醫(yī)院文書檔案管理存在問題與解決對(duì)策

摘 要：本文試對(duì)醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策進(jìn)行研究。首先分析醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題，主要有文件資料收集工作不規(guī)范、檔案管理規(guī)范化流程和制度方案未及時(shí)修訂、檔案工作人員專業(yè)化水平不夠、醫(yī)院不夠重視檔案管理工作、檔案管理設(shè)備設(shè)施不完備、檔案電子化建設(shè)滯后等，接著提出幾點(diǎn)解決對(duì)策，主要包括改進(jìn)文書檔案收集方式、完善檔案工作制度及工作流程、樹立檔案管理意識(shí)、提高檔案工作人員專業(yè)化水平、配備配齊檔案管理設(shè)備設(shè)施、加快文書檔案電子化建設(shè)進(jìn)程等。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案管理;問題;對(duì)策

文書檔案能夠反映醫(yī)院的發(fā)展歷史，為醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作提供有力服務(wù)，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，因此，醫(yī)院必須要重視文書檔案管理工作。 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理水平的要求也越來越高，醫(yī)院在文書檔案管理工作中也出現(xiàn)了各種問題。以?？谑腥嗣襻t(yī)院為例，本文試對(duì)醫(yī)院文書檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，并提出解決對(duì)策，以改進(jìn)文書檔案管理工作質(zhì)量，提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。

一、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

1.文件資料收集工作不規(guī)范。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案處理上，由于醫(yī)院辦公室的公文處理人員為兼職檔案員，檔案管理意識(shí)較差，在文件處理的過程中容易出現(xiàn)以下問題。首先，公文處理人員在印發(fā)院內(nèi)文件時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)文件缺失、失真以及制文時(shí)間不連貫等問題。其次，許多重要的上級(jí)批復(fù)、表彰、下?lián)芙?jīng)費(fèi)等文件不注意原件的收集保存，往往只保存復(fù)印件。再次，存在請(qǐng)示批復(fù)文件處理不當(dāng)?shù)膯栴}。在接收到上級(jí)部門發(fā)來的關(guān)于同一個(gè)問題的請(qǐng)示批復(fù)文件時(shí)，公文處理人員往往將請(qǐng)示文件作為主文件，批示文件作為附件來處理，沒有意識(shí)到有事件處理結(jié)果的批示才是首要應(yīng)該處理的文件。由于不注意批復(fù)的處理，也會(huì)出現(xiàn)只保留了請(qǐng)示文件，沒有保存批復(fù)文件，致使重要的批復(fù)文件缺失的情況。此外，為了應(yīng)付上級(jí)檢查而制作出來的院內(nèi)紅頭文件，喪失了文件的真實(shí)性與歷史性。還有諸如文件斷頁、缺單位落款公章、缺時(shí)間等等問題。檔案室工作人員向院辦公室收集文件時(shí)，往往接收到的是這些有問題的文件資料。

2.檔案管理規(guī)范化流程和制度方案未及時(shí)修訂。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，越來越多的文件能夠經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)快速處理和傳閱。文件的數(shù)量逐年增長(zhǎng)，文件的類別也逐年有所變化，但是檔案管理人員沒有及時(shí)修訂文書檔案規(guī)范化流程、文書檔案工作制度和歸檔分類方案。這就導(dǎo)致了檔案工作人員在每年的文書歸檔整理工作中需要花費(fèi)更多的時(shí)間，工作效率大大降低。

3.檔案工作人員專業(yè)化水平不夠。醫(yī)院只著重培養(yǎng)醫(yī)療人才，忽視了對(duì)檔案人才的培養(yǎng)，在檔案工人員的配備上缺乏持續(xù)發(fā)展的眼光。

首先，醫(yī)院辦公室公文處理人員對(duì)文書檔案的專業(yè)學(xué)習(xí)不夠。醫(yī)院辦公室的文書處理人員為兼職檔案員，兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，對(duì)于公文處理的規(guī)范性、文件收集的完整性沒有足夠的重視。再者沒有長(zhǎng)期固定的公文處理人員。辦公室公文處理人員實(shí)行輪班制，三人輪班，以一周為周期，由一人負(fù)責(zé)在一周內(nèi)處理文件，這樣就造成了個(gè)人接觸公文處理的時(shí)間不夠長(zhǎng)期連貫，沒有足夠的責(zé)任心，只滿足于完成這一周的任務(wù)。當(dāng)下即使發(fā)現(xiàn)自身所存在的問題，也沒有及時(shí)整改。到下一周期再輪班處理文件時(shí)，就有可能會(huì)忘記所犯錯(cuò)誤，再出現(xiàn)同樣的問題。

其次，醫(yī)院綜合檔案室專職檔案人員配備不足，部分檔案人員為兼職。雖然平時(shí)有輪崗、實(shí)習(xí)人員，但是這些人員不熟悉檔案專業(yè)，只是暫時(shí)性的幫忙，無法獨(dú)立完成檔案工作。人員配備不足和專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致了檔案人員平時(shí)工作量大，工作質(zhì)量不高。

4.醫(yī)院不夠重視檔案管理工作。由于檔案管理工作不能夠直接為單位產(chǎn)生效益，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只重視醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的拓展延伸，沒有充分重視檔案管理工作，沒有充分意識(shí)到文書檔案對(duì)于醫(yī)院管理和決策的重要性。而領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，也了導(dǎo)致其他相關(guān)部門對(duì)檔案工作的不重視，不能提供有力支持。此外，醫(yī)院從檔案人才的培養(yǎng)和檔案設(shè)備設(shè)施的配備上都沒有給予足夠支持，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作難以順利進(jìn)行。

5.檔案管理設(shè)備設(shè)施不完備。由于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作所需資金投入不夠，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊，配置較為落后。例如，檔案室使用的安裝了檔案管理系統(tǒng)的電腦主機(jī)里，有幾臺(tái)已經(jīng)用了10年左右，處理器運(yùn)行緩慢，經(jīng)常出現(xiàn)死機(jī)問題。檔案電子化需要的高速掃描還沒有購(gòu)置齊全。檔案庫房沒有添置配備比較先進(jìn)的溫濕調(diào)節(jié)器、保溫柜等。設(shè)備配置設(shè)施的老化和落后，也降低了醫(yī)院檔案工作的效率。

6.檔案電子化建設(shè)滯后。首先，醫(yī)院目前的辦公室公文處理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化管理，公文處理人員可以在云之家平臺(tái)上進(jìn)行公文處理工作。但是，綜合檔案室的電子化建設(shè)進(jìn)程還相對(duì)滯后。因此，也造成了查閱利用文書檔案時(shí)，還是得依靠現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)查出文件檔號(hào)，并找出紙質(zhì)檔案來復(fù)印。當(dāng)迎接大型檢查時(shí)，如果遇到需要查閱利用大批量的文件，要提供復(fù)印紙質(zhì)檔案，還要提供掃描件的情況，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就很難及時(shí)滿足查閱利用需求。

其次，醫(yī)院目前還沒有建立電子檔案工作流程及歸檔制度。檔案工作人員只是通過檔案培訓(xùn)了解電子檔案的相關(guān)知識(shí)，只對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了部分備份。備份所使用的移動(dòng)硬盤和光盤等存儲(chǔ)設(shè)備也沒有進(jìn)行專業(yè)的殺毒。檔案工作人員對(duì)電子檔案安全防護(hù)問題的認(rèn)知還不足。這就會(huì)導(dǎo)致在電子檔案的存檔管理過程中出現(xiàn)許多安全漏洞問題。

二、醫(yī)院文書檔案管理問題的解決對(duì)策

1.改進(jìn)文書檔案收集方式。醫(yī)院綜合檔案室的檔案工作人員要加強(qiáng)對(duì)文書檔案收集工作的調(diào)查，加強(qiáng)與院辦公文處理人員的聯(lián)系溝通，定期對(duì)文件資料進(jìn)行收集歸檔，深入了解文件資料的連續(xù)性及真實(shí)性，在文件處理和收集的過程中加以指導(dǎo)，避免出現(xiàn)文件資料收集不完整、不真實(shí)的情況。

2.完善檔案工作制度及工作流程。醫(yī)院綜合檔案室在順應(yīng)信息化發(fā)展及符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，要及時(shí)修訂完善文書檔案規(guī)范化流程、文書檔案工作制度和歸檔分類方案，健全文書檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，以確保檔案歸檔的完整性及準(zhǔn)確性。在醫(yī)院文書檔案工作由紙質(zhì)檔案向電子檔案推進(jìn)的過程中，保證紙質(zhì)檔案處理質(zhì)量，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書檔案收集、整理、歸檔和查閱利用的需求。

3.樹立檔案管理意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在制定醫(yī)院中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃時(shí)，要有意識(shí)地加入檔案管理工作建設(shè)的內(nèi)容，要將醫(yī)院的整體信息化建設(shè)與檔案信息化建設(shè)相結(jié)合，在檔案人才和檔案設(shè)施設(shè)備配置要投入更多資金。醫(yī)院其他部門人員也要樹立檔案管理意識(shí)，要加強(qiáng)與綜合檔案室的合作，調(diào)動(dòng)收集醫(yī)院內(nèi)部所有具有保存價(jià)值的文件資源，為檔案工作提供豐富的文件基礎(chǔ)，提升醫(yī)院檔案管理工作的水平。

4.提高檔案工作人員專業(yè)化水平。首先，檔案工作人員要有較強(qiáng)的責(zé)任心和較高的服務(wù)精神。其次，醫(yī)院文書檔案信息化管理需要高素質(zhì)的信息化檔案人才。他們既要熟悉文書檔案的專業(yè)知識(shí)，也要掌握信息技術(shù)和安全保密知識(shí)等方面的專業(yè)知識(shí)。為此，一方面，醫(yī)院要根據(jù)需要，通過院外招聘、院內(nèi)選拔等形式引進(jìn)專業(yè)人才;另一方面，醫(yī)院要加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)工作，定期選派人員參加檔案培訓(xùn)，確保檔案工作人員了解掌握檔案管理工作理論和方法，深入分析時(shí)代發(fā)展要求，提升檔案工作人員的文書檔案信息化管理水平，從而提升醫(yī)院檔案管理工作整體水平。

5.配備配齊檔案管理設(shè)備設(shè)施。為了檔案信息化建設(shè)的順利開展，滿足當(dāng)前文書檔案工作的需求，醫(yī)院要對(duì)檔案管理工作投入更多資金，添加購(gòu)置新式的設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、高速掃描機(jī)、光盤刻錄機(jī)等。其次，醫(yī)院要購(gòu)買檔案信息化所需的軟件、殺毒工具和加密狗等，建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫和安全的檔案局域網(wǎng)。再次，醫(yī)院要升級(jí)改造檔案庫房，購(gòu)置庫房所需的溫濕調(diào)節(jié)器、保溫柜等設(shè)備。以上措施，能夠?yàn)槲臅鴻n案歸檔工作中提供所需要的高新設(shè)備與技術(shù)保障，保證檔案信息的安全性，提高文書檔案管理工作效率。

6.加快文書檔案電子化建設(shè)進(jìn)程。醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理系統(tǒng)要與醫(yī)院云之家公文處理平臺(tái)相結(jié)合，使云之家平臺(tái)處理完畢的電子文件，能夠在導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)后，自動(dòng)生成和保存成文書檔案，使辦公和檔案電子化能夠同步進(jìn)行。同時(shí)，檔案室工作人員要逐步掃描歷年的紙質(zhì)文書檔案，使之?dāng)?shù)字化，轉(zhuǎn)化成電子文件形式，掛接檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理?，F(xiàn)有文件處理和歷年檔案同時(shí)進(jìn)行信息化處理，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》 （GB/T18894-2016）進(jìn)行管理。醫(yī)院要建立穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)庫及安全的檔案局域網(wǎng)，保障檔案電子化工作的安全，加快文書檔案電子化建設(shè)進(jìn)程，為醫(yī)院其他各部門的檔案查詢、借閱利用工作提供更多的檔案資源和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)語

隨著信息化社會(huì)的發(fā)展和醫(yī)療改革工作的不斷推進(jìn)，對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作的要求也在逐年提高。加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理，能夠更好的提高工作質(zhì)量，為醫(yī)療建設(shè)提供服務(wù)。檔案工作人員必須順應(yīng)時(shí)代要求，針對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的諸多問題，包括并不僅限于文書檔案的問題，找出應(yīng)對(duì)策略和措施來加以解決。與時(shí)俱進(jìn)，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)發(fā)揮最大的作用。

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作者簡(jiǎn)介：黎秀雯（1986-），女，學(xué)歷：本科，職稱：館員，單位：中南大學(xué)湘雅醫(yī)學(xué)院附屬海口醫(yī)院，研究方向：醫(yī)院檔案管理。