新時期如何有效開展檔案管理工作探析

程啟祥

摘要：隨著社會的快速發(fā)展，檔案管理工作越來越受到單位的重視。一些單位由于對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位，使得本單位的檔案管理工作存在著較突出的問題，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效果。檔案資料就有很高的利用價值，在新的歷史發(fā)展時期，檔案管理人員要不斷探索，尋找更多有效措施，不斷提升檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理工作;有效性

前言

檔案材料是單位重要的信息資源，記載了單位發(fā)展和營運(yùn)過程中的全部重要信息資料，屬于單位的有形資產(chǎn)。如今，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，檔案管理工作重心已經(jīng)轉(zhuǎn)移到了檔案內(nèi)容的有效利用方面，做好檔案管理工作，對單位的發(fā)展和行業(yè)的發(fā)展都發(fā)揮著重要的作用。檔案資料是一個單位奮斗和發(fā)展的見證，其中包含的大量的真實資料，能夠為單位的重大決策提供可靠的參考依據(jù)，是單位發(fā)展過程中的重要保障力量。

一、當(dāng)前單位檔案管理工作中暴露出的突出問題分析

（一）對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足

受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，長期以來，一些單位的檔案管理工作人員對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，不能充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。他們認(rèn)為，檔案管理工作就是簡單的對文件和資料進(jìn)行保管和整理，沒有其他的重要價值，無法給單位創(chuàng)造任何的實際效益。在實際的管理工作中，只要不遺失，不損壞，能夠應(yīng)付外調(diào)和單位檢查就萬事大吉了。持有這種認(rèn)知的檔案管理人員不在少數(shù)，他們在自己的工作崗位上得過且過，嚴(yán)重影響了單位檔案管理工作的成效和質(zhì)量，不能滿足現(xiàn)代化的檔案管理要求。

（二）單位對檔案管理工作缺乏重視和投入

在一些單位的檔案室里，軟硬件條件都比較差，一些必須必需設(shè)備也是缺失狀態(tài)或者是老舊的狀態(tài)，不能正常的使用。有的個別單位缺少專門的檔案室，往往存放檔案資料的房間比較簡陋，使得大量的檔案資料不能妥善保管，紙張經(jīng)常發(fā)霉，或者被蛀蟲蛀壞，給檔案資料妥善保管帶來了很大的威脅。

（三）檔案管理人員缺少必要的專業(yè)知識和專業(yè)技能

當(dāng)前，很多在剛的檔案管理工作人員并不是專業(yè)出身，也沒有經(jīng)過正規(guī)、系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，不具備充足的檔案管理專業(yè)知識和專業(yè)技能，不能充分的認(rèn)知檔案管理工作的重要意義和重要價值，對整個檔案管理工作的流程和內(nèi)容缺乏全面、深刻的認(rèn)識和掌握。除此之外，還有部分檔案管理人員并不是專職專崗，他們身兼數(shù)職，不能全身心的投入到檔案管理工作中去，不能及時、準(zhǔn)確的將一些文件、資料進(jìn)行整理、歸檔，不僅影響到了檔案工作的管理效率，而且還對檔案管理工作的質(zhì)量和效果造成了消極影響，損害到了檔案管理工作的規(guī)范性和及時性的工作原則。

（四）檔案管理工作的信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后

隨著社會的快速發(fā)展，信息技術(shù)給我國的各行各業(yè)帶來了便利，極大的提升了工作效率。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，是未來檔案管理工作的發(fā)展方向。當(dāng)前，很多單位已經(jīng)開始了檔案管理工作的信息化建設(shè)，在給檔案管理工作帶來便利的同時，也暴露出檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后于社會的發(fā)展，其中存在的各種安全問題嚴(yán)重威脅到了電子檔案的安全性和可靠性。例如，一些單位的檔案管理系統(tǒng)，輕易的被一些不法分子入侵，電子檔案資料被惡意的篡改或者刪除，給單位造成無法估量的損失。因此，各單位要重視本單位的檔案管理信息化建設(shè)，緊跟時代的發(fā)展步伐，做好檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)安全防范，確保本單位的電子檔案的安全性，為廣大領(lǐng)導(dǎo)干部職工的查閱和使用提供更大的便利。

二、新時期進(jìn)一步做好檔案管理工作的措施建議分析

（一）開創(chuàng)檔案管理工作的新局面

隨著社會的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯現(xiàn)出了明顯的弊端，不能滿足新時代的檔案管理工作的需要。在新的歷史發(fā)展時期，檔案管理工作不能脫離單位的核心業(yè)務(wù)，要始終加強(qiáng)與核心業(yè)務(wù)的密切聯(lián)系，爭取開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案管理工作人員要發(fā)揮主動能動性，對檔案管理中遇到各種問題，要及時的向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠及時、準(zhǔn)確的掌握檔案管理工作的現(xiàn)實情況。一般來講，檔案管理工作屬于單位管理工作中的重要內(nèi)容之一，必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，將其納入到單位的整體規(guī)劃當(dāng)中，建立完善的檔案管理機(jī)制和考核機(jī)制。另外，單位要注重施行多元化的檔案資料管理模式，同時加強(qiáng)紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料的管理，開創(chuàng)檔案管理的新局面，保障單位的檔案管理能夠與單位的發(fā)展步調(diào)一致，共同推進(jìn)。

（二）提升檔案管理工作的服務(wù)檔次

準(zhǔn)確的說，單位的檔案管理工作就是為單位和單位的職工服務(wù)的，因此檔案管理要樹立發(fā)展意識和服務(wù)意識，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)水平。例如，可以積極引用現(xiàn)代的信息技術(shù)，提升檔案信息查詢的速度;進(jìn)一步做好檔案的整理和歸檔工作，豐富檔案的管理內(nèi)容，提升檔案的管理價值，為單位的發(fā)展和職工的工作帶來有力支持。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

當(dāng)今社會是一個快速發(fā)展的時代，檔案管理人員只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷的提升自我，才能跟上時代的發(fā)展步伐，更好的投入到檔案管理工作中來，努力讓自己成為復(fù)合型檔案管理人才。另外，各單位要加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，努力構(gòu)建數(shù)字檔案室，進(jìn)一步提升檔案管理能力和服務(wù)水平，有利推動本單位的檔案管理工作的更快發(fā)展。

結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作對單位的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用，必須引起高度重視。檔案管理工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹立發(fā)展和創(chuàng)新的意識，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平和能力，推動檔案管理的信息化建設(shè)，為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展助力。

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