關(guān)于人事檔案管理信息化建設(shè)的思考

權(quán)瑞瑞

摘 要：在新時期，人事檔案管理是一項非常重要的工作，該項工作的實際效果將會直接影響到企業(yè)人力資源的利用率，理應(yīng)得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。與此同時，現(xiàn)代信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用是一種必然趨勢，將會給相關(guān)工作的開展注入勃勃生機，加強人事檔案管理信息化建設(shè)已然勢在必行。本文將對人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義及必備功能加以探討和分析，并結(jié)合當(dāng)前實踐工作中的不足之處提出行之有效的解決對策，以期能夠全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)步伐，大幅提升人事檔案利用率，從而為供熱企業(yè)的蓬勃健康發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化建設(shè);重要意義;有效路徑

引言

一直以來，人事檔案管理都是企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，與企業(yè)人力資源分配和利用有著密切的關(guān)系。目前不少企業(yè)都沿用傳統(tǒng)工作模式，軟件應(yīng)用和硬件建設(shè)都有待改進(jìn)，否則將會對企業(yè)人事檔案管理工作效果產(chǎn)生負(fù)面影響。為了保證人事檔案管理信息化建設(shè)的有效落實，企業(yè)需要積極更新管理思想，淘汰落后模式，將信息化建設(shè)擺在重中之重的位置，從而促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作的順利高效開展，確保企業(yè)管理服務(wù)職能可以最大化的彰顯出來。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

新時期的到來給企業(yè)經(jīng)營管理工作的開展提出了全新的挑戰(zhàn)，墨守成規(guī)，故步自封，只會讓企業(yè)的市場競爭力被不斷削弱，極易被競爭對手所打敗，企業(yè)的發(fā)展前景也會一片黯淡。信息時代背景下，現(xiàn)代信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中得到了十分廣泛的應(yīng)用，越來越多的企業(yè)將信息化建設(shè)提上了日程，用以改進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理工作，取得了較為突出的成效。而在人事檔案管理工作中實施信息化建設(shè)具有以下幾點重要意義：

第一，人事檔案管理信息化建設(shè)工作的開展使得檔案管理變得更加科學(xué)化和高效化，檔案信息的收集、分析、歸檔和利用都在計算機上完成，大大減輕了檔案管理人員的工作強度，提高了他們的工作效率，這是新時期企業(yè)人事檔案管理工作的必然要求，檔案利用狀況不佳的情況也會得到改善，能夠讓企業(yè)管理決策更加有的放矢。

第二，傳統(tǒng)人事檔案管理方式是以紙質(zhì)為載體，檔案資料遭到損壞的情況屢見不鮮，很多重要的檔案信息丟失，企業(yè)人事管理工作也將缺少可靠依據(jù)。通過加強信息化建設(shè)，顯著增強了檔案保管的安全性，避免了重要信息的遺失，使得檔案的利用率相對更高，企業(yè)人事管理也將朝著現(xiàn)代化、智能化的方向大幅邁進(jìn)。

第三，伴隨著企業(yè)的發(fā)展會生成海量的信息，只有利用信息技術(shù)，加強信息化建設(shè)，才能實時動態(tài)的將信息予以收集和整理，企業(yè)對于全體人員的了解也會更加深入透徹，對于人員的配置就會做到心中有數(shù)，能夠讓企業(yè)員工各司其職，在工作中發(fā)揮出自己最大的能量，充分展現(xiàn)了人事檔案信息化管理的效力。

第四，采用信息化管理模式開展人事檔案管理工作對于檔案信息的每一次修改都能做到有跡可循，檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性都能得到良好保證，而運用網(wǎng)絡(luò)平臺還能達(dá)成與員工之間的有效溝通，了解員工的真實需求，構(gòu)建了和諧的勞務(wù)關(guān)系，增強了員工對企業(yè)的歸屬感，企業(yè)的凝聚力更強，其發(fā)展勢頭將會一片大好。

二、人事檔案信息管理系統(tǒng)的主要功能

人事檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)就是要建設(shè)人事檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)理應(yīng)具備下面幾種功能：

1.案卷整理功能

企業(yè)可以根據(jù)自身人事管理工作需求在案卷目錄上增加或刪減字段，將員工信息補充完整，使之一目了然;還要將領(lǐng)導(dǎo)干部和基層員工的檔案目錄區(qū)分開來，以便能夠?qū)Σ煌悇e的檔案信息快速查詢，給檔案輸出利用提供便利。

2.數(shù)據(jù)修改功能

在人事檔案信息管理系統(tǒng)中既可以對單一員工信息進(jìn)行修改，又可以批量修改數(shù)據(jù)信息，操作非常便捷，使得檔案管理工作效率明顯上升。

3.電子原文顯示功能

將紙質(zhì)檔案掃描到計算機中，保存在人事檔案信息管理系統(tǒng)的特定目錄下，只需要點擊相應(yīng)模塊就可以清晰看到電子檔案的原文。

4.人事調(diào)動管理功能

企業(yè)內(nèi)部員工難免會出現(xiàn)職務(wù)調(diào)動，比如，從總公司調(diào)到分公司，或者是從分公司調(diào)動到總公司，此時就需要借助人事檔案信息管理系統(tǒng)的人事調(diào)動管理功能將員工檔案資料調(diào)到新單位。

5.人事檔案統(tǒng)計功能

該項功能的應(yīng)用目的在于可以將集團(tuán)企業(yè)所有員工檔案信息進(jìn)行匯總分析，如員工學(xué)歷及在企業(yè)中的任職情況，這些數(shù)據(jù)信息會自動更新，具有較高的參考價值。

6.人事檔案管控功能

人事檔案信息管理系統(tǒng)的登錄需要具備一定的權(quán)限，有些檔案管理人員只能夠瀏覽本單位的信息，有些則可以對人事檔案信息進(jìn)行修改，全都由他們自身的權(quán)限來決定。

7.人事檔案查詢功能

人事檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的終極目標(biāo)就是讓檔案的查詢和利用變得更加方便，一般來說只需要輸入想要查詢的員工姓名就可以快速顯示出該名員工的詳細(xì)信息，還可以將信息以Excel表格的形式打印出來。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)中的常見問題

1.信息化建設(shè)動力不足

部分企業(yè)認(rèn)為人事檔案管理的信息化建設(shè)是一項費時費力的工作，需要投入的資金和資源相當(dāng)龐大，會讓企業(yè)的利益有所縮減，因此沒有積極開展相關(guān)工作，仍然使用人工管理模式，致使人事檔案管理工作效果不甚理想，與企業(yè)發(fā)展要求嚴(yán)重不符，甚至?xí)o企業(yè)發(fā)展造成阻礙。早在若干年前我國就大力提倡人事檔案的信息化管理，要求各個企業(yè)能夠鼎力支持，倘若企業(yè)仍舊困囿于傳統(tǒng)思維而不知變通，早晚會自嘗苦果，無法獲悉人力資源的使用情況，企業(yè)人事信息將存在滯后性，人事檔案管理工作受到主觀因素的影響較大，其發(fā)展腳步也會備受制約。

2.軟硬件設(shè)施需要更新

人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用需要有完備的硬件設(shè)施和先進(jìn)的軟件系統(tǒng)作為有力支撐，然而企業(yè)在軟硬件設(shè)施的投入方面力度不足，尤其體現(xiàn)在軟件的選擇上，與企業(yè)人事檔案管理工作要求存在一定差距，使得集團(tuán)型企業(yè)的下屬分公司通常只是管理各自員工的檔案信息，人事檔案信息管理系統(tǒng)在功能上有著不少的缺陷，企業(yè)不能夠?qū)λ袉T工的信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理。除此之外，有些企業(yè)會使用文書檔案的管理系統(tǒng)來管理人事信息，殊不知二者在本質(zhì)上有著巨大區(qū)別，這種做法只會給人事檔案管理工作的發(fā)展起到截然相反的作用，企業(yè)管理服務(wù)能力也會隨之下降。

四、人事檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

1.注重檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建需要有局域網(wǎng)作為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)部門可以根據(jù)企業(yè)實際需求提供輔助軟件，還要設(shè)置人事檔案信息管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，安排專業(yè)負(fù)責(zé)管理事宜。管理員和安全員要共同管理該系統(tǒng)，彼此之間相互監(jiān)督，管理日志由網(wǎng)絡(luò)工程師管理，其他人員不能隨意修改。此舉給人事檔案管理工作帶來了諸多的好處，能及時提供干部信息，進(jìn)行干部工資管理，構(gòu)建了較為完善的信息數(shù)據(jù)庫，大大提高了干部人事工作及人事檔案管理工作的效率，為企業(yè)人事決策提供了重要的參考。

2.加強信息網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)

將企業(yè)人事信息保管在網(wǎng)絡(luò)平臺上需要面臨較高的安全風(fēng)險，企業(yè)需要對風(fēng)險類型和發(fā)生原因了然于心，構(gòu)建科學(xué)完善的網(wǎng)絡(luò)安全防御機制，以此來保障企業(yè)人事信息的安全性，防止網(wǎng)絡(luò)平臺成為人事信息的泄漏點。企業(yè)應(yīng)該在計算機上安裝防火墻和殺毒軟件，定期檢測計算機系統(tǒng)是否有木馬病毒的入侵，還要對流入計算機系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行實時監(jiān)測，從源頭上扼殺網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。此外，企業(yè)需要將人事信息加以備份，以便在系統(tǒng)崩潰或者其他突發(fā)情況來臨時能夠避免人事信息的遺失，給人事信息創(chuàng)建安全的保存環(huán)境。

3.提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

作為人事檔案信息化管理的主要負(fù)責(zé)人，檔案管理人員肩負(fù)著重大的職責(zé)和使命，他們必須要深刻認(rèn)識到新時期人事檔案管理工作對于自身素質(zhì)能力提出的新要求，主動學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識和技術(shù)，不斷提高自身計算機操作水平，還要能夠在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時及時進(jìn)行維修，使之盡快恢復(fù)正常運行，以免影響到企業(yè)的運營。企業(yè)也要定期組織培訓(xùn)活動，將人事檔案信息化管理工作所必需的技能傳授給檔案管理人員，打造高水平的檔案管理隊伍，促進(jìn)人事信息的共享和利用。

4.加快信息化管理進(jìn)程

人事檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變是信息化建設(shè)的動力源泉，企業(yè)應(yīng)該明確的是，員工是企業(yè)的寶貴資源，他們對企業(yè)的歸屬感越強，企業(yè)的凝聚力就會越高，發(fā)展態(tài)勢也會越好。而加快人事檔案管理的信息化建設(shè)可以提高人事信息的利用率，為員工提供更加多樣化、個性化的服務(wù)，讓員工找準(zhǔn)自己的定位，樹立遠(yuǎn)大的目標(biāo)。說明了人事檔案管理的信息化建設(shè)是一項迫在眉睫的工作，將會讓信息化管理成為企業(yè)管理的主流，員工與企業(yè)之間的聯(lián)系愈發(fā)緊密，就會為企業(yè)奉獻(xiàn)自己的智慧和力量。

五、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理信息化建設(shè)是信息時代下企業(yè)需要積極落實的一項工作，能夠促使企業(yè)人事檔案管理工作效率和工作質(zhì)量邁上一個嶄新的臺階，企業(yè)管理服務(wù)能力也會得到明顯強化，人事檔案得到了科學(xué)合理的利用，企業(yè)社會職能也會得以充分發(fā)揮出來。企業(yè)需要加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全防御機制，對檔案管理人員進(jìn)行有效培育，爭取早日實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

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