信息化時(shí)代對(duì)檔案職業(yè)的影響及應(yīng)對(duì)策略

摘 要：在信息時(shí)代，檔案職業(yè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。如何利用信息時(shí)代的先進(jìn)技術(shù)，更好的發(fā)揮檔案職業(yè)的價(jià)值，成為當(dāng)下急需解決的關(guān)鍵問(wèn)題。本文通過(guò)分析檔案職業(yè)的現(xiàn)狀和信息化對(duì)檔案職業(yè)的影響，提出豐富和優(yōu)化館藏，提高檔案從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及建立健全檔案開(kāi)放利用的法律法規(guī)的發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案職業(yè);現(xiàn)狀;發(fā)展策略

檔案職業(yè)是指利用專(zhuān)門(mén)的知識(shí)和技能開(kāi)展檔案管理活動(dòng)，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案信息和服務(wù)的需求。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)迅速興起，給檔案職業(yè)的各方面帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)，電子文件和數(shù)字化檔案大量產(chǎn)生，檔案信息管理系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用，以及通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析獲得信息和知識(shí)等，但與此同時(shí)也為檔案職業(yè)的變革和重生帶來(lái)了無(wú)限動(dòng)力和可能。

一、檔案職業(yè)的現(xiàn)狀

1.檔案職業(yè)主體的現(xiàn)狀

檔案職業(yè)主體是檔案職業(yè)的重要構(gòu)成部分，被認(rèn)為是社會(huì)記憶的保護(hù)者和真實(shí)信息的提供者。我國(guó)目前檔案職業(yè)主體的現(xiàn)狀是人員數(shù)量不多，專(zhuān)業(yè)化程度低，性別比例明顯，缺乏核心的職業(yè)技能或者說(shuō)檔案職業(yè)主體的核心技能還不具有普遍性，比如傳統(tǒng)檔案的保護(hù)技術(shù)、修復(fù)技術(shù)和檔案的鑒別能力，還有面對(duì)現(xiàn)代技術(shù)條件下出現(xiàn)的電子信息的易逝性和易篡改性的處理能力。檔案的編研水平不高，缺乏有效的調(diào)研去了解社會(huì)和公眾的需求，導(dǎo)致檔案二次文獻(xiàn)的開(kāi)發(fā)帶有很大的盲目性，對(duì)社會(huì)貢獻(xiàn)意義不是很大。

2.檔案職業(yè)客體的現(xiàn)狀

檔案是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，只要有組織機(jī)構(gòu)存在就會(huì)出現(xiàn)檔案，因此檔案具有形成的廣域性，管理的層次性和反映社會(huì)生活的全方位性。無(wú)論總體數(shù)量還是內(nèi)容成分，檔案都構(gòu)成了一種巨大的社會(huì)資源，這種社會(huì)資源對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要的行政稽憑、業(yè)務(wù)參考、文化傳承、法律書(shū)證與教育功能等作用。然而，所收集、保管的檔案從開(kāi)放、直到開(kāi)發(fā)利用并取得實(shí)際利用效果，需要一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間過(guò)程，這就是檔案價(jià)值作用的滯后性。價(jià)值作用的滯后性是檔案職業(yè)客體的現(xiàn)狀，它導(dǎo)致社會(huì)利用者對(duì)于檔案信息內(nèi)容的獲取受到較大限制，造成了社會(huì)對(duì)檔案職業(yè)“高投入、低產(chǎn)出”的片面認(rèn)識(shí)，影響了檔案職業(yè)的社會(huì)形象與社會(huì)地位，也直接導(dǎo)致了檔案職業(yè)缺乏普遍社會(huì)關(guān)注的現(xiàn)實(shí)。社會(huì)檔案意識(shí)以及檔案管理水平又直接影響著檔案職業(yè)客體所應(yīng)有價(jià)值作用的實(shí)現(xiàn)。

二、信息化時(shí)代對(duì)檔案職業(yè)的影響

1.檔案職業(yè)從關(guān)注檔案實(shí)體管理到重視檔案知識(shí)內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理活動(dòng)主要是收集、整理和提供利用，利用大多是基于館藏實(shí)體檔案提供憑據(jù)。但隨著檔案職業(yè)客體數(shù)量的劇增，作為一種巨大的社會(huì)資源，它已不再是原始記錄的簡(jiǎn)單堆砌，而應(yīng)該積極投入到社會(huì)建設(shè)中來(lái)。同時(shí)在信息高速發(fā)展的今天，人們渴望的已不僅僅是獲得憑據(jù)，而是可以從海量的檔案數(shù)據(jù)中獲得自己需要的知識(shí)，這就需要檔案職業(yè)客體在掌握先進(jìn)的信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)收集的檔案實(shí)體信息進(jìn)行加工和梳理，分析綜合和概括，形成高度相關(guān)內(nèi)容的知識(shí)庫(kù)，便于人們利用并作為決策的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)價(jià)值的最大化。信息化時(shí)代為檔案職業(yè)從實(shí)體管理到知識(shí)內(nèi)容管理提供了先進(jìn)的信息技術(shù)條件，網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)、信息處理技術(shù)為檔案信息知識(shí)內(nèi)容的獲取、組織和共享提供了良好的運(yùn)行平臺(tái)。檔案知識(shí)內(nèi)容管理將檔案職業(yè)客體由“死檔案”變?yōu)椤盎顢?shù)據(jù)”，同時(shí)對(duì)檔案職業(yè)主體提出了更高的技能要求，積極推動(dòng)了檔案職業(yè)的發(fā)展。

2.檔案職業(yè)從重視內(nèi)部利用到關(guān)注社會(huì)共享轉(zhuǎn)變

隨著社會(huì)民主化進(jìn)程的不斷推進(jìn)以及政府信息公開(kāi)的組織實(shí)施，檔案工作已逐步從關(guān)注組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部利用向重視對(duì)全社會(huì)不同領(lǐng)域、不同行業(yè)進(jìn)行開(kāi)放服務(wù)轉(zhuǎn)變。以參與社會(huì)建設(shè)、關(guān)注改善民生、開(kāi)展惠及全社會(huì)的檔案知識(shí)服務(wù)為檔案職業(yè)的根基，以服務(wù)于社會(huì)發(fā)展的需要為其“安身立命”之本。并且隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息服務(wù)具有了依托網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，擴(kuò)大利用服務(wù)領(lǐng)域的優(yōu)越條件，檔案職業(yè)主體可以更為方便的了解社會(huì)檔案信息利用的需求和動(dòng)向，調(diào)動(dòng)各方面的積極性，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)和資源優(yōu)勢(shì)，加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)施建設(shè)，面向社會(huì)開(kāi)展權(quán)威有效的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息資源的共建共享，客觀上使檔案職業(yè)服務(wù)的著眼點(diǎn)更為深遠(yuǎn)而全面，促使檔案職業(yè)從重視內(nèi)部利用到關(guān)注社會(huì)共享的轉(zhuǎn)變。

3.對(duì)檔案職業(yè)的法制環(huán)境建設(shè)提出新的要求

在檔案職業(yè)活動(dòng)中，檔案館保存的大多數(shù)檔案都是政府信息。政府信息由于涉密的原因，一般推遲甚至拒絕對(duì)外開(kāi)放，而大多數(shù)公眾對(duì)國(guó)家事務(wù)也是缺少積極參與的意識(shí)，認(rèn)為政府的事情有政府辦，與公眾關(guān)系不大。所以不管是出于公眾的原因還是處于政府的原因，對(duì)公眾的知情權(quán)都很難保證和實(shí)現(xiàn)。但隨著社會(huì)信息化和人們生活水平的提高，公眾意識(shí)到知情權(quán)是自己的一項(xiàng)基本權(quán)利，并且熱心參與政府事務(wù)和國(guó)家建設(shè)，因此，為了公民的知情權(quán)得以實(shí)現(xiàn)，對(duì)檔案職業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該在相關(guān)的法律法規(guī)中明確對(duì)公民信息知情權(quán)的保護(hù)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)和公眾信息意識(shí)的增強(qiáng)，公眾對(duì)信息的獲取有了更高的要求，對(duì)開(kāi)放檔案的時(shí)效性和全面性有了更高的期望，然而在現(xiàn)行的法律法規(guī)中，對(duì)檔案具體的開(kāi)放范圍不夠明確。特別是在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)網(wǎng)上信息的開(kāi)放內(nèi)容和范圍，比如哪些可以全文公開(kāi)，哪些只能提供目錄檢索，并沒(méi)有明確的規(guī)定。信息時(shí)代，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息的計(jì)算、存取和傳播能力都有了很大的提高，網(wǎng)絡(luò)信息容易不留痕跡的篡改和獲取，人們的隱私受到了很大的威脅，因此在我國(guó)檔案職業(yè)的法律法規(guī)中要加大對(duì)公民隱私權(quán)的保護(hù)。

三、檔案職業(yè)在信息化時(shí)代的應(yīng)對(duì)策略

1.豐富和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，加快檔案的數(shù)字化建設(shè)

在檔案的歸檔范圍確定和收集中，應(yīng)豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量，以對(duì)國(guó)家和當(dāng)?shù)赜杏茫瑢?duì)社會(huì)有價(jià)值的角度考慮，積極更新檔案的歸檔范圍，將確有價(jià)值的都列入進(jìn)館范圍，同時(shí)切實(shí)開(kāi)展檔案鑒定工作，精簡(jiǎn)館藏檔案的內(nèi)容。各專(zhuān)業(yè)性檔案館應(yīng)淡化檔案的政治性，轉(zhuǎn)變重藏輕用的消極觀念，以滿(mǎn)足社會(huì)利用需求為宗旨，突出館藏檔案的社會(huì)化與平民化，以滿(mǎn)足更多普通利用者的需求。

2.提高檔案從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，積極促進(jìn)自身職能范圍的拓展

我國(guó)檔案工作者群體的文化程度和專(zhuān)業(yè)化水平偏低。長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案工作的封閉性以及檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的滯后性，使得檔案工作者在該職業(yè)上難以獲得成就感和歸屬感，工作積極性不高，自我提升動(dòng)力不足。但隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案的數(shù)字化建設(shè)、數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期保存、電子文獻(xiàn)原始性的鑒別以及各類(lèi)機(jī)構(gòu)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與整合，對(duì)檔案從業(yè)人員的技術(shù)能力提出了更大的挑戰(zhàn)。同時(shí)從檔案利用的角度來(lái)說(shuō)，由于獲取信息的廣泛性和時(shí)效性提高，社會(huì)公眾更希望的是通過(guò)廣泛收集數(shù)據(jù)、深度挖掘數(shù)據(jù)、精密分析數(shù)據(jù)而獲得的能直接參與決策的有價(jià)值的信息和知識(shí)，這就對(duì)檔案職業(yè)活動(dòng)提供相信服務(wù)的方式提出了挑戰(zhàn)，對(duì)檔案從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)性提出了更高的要求。為此，檔案部門(mén)在引進(jìn)人才和專(zhuān)業(yè)化人力資源的建設(shè)過(guò)程中，不光要引入檔案專(zhuān)業(yè)人才，還要引入掌握數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、挖掘和分析技術(shù)以及現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的高端技術(shù)人才。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案從業(yè)人員的繼續(xù)教育、培訓(xùn)和考核，增強(qiáng)其對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)及信息相關(guān)學(xué)科的理論和方法的學(xué)習(xí)和應(yīng)用能力，掌握信息時(shí)代的新技能，增強(qiáng)自身對(duì)數(shù)據(jù)的敏感性且有整合信息資源提供知識(shí)服務(wù)的新理念。

3.健全檔案開(kāi)放利用的法律法規(guī)來(lái)改善檔案職業(yè)的法律環(huán)境

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，公眾對(duì)獲取信息和知識(shí)有了更高的要求，使得檔案信息資源的開(kāi)放利用工作有了創(chuàng)新性發(fā)展，與此同時(shí)給檔案職業(yè)法制環(huán)境建設(shè)提出了新的課題。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案開(kāi)放工作的法制化管理，在無(wú)損國(guó)家和個(gè)人安全利益的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)全方位、系統(tǒng)的開(kāi)放檔案，對(duì)那些可以提前開(kāi)放的檔案和到期不宜開(kāi)發(fā)需延期開(kāi)放的檔案都應(yīng)對(duì)其具體時(shí)間做出規(guī)定，爭(zhēng)取早日開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)有的價(jià)值和最大限度地保障公民的知情權(quán)，同時(shí)處理好檔案開(kāi)放與保密的關(guān)系。促進(jìn)檔案開(kāi)放、保障公民的知情權(quán)的同時(shí)離不開(kāi)對(duì)公民隱私權(quán)的保護(hù)，檔案部門(mén)要制定出統(tǒng)一的對(duì)隱私類(lèi)檔案的利用原則，并通過(guò)法規(guī)的形式規(guī)范檔案利用行為，出臺(tái)檔案的開(kāi)放利用期限表，避免利用的隨意性和人為性，保障檔案職業(yè)活動(dòng)中公民隱私權(quán)的實(shí)現(xiàn)。

信息化時(shí)代下各種信息技術(shù)的進(jìn)步，為檔案職業(yè)的發(fā)展轉(zhuǎn)型帶來(lái)機(jī)遇，同時(shí)也凸顯檔案職業(yè)的缺陷和漏洞。筆者通過(guò)分析檔案職業(yè)的現(xiàn)狀和信息化對(duì)檔案職業(yè)的影響，提出豐富和優(yōu)化館藏，提高檔案從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及建立健全檔案開(kāi)放利用的法律法規(guī)的發(fā)展策略，以期對(duì)檔案職業(yè)在信息化時(shí)代下的轉(zhuǎn)型有借鑒意義。

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作者簡(jiǎn)介：謝翠香（1978-），女，西北師范大學(xué)檔案館館員，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)專(zhuān)業(yè)碩士，研究方向：數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)據(jù)挖掘。