提升數(shù)字化環(huán)境下高校檔案管理質(zhì)量的策略

叢日麗

摘要：隨著社會的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，數(shù)字化已經(jīng)成為社會發(fā)展的一種必然趨勢.數(shù)字化環(huán)境下，高等院校逐步地將信息技術(shù)應(yīng)用到了檔案管理工作中，不僅有效地確保了高等院校檔案管理的合理性，同時(shí)還提升了高等院校檔案管理工作的效率和質(zhì)量.筆者對高等院校檔案管理工作的特點(diǎn)、存在的問題以及重要意義進(jìn)行了探究與分析，并提出了數(shù)字化環(huán)境下提升高等院校檔案管理質(zhì)量的有效策略，希望有助于高等院校檔案管理工作的進(jìn)步.

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理；數(shù)字化環(huán)境

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-260X（2019）03-0089-03

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的范疇越來越廣泛.數(shù)字化環(huán)境下，給高等院校檔案管理工作帶來了一定的便利，有助于高等院校檔案管理工作質(zhì)量的提升，但是與此同時(shí)，以往高等院校檔案管理中存在的不足和問題隨之逐漸地暴露出來，并且對高等院校的相關(guān)檔案管理工作人員提出了更高的要求.數(shù)字化環(huán)境下，高等院校在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)該充分明確自身的工作職責(zé)和方向，注重提升檔案管理工作的質(zhì)量.

1 現(xiàn)階段，高等院校檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 高等院校檔案管理的智能化特點(diǎn)

隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展，數(shù)字化背景下，傳統(tǒng)高等院校檔案管理工作模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需求.新的檔案管理工作黨方法和技術(shù)不斷地被開發(fā)和利用，這給高等院校的檔案管理工作帶來了很大的便捷性，同時(shí)還有效地提升了高等院校檔案管理工作的效率和質(zhì)量，這些都充分體現(xiàn)了高等院校檔案管理的智能化特點(diǎn).

1.2 高等院校檔案管理的信息化特點(diǎn)

高等院校檔案管理的信息化特點(diǎn)并非是其特有的，而是整個(gè)社會發(fā)展的一種趨勢.數(shù)字化環(huán)境下，信息化是高等院校檔案管理工作的一個(gè)較為明顯的特點(diǎn).高等院校在開展檔案管理工作的過程中，可以運(yùn)用一些較為先進(jìn)的信息化技術(shù)對實(shí)施對檔案的管理.例如：在高等院校檔案管理工作中應(yīng)用城市云網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了高等院校檔案管理的無紙化和集中化.

2 提升數(shù)字化環(huán)境下高等院校檔案管理工作質(zhì)量的重要意義

2.1 有利于提高高等院校檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的高等院校檔案管理工作中，通常采用手工記錄的方式實(shí)施檔案管理和服務(wù)工作，這種工作方式往往工作效率和工作質(zhì)量相對較為不理想，并且存在著一些不足和問題.傳統(tǒng)的檔案管理方式未能夠充分發(fā)揮高等院校電子檔案的重要優(yōu)勢.傳統(tǒng)的手工檔案管理方式與數(shù)字化環(huán)境下的電子檔案管理相比較，電子檔案管理速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)手工檔案管理，其工作的質(zhì)量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)手工檔案管理.由此可見，數(shù)字環(huán)境下，高等院校檔案管理工作的創(chuàng)新，更加有助于高等院校檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升，同時(shí)還有利于提高高等院校檔案資料的利用率.

2.2 高等院校檔案管理發(fā)展的必然趨勢

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，大量的先進(jìn)設(shè)備被廣泛地應(yīng)用，這給高等院校的檔案管理工作帶來了很大的便利.通過先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)的運(yùn)用，高等院校檔案管理工作效率與質(zhì)量得到了有效的提升.然而，這些先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)并未能夠在高等院校得到廣泛的普及和應(yīng)用，高等院校相關(guān)檔案管理人員依然在使用傳統(tǒng)的方法對檔案資料進(jìn)行收集和整理，工作效率較低，先進(jìn)設(shè)備的重要優(yōu)勢并未能夠得到有效的發(fā)揮.數(shù)字化背景下，信息網(wǎng)絡(luò)得到了廣泛的普及，數(shù)字化檔案管理模式出現(xiàn)，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)檢索功能對檔案資料進(jìn)行查閱，實(shí)現(xiàn)了高等院校檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)和質(zhì)量的提升.由此可見，數(shù)字化高等院校檔案管理模式是其發(fā)展的必然趨勢.

2.3 有助于檔案資源的共享

近些年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷地發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)得到了廣泛的普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的范疇越來越廣泛[1].數(shù)字化環(huán)境下，創(chuàng)新了高等院校檔案管理模式.數(shù)字化環(huán)境下，信息技術(shù)在高等院校檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可以有效地搜集和整理檔案資料，同時(shí)還可以將檔案資料進(jìn)行共享.檔案資料使用者可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)文件的使用，有效地突破了傳統(tǒng)檔案資料使用的局限性.需要注意的是在進(jìn)行檔案資源共享時(shí)，應(yīng)該確保檔案資源的安全性，同時(shí)還需要加強(qiáng)對私密性檔案資源的安全管理.

3 數(shù)字化環(huán)境下高等院校檔案管理中存在的問題

3.1 缺乏檔案管理主動服務(wù)意識

高等院校在開展檔案管理工作的過程中，在檔案服務(wù)方面通常缺乏檔案管理主動服務(wù)意識，處于被動的局面.如果不及時(shí)的采取相應(yīng)的措施解決這一問題，任其繼續(xù)發(fā)展下去，就會逐漸的拉大社會和高等院校發(fā)展需求的距離，嚴(yán)重影響高等院校檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升.由此可見，缺乏檔案管理主動服務(wù)意識是影響高等院校檔案管理工作完善和質(zhì)量提升的重要因素，同時(shí)也是數(shù)字化環(huán)境下，高等院校檔案管理工作中的一個(gè)重要研究課題.

3.2 檔案管理觀念較為陳舊

高等院校相關(guān)檔案管理工作人員深受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，在數(shù)字化環(huán)境下，未能夠及時(shí)地更新觀念，放開思維，擺脫陳舊檔案管理觀念的局限，這將嚴(yán)重影響數(shù)字化環(huán)境下高等院校檔案管理質(zhì)量的提升[2].尤其部分高等院校領(lǐng)導(dǎo)階層缺乏對檔案管理工作的重視，未能夠?qū)Ω叩仍盒５臋n案管理進(jìn)行有效的指導(dǎo)，并鼓勵(lì)相關(guān)檔案管理工作人員創(chuàng)新檔案管理方式.在這樣的形式下，高等院校的檔案管理工作的質(zhì)量難以得到提升.

3.3 缺乏對檔案管理工作的創(chuàng)新

現(xiàn)階段，影響高等院校檔案管理完善和質(zhì)量提升的重要因素之一便是缺乏對檔案管理工作的創(chuàng)新.缺乏創(chuàng)新的這一問題，不僅僅存在于高等院校的檔案管理匯中，在其他領(lǐng)域中也普遍存在著這一問題[3].高等院校檔案管理工作中存在的缺乏創(chuàng)新性的這一問題，致使高等院校檔案管理模式較為單一，這不僅阻礙著高等院校檔案管理質(zhì)量的提升，同時(shí)還阻礙著高等院校檔案資源的充分利用.

4 數(shù)字化環(huán)境下提升高等院校檔案管理質(zhì)量的有效策略

數(shù)字化環(huán)境下，高等院校在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)該結(jié)合以上存在的問題，積極地采取相應(yīng)的措施解決這些問題，并注重高等院校檔案管理工作質(zhì)量的提升，以此提高高等院校檔案管理水平.

4.1 更新觀念，樹立現(xiàn)代化檔案管理觀念

現(xiàn)階段，數(shù)字化環(huán)境下，高等院校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn).高等院校在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，積極的更新檔案管理觀念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念.同時(shí)高等院校的領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該全面的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，充分發(fā)揮數(shù)字化環(huán)境的重要優(yōu)勢，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，以此提升高等院校檔案管理質(zhì)量[4].例如：高等院?？梢越M織學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層以及相關(guān)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以此提高其對檔案管理工作以及數(shù)字化環(huán)境的認(rèn)識，協(xié)助他們轉(zhuǎn)變陳舊的檔案管理觀念.另外，高等院校還可以組織需要領(lǐng)導(dǎo)階層以及相關(guān)檔案管理工作人員前往其他高等院校進(jìn)行交流與學(xué)習(xí)，從中吸取其他高等院校檔案管理工作中存在的優(yōu)勢，并及時(shí)發(fā)展自身工作中存在的不足，以此加快其檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，從而不斷地完善檔案管理工作，提升檔案管理工作質(zhì)量.在對相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)對其的信息技術(shù)的培訓(xùn)，以此幫助相關(guān)人員樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念.

4.2 加大數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用的力度

高等院校在開展檔案管理工作時(shí)，通常受各種主管和客觀因素的影響，檔案管理方式較為落后，致使工作效率低，檔案資源利用率低[5].高等院校檔案管理的主要內(nèi)容通常包括：第一，檔案的記錄工作；第二，檔案的保存工作；第三，檔案的檢索工作.在傳統(tǒng)的高等院校檔案管理工作中，通常采用的是紙質(zhì)的檔案資料，在對這些檔案資料進(jìn)行分類、整理以及歸納時(shí)，往往需要消耗較多的人力和物力，不僅檔案工作效率低，同時(shí)還極容易因?yàn)槭韬龀霈F(xiàn)錯(cuò)誤，從而嚴(yán)重影響高等院校檔案管理工作的質(zhì)量.數(shù)字化環(huán)境下，高等院校應(yīng)該加大數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用的力度.高等院校應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)字化電子檔案庫的建立，并根據(jù)需要，有針對性地進(jìn)行開放，同時(shí)還需要定期的完善檔案資料.在完善檔案資料的過程中，高等院?？梢詫㈦娮訖n案庫向廣大學(xué)生進(jìn)行開放，并鼓勵(lì)學(xué)生自主的完善檔案資料，通過指導(dǎo)員審核的檔案資料，便可以交由相關(guān)檔案管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理與儲存，這樣不僅分散了相關(guān)檔案管理工作人員的工作任務(wù)，同時(shí)還緩解了檔案管理工作的壓力，有助于數(shù)字化環(huán)境下高等院校檔案管理質(zhì)量的提升.

4.3 創(chuàng)新高等院校檔案管理模式

高等院校檔案管理工作較為復(fù)雜，再加之高等院校檔案管理模式較為單一，因此，數(shù)字化環(huán)境下，高等院校檔案管理質(zhì)量很難得到有效的提升[6].因此，高等院校應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理模式的創(chuàng)新，全面的認(rèn)識數(shù)字信息化技術(shù)在高等院校檔案管理工作中的重要優(yōu)勢，深化數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用.另外，在創(chuàng)新高等院校檔案管理模式的同時(shí)，還應(yīng)該合理的建立起高等院校檔案管理機(jī)制，在建立檔案管理機(jī)制時(shí)，應(yīng)該堅(jiān)持實(shí)事求是的基本原則，并結(jié)合高等院校檔案管理工作中存在的不同問題，對檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善，以此提升數(shù)字環(huán)境下高等院校檔案管理的質(zhì)量和效率.

5 結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字環(huán)境對高等院校的檔案管理工作具有重要的意義，然而實(shí)際中，高等院校的檔案管理工作還存在著一些問題，高等院校應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視，積極地采取相應(yīng)的策略解決這些問題，以此不斷地完善數(shù)字環(huán)境下的高等院校檔案管理工作，并實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升.

參考文獻(xiàn)：

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