機(jī)制不完善、技術(shù)不先進(jìn)、管理工作沒有落實(shí)等問題。

3.管理體制落后。高校人事檔案管理工作具有比較完整的系統(tǒng)性，所以需要健全的管理制度來約束，才能使得每項(xiàng)工作都有規(guī)則可循。但是由于認(rèn)識(shí)不足、專業(yè)人才缺乏等原因，高校的人事檔案在記錄、保存、整理等工作的方式方法上存在隨機(jī)、散亂以及沒有系統(tǒng)性操作規(guī)則等問題，這很容易導(dǎo)致信息的錯(cuò)亂和遺漏，大大降低了檔案信息的價(jià)值。高校的人事檔案包括領(lǐng)導(dǎo)、教職工和學(xué)生等群體的各種信息，是高校在進(jìn)行相關(guān)工作開展過程中需要利用和查閱的數(shù)據(jù)，關(guān)系到高校的多項(xiàng)工作。但是，很多高校并沒有清晰的認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的性質(zhì)，將其劃分給了人事處、教務(wù)處等其他部門，因此在管理機(jī)制上就存在很多的漏洞，比如，檔案可以被隨意的借閱，檔案管理沒有程序化，不具備規(guī)范化，所以使用起來也有很大的難度。隨著高校人事檔案的不斷增加，工作上還是延續(xù)人為記錄和保存的狀態(tài)，管理工作的混亂造成大量人力、財(cái)力的浪費(fèi)，效率和質(zhì)量也得不到有效的提升。這主要是由于管理體制的落后，使得檔案信息無法發(fā)揮其有用的價(jià)值。

4.沒有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。高校的人事檔案管理主要為管理人員提供重要的信息，幫助其對(duì)高校的各種活動(dòng)和工作進(jìn)行準(zhǔn)確的決策，是一項(xiàng)服務(wù)性比較強(qiáng)的工作。但是很多高校管理者并沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息的服務(wù)性功能，沒有正確的利用其信息資源，所以在很大的程度上，人事檔案管理只存在表面的形式上，而沒有發(fā)揮其真正的價(jià)值。隨著世界信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，信息可以說就是財(cái)富，是人們進(jìn)行精準(zhǔn)活動(dòng)的重要依據(jù)。但是高校的檔案管理工作卻只停留在對(duì)信息的記錄和保存上，而沒有通過先進(jìn)的技術(shù)手段來發(fā)揮這些信息的作用。隨著人事的變動(dòng)和個(gè)人的能力、水平以及素質(zhì)的變化，檔案信息也要及時(shí)的更新，保持高效的、準(zhǔn)確的服務(wù)信息，才有利于高校的工作建設(shè)。

二、高校人事檔案信息化管理的重要意義

1.有利于適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。社會(huì)信息化已經(jīng)成為了一個(gè)國(guó)家或者地區(qū)發(fā)展?fàn)顩r的重要檢驗(yàn)條件，而檔案是一個(gè)單位或者企業(yè)進(jìn)行各種職能活動(dòng)必需的材料和信息，有著重要的管理價(jià)值。隨著信息化建設(shè)越來越重要，國(guó)家檔案局也開始重視檔案的信息化管理，對(duì)檔案管理提出了更多、更高的新要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是當(dāng)前國(guó)家對(duì)所有檔案管理單位的必然要求。所以，高校的人事檔案管理要想順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，保持穩(wěn)定長(zhǎng)久的進(jìn)步，就要發(fā)展信息化的檔案管理。

2.有利于人事檔案管理的自身發(fā)展。信息化的檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，在工作效率、服務(wù)質(zhì)量等方面都有了很大的提升。其充分利用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、新技術(shù)來對(duì)各種信息進(jìn)行記錄、處理、整理、保存和傳遞，在數(shù)據(jù)的應(yīng)用上大大提高了準(zhǔn)確率。不但節(jié)省了更多的人工和時(shí)間，還避免了人工操作容易造成的各種失誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整、不精確的現(xiàn)象。當(dāng)前電子檔案和各種電子系統(tǒng)的發(fā)展，給高校的人事檔案管理造成了巨大的沖擊，同時(shí)也帶來了更多的機(jī)遇。傳統(tǒng)的管理方式不得不被信息化的形式代替，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)和社會(huì)發(fā)展的需求，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展，才能更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值，為高校的各種活動(dòng)做好優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.人事檔案管理改革的發(fā)展方向。人事檔案是高?；顒?dòng)和管理的一個(gè)重要部分，也是國(guó)家檔案管理部門的重要的信息組成部分，它不僅為高校的全體教職工服務(wù)，也為國(guó)家的人事檔案局的各種工作開展服務(wù)。所以其發(fā)展和建設(shè)對(duì)于全國(guó)的檔案信息化建設(shè)具有重要的意義。同時(shí)，高校的人事檔案對(duì)于高校全體的人員的自身利益和相關(guān)的權(quán)益有著重要的意義，在一定程度上發(fā)揮著相應(yīng)的法律效應(yīng)，是員工在進(jìn)行各種評(píng)價(jià)和調(diào)動(dòng)工作時(shí)的重要依據(jù)。因此，人事檔案的管理必須經(jīng)過改革，才能更好的發(fā)展，而信息化建設(shè)是時(shí)代的趨勢(shì)，更是檔案管理改革的重要方向。

三、推進(jìn)信息時(shí)代高校人事檔案管理的策略

1.加強(qiáng)信息建設(shè)的投入。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)該對(duì)人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)有一個(gè)清晰的認(rèn)知，要建立信息化和智能化的發(fā)展目標(biāo)，重視檔案信息化管理的作用。然后，要對(duì)人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高自己的專業(yè)性，正確的認(rèn)知檔案管理工作的各個(gè)方面和環(huán)節(jié)的重要性，了解本校管理的實(shí)際情況，并對(duì)其進(jìn)行有效的分析。其次，根據(jù)本校人事檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合本校的管理特征，建立完善的檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制，有效的利用本校的各種資源，將信息化建設(shè)貫穿到校園的基礎(chǔ)活動(dòng)中，合理的加大信息化建設(shè)的相關(guān)投入，包括管理理念、技術(shù)手段、相關(guān)設(shè)備等，完善校園內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息傳遞和共享的高效性。要加大信息化建設(shè)的投入，就要了解當(dāng)前檔案管理的級(jí)別和現(xiàn)狀，制定科學(xué)合理的建設(shè)方案，采購有效的資源，提高資源的利用率。最后，可以尋求相關(guān)的企業(yè)進(jìn)行長(zhǎng)期的合作，在人力資源管理上得到更多的發(fā)展機(jī)會(huì)和資源，實(shí)現(xiàn)信息的共通，促進(jìn)雙方共同的發(fā)展。

2.促進(jìn)人事檔案信息的有效利用。當(dāng)前，信息已經(jīng)成為了促進(jìn)人類發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的重要條件，高校的人事檔案管理也要充分的認(rèn)識(shí)到信息的重要性，利用本校的人事檔案信息的資源，實(shí)現(xiàn)自身的改革和發(fā)展，促進(jìn)校園更好的建設(shè)。所以，高校需要對(duì)管理制度進(jìn)行科學(xué)合理的改革。第一，要成立專門的檔案管理部門，特別是人事檔案具有一定的機(jī)密性，需要專門的小組進(jìn)行記錄、保存、更改、調(diào)用、利用和傳遞等各項(xiàng)工作，還要不斷地完善人事檔案信息，為高校的人才發(fā)展收集各種全面的資料，為高校的建設(shè)提供有用的數(shù)據(jù);第二，要完善人事檔案材料的報(bào)送機(jī)制，目的就是要提升人事檔案的完整、全面和準(zhǔn)確性，從而才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。因此檔案管理部門必須明確各崗位的責(zé)任，實(shí)行責(zé)權(quán)利的管理機(jī)制，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)報(bào)送工作規(guī)范及時(shí)的進(jìn)行。

3.加強(qiáng)專業(yè)人才的建設(shè)。人事檔案管理的信息化建設(shè)一定離不開人才的管理，只有專業(yè)的人才才能有效的開展檔案管理工作，促進(jìn)其信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。所以，高校需要重視對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)，從高校的發(fā)展戰(zhàn)略上來審查人力資源管理這項(xiàng)工作，從而能夠制定科學(xué)的人才發(fā)展計(jì)劃。首先，高校要提高工作人員整體對(duì)人事檔案管理的重視程度，特別是管理層的領(lǐng)導(dǎo)，需要培養(yǎng)其信息化建設(shè)和管理的意識(shí)，把握時(shí)代的特征和前進(jìn)的步伐，時(shí)刻掌握最新的時(shí)代信息，清晰地認(rèn)識(shí)到信息化發(fā)展的重要趨勢(shì)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，可以進(jìn)行定期的考核和長(zhǎng)期的繼續(xù)教育，加強(qiáng)對(duì)管理人員的評(píng)價(jià)，針對(duì)性的制定培訓(xùn)計(jì)劃。另外，還可以邀請(qǐng)具有專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人才來進(jìn)行技能的交流和講座，完善評(píng)價(jià)和考核機(jī)制，促進(jìn)從業(yè)人員的技能提升，加強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)。最后，要制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)人員間良性競(jìng)爭(zhēng)，促進(jìn)其互相成長(zhǎng)，從而推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)的進(jìn)程。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校的人事檔案管理目前存在許多問題，包括人才的缺乏、基礎(chǔ)設(shè)備的匱乏、管理意識(shí)和觀念的落后等，都是阻礙其信息化發(fā)展的重要因素。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息已經(jīng)成為了推動(dòng)人類進(jìn)步的重要條件，所以人事檔案管理的信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢(shì)，也是其改革的重要方向。高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者要充分地認(rèn)識(shí)到人事信息的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的資金、人才、技術(shù)、設(shè)備以及手段等各方面的投入，尋求全面的發(fā)展。通過完善管理機(jī)制，突出信息化建設(shè)的重要性，不斷推進(jìn)本校人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，提高內(nèi)部整體的管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：韓超（1988-），男，太原市，大學(xué)本科，助理館員。