論企業(yè)檔案信息的管理

文/薛婷

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論企業(yè)檔案信息的管理

文/薛婷

重慶市軌道交通設(shè)計研究院有限責任公司

近幾年來，軌道交通作為載客能力大、具有安全高效的公共交通工具，是解決和緩解城市交通擁堵的有效措施之一，在全國如火如荼地開展建設(shè)、運營。但軌道交通線路運營里程長（相對于公共交通）、專業(yè)多，給軌道交通工程檔案（簡稱檔案）管理帶來一定困難。為了突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，真正做到與時俱進，必須重視、加強檔案信息化管理研究，積極引進新穎、先進的管理理念，構(gòu)建完善的檔案管理模式，促進檔案管理水平的不斷提升。

軌道交通；工程檔案；信息化管理

1 建設(shè)工程檔案對軌道交通建設(shè)的現(xiàn)實意義

1.1館藏檔案積極推進軌道交通建設(shè)在軌道交通立項初期，建設(shè)工程檔案就開始發(fā)揮作用。

縱觀各城市在軌道交通建設(shè)前期，都會去翻閱大量相關(guān)的工程檔案資料，多方面了解交通沿線建筑的地基基礎(chǔ)情況和房屋結(jié)構(gòu)，確保軌道交通工程安全有序的進行。節(jié)約地質(zhì)勘查費用，提高效率，加快施工速度，積極推進軌道交通的工程建設(shè)。

1.2對軌道交通工程建設(shè)檔案質(zhì)量的控制大規(guī)模的軌道交通工程建設(shè)，將形成大量的軌道交通建設(shè)工程檔案。

軌道交通建設(shè)工程檔案管理工作作為軌道交通資產(chǎn)管理的一個重要組成部分，不僅是軌道交通建設(shè)全過程的反映、評定工程等級的主要依據(jù)及檢查工程質(zhì)量等級的重要憑證，同時也將對軌道交通資產(chǎn)的維護改造以及經(jīng)營管理發(fā)揮重要作用。因此如何加強對軌道交通建設(shè)工程檔案質(zhì)量的控制，形成一套真實、完整的軌道交通建設(shè)工程檔案非常重要。各地軌道交通公司也會按照建設(shè)工程檔案資料的國標要求結(jié)合本地軌道工程實際制定一系列的建設(shè)工程檔案驗收、管理標準。在竣工驗收時，各地政府也會按照建設(shè)工程檔案國標的要求對軌道交通工程建設(shè)檔案質(zhì)量進行把關(guān)。內(nèi)外結(jié)合保證軌道交通工程建設(shè)檔案質(zhì)量。

1.3建設(shè)工程檔案工作是促進建設(shè)工程質(zhì)量的重要保證

建設(shè)工程檔案在對軌道交通建設(shè)發(fā)展進行記錄的同時，也行使著促成每一領(lǐng)域、每一環(huán)科學(xué)、規(guī)范、真實性操作的職責。

目前我國的軌道交通建設(shè)正處于一個前所未有的蓬勃發(fā)展時期。但快速發(fā)展同時導(dǎo)致了工程質(zhì)量難以保證，建設(shè)過程中暴露出的問題已十分嚴重。這其中有技術(shù)方面的原因，但更多的是人為因素的影響，所以我們迫切需要從管理層面上統(tǒng)一認識，統(tǒng)一理念，建立起一整套完善的軌道交通工程檔案管理體系，各城市之間實現(xiàn)資源共享，信息互補，形成確保我國軌道交通可持續(xù)發(fā)展的長效機制，從而更加科學(xué)、更加完善，更好的為市民服務(wù)，更好的為城市建設(shè)服務(wù)。在多年的實踐探索中，軌道公司對檔案管理工作有著自己的經(jīng)驗之談，他們認為工程檔案質(zhì)量和工程質(zhì)量緊密相關(guān)，只有過程控制的嚴格，竣工交付資料的水平才會高，工程質(zhì)量才有保障。

2 檔案信息化管理研究

檔案的信息化管理是將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理有機地結(jié)合，主要體現(xiàn)在管理計算機化、信息網(wǎng)絡(luò)化和儲存多元化。檔案信息平臺在滿足合理性、效益性和安全性的同時，必須具有技術(shù)性、虛擬性、集成性、便捷性和開放性。

（1）合理性。在運用數(shù)字化處理檔案文件的過程中，嚴格遵循國家和地方檔案管理規(guī)定，構(gòu)建完善和適應(yīng)的法律體系。循國家和地方檔案管理規(guī)定，構(gòu)建完善和適應(yīng)的法律體系。不相容的情況。

（2）效益性。檔案信息需與軌道交通工程的經(jīng)濟、社會效益相融合，采用科學(xué)有效的數(shù)字化手段處理軌道交通工程的一系列重要檔案，以獲取更大的經(jīng)濟、社會效益，避免人力、財力與物力方面產(chǎn)生的浪費。

安全性。結(jié)合實際需求，不斷加大網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研發(fā)力度，注重各項安全措施的科學(xué)運用，為檔案信息安全提供有力保障。

紙質(zhì)文件通過掃描手段轉(zhuǎn)為檔案信息資料；原生電子文件通過計算機軟件轉(zhuǎn)變成合理的電子文檔。

（3）集成性。利用有限的空間保存無限的檔案資料。

（4）開放性。打破檔案地域隔絕的弊端，及時方便讀取、調(diào)用。

便捷性。為檢索提供方便。

（5）技術(shù)性。利用計算機軟件生成檔案管理流程，提高工作效率。檔案信息管理平臺需要有一個龐大的數(shù)據(jù)庫，用元數(shù)據(jù)進行管理，達到電子文件真實性、憑證有效性和儲存長久性，方便管理和及時查詢。

3 優(yōu)化檔案管理帶來的效益

3.1檔案信息化

不僅幫助工作人員及時、準確地完成檔案信息數(shù)據(jù)的記錄、登記，也有效減少工作人員繁重的工作量，即一鏈接口不僅可以完成對各個系統(tǒng)的統(tǒng)一鏈接，還能高效整理、歸類各個系統(tǒng)中有價值或者需要存儲的信息數(shù)據(jù)，為管理人員開展各項工作提供一定便捷，也有助于增強其工作準確性、有效性，大幅度提升管理效率。

3.2資源合理利用檔案資料信息化，為后期準確查找、高效利用提供有力支持，促進檔案信息跨部門、跨地區(qū)，合理利用為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各級管理者在作出各項決策過程中提供有力參考。

3.3提高檔案管理人員素質(zhì)檔案信息化管理平臺搭建后，加強信息化培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)，使檔案管理人員不僅具備豐富的專業(yè)知識與信息化管理技能，還能沉著、有效地解決信息化管理中出現(xiàn)的各類難題。同時檔案管理人員應(yīng)積極投入到軌道交通工程建設(shè)中，不論是前期的圖紙設(shè)計、修改調(diào)整，還是中期的施工完善，以及后期的驗收交付等環(huán)節(jié)，掌握一手資料，提高工程檔案信息化管理水平。

另外，結(jié)合實際，加強計算機、相關(guān)設(shè)施設(shè)備、運行環(huán)境安全防護力度的培訓(xùn)，讓檔案管理人員通過內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、電磁屏蔽等有效手段達到防護目的，確保檔案資料的安全性。

4 結(jié)束語

檔案管理是一項較為全面、長期且具體的工作，加強檔案信息化管理不論對軌道交通工程前期建設(shè)，還是后期維護，都能提供借鑒依據(jù)。在給予足夠重視的同時，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理提出的各項需求，不斷加強信息化管理研究，積極引用更先進、多樣化的管理措施、手段，構(gòu)建完善、有效的管理制度與體系，從而將信息化管理模式的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，提高我國軌道交通工程檔案管理水平。

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