對檔案管理發(fā)展的探討

李燕

摘 要：當前我國檔案管理雖然已經(jīng)逐漸向電子方面轉(zhuǎn)變，但是受到網(wǎng)絡自身安全弊端的影響，依舊存在較多管理問題，因而各個領域及單位部門要重視檔案管理工作。基于此，本文對檔案管理的作用、發(fā)展趨勢以及發(fā)展策略做出了詳細的闡述，以此為有關部門的檔案管理提供參考性的意見或建議，提升其檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理;數(shù)據(jù)庫;二維碼

前言

檔案是各個企業(yè)及事業(yè)單位發(fā)展的核心要求，做好檔案管理工作，有助于促進企業(yè)及事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。時代的改變，科技的進步，使得各個領域都需要利用現(xiàn)有高新技術(shù)對自身檔案管理工作進行優(yōu)化，以此適應當前時代發(fā)展需要。因此對檔案管理進行探討十分必要，可提升我國企業(yè)及事業(yè)單位發(fā)展水平。

一、檔案管理工作的重要作用

現(xiàn)階段，人們已經(jīng)步入了信息化時代，檔案管理工作已經(jīng)成為了我國社會信息所不可缺少的構(gòu)成部分，通過規(guī)范檔案管理工作，制定科學合理的管理計劃，有利于促進社會的進步，適應當前時代的發(fā)展需要。具體來說，檔案管理工作具有以下重要作用。

第一，檔案屬于極為重要的信息憑證，能夠作為工作及其他方面的參考資料，具有直接性。并且在實際生活中，人們的學習經(jīng)歷、社會工作經(jīng)歷被制成的檔案，企業(yè)發(fā)展及開展市場調(diào)查等活動時，也會存有較多信息被制成檔案，在檔案所具備的價值作用上看，人們應用最多的就是當作參考憑證，因為檔案具有真實性、原始性特征。其除了具備較高的法律效力外，還關乎到人們的切實利益問題。第二，檔案資料由于其性質(zhì)不同，所應用的角度也不同，有些檔案資料是用來進行職稱評審，有些是用來為之后的工作展開作為參考資料，依照性質(zhì)具有較多的效用，所以任何企業(yè)及事業(yè)單位都要做好檔案管理工作，以此為自身的發(fā)展建設奠定良好的基礎。

二、檔案管理的發(fā)展趨勢

1.檔案管理向無紙化方向發(fā)展

目前，我國計算機技術(shù)的應用率與普及率逐漸提升，計算機已經(jīng)成為了人們生活工作與學習的重要工具，人們逐漸趨于無紙化辦公。在檔案管理問題上，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理需要做出改變，向電子化方向轉(zhuǎn)變，形成電子檔案。人們可以在網(wǎng)絡中收發(fā)文件、傳送報告資料，這不僅提升了文件的傳輸效率，同時還簡化了工作流程，提升了文件傳遞的安全性與便捷性。從某種程度上看，科技發(fā)展為檔案管理工作帶來發(fā)展動力的同時，也帶來了一些新的挑戰(zhàn)。檔案管理的最終目標是在確保檔案安全的基礎上實現(xiàn)資源貢獻，通過檔案無紙化發(fā)展，實現(xiàn)電子檔案，不僅可以擴大檔案的館藏量，同時能夠有效實現(xiàn)資源共享，人們可以隨時隨地接收到信息，并有助于減輕檔案管理者的工作負擔。

2.檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展

數(shù)字化檔案管理主要依托于數(shù)碼影像技術(shù)以及縮微攝影技術(shù)，并且數(shù)字化檔案管理是利用計算機與掃描設備等先進電子技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進行管理，其中縮微攝影技術(shù)就是將紙質(zhì)文件縮小在縮微品上，然后制作成電子檔案;而數(shù)碼影像是利用數(shù)碼相機與光磁轉(zhuǎn)換來處理影像資料，提升其清晰度。通過對檔案進行數(shù)字化管理，利用計算機可實現(xiàn)智能化檢索，有效提升了檢索速度，擴大了檢索范圍，減少了紙質(zhì)檔案的存儲空間。并且在以上兩種技術(shù)的結(jié)合應用下，可以將已經(jīng)褪色或是滲化的圖片檔案恢復原貌，進行精準復制，同時還能夠延長影像的保存期限，人們可以通過計算機查看圖片檔案，有利于提高檔案管理水平。

3.檔案管理向網(wǎng)絡化方向發(fā)展

在信息化社會，信息占比空間逐漸擴大，人們足不出戶就能夠通過網(wǎng)絡知曉外界的事物變化，由此可見網(wǎng)絡技術(shù)水平的提升，不但提升了社會辦事效率，同時也有助于社會的發(fā)展進步，檔案管理網(wǎng)絡化奠定了堅實的基礎。目前，我國各個領域都建立了自己的局域網(wǎng)，為了提升檔案資料的保密性，部分部門規(guī)定禁止將局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)相連接，有些是單機操作，或?qū)W(wǎng)絡進行物理隔離。隨著科技水平的不斷提升，我國開始應用語音、人臉及指紋等識別技術(shù)來提升檔案的安全性。電子簽名的應用也為檔案管理提供了技術(shù)支撐，電子文件的真實性與可靠性得以展現(xiàn)。

4.檔案管理向多元化方向發(fā)展

當前，檔案資料除了以紙質(zhì)、膠卷、磁盤等多種載體存儲外，還有光盤、U盤、云存儲等存儲方式。隨著檔案載體的增多，檔案的館藏形式逐漸向多元化方向發(fā)展，若是依舊采取傳統(tǒng)檢索方法與管理手段，那么無法適應當前社會發(fā)展需要。在多元化檔案管理發(fā)展過程中，將會實現(xiàn)文檔一體化，計算機在接收到文件資料的同時，會對其進行自動分類與歸檔。管理者無需進行手工整理，翻卷查閱檔案，可以使其擺脫復雜的腦力與體力勞動，提升管理工作效率。

三、檔案管理的有效發(fā)展策略

1.建立健全檔案管理制度

我國利用計算機進行檔案管理已有較長的時間，但是由于網(wǎng)絡安全問題一直存在，因而在檔案管理上形成了紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的狀態(tài)，以此確保檔案信息具有真實性與有效性。在檔案整理與歸檔問題上，由于部分企業(yè)及單位缺少與當前時代發(fā)展相適應的標準規(guī)范，所以使得檔案管理存在較多問題。因而檔案管理部門應當依照自身實際發(fā)展情況科學制定管理制度，從而使管理工作能夠循序漸進地進行，提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。具體而言，所制定的檔案管理制度要綜合考慮到紙質(zhì)管理規(guī)定與計算機管理規(guī)定內(nèi)容，以此實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。與此同時，還要建立檔案監(jiān)管體系，以此確保檔案管理工作可以順利進行。

2.加大管理者的培訓力度

在檔案管理問題上，為了提升管理質(zhì)量，管理部門應當招收高素質(zhì)、高水平的管理人才。因為檔案管理工作屬于企業(yè)及事業(yè)單位的重要構(gòu)成部分，所以檔案管理者要有耐心、工作認真，除了具備較高的專業(yè)素養(yǎng)外，其思想道德修養(yǎng)也十分重要。因此，企業(yè)及事業(yè)單位應當對內(nèi)部檔案管理者進行定期培訓，通過開展職業(yè)道德培訓與職業(yè)技能培訓，來提升其職業(yè)綜合素養(yǎng)與技術(shù)水平，使其能夠熟練地應用先進的管理手段完成檔案管理任務。另外，企業(yè)與高校之間要進行校企合作，以此壯大檔案管理人才隊伍，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)水平。

3.完善檔案管理系統(tǒng)

當前，越來越多的企業(yè)及事業(yè)單位開始利用計算機系統(tǒng)存儲檔案，實現(xiàn)了信息化管理，這使得信息存儲和計算機操作的作用愈發(fā)突出，因而在檔案管理方面，管理者應當利用現(xiàn)有技術(shù)來完善檔案管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)建設上，可以參考一些西方國家的建設經(jīng)驗，從而使我國檔案系統(tǒng)在收集、整理存儲檔案資料等基礎功能上，增加統(tǒng)計、鑒別等功能，以此提高檔案管理效率。另外，檔案管理部門還應對管理系統(tǒng)進行定期升級，安裝殺毒軟件，以此避免系統(tǒng)受到病毒侵擾，為檔案提供一個安全的存儲環(huán)境。

4.利用條形碼加強管理

條形碼在生活中十分常見，比如，食品的包裝袋、圖書的封皮等位置都會帶有條形碼，其存儲了對應物品的信息，所以在檔案管理問題上，管理者也可以使用條形碼進行管理。并且這一項管理技術(shù)已被廣泛用于其他檔案管理之中。由于檔案管理工作是由搜集、整理、統(tǒng)計以及保管等基礎工作構(gòu)成，加之當前信息技術(shù)應用力度的增強，人們的工作生活中被數(shù)據(jù)所包圍，所以各單位部門的數(shù)據(jù)資料數(shù)量急劇增多，若是以傳統(tǒng)手工管理方式不僅需要浪費過多的人力、精力與財力，同時工作效率得不到提升。因此，管理人員應當在檔案袋或是檔案盒上打印條形碼，再利用掃碼識別器進行條碼識別，在檔案系統(tǒng)的幫助下，可以自動獲取到檔案信息內(nèi)容。通過應用條形碼來進行檔案管理，不僅能夠有效優(yōu)化檔案的查閱流程，同時還能夠改善檔案的管理效果。

5.采取二維碼方式進行管理

在進行檔案管理工作時，為了有效發(fā)揮二維碼技術(shù)的作用，需要將紙質(zhì)檔案、原始數(shù)據(jù)資料與電子文件相結(jié)合，通過對三者的研究與分析后，再利用有關技術(shù)手段將檔案數(shù)據(jù)資料存儲于二維碼中，在使用二維碼時，人們通過收集掃描即可閱讀內(nèi)容。但是由于檔案管理需要涉及到許多內(nèi)容，與其相聯(lián)系的部分眾多，所以在使用二維碼存儲信息數(shù)據(jù)時，需將電子檔案轉(zhuǎn)換成長期存儲格式，并對數(shù)據(jù)信息予以規(guī)范化處理，以此在保存檔案的同時，實現(xiàn)信息共享。但是由于當前技術(shù)水平有限，生成的二維碼具有不可逆性，生成后無法修改，同時無法修改并完善其存儲的數(shù)據(jù)信息，具有一定的弊端。因而需要紙質(zhì)文件作為依托，在利用二維碼保存的同時，做好紙質(zhì)檔案備份，以此便于修改與更新數(shù)據(jù)。由此可見，使用二維碼技術(shù)來管理檔案，雖然作為條形碼的升級形式，便于信息讀取，但是技術(shù)限制使其無法變動存儲內(nèi)容，因而需要有關人員對此技術(shù)進行完善。

四、結(jié)束語

綜上所述，在檔案管理的發(fā)展方面，隨著我國科技水平的不斷提升，檔案管理會逐漸向無紙化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化以及多元化方向發(fā)展。為了提升檔案管理的工作質(zhì)量，有關部門要建立健全檔案管理制度、加強管理培訓力度、完善現(xiàn)有管理系統(tǒng)，同時應用條形碼、二維碼方式進行管理，以此實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。

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