關(guān)于做好財(cái)務(wù)檔案管理的若干思考

譚麗明

摘 要：無論是公共機(jī)構(gòu)還是大學(xué)，財(cái)務(wù)檔案管理都是其中非常重要的一部分。它既是財(cái)政工作的重要組成部分，也是單位各項(xiàng)活動順利開展的保障，這顯示了它的重要性。為此，本文主要分析了做好財(cái)務(wù)管理的一些參考文獻(xiàn)，希望對財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量有一個(gè)好的作用。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理;思考;措施

公共服務(wù)在當(dāng)下的單位工作中發(fā)揮著非常重要的作用，其財(cái)務(wù)活動也表現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，財(cái)務(wù)往來十分頻繁，必然會產(chǎn)生大量的會計(jì)檔案信息，其在當(dāng)下的工作中也是非常重要的。在筆者工作的過程中發(fā)現(xiàn)很多的單位還是將紙質(zhì)文件作為主要的檔案和數(shù)據(jù)保護(hù)方法。但是隨著中國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，其數(shù)據(jù)的利用次數(shù)越來越多，且對于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求也越來越高，導(dǎo)致在當(dāng)下的工作中僅僅用紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔的工作方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下的工作了。

一、財(cái)務(wù)檔案管理分類

財(cái)務(wù)檔案指的是相關(guān)的工作人員或部門在工作的過程中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案。財(cái)務(wù)檔案管理主要是對賬簿和會計(jì)報(bào)表進(jìn)行規(guī)范和科學(xué)的管理。財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)是穩(wěn)定、專業(yè)和嚴(yán)謹(jǐn)。金融文件不光是有紙質(zhì)的形式，還有電子的形式。隨著當(dāng)下越來越多單位信息平臺的完善和改進(jìn)，當(dāng)下有越來越多的單位開始將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)向電子檔案發(fā)展，因此在當(dāng)下檔案種類也在向著現(xiàn)代化和多元化的方向發(fā)展。除此之外，從文件的歸檔時(shí)間的角度來分析，檔案還可以分為一般性的常規(guī)文件和永久文件。

由于在之前的工作中，我國很多單位都缺乏相關(guān)的數(shù)據(jù)電子化的技術(shù)，因此有很多的單位重要信息數(shù)據(jù)依然是簡單的紙質(zhì)形式，當(dāng)下很多單位開始通過數(shù)字平臺將單位中之前的紙質(zhì)化信息和檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的存儲和鏈接的數(shù)字化。通過數(shù)字化平臺，財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，便于存儲，更好地實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息的利用和共享。財(cái)務(wù)檔案管理信息化第一是節(jié)省了相關(guān)單位的紙質(zhì)檔案管理成本，減少了不必要的麻煩;二是在當(dāng)下的工作中可以有更高效的數(shù)據(jù)查詢，提高了工作效率，保證了數(shù)據(jù)的安全。

二、財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

1.專業(yè)人才不足

由于中國相關(guān)方面的技術(shù)發(fā)展起步較晚，因此在發(fā)展的過程中往往會存在很大的問題。筆者認(rèn)為，在當(dāng)下的工作中專業(yè)的人才和相關(guān)的工作人員在工作中起著非常重要的作用，但是由于在單位中很多都在人才角度上存在很大的盲點(diǎn)，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)檔案管理工作中的工作效率。在當(dāng)下的工作過程中，計(jì)算機(jī)化已經(jīng)成為財(cái)務(wù)管理中最重要的趨勢，這必將嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)檔案管理工作。除此之外，工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)、工作質(zhì)量不佳的工作人員在工作中產(chǎn)生了很大的負(fù)面影響。

2.管理缺乏規(guī)范

在考慮工作人員工作效率方面存在著很大的問題，無論工作如何進(jìn)行，考核機(jī)制不完善，都會產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。會計(jì)檔案管理工作的發(fā)展十分嚴(yán)格。當(dāng)下很多的工作都缺乏對客戶的真正的理解，在工作的過程中沒有從客戶的實(shí)際需求出發(fā)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作往往會存在很大的問題，相關(guān)工作人員沒有考慮檔案管理工作的便利性和真實(shí)性，影響財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率。

3.財(cái)務(wù)文件內(nèi)容缺乏真實(shí)性

在當(dāng)下的工作中存在著一個(gè)很大的問題，那就是很多單位都沒有重視其財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，因此缺乏完善的工作機(jī)制，在工作中沒有及時(shí)記錄，而是盲目進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理。造成這個(gè)問題的主要原因是很多人認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案是過去式，其對以后的工作沒有什么作用，導(dǎo)致沒有重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，這也是影響當(dāng)下財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的主要原因。

4.檔案管理技術(shù)相對落后

檔案管理技術(shù)的落后是影響當(dāng)下工作效率的主要原因。筆者在工作的過程中發(fā)現(xiàn)，很多單位都缺乏完善的財(cái)務(wù)檔案管理技術(shù)。有些單位內(nèi)部的系統(tǒng)都沒有及時(shí)按照其內(nèi)部實(shí)際情況進(jìn)行更新，導(dǎo)致其在工作的過程很多的工作都受到了限制。落后的管理技術(shù)不光會影響工作的效率，甚至還會導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案信息的泄露，對單位造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失。

三、做好財(cái)務(wù)檔案管理工作的方向

1.提高財(cái)務(wù)工作的效率

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案日益復(fù)雜和系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)信息需求明顯難以滿足，基金賬戶的明細(xì)呈現(xiàn)多樣化。這就增加了對財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求。中國仍處于發(fā)展階段，在此背景下，單位的財(cái)務(wù)檔案工作受到了廣泛的重視。因此，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案的管理，不僅為單位更好的發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持，而且可以大大提高財(cái)務(wù)工作的效率。

2.能否很好地避免資金的浪費(fèi)

對單位來說，財(cái)政撥款的很大一部分用于履行公共職能和國家職能。因此，有必要嚴(yán)格控制資金的流動。然而，就我國現(xiàn)行單位的財(cái)務(wù)管理而言，浪費(fèi)資金、挪用資金的情況時(shí)有發(fā)生。國家的財(cái)政資源沒有得到利用，這主要是因?yàn)闆]有科學(xué)的資金管理。因此，合理進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理是十分必要的，這樣才能有效地防止資金的浪費(fèi)和挪用，避免國家財(cái)政資源的浪費(fèi)。

四、做好財(cái)務(wù)檔案管理工作的措施

有利于提高財(cái)政工作效率。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的、簡潔的財(cái)務(wù)文件機(jī)構(gòu)顯然不再適用于復(fù)雜的系統(tǒng)和復(fù)雜的金融信息、基金賬戶的詳細(xì)描述的多維特征，難以管理金融文件。這對工作提出了更高的要求，也確定了財(cái)務(wù)檔案管理在財(cái)務(wù)管理中的重要地位。中國仍處于發(fā)展階段，從整體上看經(jīng)濟(jì)水平和人民生活水平都有一定程度的提高。在新形勢下，高校財(cái)務(wù)檔案得到了高度重視和重組。

因此，良好的財(cái)務(wù)檔案管理可以為單位的整體發(fā)展提供科學(xué)的參考資料和數(shù)據(jù)。這樣不僅有助于提高財(cái)務(wù)工作的效率，也有利于防止金融混亂的發(fā)展。對于單位來說，大部分財(cái)政撥款用于履行國家職能或公共職能，必須嚴(yán)格控制資金的進(jìn)出過程。然而，以前我國單位財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)狀，資金挪用和浪費(fèi)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，造成國家財(cái)政資源的浪費(fèi)。造成這些現(xiàn)象的主要原因是缺乏科學(xué)的資金管理。因此，要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定管理財(cái)政檔案，有效防止挪用和浪費(fèi)資金，確保國家財(cái)政資源不被浪費(fèi)。

1.加強(qiáng)相關(guān)人員的財(cái)務(wù)檔案管理意識，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在當(dāng)下的工作中首先需要為相關(guān)的工作人員養(yǎng)成正確的財(cái)務(wù)檔案管理意識，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作。

單位的工作人員對法律的意識較為薄弱，導(dǎo)致了很多違反規(guī)定事情的發(fā)生，所以在以后的財(cái)務(wù)管理工作中要加強(qiáng)工作人員的法律意識，保證財(cái)務(wù)管理人員依法辦事。不僅如此，單位還應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)管理制度和會計(jì)管理制度的完善，保證工作環(huán)境有所約束，使其在有約束的環(huán)境中工作，提高會計(jì)工作人員的工作質(zhì)量?，F(xiàn)在的社會是法治社會，遵紀(jì)守法是每個(gè)中國公民都需要做到的。但是在單位中仍然有工作人員在頂風(fēng)作案，不顧一切，為了一己私欲損失單位和老百姓的利益，這樣的行為是為人所不齒的，這種損人不利己的行為應(yīng)該得到強(qiáng)有力的遏制。因此在單位財(cái)務(wù)管理的工作中，單位要加強(qiáng)法律的宣傳，明確哪些行為是違法的、會承擔(dān)怎樣的后果。

2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案文件管理

現(xiàn)在的單位因?yàn)闆]有系統(tǒng)的財(cái)務(wù)分析，導(dǎo)致了現(xiàn)在發(fā)展緩慢的問題。所以現(xiàn)在單位要想可以有發(fā)展就要將財(cái)務(wù)的分析重視起來。只有分析單位內(nèi)財(cái)務(wù)的現(xiàn)狀，才能了解當(dāng)下單位所處的環(huán)境，從而對未來經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢進(jìn)行合理的推斷，保證單位內(nèi)部能平穩(wěn)發(fā)展。現(xiàn)在很多的單位還沒有將單位內(nèi)財(cái)務(wù)分析重視起來，導(dǎo)致很多的單位無法對未來的經(jīng)濟(jì)做出預(yù)測，從而提高企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的能力。所以在日后單位財(cái)務(wù)管理中加強(qiáng)對財(cái)務(wù)的管控，平衡收支，提高單位的前瞻能力，以達(dá)到提高內(nèi)部的管控、促進(jìn)社會發(fā)展的目的。

3.建立健全財(cái)務(wù)檔案管理制度

現(xiàn)在有些單位為了改善工作環(huán)境而盲目降低工作要求，導(dǎo)致很多的工作人員在沒有約束、沒有要求的環(huán)境中工作，在懶惰松散的環(huán)境中自然沒有好的工作效率，因此當(dāng)下單位要建立一整套完善的財(cái)務(wù)工作人員管理機(jī)制，讓其工作在有約束的環(huán)境中，只有有約束了才能保證工作的高質(zhì)量完成。當(dāng)然，在制定相關(guān)的管理辦法時(shí)也應(yīng)該綜合考慮到會計(jì)工作的靈活性，確保能讓會計(jì)工作人員接受這樣的管理辦法。只有日常工作有所約束了才能夠提高工作效率，促進(jìn)單位的進(jìn)步和發(fā)展。制度和政策的角度加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案建設(shè)、管理和運(yùn)用的重視。這可以為當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化提供重要依據(jù)，并有助于進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和共享性。

4.加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理人員的專業(yè)技能考核

現(xiàn)在很多的單位中依然有會計(jì)工作人員是無證上崗，還有一些工作人員雖然有會計(jì)從業(yè)資格證，但是其會計(jì)相關(guān)的職業(yè)技能卻較差，這就直接導(dǎo)致了現(xiàn)在的單位財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性差、工作效率差。會計(jì)是直接面對單位財(cái)務(wù)工作的工作人員，會計(jì)工作人員質(zhì)量的好壞直接影響著單位的發(fā)展，所以要想促進(jìn)單位的進(jìn)步和發(fā)展，就要加強(qiáng)會計(jì)工作人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)。單位可以不定期舉辦培養(yǎng)會計(jì)工作人員專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)的活動，讓品德和技能都很優(yōu)秀的員工上臺進(jìn)行講話，將自己工作的技巧或者對待工作的態(tài)度講給其他會計(jì)聽，讓他們在耳濡目染的過程中加強(qiáng)自身的修養(yǎng)。

五、結(jié)束語

財(cái)務(wù)檔案管理工作對任何業(yè)務(wù)單位都是非常重要和關(guān)鍵的。事實(shí)上，它是提高財(cái)務(wù)管理水平的重要基礎(chǔ)和前提。在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，為了更好地實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理的效率，有必要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上，合理構(gòu)建會計(jì)檔案信息管理平臺。把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件。與此同時(shí)，有必要構(gòu)建一個(gè)信息檔案管理機(jī)制，并實(shí)現(xiàn)快速查詢、檢索和整理會計(jì)檔案的信息管理平臺，這無疑會在很大程度上提高會計(jì)檔案的管理水平，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的長期穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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