實現(xiàn)檔案信息化，提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量

付俊

摘 要：逐步實現(xiàn)檔案信息化管理，已經(jīng)成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作的重要目標(biāo)。隨著新時期我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛躍式發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理形式發(fā)生了巨大變化，不斷利用先進(jìn)信息技術(shù)手段來提升檔案管理質(zhì)量。本文首先闡述檔案信息化管理的重要意義，然后提出事業(yè)單位檔案信息管理方法，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案 信息化 建設(shè)

為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展現(xiàn)狀，我國事業(yè)單位檔案管理逐漸向著信息化管理方向轉(zhuǎn)變，并且充分挖掘事業(yè)單位檔案信息資源，提高檔案管理質(zhì)量和效率。在利用先進(jìn)信息手段和技術(shù)服務(wù)于檔案信息化轉(zhuǎn)換過程中時，不可避免出現(xiàn)各種問題，阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。鑒此，我們有必要加大檔案信息化力度，有效保障、提升檔案管理質(zhì)量和水平。

一、實現(xiàn)檔案信息化對事業(yè)單位的重要意義

事業(yè)單位是推動我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會和諧的重要力量，而檔案是事業(yè)單位發(fā)展的歷史憑據(jù)，印證著公共服務(wù)質(zhì)量不斷改進(jìn)提升的事實。隨著我國互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，國家檔案局等單位密切跟蹤云計算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、電子化工作，積極探索檔案信息的遠(yuǎn)程利用、便捷利用、異地利用。對此事業(yè)單位應(yīng)明確新時期檔案信息化建設(shè)的必要性，對于整個經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和繁榮有著積極推動作用。

檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，著重引入自動化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化方式，加快建設(shè)進(jìn)度、提高管理效率、提升檔案質(zhì)量，讓事業(yè)單位檔案管理變得更加井然有序、更加高效便捷。以往檔案常以紙質(zhì)形式保存，受到保存環(huán)境、查閱利用和各種因素影響，容易被改變從而受損，易出現(xiàn)各種因素導(dǎo)致的丟失、損毀、銷毀等問題，檔案的完整性、可靠性和真實性被質(zhì)疑，不利于長遠(yuǎn)發(fā)展和服務(wù)利用。以往運用的紙質(zhì)檔案保存形式，已經(jīng)不能完全滿足日益增長的檔案數(shù)量及人民文化需求，因而對檔案管理提出了新要求和新挑戰(zhàn)，這些都必定促使事業(yè)單位檔案管理工作信息化。

檔案信息化管理是直接將檔案保存在相應(yīng)的儲存介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)或服務(wù)管理系統(tǒng)中，查找檔案信息更加簡單、輕松、便捷，不同類型檔案資料直接分類，規(guī)范了檔案管理工作秩序。當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，各個行業(yè)領(lǐng)域都開始借助信息化手段提高管理質(zhì)量和效率，事業(yè)單位檔案的信息化管理將使得檔案辦公更加簡潔、高效，也將能更為節(jié)約資源和空間。

二、當(dāng)前檔案信息化的發(fā)展趨勢和方向

1、從內(nèi)外部形勢上來看：

一是國內(nèi)外的信息化發(fā)展趨勢。檔案的信息化已經(jīng)成為發(fā)展的一種趨勢，目前國外一些國家已經(jīng)認(rèn)可信息化檔案資源，可作為檔案直接存管。澳大利亞等一些國家已經(jīng)直接利用信息化的電子檔案，可不用紙質(zhì)檔案存檔。而在英國，虛擬教室成為國家檔案館進(jìn)行檔案文化服務(wù)創(chuàng)新的一種形式。我國一些地方檔案館的建設(shè)和發(fā)展也較為迅速，新技術(shù)、新工藝的應(yīng)用也在不斷推進(jìn)。

二是事業(yè)單位內(nèi)部信息化程度。一些事業(yè)單位的檔案信息化、數(shù)字化程度不高，特別一些基建、科研等領(lǐng)域?qū)I(yè)檔案方面，還有待進(jìn)一步提升。

2、從技術(shù)手段上來分析

一是從管理手段方面：文書檔案的全文數(shù)字化方面需進(jìn)一步加強(qiáng)，會計、科技、實物等檔案的電子化、數(shù)字化方面應(yīng)全面提升，聲像、電子等檔案的存管技術(shù)手段、載體形式多樣也應(yīng)更為豐富。

二是從技術(shù)層面方面：雖然數(shù)字化、電子化工作在不斷推進(jìn)，但是部分專業(yè)數(shù)據(jù)的矢量化工作有待提高。建立相應(yīng)專業(yè)數(shù)據(jù)庫、技術(shù)平臺、保障平臺等，便于分析數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)。

三、提升事業(yè)單位檔案信息化管理質(zhì)量的方法

一是要制定健全的檔案信息化管理制度?？茖W(xué)健全的檔案管理制度能夠促進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程。因此事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)合自身實際情況制定有效的規(guī)章制度，指導(dǎo)檔案信息化管理工作。規(guī)章制度內(nèi)容圍繞檔案信息化管理質(zhì)量為中心，將信息化管理內(nèi)容作為定期考核指標(biāo)，讓事業(yè)單位檔案管理人員充分理解信息化管理內(nèi)容、手段、方式和體系，并將工作效率融入到職稱評定、表彰獎勵、責(zé)任追求等制度中，充分激發(fā)管理人員積極性，更好地服務(wù)于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

二是要加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，充分利用檔案信息資源。事業(yè)單位檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施主要包括檔案館、檔案室、檔案庫房等，這些信息化檔案設(shè)施屬于檔案信息資源的重要部分，對此事業(yè)單位要充分利用先進(jìn)信息手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來保存信息資源，建設(shè)成數(shù)字化的檔案館，提高事業(yè)單位信息化程度，并提供必要的利用服務(wù)。

三是要全面提升事業(yè)單位檔案管理人員的信息化水平。信息化時代下檔案管理人員必須熟練使用信息技術(shù)，提升檔案管理質(zhì)量。首先，事業(yè)單位內(nèi)部注意鍛煉檔案管理方面的人才，提高他們的綜合素質(zhì)和能力，同時提高事業(yè)單位檔案管理人員入職門檻，必須接受過系統(tǒng)化、規(guī)范化檔案教育，如大力引入檔案學(xué)專業(yè)、秘書學(xué)專業(yè)人才等。其次，強(qiáng)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)，掌握更多信息化檔案管理手段和方法，豐富自身知識體系，從而提高檔案管理隊伍的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，為事業(yè)單位信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，通過了解事業(yè)單位檔案信息化管理的重要意義，提高對檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢的認(rèn)識，在規(guī)劃事業(yè)單位檔案事業(yè)進(jìn)程中，應(yīng)提早籌備、謀劃長遠(yuǎn)，全面掌握檔案信息化建設(shè)流程，明確信息安全保障事項，完善內(nèi)部檔案管理規(guī)劃制度，促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理的健康、快速、可持續(xù)發(fā)展。

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