提高事業(yè)單位檔案管理有效性的策略探析

摘 要：由于事業(yè)單位中很多工作的開展都需要檔案作為參考資料，因此，檔案管理工作有著非常重要的作用，需要切實(shí)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。但從我國各事業(yè)單位檔案管理工作的具體開展情況來看，還存在人員素質(zhì)不強(qiáng)、管理有效性不足等問題，需要有針對(duì)性的制定相關(guān)策略來進(jìn)行改進(jìn)。本文主要從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題出發(fā)，分析如何提高事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;有效性;策略

在當(dāng)代社會(huì)中，檔案是各項(xiàng)事業(yè)歷史沿革的匯總，對(duì)未來工作的開展有著重要的指引作用，是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求。在事業(yè)單位改革進(jìn)程中，涉及到很多舊檔案的保管與新檔案的存檔整理，并且隨時(shí)可能需要查閱檔案以助推改革進(jìn)程。在這樣的社會(huì)發(fā)展形勢下，事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的各種問題，積極采取各種措施來優(yōu)化檔案管理機(jī)制，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理體系，以提升檔案管理的有效性。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)不強(qiáng)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作信息化、數(shù)字化已經(jīng)非常必要，很多的信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理工作中，對(duì)檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)也越來越有了更多的要求。加上當(dāng)前事業(yè)單位改革進(jìn)程的不斷深化推進(jìn)，事業(yè)單位檔案管理工作所面臨的的問題越來越復(fù)雜，但在實(shí)際的操作中，很多單位都沒有專業(yè)的檔案管理人員，即使有，也沒有加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理還采取原有的傳統(tǒng)的管理辦法，很多單位也沒有專門的管理工作人員，專業(yè)知識(shí)不足，檔案信息化管理知識(shí)不足，不能在實(shí)際工作中適應(yīng)時(shí)代對(duì)檔案管理工作發(fā)展的需要。

2.檔案管理整體水平不夠高

雖然全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)已經(jīng)就檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化改革做出了明確指示，要求做好檔案標(biāo)準(zhǔn)宣傳貫徹、信息收集以及監(jiān)督評(píng)估評(píng)價(jià)工作，并且在多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)開始引入信息化的檔案管理模式，甚至連微縮復(fù)制儲(chǔ)存技術(shù)都已經(jīng)在具體的管理工作中出現(xiàn)，但是從整體的檔案管理情況來看，對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用還存在很大的不足，已經(jīng)具備的信息技術(shù)條件更多的只是用來完成信息錄入等基礎(chǔ)簡單的操作，浮于表面，并沒有充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息處理上的優(yōu)勢，真正運(yùn)用到檔案管理中去，整體管理水平不高;雖然已經(jīng)形式上實(shí)現(xiàn)信息化管理，但是實(shí)質(zhì)上依然是傳統(tǒng)的檔案管理模式。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化原則

1.兼顧好統(tǒng)一化與差異化的關(guān)系

事業(yè)單位檔案管理工作要在堅(jiān)持統(tǒng)一的基礎(chǔ)上進(jìn)行靈活運(yùn)用的原則，一方面，為了進(jìn)一步促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，要嚴(yán)格遵守全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)就檔案管理工作所指定的具體制度，另一方面，為了更好的適應(yīng)事業(yè)單位檔案改革實(shí)際情況的需要，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)，結(jié)合不同事業(yè)單位的性質(zhì)，有針對(duì)性的制定制度，實(shí)現(xiàn)差異化的制度管理?？偟膩碚f，檔案管理工作要在整體上遵循國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，充分研究事業(yè)單位的性質(zhì)與特點(diǎn)，表現(xiàn)出差異化的特點(diǎn)，結(jié)合單位的實(shí)際情況，制定出行之有效的檔案管理工作制度。

2. 協(xié)調(diào)好執(zhí)行與制定的關(guān)系

我們都知道，在具體的工作開展中制度的制定對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展有著巨大的推動(dòng)作用，但是如果過度側(cè)重于制度的制定，忽視了對(duì)制度執(zhí)行的監(jiān)管，那么再多的制度也是虛設(shè)。檔案管理工作中也是如此，需要協(xié)調(diào)好檔案管理制度與檔案工作執(zhí)行二者的關(guān)系，確保制度得到落實(shí)，同時(shí)執(zhí)行工作也有據(jù)可依。在具體工作中，無論是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還是負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，都要對(duì)檔案管理工作制度的制定與落實(shí)給與一定的關(guān)注，建立相應(yīng)的監(jiān)管制度進(jìn)行考核，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極主動(dòng)性，引導(dǎo)其工作的開展根據(jù)檔案管理制度進(jìn)行，鼓勵(lì)其在工作中不斷完善已有的制度，促進(jìn)檔案管理制度的進(jìn)一步完善與規(guī)范。

3.堅(jiān)持檔案管理人員權(quán)益與職責(zé)的統(tǒng)一

檔案管理工作人員是事業(yè)單位中實(shí)際開展檔案管理工作的具體主體，其工作的主觀能動(dòng)性直接影響到檔案管理工作的最終質(zhì)量。而通常會(huì)影響檔案管理工作人員工作積極性的因素，主要可以分為兩大類，一類是源于檔案管理工作人員的個(gè)人權(quán)益無法得到充分的保障與落實(shí)，另一類是由于針對(duì)檔案管理工作的相關(guān)職責(zé)并沒有進(jìn)行明確，讓相關(guān)工作人員誤認(rèn)為自己的權(quán)益沒有受到保障。因此在具體工作開展過程中，要對(duì)從事檔案管理工作人員的工作職責(zé)與權(quán)益明文規(guī)定，以文字的形式明確下來，在劃定職責(zé)的基礎(chǔ)上保障其正當(dāng)權(quán)益受保護(hù)。與此同時(shí)，事業(yè)單位也要面向檔案管理人員暢通反饋渠道，確保其意見與看法能夠及時(shí)被接收到，以此激發(fā)起工作熱情與積極性，全身心的投入到檔案管理工作中去。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

1.做好信息化檔案與傳統(tǒng)檔案管理方式的銜接

雖然說信息化技術(shù)已經(jīng)在在社會(huì)各個(gè)層面得到有效普及，但是依然有部分事業(yè)單位檔案管理采用紙質(zhì)化管理形式，但是在檔案管理工作越來越重要的今天，合理使用信息化技術(shù)能夠有效提升檔案管理工作的整體質(zhì)量與效率。面對(duì)當(dāng)前紙質(zhì)化檔案與電子化檔案并存的現(xiàn)狀，不能采取消極的態(tài)度進(jìn)行抵抗，而是要更積極主動(dòng)的去應(yīng)對(duì)這種現(xiàn)狀，用實(shí)際行動(dòng)推動(dòng)檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展，逐步改變傳統(tǒng)的信息收集方式，將信息錄入到電腦中，借助信息技術(shù)輔助開展信息的處理與分類，形成電子文檔。雖然電子設(shè)備為管理的效率帶來很大的提升，但是如果遇到電子設(shè)備發(fā)生故障，那么很可能會(huì)傷害到檔案信息的安全，因此要切實(shí)做好電子檔案數(shù)據(jù)與信息的安全保護(hù)工作。一方面，要重視對(duì)檔案管理工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)工作，提升其信息素養(yǎng)，即使遇到電子設(shè)備故障情況，也能夠靈活處理，及時(shí)應(yīng)對(duì)，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，避免損失過大;另一方面，事業(yè)單位要重視在檔案管理電子設(shè)備上的投入，對(duì)于老舊的電子設(shè)備要及時(shí)進(jìn)行更換，確保電子設(shè)備能夠成為檔案管理工作的有效支撐，而不是累贅。為了適應(yīng)信息技術(shù)的應(yīng)用，事業(yè)單位要處理好檔案管理中每一個(gè)環(huán)節(jié)工作的開展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，確保信息技術(shù)能夠更好地服務(wù)于檔案管理工作。

2.結(jié)合事業(yè)單位改革具體情況不斷拓展檔案服務(wù)內(nèi)容

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也需要隨著技術(shù)的發(fā)展不對(duì)對(duì)自身已有的檔案管理形式進(jìn)行改進(jìn)與更新，以更好的適應(yīng)新形勢的管理需要，提高管理的時(shí)效性。作為當(dāng)前社會(huì)應(yīng)用程度最高的技術(shù)，信息網(wǎng)絡(luò)為檔案管理工作帶來了更多的便利性，無論是檔案資料的收集還是整理與保存，都變得更加便捷，以此為契機(jī)加強(qiáng)檔案信息化管理相關(guān)機(jī)制，有條件的事業(yè)單位可以聘請(qǐng)專門的設(shè)計(jì)人員根據(jù)單位的實(shí)際需求設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，切實(shí)提升檔案工作效率，為檔案管理工作提供完善的系統(tǒng)基礎(chǔ)。

3.對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度不斷完善

目前在原有的檔案管理機(jī)制上國家針對(duì)電子檔案的歸檔管理、移交接收、檔案的編制規(guī)則、檔案裝裱、檔案應(yīng)急管理等多方面的內(nèi)容都有針對(duì)性的在廣泛征集意見的基礎(chǔ)上制定了行之有效的管理細(xì)則，但是每個(gè)事業(yè)單位由于機(jī)構(gòu)性質(zhì)的不同，在具體落實(shí)中可能存在偏差，需要根據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行再細(xì)化，提高各項(xiàng)管理制度的針對(duì)性，確保能夠充分發(fā)揮出制度的規(guī)范與監(jiān)管作用。

4.用全面發(fā)展的眼光看待事業(yè)單位檔案管理工作

總的來說，無論是什么事業(yè)單位，都需要進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義所在，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。具體到實(shí)際工作中，真正要讓檔案管理工作得到各方面的重視，就需要從單位管理隊(duì)伍著手，從領(lǐng)導(dǎo)抓起，讓領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮出帶頭示范作用，引導(dǎo)單位上下重視檔案管理工作的開展。將檔案管理工作納入到績效考核中去，定期不定期嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檢查。與此同時(shí)，事業(yè)單位要分析自身檔案管理工作表現(xiàn)出的特點(diǎn)，有針對(duì)性的制定行之有效的檔案管理考評(píng)機(jī)制，將檔案管理工作與員工的績效以及評(píng)優(yōu)評(píng)先進(jìn)等相掛鉤，根據(jù)考核結(jié)果采取漲薪升級(jí)或者降薪降級(jí)的方式來倒逼員工重視檔案管理工作。事業(yè)單位要在確保自身健康可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)上針對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量建立起科學(xué)合理的評(píng)價(jià)體系，對(duì)具體工作落實(shí)中遇到的問題如何解決等進(jìn)行明確，規(guī)范檔案管理工作。

時(shí)代是進(jìn)步，用發(fā)展的眼光看事業(yè)單位檔案管理工作，進(jìn)入事業(yè)單位改革深水期，檔案管理工作必然也會(huì)存在各種問題，需要主動(dòng)開展研究，以更積極地態(tài)度去應(yīng)對(duì)，不斷彌補(bǔ)管理中存在的缺陷，切實(shí)提升檔案管理的有效性。只有這樣，檔案管理工作才能夠真正成為事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的重要數(shù)據(jù)支撐，為各項(xiàng)決策與方案的制定提供依據(jù)，在推動(dòng)事業(yè)單位改革進(jìn)程中充分發(fā)揮出檔案的作用，需要作為工作的重點(diǎn)來抓。

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作者簡介：李曉華（1972-），女，?？疲ぷ鲉挝唬耗铣涫袆趧?dòng)人事爭議仲裁院，原職稱：小學(xué)高級(jí)教師，現(xiàn)轉(zhuǎn)職稱：檔案專業(yè)館員。