探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

高美麗

摘 要：近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，促進(jìn)了各領(lǐng)域的穩(wěn)定發(fā)展，同時也對檔案管理工作更重視，提出了專業(yè)性的管理要求。而在檔案管理工作的發(fā)展中，要確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、科學(xué)性，能夠結(jié)合單位自身的發(fā)展情況綜合分析，制定完善管理制度，由專業(yè)的人員具有針對性地管理，既發(fā)揮出檔案管理的重要作用，又促進(jìn)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢;檔案管理;規(guī)范化;重要性;策略

在新形勢的影響下，加強對檔案工作的管理，主要是能夠把單位發(fā)展與時代發(fā)展綜合分析，為單位的長久發(fā)展提供重要的科學(xué)依據(jù)，促進(jìn)單位與時代的共同發(fā)展。滿足新形勢發(fā)展要求，加強對檔案的管理，制定完善的管理制度，使各項工作環(huán)節(jié)與內(nèi)容都能夠嚴(yán)格地按照相關(guān)制度規(guī)范性操作，提升整體的工作效率與質(zhì)量。目前，在各單位的檔案管理工作中，都會受到不同因素的影響，使檔案管理工作的質(zhì)量不佳，最主要的原因是單位自身對檔案管理工作不夠重視;管理人員的專業(yè)素質(zhì)比較低;不具備完善的管理制度等，都會對檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展造成不同程度的影響。因此，需要提高對檔案管理工作的重視度，能夠以長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃與管理，確保檔案管理工作的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。還需要檔案管理工作人員能夠不斷地學(xué)習(xí)，優(yōu)化管理理念、創(chuàng)新管理模式，能夠在管理的過程中及時地發(fā)現(xiàn)存在的問題，具有針對性地分析問題與解決問題，從而提升檔案管理工作的整體水平。

一、檔案管理工作的重要性

在各單位的發(fā)展中，都比較忽視對檔案管理工作，不僅會影響到整體的工作效率，而且還阻礙檔案管理工作的發(fā)展，從而對各單位的長久發(fā)展造成一定的影響。因此，需要各單位能夠提高對檔案管理工作的重視度，制定完善的管理制度，確保檔案管理工作能夠?qū)Ω黜椆ぷ鳟a(chǎn)生積極的影響。同時，在檔案管理工作中，還需要注重對檔案管理人員的教育與培養(yǎng)，能夠提升檔案管理人員的專業(yè)水平與綜合能力，使管理方案與措施不斷地優(yōu)化與完善，使檔案管理工作能夠在新形勢下可持續(xù)地發(fā)展。而在新形勢下的發(fā)展下，加強對檔案管理工作的管理，使其能夠發(fā)揮出自身的重要性，主要從以下三個方面分析。

首先，能夠根據(jù)單位自身的發(fā)展情況綜合分析，以長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)制定出管理方案與規(guī)劃，既能夠加強對檔案工作的管理，又能夠符合自身單位的發(fā)展需求，也是各單位可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。在檔案管理工作中，最主要的影響因素就是相關(guān)工作人員，那么就需要各單位能夠聘用專業(yè)管理人員，使檔案管理工作穩(wěn)定地發(fā)展，及時地把相關(guān)信息數(shù)據(jù)收集、整理、儲存等，確保檔案管理信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。此外，對檔案管理工作的詳細(xì)內(nèi)容分析，加強對檔案信息的維護(hù)，也是對單位歷史足跡的重要記載，充分發(fā)揮出檔案管理人員的綜合能力。

其次，對檔案管理工作的規(guī)范性管理，能夠為各單位的穩(wěn)定發(fā)展提供重要的決策依據(jù)，也有效地幫助決策人員能夠?qū)挝坏奈磥戆l(fā)展制定長遠(yuǎn)的規(guī)劃。在檔案管理的過程中，各部門、人員等可以根據(jù)工作需求，對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、借閱、使用等，能夠幫助工作人員解決工作中存在的難題，提供著重需要的信息依據(jù)，一旦人員遇到了問題，能夠?qū)n案信息查閱的過程中，自主地分析與解決，能夠?qū)χ贫ǖ拈L遠(yuǎn)發(fā)展方案及時地調(diào)整與完善，進(jìn)一步地推動各單位的穩(wěn)定發(fā)展。同時，在各單位之間相互合作發(fā)展的過程中，還能夠把檔案信息資料進(jìn)行合理地分析，更有利于各單位之間的了解，為雙方的合作與發(fā)展起到促進(jìn)作用。

最后，檔案管理工作的規(guī)范性，也會為社會效益、經(jīng)濟(jì)效益等產(chǎn)生積極的影響。能夠結(jié)合時代的發(fā)展，優(yōu)化管理理念、創(chuàng)新管理模式，對時代各領(lǐng)域的發(fā)展詳細(xì)地了解與掌握，結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r綜合分析，能夠及時地發(fā)現(xiàn)出自身存在的問題，使相關(guān)工作人員加大管理力度，注重各單位自身的發(fā)展形象，尤其是在現(xiàn)代化市場的發(fā)展中，提升自身的競爭力，穩(wěn)定自身的重要地位，為社會經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

二、新形勢下檔案管理工作存在的問題

檔案管理工作，在各行各業(yè)的發(fā)展中都占有重要的地位與作用，隨著單位的不斷發(fā)展，加強對檔案工作的管理，也提出了更高的專業(yè)性要求。從我國目前檔案管理工作角度分析，還存在著問題，對此，我們進(jìn)行了以下分析。

1.缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。在新形勢發(fā)展下，加強對檔案工作的管理，還是會受到一定因素的影響，使整體的工作效率都比較低。尤其是相關(guān)單位及人員缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，在管理工作中沒有根據(jù)相關(guān)制度要求對其進(jìn)行科學(xué)合理地管理，使檔案管理工作缺乏規(guī)范性與專業(yè)性。雖然我國也頒發(fā)了《檔案法》，但是隨著時代的快速發(fā)展，《檔案法》內(nèi)所制定的內(nèi)容與要求，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求，整體都比較單一化，無法對檔案管理工作人員行為進(jìn)行良好的約束與管理，就導(dǎo)致管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)問題，從而對檔案管理工作的整體質(zhì)量造成一定的影響。

2.對檔案管理工作不重視。對檔案管理工作的不重視，是各單位在發(fā)展中都存在的問題，對檔案的管理都處于簡約管理的狀態(tài)，缺乏規(guī)范性與科學(xué)性，未制定明確的標(biāo)準(zhǔn)與要求，使整體管理工作都比較混亂。還有部分單位，缺乏對檔案工作的管理，不能及時地把相關(guān)信息數(shù)據(jù)記錄、整理、儲存等，那么相關(guān)工作人員在工作時，就不會對自己所管理的檔案信息數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，忽視對檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理，使所有的檔案都存放在一起，無法確保檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.單一化的管理方法。目前，在大多數(shù)的單位檔案管理工作中，所采用的管理方都單一化，依然是以傳統(tǒng)管理方法為主，影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量。傳統(tǒng)的管理方法就是對紙質(zhì)檔案的管理，無論是信息數(shù)據(jù)的記錄工作，還是后期的查閱與使用，都會造成不便，尤其是對檔案信息數(shù)據(jù)的翻閱，需要花費大量的時間進(jìn)行查找，影響檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4.檔案管理人員的綜合水平比較低。相應(yīng)提升檔案管理工作質(zhì)量，最主要的影響因素就是檔案管理人員，由于各單位對檔案管理人員的要求比較低，為了能夠降低單位的費用成本，通常情況下會選擇使用剛畢業(yè)的大學(xué)生或非專業(yè)的管理人員等，使檔案管理工作人員的專業(yè)水平與綜合能力都比較低，在日常的管理工作中，無法及時地把相關(guān)信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確地記錄、整理、分類等。并且對檔案管理工作內(nèi)容不夠了解，對檔案管理工作的開展造成一定的影響。檔案管理人員責(zé)任意識比較低，忽視對檔案信息數(shù)據(jù)的管理，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案信息不全、損壞、丟失等情況，無法確保檔案管理工作的規(guī)范性。

三、新形勢下加強檔案管理工作的重要策略

促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，需要結(jié)合單位實際發(fā)展情況綜合分析，制定完善的管理制度，確保檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性等，為單位的持續(xù)發(fā)展提供重要的科學(xué)依據(jù)，滿足單位發(fā)展需求，提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

1.完善檔案管理工作的法律法規(guī)。加強對檔案工作的管理，首先是對其相關(guān)的法律法規(guī)不斷地完善，能夠采用法律法規(guī)對檔案管理工作的保護(hù)，使各項工作環(huán)節(jié)與內(nèi)容都能夠嚴(yán)格地按照相關(guān)要求進(jìn)行，對檔案管理工作產(chǎn)生了良好的約束，遵循著“有法可依，有章可循”的管理原則。還需要結(jié)合各單位自身的發(fā)展情況科學(xué)分析，能夠?qū)n案管理工作有全新的認(rèn)識，隨著時代的快速發(fā)展，對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)及時地調(diào)整，從而確保檔案管理工作的規(guī)范性。

2.提升對檔案管理工作的重視度。提升對檔案管理工作的重視度，是促進(jìn)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，及時更新檔案信息數(shù)據(jù)，根據(jù)單位自身的發(fā)展，添加新的檔案內(nèi)容，確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。能夠?qū)n案資料進(jìn)行分類儲存，為后續(xù)的查閱與使用提供方便，提高檔案管理工作效率。

3.加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，能夠根據(jù)檔案管理工作的實際發(fā)展情況，對檔案管理人員提出專業(yè)性的要求，并且積極地開展培訓(xùn)活動，使所有人員都能夠自主參加與學(xué)習(xí)，注重對專業(yè)化的管理隊伍的建設(shè)，為檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，主要是能夠?qū)θ藛T的管理理念、管理模式產(chǎn)生積極的影響，既能夠提升工作人員的專業(yè)水平，又滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。同時，還需要招聘豐富經(jīng)驗的相關(guān)人員，能夠激發(fā)管理人員的積極性，有效地提高檔案管理的質(zhì)量。

4.采用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)。引進(jìn)現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，能夠及時地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足，具有針對性地分析與解決，并且建立信息化的管理系統(tǒng)，能夠把紙質(zhì)文件逐漸地轉(zhuǎn)化為電子文件，更加方便對檔案信息的管理與儲存。對檔案信息平臺的建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享，使各部門及人員能夠在信息平臺上對檔案信息數(shù)據(jù)的查閱、使用。檔案信息平臺還設(shè)置了檢索功能，相關(guān)使用人員只需要根據(jù)自己的使用需要，在上面輸入關(guān)鍵詞，就會在眾多檔案信息數(shù)據(jù)中顯示出所需要查找的信息數(shù)據(jù)，不僅操作簡單方便，而且還能夠提升檔案管理工作效率，節(jié)約查閱時間與費用成本，更是加強對檔案信息數(shù)據(jù)的保護(hù)。

四、結(jié)語

綜上所述，在新形勢的發(fā)展下，加強對檔案工作的管理，是各單位穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，結(jié)合自身的發(fā)展情況綜合分析，制定完善的管理制度，優(yōu)化管理理念、創(chuàng)新管理模式，完善相關(guān)法律法規(guī)，重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升人員的專業(yè)水平與綜合能力。采用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，加強對檔案信息數(shù)據(jù)的保護(hù)，都能夠確保檔案管理良好進(jìn)行，以此來規(guī)范檔案管理的工作，提高管理質(zhì)量。

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