優(yōu)化督辦流程提高企業(yè)管理水平

摘 要：在企業(yè)管理過程中，領(lǐng)導(dǎo)層注重發(fā)揮督辦的重要作用，有利于做出合理決策，及時掌握內(nèi)部發(fā)展矛盾，解決存在的問題，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)以及長足進步，提高經(jīng)濟效益。因此，發(fā)揮好督辦在企業(yè)管理中的作用是十分重要的，本文從規(guī)章制度、督辦流程、閉環(huán)反饋三個方面對如何做這一重要問題進行了探討。

關(guān)鍵詞：督辦 企業(yè)管理 優(yōu)化流程

引言：

督辦是企業(yè)實施管理的重要保證，對于確保企業(yè)的重要會議決議實施、關(guān)鍵工作推進、領(lǐng)導(dǎo)工作順利進行有著重要意義，因此，企業(yè)以此作為提高企業(yè)執(zhí)行能力的關(guān)鍵，并將其作為企業(yè)管理是否能發(fā)揮決定性作用的關(guān)鍵指標(biāo)。一般情況下，企業(yè)往往將重要事項的實施和控制作為督辦管理體系的重點。進入新時代，探索和改進督辦工作的運行機制，革新督辦工作的方式和方法，對于確保各種決策部署的正確實施、提高工作效率、實現(xiàn)管理體制的轉(zhuǎn)變具有重要意義。

一、督辦工作在企業(yè)管理中的重要作用

（一）提高企業(yè)內(nèi)部運作效率

通過嚴(yán)格的督辦管理工作，可以明確各自的工作職責(zé)，避免造成工作滯后和責(zé)任不明確等問題，有利于協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難，根據(jù)工作情況及時調(diào)整和修訂既定計劃，確保決策部署可以有效、準(zhǔn)確地實現(xiàn)，同時也有利于提高運作效率[1]。

（二）確保決策部署順利實施

從宏觀的國家治理歷程來看，督辦職能萌芽并不斷發(fā)展，已成為確保重大政策和重大決策部署在群體中得以貫徹執(zhí)行的重要手段，形成了相對完整的治理系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代公司治理和發(fā)展規(guī)模的逐步擴大，各級企業(yè)進行決策管理需要發(fā)揮督辦的重要作用，幫助檢查工作任務(wù)的執(zhí)行情況，以確保決策部署有效實行。

（三）有助于形成企業(yè)文化

企業(yè)文化在促進企業(yè)集團發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用，一家公司需要建立自己的良好形象，可以通過加強督辦管理，加強制度執(zhí)行，改進工作作風(fēng)，促進工作人員行為規(guī)范，加快工作進度，提高各級執(zhí)行力和工作效率，可以形成一種高效且執(zhí)行力高的企業(yè)文化[2]。

二、督辦工作實施原則

（一）強調(diào)效力

督辦的目的是促進公司工作的有效執(zhí)行，因此，必須把實施和確保工作的有效性作為督辦工作的出發(fā)點和立足點。督辦工作強調(diào)效力，一方面，要注意此項工作的具體內(nèi)容，督辦過程和實施結(jié)果，以確保督辦事項有著落。另一方面，為了革新督辦工作方式，我們應(yīng)該改變以往的做法，不以文件為主，而是要把督辦與調(diào)查結(jié)合起來，形成相對規(guī)范的督辦運行機制。

（二）服務(wù)中心

公司管理涉及廣泛的工作，工作量比較大。如果我們不能把握要點，就無法表現(xiàn)出工作能力。如果不能把握關(guān)鍵點，就無法把握工作能否實現(xiàn)。因此，督辦工作必須堅持以服務(wù)公司為中心的原則。要把重點放在與公司發(fā)展有關(guān)的重要工作上，如公司的生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展建設(shè)等，以及影響公司當(dāng)前及未來發(fā)展的重點和難點，把督辦作為幫助公司成長的重要手段。

（三）實事求是

督辦工作者在系統(tǒng)地了解工作情況的基礎(chǔ)上，必須對被督辦事項的進展、存在的問題、原因、成績有相對全面的了解，并做出客觀判斷。督辦工作者不能做出錯誤的判斷，更不用說混合主觀因素了，特別是在向領(lǐng)導(dǎo)者提供意見反饋時，督辦工作者應(yīng)該從現(xiàn)實出發(fā)，客觀肯定工作成果，對存在的問題和弊端及時指出，幫助改正。

三、如何發(fā)揮好督辦在企業(yè)管理中的作用

（一）建立規(guī)章制度

任何工作都必須建立相對系統(tǒng)的規(guī)章制度作為保障，督辦工作也需要支持系統(tǒng)。制度體系需要明確督辦工作的工作原理，厘清部門職責(zé)，確定考核機制，以便對督辦工作進行及時檢查，保證工作順利推進。在制度中要明確主要部門和協(xié)助部門的職責(zé)，在具體的督辦中明確每一個人的職責(zé)。想要實現(xiàn)較好的分工合作，僅靠管理層的責(zé)任感對我們來說是不夠的，必須建立并完善績效考核機制。領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)當(dāng)建立督辦工作考核制度，并納入全體員工的績效考核之中?？己酥贫葢?yīng)闡明工作要求、工作評估標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)當(dāng)對督辦工作存在缺陷的部門進行更加嚴(yán)格的評估，以確保評估工作的順利進行，增強督辦管理部門的責(zé)任感。要建立督辦通知機制，主管部門在處理需要督辦的事務(wù)時，應(yīng)注意按照質(zhì)量和期限要求完成此項工作。領(lǐng)導(dǎo)部門要跟進和督辦重要事項，理解事項矛盾點，掌握關(guān)鍵問題的處理方法，及時檢查工作進展情況和工作狀況，協(xié)調(diào)處理督辦過程中遇到的各種問題，實現(xiàn)督辦質(zhì)量的提升。要定期統(tǒng)計督辦事項，以便進行通知和分析，建立進度報告，以反映工作開展情況，并增強主要部門的責(zé)任心。

（二）規(guī)范督辦流程

建立一套合理規(guī)范的督辦程序是保證此項工作有效開展的基礎(chǔ)，督辦工作流程一般包括督辦項目建立、任務(wù)分配、催促進度和完成工作。通過建立督辦流程并予以規(guī)范，可以實現(xiàn)工作的全過程管理。建立督辦項目是在確定督辦事項后開始的，也是督辦程序的基礎(chǔ)，建立督辦項目首先要明確兩個問題：如何確定需要進行督辦的事項？督辦事項的來源是什么？一般而言，督辦事項主要來自領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)、會議決議和其他需要在一定時間內(nèi)處理的重要事項。所涉及的相關(guān)部門要認(rèn)真反復(fù)考慮確定督辦項目，研究程序的必要性和合理性，分析督辦期間需要完成的工作內(nèi)容，研究督辦事項的可行性，確保督辦項目下達(dá)的合理性，所建立的督辦項目有充分依據(jù)，真正對實際工作起到推動作用。任務(wù)分配是將督辦管理事項移交給所涉及的相關(guān)部門，這似乎只是一個簡單的交接問題，但實際上有許多因素需要分析。督辦項目明確后，主管部門應(yīng)當(dāng)制定并下達(dá)督辦命令，提出的督辦任務(wù)意見應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)部門的負(fù)責(zé)人填寫。對于督辦項目的承接部門，應(yīng)當(dāng)有必要了解督辦工作的內(nèi)容，督辦工作屬于哪種工作，哪個部門更適合組織，哪個部門只是協(xié)同，這些都是需要考慮的因素。為了確保督辦工作的順利完成，有必要在督辦項目分配之前進行調(diào)查研究。

發(fā)出督辦命令之后，下一步程序為根據(jù)有關(guān)部門的處理時間進行適當(dāng)催促。作為領(lǐng)導(dǎo)部門，在主管部門處理督辦事務(wù)時，領(lǐng)導(dǎo)部門并不是放任主管部門去做，應(yīng)該要將責(zé)任壓嚴(yán)壓實。當(dāng)然，領(lǐng)導(dǎo)部門還應(yīng)該掌握一些必要的原則。例如，如果確定督辦項目并下達(dá)給相關(guān)部門之后，不能立刻進行催促，這將不可避免地引起相關(guān)部門的厭惡，但也不能等到截止日期結(jié)束之后再進行催促，因為這會對工作時效帶來一定影響。因此，需要掌握督辦催辦的最佳時機，要在最佳時機進行督辦催辦。工作完成是督辦辦結(jié)的最后一個程序，通常情況下承擔(dān)督辦項目的部門會如實對督辦工作進度進行反饋，但在實際上，督辦下達(dá)部門也無法保證承辦部門的反饋是否真實。如果存在這種情況，而領(lǐng)導(dǎo)部門還沒有評估其工作完成質(zhì)量，那么督辦的效果將會受到影響。因此領(lǐng)導(dǎo)部門還應(yīng)對督辦項目完成情況進行必要的質(zhì)量評估，此項工作可以在督辦結(jié)束以后進行。

（三）實施閉環(huán)反饋

進入新時期，能否充分發(fā)揮督辦的工作職能，有效解決公司的事項辦理問題，對于提高管理效率具有極其重要的意義。影響和制約公司發(fā)展的關(guān)鍵問題往往涉及各個方面，建立有效的正常工作機制，通過督辦程序及時、準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)和解決各種問題，往往可以使工作事半功倍。首先，應(yīng)建立過程督辦機制。要堅持實事求是的原則，在重大督辦工作上及時努力完成，使督辦工作受到公司高層的高度重視。要建立高級管理人員、職能部門、基層單位和日常辦公檢查的分級督辦機制，全面發(fā)揮督辦工作的作用，定期開展專題督辦督導(dǎo)，及時告知真實的工作進度。督辦管理人員可以召開專題推介會，檢查督辦項目的實施進度和督辦質(zhì)量，協(xié)調(diào)解決督辦工作中遇到的困難。通過相應(yīng)的管控，調(diào)動相關(guān)部門解決問題的動力，形成聯(lián)合管理、協(xié)調(diào)推進的督辦工作氛圍。

其次，應(yīng)建立相對應(yīng)的反饋機制。對督辦領(lǐng)導(dǎo)辦公室來說，有必要建立有效的閉環(huán)反饋管理機制，實施銷號管理制度，規(guī)定在完成督辦任務(wù)后應(yīng)當(dāng)向督辦主管部門提交支持材料，并申請銷號，以解決如何反饋的問題。督辦是企業(yè)管理的重要工具，只有通過自上而下的督辦，結(jié)合自下而上的反饋，才能有效應(yīng)對影響公司發(fā)展的復(fù)雜外部環(huán)境[3]。督辦主管部門應(yīng)將問題的具體執(zhí)行情況反饋給解決問題的部門，并在答復(fù)同意的情況下完成銷號程序。公司領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)定期召開研討會，對所存在的問題和具體工作成果執(zhí)行情況進行審查，掌握公司內(nèi)部的實際矛盾和所存在的問題，使督辦工作服務(wù)于公司決策，形成閉環(huán)管理。

四、結(jié)束語

督辦工作對企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻，改變思維方式是提高督辦效率的重要途徑，這就要求企業(yè)管理層積極思考，敢于實踐，突破工作局限，提高督辦工作成效，以督辦明確職責(zé)，提升公司內(nèi)部工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂敬賢.優(yōu)化督辦流程 提高企業(yè)管理水平——如何發(fā)揮好督辦在企業(yè)管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：36-36.

[2]王泉霖.提升執(zhí)行力 優(yōu)化督查督辦工作[C]// 戰(zhàn)略風(fēng)險管控與安全生產(chǎn)運行管理——2015全國電力行業(yè)企業(yè)管理創(chuàng)新論文大賽獲獎?wù)撐?2015.

[3]孔祥生.如何做好新形勢下的督查督辦工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（4）.

作者簡介：

姜凱（1980—），男，漢族，籍貫：河北保定，單位：中車大同電力機車有限公司，研究方向：企業(yè)管理。