技術(shù)檔案在學(xué)校圖書(shū)館管理中的應(yīng)用價(jià)值與策略

辛秀峰

摘要：在教育信息化建設(shè)過(guò)程中，難免會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題和困難，技術(shù)檔案管理越發(fā)越顯得重要，如果是學(xué)校圖書(shū)館技術(shù)檔案朝著健康之路發(fā)展呢？

關(guān)鍵詞：學(xué)校圖書(shū)館 技術(shù)檔案 必要 措施

在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，素質(zhì)教育催生了知識(shí)經(jīng)濟(jì)，加上現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，高校的圖書(shū)館向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。由于在圖書(shū)館中引入信息技術(shù)，促進(jìn)圖書(shū)館技術(shù)檔案工作的高效管理。

一、技術(shù)檔案的定義和內(nèi)涵

技術(shù)檔案也是一種重要的文件資料，主要用于科研領(lǐng)域的生產(chǎn)活動(dòng)，包括一些技術(shù)文件，圖表和圖紙以及照片等。圖書(shū)館的技術(shù)檔案主要就是指圖書(shū)館的規(guī)劃任務(wù)書(shū)、圖書(shū)館的建設(shè)大綱以及相關(guān)活動(dòng)的調(diào)查材料等。這些材料的留檔保存可以為圖書(shū)館的科研工作提供重要資料文獻(xiàn)和經(jīng)驗(yàn)。技術(shù)檔案具有特殊性，一般為內(nèi)部文件，屬于有保密級(jí)別的文件。

二、學(xué)校圖書(shū)館建立技術(shù)檔案的必要性

在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中，圖書(shū)館發(fā)揮著重要的教學(xué)輔助作用，特別有利于現(xiàn)代化教學(xué)效益的提升。圖書(shū)館技術(shù)檔案管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息組織和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)管理和大眾化服務(wù)，促進(jìn)資源共享和信息檢索的效率和便捷性。

建立技術(shù)檔案可有效提升圖書(shū)館管理的科學(xué)化水平。技術(shù)檔案可有效反映單位或部門(mén)對(duì)于基本建設(shè)的實(shí)際情況，其本身有著很強(qiáng)的保護(hù)價(jià)值，是真實(shí)的記錄集中保管技術(shù)方面的材料。隨禮信息化的迅猛發(fā)展，當(dāng)前圖書(shū)館的管理模式逐漸從傳統(tǒng)的方式想信息化、現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。這就要求一些既懂得現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，又對(duì)圖書(shū)館方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)有獨(dú)到研究的復(fù)合型的人才加入到圖書(shū)館管理隊(duì)伍中去。在當(dāng)今，圖書(shū)館如果在技術(shù)方面不穩(wěn)定，必然影響了整個(gè)圖書(shū)館工作的正常開(kāi)展。

圖書(shū)館技術(shù)檔案可以提高信息的利用效率。在圖書(shū)種類(lèi)和數(shù)量的不斷增多，圖書(shū)館技術(shù)檔案的管理內(nèi)容日益繁雜，管理的難度不斷加大，這樣的形勢(shì)下，通過(guò)數(shù)字化管理，可以有效提高信息的利用效率，對(duì)傳統(tǒng)的圖書(shū)館檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重的沖擊，實(shí)現(xiàn)了信息的強(qiáng)大變革。對(duì)于學(xué)校的圖書(shū)館的管理工作而言，改變了過(guò)去一直運(yùn)用的單一的管理功能，實(shí)行了給“知識(shí)的傳播和擴(kuò)散”的職能以及咨詢(xún)功能等，這就對(duì)于館員實(shí)際的素質(zhì)能力方面提出了更高的要求，當(dāng)然，也帶來(lái)了一些實(shí)際管理方面的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，需要采取有效的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行解決。所以，要加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)館技術(shù)檔案的數(shù)字化管理。對(duì)于圖書(shū)館的技術(shù)檔案而言，檔案的自動(dòng)化管理可以充分提高管理的工作效率。由于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，將有效化解傳統(tǒng)檔案管理的繁重壓力。例如，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、圖片掃描技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)以及多媒體技術(shù)多項(xiàng)新科技，可以有效實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館技術(shù)檔案的立卷、歸檔、檢索以及利用等功能。由于在實(shí)際的高效技術(shù)檔案管理中，許多現(xiàn)代的管理規(guī)章制度和一些實(shí)際的操作規(guī)程之間出現(xiàn)了一些矛盾，對(duì)于一些崗位職責(zé)劃分方面存在不明晰的情況，容易導(dǎo)致操作方面一些明顯的失誤和漏洞的出現(xiàn)，極有可能造成嚴(yán)重后果。對(duì)于這些資料的保存，一旦出現(xiàn)不完整的情況，就會(huì)給相關(guān)的維修和維護(hù)帶來(lái)了很大的困擾。

技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，還可以提高信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞，促進(jìn)社會(huì)化服務(wù)質(zhì)量的提高，從而促進(jìn)檔案信息的更大范圍擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的信息服務(wù)，促進(jìn)信息傳遞的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。

三、技術(shù)檔案管理需健全的規(guī)章制度

一要加強(qiáng)技術(shù)檔案的系統(tǒng)化建設(shè)。技術(shù)檔案對(duì)圖書(shū)館的技術(shù)設(shè)備實(shí)際的設(shè)置情況以進(jìn)行了翔實(shí)記錄，可以讓相關(guān)管理者對(duì)于本館內(nèi)的現(xiàn)代化設(shè)備有著較為清楚的了解，這樣在實(shí)際管理之中才能游刃有余。建立技術(shù)檔案，就是要結(jié)合檔案的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況，進(jìn)行明確分工，建立其一套完整的、可操作性強(qiáng)的制度體系，以保證技術(shù)檔案的完整性和系統(tǒng)化。

二要完善技術(shù)檔案所需設(shè)備。在對(duì)實(shí)際需要的各種設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，要建立起完善的記錄檔案，以便于財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)設(shè)備相關(guān)情況有著深入、細(xì)致的了解，并依據(jù)實(shí)際需要，進(jìn)行必要的采購(gòu)和更新，保證技術(shù)檔案的硬件基礎(chǔ)。

三要建立設(shè)備管理檔案和技術(shù)操作檔案。當(dāng)今，很多圖書(shū)館實(shí)際采用的自動(dòng)化管理系統(tǒng)均有差異，需要專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。設(shè)備采購(gòu)后，對(duì)于每一臺(tái)設(shè)備都要有詳細(xì)的過(guò)程性管理記錄。對(duì)于采購(gòu)的設(shè)備的采用的買(mǎi)機(jī)配件實(shí)際的使用情況、出處做好切實(shí)的記錄。要依照每一臺(tái)機(jī)器的編號(hào)建立檔案，掌握好各臺(tái)計(jì)算機(jī)的運(yùn)行和維修方面的情況，便于系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和操作人員進(jìn)交接工作。

四要落實(shí)對(duì)技術(shù)檔案的運(yùn)用。對(duì)于圖書(shū)館而言，建立規(guī)范的專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案是一項(xiàng)提高管理水平的重要措施。在技術(shù)檔案建立之后，既可幫助管理者迅速掌握各種維修技術(shù)，還可讓后續(xù)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員最快地熟知整個(gè)圖書(shū)館的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)的設(shè)備配置以及實(shí)際的運(yùn)行情況，以盡早盡快地投入到工作之中。

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的勃興和信息化環(huán)境的持續(xù)構(gòu)建和成型，社會(huì)發(fā)展的信息化大潮愈發(fā)朝著不可阻擋的趨勢(shì)發(fā)展?？梢哉f(shuō)，當(dāng)今圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理管理的一個(gè)重要的發(fā)展方向就是網(wǎng)絡(luò)化和信息化。信息技術(shù)在圖書(shū)館的實(shí)的運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮的作用越來(lái)越大。不斷建立和完善技術(shù)檔案，持續(xù)加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)館技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，就需要一步一步地解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)循序漸進(jìn)、有條不紊、井然有序的持久發(fā)展。