干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及策略研究

溫世杰

【摘 要】企業(yè)干部人事檔案管理是企業(yè)干部工作的重要組成部分。干部人事檔案材料具有連續(xù)性、真實(shí)性和完整性的特點(diǎn)，是企業(yè)決策者全面了解干部的歷史和現(xiàn)實(shí)工作表現(xiàn)，選賢任能、知人善任的重要依據(jù)，為了調(diào)動企業(yè)干部的積極性起到了不可替代的作用。雖然企業(yè)人事檔案管理工作取得了長足的進(jìn)步，但是企業(yè)人事檔案管理發(fā)展水平尚不均衡，部分企業(yè)存在諸多需要解決的問題。

【關(guān)鍵詞】干部人事;檔案管理;現(xiàn)狀;策略

一、當(dāng)前干部人事檔案管理中存在的問題

（一）對干部人事檔案管理的重視不夠

相對于其他工作來說，事業(yè)部門的人事檔案管理是一項(xiàng)長期被忽視的工作，很多人并沒有意識到干部人事檔案管理的重要性，因此，管理的質(zhì)量也無法得到有效的提高。在事業(yè)單位中，檔案管理工作常被視為次要的工作，甚至很多檔案管理人員都是兼職人員，除了負(fù)責(zé)檔案管理外，還在其他部門擔(dān)任職務(wù)，因此能夠投人在檔案管理上的時(shí)間就十分的有限，很多重要的材料和文件沒有得到及時(shí)的整理、歸檔或分類，導(dǎo)致人事檔案存在混亂、缺損的現(xiàn)象。此外，檔案管理崗位的工作人員變動十分頻繁，大多數(shù)管理人員都沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對檔案管理的流程和規(guī)范不明確，導(dǎo)致在管理的過程中存在很多違規(guī)操作的現(xiàn)象，工作的隨意性強(qiáng)。

（二）有關(guān)檔案管理的人員、機(jī)制不統(tǒng)一，較混亂

在多數(shù)情況下，每次到了新單位報(bào)道，都要將自己的檔案從原單位或者學(xué)習(xí)地調(diào)離，也就是傳統(tǒng)所說的“檔隨人走”。但近年來國家出臺了一些新政策，以部分高校為例，新政策大大減少了編制內(nèi)人員的名額，努力推行合同制。這就使得許多學(xué)校里的人員組成部分比較復(fù)雜，不同的人事關(guān)系，負(fù)責(zé)人事檔案管理的單位機(jī)制也不一樣。一些處在編制內(nèi)的成員的檔案會交由所在單位的相關(guān)部門進(jìn)行管理，而合同制員工他們的檔案部分遷入了所在單位，還有一部分沒有辦法遷走，只能被保管在所在地的人才中心里面。這種情況下就會導(dǎo)致人員和檔案分離的情況出現(xiàn)，不利于干部人員所在單位對檔案進(jìn)行管理和利用。

（三）人事檔案材料分類歸檔不及時(shí)

人事檔案涉及干部人數(shù)多，類別多，面廣量大、情況復(fù)雜，加之檔案工作人員有限，各單位集中交來的工資晉升表、考核表、聘用合同等因數(shù)量多而來不及入檔，未能及時(shí)進(jìn)檔只能以散材料形式堆放。收集了的應(yīng)歸檔材料不全面、不準(zhǔn)確。一些單位交來的應(yīng)歸檔的材料還存在內(nèi)容不完整，日期、簽字缺失，筆誤導(dǎo)致的涂改，印章不清晰等現(xiàn)象，不符合《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求，不能入檔。

（四）檔案信息化管理水平有待提高

人事檔案的信息化水平直接影響檔案資源的開發(fā)利用。多數(shù)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)未能與企業(yè)管理信息化同步，一些企業(yè)甚至還停留在手工管理階段。干部人事檔案在人才培養(yǎng)、干部使用和人員考核等方面發(fā)揮的作用不夠明顯。

二、完善干部人事檔案管理的途徑

（一）加強(qiáng)干部人事檔案管理的意識

要提高事業(yè)單位對干部人事檔案管理的質(zhì)量和水平，首先單位上下要提高對人事檔案管理的重視。在人事檔案管理人員的設(shè)置上，要選擇具有專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)的員工，并建立完善的責(zé)任制。同時(shí)，事業(yè)單位要加強(qiáng)在檔案管理上的投人，及時(shí)的更換和引進(jìn)新的檔案管理設(shè)施。對檔案管理人員不僅要做好崗前的培訓(xùn)，還要在工作過程中不斷的學(xué)習(xí)新的檔案管理相關(guān)知識。檔案管理部門還可以在全社會進(jìn)行干部人事檔案重要性的宣傳，鼓勵群眾參與到事業(yè)單位干部人事檔案管理的監(jiān)督工作中來。

（二）按要求配備檔案工作人員，為檔案人員的晉升開辟綠色通道

配置專職人事檔案管理人員，檔案工作涉及的單位多、材料多，整理工作繁瑣，制度規(guī)定和上級要求嚴(yán)格，達(dá)標(biāo)任務(wù)重，如同時(shí)開展其它崗位上的工作，就會分散精力。因此應(yīng)該按照“千卷一人”人數(shù)要求配備專職檔案工作人員，使她們一心撲在檔案工作上，這樣能減少差錯(cuò)的發(fā)生。將檔案工作人員納入專業(yè)技術(shù)人員管理，按照事業(yè)單位崗位比例要求設(shè)置足夠的高級和中級專業(yè)技術(shù)崗位，為檔案工作人員暢通專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘和行政職務(wù)晉升的通道，讓檔案工作人員樹立工作的自信心，培養(yǎng)檔案工作人員的職業(yè)榮譽(yù)感，切實(shí)做到愛崗敬業(yè)。

（三）提供人員素質(zhì)

人事檔案管理工作是極為重要的系統(tǒng)工程，企業(yè)人事檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)，不僅要掌握檔案管理知識，同時(shí)要掌握人事管理及計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識。企業(yè)在選人用人時(shí)要盡量選用檔案專業(yè)人員，通過崗前技能培訓(xùn)，使其了解企業(yè)人事檔案管理要求，提升人事檔案管理技能，使他們在思想上過硬，在業(yè)務(wù)上熟練，在方法上創(chuàng)新，在能力上領(lǐng)先，真正成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)正確決策的好參謀。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)充分重視人事檔案管理工作，賦予檔案管理人員相應(yīng)的職權(quán)，使人事檔案管理工作在優(yōu)化企業(yè)人才管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大作用。

（四）創(chuàng)新管理模式，提高信息化水平

運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，不斷創(chuàng)新管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化。加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，盡快建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使干部檔案在查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化、智能化管理，切實(shí)提高檔案工作效率和查閱利用效率、轉(zhuǎn)遞速度。

（五）注重檔案材料的收集整理工作

檔案材料的收集與整理是檔案管理的前提和基礎(chǔ)，只有將這一個(gè)環(huán)節(jié)的工作做到位，才能確保后續(xù)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的不斷調(diào)整，事業(yè)單位的人事變動也更加的頻繁，在這一過程中會產(chǎn)生大量的人事檔案材料，給事業(yè)單位人事部門的檔案收集與管理工作帶來了更大的壓力。檔案管理人員在收集相關(guān)的材料和數(shù)據(jù)時(shí)要做到及時(shí)準(zhǔn)確，并對收集到的材料進(jìn)行及時(shí)的整理和鑒別。若在檢查的過程中發(fā)現(xiàn)有材料存在問題，則應(yīng)要求干部人員及時(shí)進(jìn)行整改。只有確認(rèn)所有的材料都真實(shí)無誤時(shí)才能將人事檔案材料進(jìn)行歸檔。對于手續(xù)不全的材料，則要及時(shí)將材料退回到原單位補(bǔ)全手續(xù)，只有這樣才能從根本上確保人事檔案材料的真實(shí)性、權(quán)威性和可靠性。

（六）加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理

建立完善檔案收集、鑒別、歸檔、整理、保管保密等各項(xiàng)檔案管理制度，通過制度來管理檔案人員，深知檔案的嚴(yán)肅性、保密性，也通過制度來規(guī)范檔案收集、鑒別、入檔程序和時(shí)限要求，從而提高工作效率。不僅要將制度明示在墻上，更要將制度落實(shí)在行動上，嚴(yán)格按制度執(zhí)行查閱登記制。

三、結(jié)語

總之，作為一直存在的檔案管理制度，雖然隨著時(shí)間的發(fā)展取得了飛躍式的進(jìn)步，但是我國檔案管理工作仍然存在著許多不足之處。在新時(shí)期、新規(guī)定、新要求之下，不斷完善干部人事檔案管理工作既是機(jī)遇、又是挑戰(zhàn)。

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（作者單位：中國石油大港油田分公司第五采油廠）