淺談職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理

梁彥芳

【摘要】：學(xué)籍是職業(yè)學(xué)校檔案管理的重要內(nèi)容，學(xué)籍反映了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況及德智體美等認(rèn)知水平，也是對(duì)學(xué)生未來(lái)就業(yè)、向社會(huì)輸送人才的重要信息。本文立足學(xué)籍檔案管理，從保護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)性、原始性、完整性上來(lái)提出綜合化發(fā)展建議。

【關(guān)鍵詞】：職業(yè)學(xué)校 學(xué)籍檔案 綜合化管理

學(xué)籍是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的“身份證”，既包括學(xué)生的個(gè)人信息，也反映學(xué)生的在校表現(xiàn)，還是學(xué)生接受某種職業(yè)教育、學(xué)識(shí)水平的重要憑證。為此，保護(hù)和利用好學(xué)籍檔案具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、學(xué)籍檔案管理的作用

學(xué)籍是學(xué)生求學(xué)經(jīng)歷的動(dòng)態(tài)反映，記錄了學(xué)生的基本情況、學(xué)業(yè)情況和獎(jiǎng)懲情況等原始資料。高度重視學(xué)籍檔案的管理，其意義有三點(diǎn)：

（一）學(xué)籍檔案管理是學(xué)生就業(yè)、深造、發(fā)展的重要學(xué)歷憑證。比如學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)，德智體美等原始記錄，準(zhǔn)確性高、可靠性強(qiáng)，未來(lái)走向崗位可以作為相應(yīng)學(xué)歷證明。

（二）學(xué)籍檔案管理是推進(jìn)教學(xué)工作的重要內(nèi)容。比如學(xué)生從入學(xué)情況、學(xué)籍變更情況、考試成績(jī)、培訓(xùn)技能、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲材料等，都是客觀記錄學(xué)生學(xué)習(xí)實(shí)踐的重要記錄，對(duì)于發(fā)現(xiàn)教學(xué)問(wèn)題、對(duì)癥施策具有指導(dǎo)價(jià)值。

（三）學(xué)籍檔案是實(shí)現(xiàn)未來(lái)成功就業(yè)的重要參考。從學(xué)籍記錄內(nèi)容來(lái)看，用人單位可以根據(jù)學(xué)籍檔案來(lái)形成對(duì)學(xué)生個(gè)體的綜合性評(píng)價(jià)，以便于選擇合適的人才；同時(shí)，還可以參考用人單位的反饋信息，來(lái)改進(jìn)人才培養(yǎng)方向。

二、職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的突出問(wèn)題

（一）重視不足，學(xué)籍檔案管理滯后于現(xiàn)實(shí)需求。學(xué)籍檔案在職業(yè)學(xué)校管理體系中具有滯后性、隱蔽性特點(diǎn)，很容易被忽視。很多職業(yè)學(xué)校在學(xué)籍管理工作中重視不足，場(chǎng)地有限、設(shè)備陳舊、人員管理水平較低。以小型單機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，加上半手工操作方式為主，導(dǎo)致學(xué)籍管理陷入繁、雜、重窠臼。同時(shí)，學(xué)籍檔案管理人員自身意識(shí)淡薄，對(duì)學(xué)籍檔案認(rèn)知不足，在管理上沿襲過(guò)去的形式，草草應(yīng)付，未能嚴(yán)格檔案填寫與立卷歸檔處理，導(dǎo)致檔案內(nèi)容千篇一律，套話、空話問(wèn)題突出，降低了學(xué)籍檔案的可信度。

（二）管理不規(guī)范，難以提升學(xué)籍檔案資源使用效率。從職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案工作管理實(shí)踐來(lái)看，由于缺乏嚴(yán)格清晰的權(quán)責(zé)劃分，未能從學(xué)籍管理制度上，加大對(duì)學(xué)籍檔案的細(xì)化管理。通常情況下，各系部管理自己的學(xué)籍檔案，使得學(xué)籍信息來(lái)源分散，不利于統(tǒng)一建檔與歸檔處理。加之部門協(xié)同配合力度不足，在學(xué)籍檔案填寫、內(nèi)容項(xiàng)目設(shè)置上不嚴(yán)謹(jǐn)。

（三）信息化水平低，學(xué)籍檔案開發(fā)受阻。學(xué)籍檔案信息化管理作為推進(jìn)學(xué)籍檔案深入開發(fā)的重要方向，在很多學(xué)校未能給予關(guān)注和重視。很多院校僅僅將書面材料進(jìn)行收集、整理和歸檔，只是對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行了“看護(hù)”，未能進(jìn)行數(shù)字化和深度整合加工，也降低了學(xué)籍檔案服務(wù)職業(yè)學(xué)校管理決策的能力。同時(shí)，開展學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，從學(xué)籍檔案信息保密與利用上，正確推進(jìn)學(xué)籍檔案的開發(fā)，而當(dāng)前的一些查詢手續(xù)繁瑣，管理方法落后，阻礙了學(xué)籍檔案的共享與利用。

（四）人員隊(duì)伍不強(qiáng)，制約了學(xué)籍檔案工作的提升。學(xué)籍檔案的管理主體是人，而對(duì)于多數(shù)職業(yè)學(xué)校，學(xué)籍檔案工作長(zhǎng)期被邊緣化，很多學(xué)籍檔案崗位要么是由其他教師兼任，要么是教職工家屬來(lái)管理，因缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和技能，加之一些人員變動(dòng)，使得學(xué)籍檔案管理效率低，遺失破損嚴(yán)重。缺失應(yīng)有的管理機(jī)構(gòu)，對(duì)相關(guān)人員缺失專業(yè)技能培訓(xùn)，制約了職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、完善職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的綜合化路徑

（一）成立專業(yè)部門，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理合力的發(fā)揮。加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，從相關(guān)法律法規(guī)中貫徹和制定相關(guān)學(xué)籍檔案管理制度和工作方法，明確各部門間的溝通與協(xié)作，加強(qiáng)各管理主體間的良性對(duì)接，共同促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作再上新臺(tái)階。另外，學(xué)籍檔案管理人員自身要注重檔案意識(shí)的提升，特別是從學(xué)科發(fā)展、學(xué)籍檔案管理和服務(wù)中，強(qiáng)調(diào)責(zé)任意識(shí)，樹立法律意識(shí)，規(guī)范自我工作，積極做好學(xué)籍檔案資料的收集、整理、保管、開發(fā)與利用。

（二）引入規(guī)范化理念，提升學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。引入標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系，依照學(xué)籍檔案科學(xué)化管理要求，從學(xué)籍檔案操作規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行統(tǒng)一布置，優(yōu)化各項(xiàng)檔案材料的收集流程，嚴(yán)格把控檔案材料質(zhì)量和可靠性、準(zhǔn)確性，確保學(xué)籍檔案材料按規(guī)范格式進(jìn)行存檔。另外，遵循建檔原則，從保障學(xué)籍檔案信息的準(zhǔn)確性上，提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量水平。

（三）推進(jìn)信息化建設(shè)，提升學(xué)籍檔案管理效率。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)的發(fā)展，給職業(yè)院校學(xué)籍檔案工作提供了服務(wù)平臺(tái)支撐，特別是引入數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，構(gòu)建專門的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)檢索平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全軟件來(lái)優(yōu)化學(xué)籍檔案信息的授權(quán)查詢，確保學(xué)籍檔案管理的安全性、共享性。當(dāng)然，信息化建設(shè)需要從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備投入、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的開發(fā)與引進(jìn)上來(lái)逐步完善，并結(jié)合學(xué)籍檔案管理需求，添置相應(yīng)的管理設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備。另外，做好學(xué)籍檔案人員信息化管理培訓(xùn)，提升學(xué)籍檔案人員的知識(shí)水平和技能層次，并引入激勵(lì)機(jī)制，表彰先進(jìn)，調(diào)動(dòng)工作積極性，促進(jìn)學(xué)籍檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定發(fā)展。

（四）依托學(xué)籍檔案資源化管理，深化開發(fā)與利用。學(xué)籍檔案管理工作要納入學(xué)校建設(shè)體系，要從服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)生上，積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提煉利用方法，完善學(xué)籍檔案管理，夯實(shí)教學(xué)管理基礎(chǔ)。同時(shí)，本著服務(wù)學(xué)生的使命，從學(xué)籍檔案基礎(chǔ)性管理工作中，如學(xué)籍檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等工作中，引入現(xiàn)代化軟件編目、檢索技術(shù)，不斷滿足學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案信息的需求。另外，加強(qiáng)學(xué)籍檔案與用人單位的服務(wù)功能，為用人單位開辟專門的學(xué)籍檔案服務(wù)窗口，便于促進(jìn)用人單位遴選畢業(yè)生，實(shí)現(xiàn)就業(yè)指導(dǎo)和服務(wù)。

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