淺談電子文件管理歸檔工作

丁建新

【摘? 要】新時期，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)廣泛應(yīng)用，越來越多的電子文件大量產(chǎn)生。如果不及時對這些電子文件有效管理，勢必造成電子文件的自生自滅，造成資源浪費。本文就如何對電子文件進(jìn)行有效管理進(jìn)行分析，為電子文件的有效管理提供一定借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】電子文件;有效管理;借鑒作用

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中得以普遍應(yīng)用，隨之在計算機(jī)辦公環(huán)境下產(chǎn)生了大量電子文件，這些電子文件的產(chǎn)生需要進(jìn)行系統(tǒng)管理，確保其真實性和完整性，就應(yīng)當(dāng)對辦公中辦理完畢已經(jīng)形成的電子文件進(jìn)行信息化和數(shù)字化系統(tǒng)整理分類，目前，檔案行政管理部門已經(jīng)著手開展此項工作，有的探索出了一些較為成熟的經(jīng)驗，比如檔案館室一體化、建設(shè)數(shù)字檔案室等針對電子文件的措施方案，在電子檔案的管理原則框架下，及時將新生成的電子文件在線歸檔，確保電子檔案的齊全完整。

1電子文件的概念

電子文件，是指在數(shù)字設(shè)備飛速發(fā)展的大背景下，通過數(shù)碼的形式，利用磁帶、U盤以及光盤等載體，充分依據(jù)網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備等進(jìn)行閱讀、處理，并通過使用通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸分享的數(shù)字化文件。具體來說，工作過程中運(yùn)用計算機(jī)所生成的電子文檔、使用手機(jī)和攝像機(jī)等拍攝的照片、掃描儀掃描生成的圖像、工作及生活中錄制的音頻等都屬于電子文件的范疇。

與此同時，依靠計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行存儲和傳輸?shù)挠陔娮游募?，在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中需要和產(chǎn)生一定的運(yùn)轉(zhuǎn)附屬文件。除此之外，工作過程中還會產(chǎn)生對文件進(jìn)行修整、刪減的記錄等電子文件，以及產(chǎn)生者、利用者、管理者等電子文件信息。

2電子文件的管理

按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)做好電子文件管理工作，最大限度發(fā)揮電子文件的價值作用，最大程度上保障電子檔案的真實性和完整性，這對于檔案管理部門提出了較高的要求，這就需要各方面予以重視，形成工作合力，相互配合，分工明確，同時也對檔案管理基礎(chǔ)性工作提出了更高的要求。

把好電子文件形成的源頭關(guān)。首先，電子文件是由各部門單位在管理過程中形成的，主要負(fù)責(zé)在具體工作開展的過程當(dāng)中，充分依據(jù)工作職能做出的一系列規(guī)范性要求，做好電子文件的收集、存儲及歸檔工作。所以，想要確保電子文件質(zhì)量和實際利用效果，就必須加強(qiáng)各個相關(guān)部門之間管理，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)溝通交流，確保思想認(rèn)識到位。一般來說，電子文件管理工作是一項系統(tǒng)工程，不是一部分人和幾個部門才可以做好的一項工作，必須全體人員和所有部門共同參與才可以做好做實，并且要把電子文件管理工作擺上重要工作議程，強(qiáng)化作用和意義宣傳，強(qiáng)化全員管理和形成意識，引導(dǎo)各部門主動參與到電子文件管理工作當(dāng)中來，為電子文件全面科學(xué)管理打下堅實基礎(chǔ)。其次，制定完善電子文件整理形成制度。在開展電子文件管理的過程當(dāng)中，電子文件的形成單位需要貫穿王作開展的始終。在電子文件的系統(tǒng)設(shè)計階段應(yīng)當(dāng)明確設(shè)計內(nèi)容，在電子文件的形成階段，也應(yīng)當(dāng)做好監(jiān)管工作。這既是檔案行政管理部門的職責(zé)，也是有關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的職責(zé)任務(wù)，從管理的制度做起，構(gòu)建起完備的電子文件歸檔管理制度，在制度的規(guī)范約束下確保電子文件管理的真實性、可靠性和實用性。

對電子文件管理有明確的重點和制度要求，完成時限要求，必須明確對于現(xiàn)有電子文件歸檔要求、存儲時限、文件的內(nèi)容與形式等。同時，還應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對信息化工作部門的了解，更好的發(fā)揮辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實質(zhì)作用，確保檔案管理工作能夠滿足實際工作內(nèi)容所提出的一系列要求。檔案管理部門還要做好與信息化工作部門以及電子文件形成部門之間的溝通交流工作，做好檔案管理與電子文件的相互銜接，不斷完善電子文件歸檔制度內(nèi)容。除此之外，還要根據(jù)單位工作實際和業(yè)務(wù)性質(zhì)，職能作用等，把握好系統(tǒng)開發(fā)要實現(xiàn)的功能作用，確保符合單位工作管理實際。

信息化工作部門是系統(tǒng)的開發(fā)者，肩負(fù)著實現(xiàn)電子文件系統(tǒng)功能重要核心作用，要發(fā)揮好實現(xiàn)者的價值作用確保電子文件管理各項作用的具體實現(xiàn)。即確保電子文件真實性、完整性、可靠性、安全性以及有效性。要做好一下幾個方面的具體工作。其一，信息化部門是系統(tǒng)的開發(fā)管理部門，必須做好與檔案管理部門之間的交流溝通，及時準(zhǔn)確了解檔案部門的檔案管理需求，并運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)轉(zhuǎn)換為描述精確的技術(shù)語言，通過系統(tǒng)開發(fā)予以實現(xiàn)。其二，做好系統(tǒng)運(yùn)行的檢査及維護(hù)工作，確保系統(tǒng)可以安全、平穩(wěn)的運(yùn)行。其三，做好電子文件的備份存儲工作，避免現(xiàn)有文件因系統(tǒng)環(huán)境的變化而丟失，同時應(yīng)當(dāng)記錄電子文件的格式以及硬件環(huán)境內(nèi)容。檔案行政管理部門，應(yīng)當(dāng)理順業(yè)務(wù)關(guān)系，強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，明確自身業(yè)務(wù)工作要求，積極參與系統(tǒng)功能開發(fā)，做好業(yè)務(wù)需求供給和解釋說明工作，共同實現(xiàn)對于現(xiàn)有電子文件的監(jiān)督管理。同時，針對電子文件出現(xiàn)時間短的特點，在具體開展管理工作的過程當(dāng)中，也應(yīng)當(dāng)確保此類工作的真實、準(zhǔn)確開展。檔案行政管理部門要強(qiáng)化對于電子文件管理工作的實際管理水平，提升檔案歸檔工作開展的質(zhì)量和效率，為電子文件檔案管理工作提供基礎(chǔ)保證。

3 實現(xiàn)好電子文件關(guān)鍵屬性

電子文件管理工作是一個相互銜接的工作過程，需要檔案部門全程監(jiān)管控制電子文件的運(yùn)行過程，把握確保電子文件的特性原則，對于電子文件進(jìn)行系統(tǒng)、完備的監(jiān)管，確保電子文件的真實性、可靠性、完整性、有效性、安全性，切實發(fā)揮好電子文件的便捷高效作用。

電子文件的真實性，簡單來說就是指電子文件中所記錄的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等內(nèi)容，必須真實準(zhǔn)確，且與數(shù)據(jù)的原始狀態(tài)完全一致。無論電子文件是形成部門暫時進(jìn)行管理，還是由檔案人員進(jìn)行管理，文件內(nèi)容都不得隨意進(jìn)行更改，其所呈現(xiàn)的形式也不得隨意進(jìn)行轉(zhuǎn)換，其中所涉及的各類內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)與初始數(shù)據(jù)保持完全一致。電子文件的真實性是其最為重要的一項特性，同時也是確保行政有效性和法律證據(jù)性的根本保障。

電子文件的可靠性，主要是指電子文件應(yīng)當(dāng)是真實的存儲信息記錄，內(nèi)容信息準(zhǔn)確無誤，能夠滿足各方面的實際。

電子文件的完整性，主要就是指電子文件中所記錄的數(shù)據(jù)、內(nèi)容、信息等，必須完整無缺。電子文件的完整性包括以下方面：電子文件中存儲信息的完整性、相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景信息的完整性、社會活動真實面貌及其相關(guān)電子文件的完整性等。

電子文件的有效性，具體來說，就是指電子文件中存儲的各項內(nèi)容具備利用價值。有效性是電子文件存儲及使用的基本保證，如果現(xiàn)存的電子文件無法進(jìn)行還原和輸出，那么自然無法在調(diào)取利用時進(jìn)行識別和讀取，文件中的信息也就失去了利用的價值，其存在時沒有實際意義的。

電子文件的安全性，具體指的是系統(tǒng)安全以及自身數(shù)據(jù)安全性。一是，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件依托的計算機(jī)設(shè)備一旦被非法人員入侵，就會發(fā)生安全事故，不僅容易造成文件丟失問題，文件中所涉及的數(shù)據(jù)及內(nèi)容也容易被進(jìn)行篡改，其真實性和可靠性受到影響。二是，電子文件管理人員復(fù)雜，而操作身份認(rèn)證存在管理松懈現(xiàn)象，如果非形成者非法進(jìn)行電子文件的刪減改動、復(fù)制應(yīng)用時，難以精確的對操作者身份進(jìn)行識別認(rèn)定，從而無法完全有效控制電子文件的信息準(zhǔn)確。這樣的極端問題都會對電子文件的安全管控構(gòu)成威脅和對使用管理造成嚴(yán)重影響。三是，電子文件較容易修改，改動后不會留痕，很難發(fā)現(xiàn)是否改動，這需要強(qiáng)化安全管理，克服弊端，確保電子文件的產(chǎn)生、保存管理、利用過程安全準(zhǔn)確。

總之，電子文件的管理是一項長期復(fù)雜的的過程，需要在具體實踐中不斷探索總結(jié)，相信在不久的將來，電子文件管理一定會更加完善而持續(xù)健康的發(fā)展好。

（作者單位：濰坊市市政公用事業(yè)服務(wù)中心）