醫(yī)院檔案管理中信息保密技術研究

鐘　心

摘 要：在信息系統發(fā)展與利用速度不斷提高的環(huán)境下，信息保密系統逐步引起各行各業(yè)的高度關注，是醫(yī)院檔案保管方面一項非常關鍵的工作，醫(yī)院資料管理效果直接關系著醫(yī)院經營的安全性與可靠性。由此，醫(yī)院檔案保管工作需要認真對待，科學使用信息保密系統，令醫(yī)院檔案保管質量得到不斷提高。

關鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息保密;方法分析

醫(yī)院檔案包含辦公室文檔、人事資料、病例檔案等，在方式方面不僅包括紙質檔案，還包括電子數據檔案。檔案保管存在一定的繁瑣性，現存的檔案管理體系大都存在不足，如此給檔案數據的安全性帶來較大威脅。醫(yī)院有責任及義務對病人資料做好保密工作，醫(yī)院本身的辦公室文檔、人事資料等也存在較大的機密性，確保檔案的數據安全是醫(yī)院檔案保管工作的關鍵任務。

一、電子信息系統分析

電子信息系統是依靠計算機網絡科技對信息加以存儲與處理的方法，借助電子信息系統展開醫(yī)院檔案保管，即利用計算機網絡完成檔案數據的收集、分類、處置、加工、保存與調用，創(chuàng)建醫(yī)院文檔電子數據庫與電子數據調用系統，選取具備專業(yè)技能的檔案保管者展開具體操作，令醫(yī)院文檔實現電子化、數字化，提升檔案數據使用率與檔案管理作用。

電子數據覆蓋面大，信息傳遞能力強，具備明顯的數據分析水平，十分適用于繁瑣性很高的醫(yī)院文檔管理方面。電子信息系統中，有專業(yè)的電子數據安全系統，處理數據安全問題，能夠為醫(yī)院文檔管理的數據保密帶來技術性支撐。但是電子數據系統更新迅速，還會持續(xù)遇到新的安全問題，可否把握最前端的數據安全科技，是信息保密的核心。此外，電子信息系統對計算機軟硬件有較高要求，需優(yōu)化醫(yī)院基礎設施創(chuàng)建，以迎合組織電子信息文檔管理工作的要求。

二、醫(yī)院檔案數據保密的重要意義

在以往初始的醫(yī)院檔案保管方式中，檔案通過文字的方式記錄在紙質載體上，人們可以很容易根據筆跡、印章和字體等分析和判定信息的原始性。信息系統背景下，醫(yī)院電子信息的原始要素越來越難以確認，內容作者很難保留原始的筆跡，很多檔案通過電子模式存儲在磁盤中，是虛擬形態(tài)的內容，并沒有刻意判斷的痕跡，所以影響到檔案的準確性。醫(yī)院檔案內容根據種類劃分具備一定的保密要求。信息保密系統的管理能夠提升檔案應用過程的保密效率，尤其是部分牽扯到醫(yī)院學術探究成果和醫(yī)療處方等內容，信息保密方式能夠提高檔案管理的準確性。

在信息技術背景下，醫(yī)院內電子檔案都是以電子信息的方式存儲于信息平臺內，而這類信息容易因為人為原因、不法者的蓄意欺騙現象、軟硬件問題的技術性錯誤與天然災害等因素受到破壞與損失。而醫(yī)院檔案保管包含護患的保密性，因此信息保密方式在醫(yī)院檔案保管方面的使用可以有效防止檔案因為丟失而產生泄密情況。比如，是醫(yī)院機密性檔案或包含學術論文和專利申請的發(fā)表，數據保密有效確保了其學術探究的私密性與先進性。所以能夠避免醫(yī)院出現輿論譴責和面臨法律糾紛，有助于樹立與塑造醫(yī)療機構檔案數據保密典范的社會形象，提高病人對醫(yī)療機構的信任度。

此外，按照醫(yī)院檔案的屬性差異，能分成辦公室文檔、人事資料、臨床資料等;結合醫(yī)院檔案的各種形式，能將之分成紙質檔案與電子文檔。醫(yī)院檔案內容多樣，屬于醫(yī)院對醫(yī)療活動、內部管理和人才資源等資料的記錄，而且還可以為后續(xù)工作帶來依據。醫(yī)院資料大都存在保密性要求，像醫(yī)學成果的各項檔案，即醫(yī)院機密性內容，關系著醫(yī)院的專利申請;人力資源檔案與醫(yī)療檔案，涉及了醫(yī)院職工與病人的私人資料，若保密工作不全面，不僅會使之個人權益遭到損害，并且還令醫(yī)院受到法律打擊，對醫(yī)院社會形象產生不良影響。所以，醫(yī)院要采取科學措施，盡量做好醫(yī)院資料的信息保密措施。

三、醫(yī)院資料管理方面信息保密的現狀

1.信息保密觀念薄弱

醫(yī)院檔案管理有關員工信息保密觀念薄弱，在從事資料管理任務時，未對信息保密的意義形成明確的認識，警惕性尚待提升。在信息技術快速發(fā)展的背景下，若信息保密觀念薄弱，將會衍生出很多信息安全風險，很難對信息保密任務的效率和水平提供保障，最后對醫(yī)院經營的安全性與可靠性產生影響。

2.檔案數據保密機制不健全

盡管檔案管理開展階段，是具備相關法律規(guī)定作為導向性內容，如國家當前實施的《保密法》，但在具體操作中，通常不會根據現有法律法規(guī)中強調的要求，及其本醫(yī)院具體狀況制定適應性很強的醫(yī)院資源信息保密機制，甚至還會在出現檔案數據泄露情況以后，依舊很難及時實施適應性很強的措施處理問題。所以，在醫(yī)院資料管理方面，檔案管理者要深刻了解到信息保密的意義，且對各種信息保密方式的適用范圍進行全面了解，在今后的工作之中，把信息保密系統的功能充分體現出來，妥善處理原來醫(yī)院資料信息保密開展階段所面臨的問題。

3.檔案內容界定模糊，管理范圍不清楚

對于醫(yī)院來說，檔案范圍通過最初的文書檔案、圖片檔案、病歷資料、人事資料等發(fā)展至今的科研資料、膠片資料、病理切片資料、各種機械檢測的圖文資料、實物資料、印模信息、聲像資料、計算機磁盤信息、計算機信息檔案等。因為對引入檔案保管的內容無詳細要求，醫(yī)院結合本身的理解與實踐展開的管理，令很多應當引入管理范圍的信息未引入管理。

四、醫(yī)院檔案保管方面信息保密系統的具體運用

電子信息系統采用計算機網絡該項技術，實現信息處理和存儲，給醫(yī)院檔案數據分類、加工等任務的順利進行提供保證。醫(yī)院要建立電子檔案數據與數據調取系統，選擇專業(yè)技能很高的員工負責檔案保管工作，促進醫(yī)院檔案朝著電子化與數字化趨勢發(fā)展，使得檔案管理質量和檔案數據使用率得到明顯提高。電子信息具備覆蓋面大、信息傳遞性能強等特征，能夠突出較大的信息處理和分析作用，在醫(yī)院資料管理方面的適應性很強。檔案安全保密系統在具體使用階段，能夠妥善處理原來醫(yī)院檔案保管方面出現的數據安全問題。但由于電子信息系統更新換代迅速，在采用新科技時，將會產生各種安全問題，為此，在應用前端性數據安全保密科技時，應當處理安全隱患，便于迎合醫(yī)院檔案保管工作開展時的各項要求。

1.科學規(guī)范的采取電子檔案

計算機網絡能夠為電子病歷信息的順利使用打下良好的基礎。電子病歷信息利用計算機輸入、互聯網傳遞等模式，建立醫(yī)院信息管理平臺，醫(yī)生能夠隨時隨地利用網絡終端來查找病人的歷史信息，促使診斷和治療效率明顯提高。光盤存儲方式在具體使用時，體現出明顯的優(yōu)勢，不但容量很大，而且安全性很強，利用光盤存儲就能夠十分簡便的完成病人病歷資料調取和使用等工作，檢索非常迅速，且在醫(yī)院檔案保管方面突出的適應性很強。多媒體電子保存是另一種數據保密系統，依靠系統查詢與應用醫(yī)院內全部檔案內容，對醫(yī)院檔案展開保密處理。數據保密系統在具體使用時，不僅是能夠讓醫(yī)院醫(yī)療質量得到明顯提高，還能夠妥善處理原來檔案管理方面所面臨的問題。

2.采取數據安全分級保管方式

醫(yī)院檔案資料保密技術與檔案保管之間的關系非常緊密，在建立比較健全的檔案保管制度時，要搭配現有的數據安全等級，采取分級管理制度，貫徹執(zhí)行數據安全責任。制定關于院長、院檔案室管理者、各科室檔案管理員的三級管理制度，全面實行檔案安全管理院長負責制。而對于醫(yī)院檔案保管出現的分散性現象，由院檔案室全面負責全院的檔案保管任務，然后把檔案收集、保管、集中、提交等任務職責詳細劃分到各行政部門和科室檔案管理員身上，從上到下的建立出適應性很強的檔案保管制度，不同安全等級的檔案調取要獲得相關級別管理者的認可，讓檔案調取的穩(wěn)定性得到明顯提高，為醫(yī)院檔案數據保密工作的正常開展打好基礎。

3.提高檔案保管者專業(yè)素養(yǎng)

檔案保管者的專業(yè)技能直接影響著醫(yī)院資料信息管理效率及質量，從而對醫(yī)院的經營及發(fā)展產生影響。所以，需要進一步提高檔案管理者的崗位職責思想與信息保密觀念，因為醫(yī)院檔案保管的系統性與繁瑣性，對檔案管理者的專業(yè)技能具有很高要求，所以檔案保管者要持續(xù)學習更新、更科學的信息管理專業(yè)知識以及信息安全控制技巧，要對不同具體狀況及管理要求，調整檔案保管方式，采取最科學的檔案管理手段，對不同模式及種類的檔案進行科學分類與保管，實現資料管理的精準性與高效性。此外，為迎合電子數據保管的電子化趨勢，檔案保管者還要把握科學的信息技術，利用電子信息資料，如此就要求醫(yī)院定時對當管理者組織專業(yè)培訓與指導，從而進一步提高檔案管理者的專業(yè)技能以及素養(yǎng)。

除此之外，強化電子數據安全控制和建設。隨著信息保密方法的投用，醫(yī)院資料的電子信息常見成為保管檔案工作的主導發(fā)展趨勢。由此，檔案管理者應當緊跟時代腳步，把握電子數據安全保密科技，包含病毒查殺和防火墻科技等，令醫(yī)院數據保密技術結合電子數據安全技術。

五、結束語

為了可以做好醫(yī)院檔案保管任務，檔案管理者要形成準確的信息保密觀念，科學有效的使用信息保密科技，不斷提高醫(yī)院檔案保管數字化發(fā)展進度。依靠電子信息系統來維護醫(yī)院資料的保密性，使得醫(yī)院檔案保管質量得到明顯提高，妥善處理原來檔案管理階段面臨的問題，進而為我國創(chuàng)建社會主義和諧環(huán)境貢獻一份力量。

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