淺析企業(yè)檔案管理工作發(fā)展趨勢

李煥輝

摘要：檔案資源是一種個非常重要的公共資源，具有無可替代的位置。檔案管理工作相對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展而言，重要意義非同一般。若須做好檔案管理工作，立足點在于認真探索現(xiàn)代企業(yè)管理之現(xiàn)狀。放眼于國際，就可發(fā)現(xiàn)，我國檔案管理的起步是相對較晚的，我國檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施也是相對較落后的。傳統(tǒng)的檔案管理工作相對來說比較封閉的，陳舊性的檔案管理方法讓我們的工做內(nèi)容繁重、復(fù)雜，使我們的思想、思維及視野受到一定的約束，因此只有在檔案管理工作方面進行創(chuàng)新，才能讓檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率得到提升，才是適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的切實需要。要想觀念轉(zhuǎn)變，必須大力提倡開拓創(chuàng)新的精神，進一步形成檔案管理工作的創(chuàng)新氛圍，努力促成現(xiàn)代參與檔案管理的工作人員學會新知識，建成新觀念，發(fā)現(xiàn)新情況，找到新思路，解決可能出現(xiàn)的新問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;檔案管理;創(chuàng)新;新思路

檔案管理工作相對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展而言，重要意義非同一般。若須做好檔案管理工作，立足點在于認真探索現(xiàn)代企業(yè)管理之現(xiàn)狀。任何一個行業(yè)領(lǐng)域的工作，其現(xiàn)象均是復(fù)雜多變的，只有認真面對檔案管理工作的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，才能形成有效的管理經(jīng)驗。在工作過程中，我們必須要理智借鑒已經(jīng)存在的較為成熟優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗，這些經(jīng)驗是經(jīng)過一代又一代人扎根于檔案管理基礎(chǔ)，通過不斷地反復(fù)檢驗才形成的。認真學習這些生命力頑強的鮮活經(jīng)驗，將其成果實踐于企業(yè)檔案管理工作之中，并逐漸循序漸進完善建設(shè)個性化的檔案管理工作制度。正所謂“干一行愛一行”，“在其位謀其職”，我們需要養(yǎng)成檔案管理工作的責任感、使命感，通過日常檔案管理工作內(nèi)容，努力思考，不斷激發(fā)自己對檔案工作的熱愛與激情，不斷改善管理工作，使檔案管理工作實現(xiàn)科學化、規(guī)范化以及信息化。如何讓企業(yè)檔案管理完善化？我們可以考慮從以下幾個方面努力改進。

一、讓企業(yè)單位了解檔案的重要性

對于一些企業(yè)來說并沒有專門的檔案管理人員，大多企業(yè)對檔案的重要性沒有太大的認知，特別是那些中小企業(yè)。企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會、企業(yè)具有保存價值的各種載體的歷史記錄?！胺蛞糟~為鏡，可以正衣冠，以史為鏡，可以知興替，以人為鏡，可以明得失。”檔案便是一部運動的歷史著作，里面記載企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)異成績和發(fā)展所遇瓶頸。檔案中所記載的企業(yè)發(fā)展瓶頸，可以為探究企業(yè)經(jīng)營業(yè)績提供充實的數(shù)據(jù)，也可以為企業(yè)發(fā)展提供完整的具備借鑒性的資料。知不足而后進，我們進行科學分析，科學探討，采取揚長避短，方可規(guī)避已有的歧途——甚至是潛在的誤區(qū)，規(guī)劃公司或企業(yè)的發(fā)展工作。所以，做好一個企業(yè)檔案的管理工作，對企業(yè)自身的后期發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，以史為鏡知其興替。想要提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率，其中必要的一個因素就是做好檔案管理工作，檔案管理工作就是一項維護好企業(yè)歷史發(fā)展的真實面貌的工作。對企業(yè)業(yè)績和管理水平的衡量尺度中，其中重要的一個也是檔案管理的科學規(guī)范。如果有充實完整的企業(yè)檔案資料，企業(yè)領(lǐng)導層人員完全可以隨時了解企業(yè)整體的目前經(jīng)營現(xiàn)狀，完全可以依據(jù)所掌握的檔案去科學調(diào)整經(jīng)營策略，也可以幫助制定經(jīng)營決策時提供支持性數(shù)據(jù)。同時，企業(yè)的一份完整良好的檔案，也有助于社會等有關(guān)方面在進行長期合作時打下牢固基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，我們必須做好企業(yè)檔案管理工作，與時俱進，及時更新檔案的管理觀念，敢于去探索、嘗試新的檔案管理方法。

二、建立健全的管理制度

許多企業(yè)在進行檔案管理工作過程中，存在著不夠嚴謹、規(guī)范的情況。前期由于檔案不被重視的時候，很多企業(yè)沒有專門的檔案管理員，那么檔案沒有專人管理，隨便存放在一個柜子里面，任何人均可以調(diào)閱檔案，調(diào)閱完后隨手放自己的辦公桌上，未及時歸還，在這種情況下可能會出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，因為沒有健全的管理制度，管理不規(guī)范，將會造成檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，這對企業(yè)是一種不可彌補的損失。為了讓企業(yè)檔案得到正常的發(fā)揮，我們可以結(jié)合企業(yè)自身的管理體制，實行分級管理，建全企業(yè)管理制度。讓檔案有專門的存放空間，由專人看管，借調(diào)做到隨時登記，讓檔案管理人員督促借調(diào)人員歸還檔案。檔案管理人員在保管檔案的同時，也需要看清檔案管理工作的實際狀況，始終保持與企業(yè)各部門之間的日常聯(lián)系，加強檔案信息的整理工作，以便企業(yè)領(lǐng)導者的檢查與指導;同時做到隨時與定期收集相結(jié)合，最大限度地降低檔案材料的丟失率。如此，方面工作者托看檔案收集范圍，祥實檔案內(nèi)容，也便于促進整理檔案資料的工作開展。

三、提高檔案管理人員的水平

或許，從事檔案管理工作的成員也存在認知缺陷，比如——無法意識到檔案管理工作的重要性。沒有這種基本認知，那么從事本項工作的人在態(tài)度上便抱有可有可無的理念。倘若企業(yè)的高層管理沒有給予企業(yè)檔案管理工作以高度重視，更會誘導檔案管理工作人員在堅守本職崗位時存在失位情況，嚴重者甚至導致失職現(xiàn)象，這也不利于檔案管理者的責任心的培養(yǎng)。工作責任感不夠，那么對檔案管理力度不夠。而作為一名檔案管理員，需要具備檔案最基礎(chǔ)的理論知識，許多企業(yè)的檔案管理員身兼多職，這樣會致使他們自身的檔案專業(yè)素養(yǎng)以及相關(guān)文化素養(yǎng)，無法達到所從事的檔案管理工作的要求，甚至可能和具體工作目標之間存在一段遙遠的距離。這種惡性循環(huán)的結(jié)果，便是檔案管理工作有可能會處于并將長期處于停滯狀態(tài)，在某種程度上來說這對檔案管理工作的開展十分不利。企業(yè)單位為了能讓檔案工作開展起來，需在檔案管理人員把好管理人員的選擇，加強對管理人員的專業(yè)知識水平的考核力度。很多企業(yè)的檔案普遍存在一個問題，僅僅追求量的積累，卻不追求檔案管理工作質(zhì)的優(yōu)秀——即每一份檔案所存在的有效價值。然而，作為合格的檔案管理工作人員，是必須要對檔案管理工作的流程有相當熟悉的認知的，不僅需要掌握管理檔案的有關(guān)知識，還需要有能力去鑒別所整理的檔案具備的保存價值，甄別他們的可用性。這樣才能有機會替檔案管理工作的開展提供一個牢固堅實的基礎(chǔ)。我們需要結(jié)合自己的崗位工作的實際情況，一邊努力參加各種相關(guān)檔案管理工作的培訓，學習新知識，掌握新理論;一邊也需要讓自己所學知識能夠?qū)嵺`在日常工作中，能夠讓知識具有操作性。在提高業(yè)務(wù)知識的同時，也要注重計算機知識、信息技術(shù)的學習和掌握，努力使自己成為一名具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合格的綜合型檔案管理人才。

四、創(chuàng)新檔案管理的體制

社會發(fā)展腳步是永遠不停歇的，或許檔案的傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的步伐，所以我們需要去創(chuàng)新檔案管理體制。其一，管理機制創(chuàng)新。即構(gòu)建科學性可行性較高的管理機制。它是創(chuàng)新工作的最基礎(chǔ)條件，可對傳統(tǒng)檔案管理工作的漏洞進行掃蕩式彌補，這樣會讓檔案管理工作可以更加順利的開展。其二，界定檔案企業(yè)管理范圍。即圈出一個企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容及范圍，加強企業(yè)的管理范圍的拓展，實現(xiàn)管理一體化，提高內(nèi)部資源的利用價值。其三，更新檔案管理者的工作理念。即不斷促進自身管理技術(shù)的優(yōu)化及前進，改變自我的固化檔案管理理念，去除陳腐，吸收先進理念，規(guī)范自身行為。

總而言之，檔案就是一種特別重要的信息，我們可以在其中找到想要的各種資源。國家總書記也曾強調(diào)“檔案作為歷史的記錄，對于政治、經(jīng)濟、科技進步、城市規(guī)劃、建設(shè)管理都具有很重要的作用”?？傊瑱n案是史，社會發(fā)展脫離不了歷史，企業(yè)發(fā)展也絕對無法脫離檔案工作。歷史的牢固性，也是一個企業(yè)的檔案牢固性，而牢固是一切發(fā)展的根基。所以，檔案工作基礎(chǔ)不穩(wěn)固，企業(yè)終有一日會為此承擔沉痛的責任。如果沒有檔案工作，一個過去發(fā)生的重大事件就沒有記錄，就無從考證。企業(yè)也須清醒認識，如果能夠優(yōu)化利用自身的檔案管理，足夠為推進自身發(fā)展提供良好的導向參考;與時俱進，開拓創(chuàng)新，加強企業(yè)檔案創(chuàng)新管理，加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，順應(yīng)現(xiàn)代化管理的客觀規(guī)律，和企業(yè)建設(shè)發(fā)展同步進行，充分發(fā)揮企業(yè)檔案資料的作用，加強企業(yè)各部門聯(lián)系，增強企業(yè)內(nèi)部的凝聚力與向心力，確保企業(yè)各項工作順利開展。以此，減少企業(yè)的運營成本，實現(xiàn)最大化的經(jīng)濟效益與社會效益，能夠更好地面對激烈的市場競爭，能夠在經(jīng)濟體制改革浪潮中不斷前行，擁有更加廣闊的發(fā)展前景。

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（作者單位：深圳市世紀偉圖科技開發(fā)有限公司）