新媒體環(huán)境下教學(xué)檔案管理的發(fā)展與應(yīng)用探討

余巍巍

摘 要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，人類已經(jīng)全面進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。隨著新媒體技術(shù)廣泛運用于教學(xué)過程中，隨之產(chǎn)生的教學(xué)檔案也逐漸趨向于數(shù)字化、信息化。數(shù)字教學(xué)檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案在數(shù)字化時代下的產(chǎn)物，受多種因素的影響，數(shù)字教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀還較為落后。因此，對數(shù)字教學(xué)檔案管理技術(shù)進(jìn)行分析，如何充分利用信息技術(shù)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，以推動教學(xué)檔案管理數(shù)字化和信息化便成為本文的研究切入點。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;管理技術(shù);發(fā)展;應(yīng)用;新媒體

數(shù)字教學(xué)檔案主要是指將教學(xué)過程中產(chǎn)生的圖像、文字、聲音和視頻等信息資料進(jìn)行收集、整理、分類，并形成的資料，具有極高的參考價值，可為同類事件提供參考性意見。在新媒體環(huán)境下，教學(xué)檔案管理也出現(xiàn)了變革，已經(jīng)從傳統(tǒng)的文件管理模式，逐漸進(jìn)入到數(shù)字化管理模式，簡化了教學(xué)檔案管理的流程，進(jìn)一步提升了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和效率，避免了不必要的資源浪費。同時，數(shù)字化教學(xué)檔案管理新技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，更容易發(fā)揮教學(xué)檔案的價值，促使整個教學(xué)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

一、新媒體環(huán)境下數(shù)字教學(xué)檔案管理技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢分析

新媒體環(huán)境下，教學(xué)檔案管理步入了一個全新的時代，并彰顯出一定的優(yōu)勢，集中體現(xiàn)在以下五個方面：第一，改變了教學(xué)文本文件與教學(xué)聲像文件分開管理的現(xiàn)狀。在以往的教學(xué)檔案管理中，文本文件和聲像文件均采用分開管理的模式進(jìn)行，這種管理模式具有一定的弊端，制約了檔案管理效率及檔案價值的發(fā)揮。而在新媒體環(huán)境下，通過數(shù)字技術(shù)可以將教學(xué)檔案中的文字信息、聲音信息、視頻信息等進(jìn)行統(tǒng)一處理，并對其進(jìn)行精準(zhǔn)地歸類，實施集中管理。這樣既確保了教學(xué)檔案信息的完整性，也大大方便了教學(xué)檔案的查閱等，進(jìn)一步提升了教學(xué)檔案的應(yīng)用價值。第二，促使教學(xué)檔案無紙化管理成為現(xiàn)實。一直以來，紙質(zhì)化是教學(xué)檔案的主要形式，隨著新媒體技術(shù)在教學(xué)過程中的廣泛運用，可充分利用信息技術(shù)對教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、存放，基本上實現(xiàn)了檔案無紙化。另一方面，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，校院系等各級管理部門，可以在短時間內(nèi)進(jìn)行教學(xué)檔案的調(diào)取、查閱，進(jìn)一步提升了教學(xué)檔案的利用率。第三，減輕了教學(xué)管理人員工作量。在傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式下，管理人員面臨的工作量較大，須花費大量的時間和精力，進(jìn)行教學(xué)檔案資料的收集、歸類等，同時在利用教學(xué)檔案的過程中，也須花費大量時間和精力，進(jìn)行文件的查詢和檢索等。新媒體技術(shù)下，可充分利用相應(yīng)的軟件功能，進(jìn)行圖像、聲音編輯等，對傳統(tǒng)教學(xué)檔案信息進(jìn)行隨意分析和組合，并利用計算機(jī)設(shè)備，對信息進(jìn)行錄入和輸出，從而使得教學(xué)檔案管理、查詢和檢索等工作變得更加簡單，進(jìn)一步減輕了管理人員的工作量。第四，加強(qiáng)了教學(xué)檔案的保密性。在傳統(tǒng)的人工管理模式下，受到多種因素的影響，常常出現(xiàn)泄密的現(xiàn)象，進(jìn)而造成嚴(yán)重的損失。而在新媒體環(huán)境下，通過計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，可將教學(xué)檔案進(jìn)行處理，使其成為電腦數(shù)據(jù)，最大限度避免了傳統(tǒng)管理模式下的信息泄露現(xiàn)象。第五，提高了教學(xué)檔案信息管理能力。在傳統(tǒng)教學(xué)文件管理模式下，學(xué)校的檔案管理部門每年都要收集大量的教學(xué)檔案資料，并花費一定的時間和精力，對檔案信息資料進(jìn)行整理、歸類。而在新媒體環(huán)境下，文書處理部門可利用信息技術(shù)，隨時隨地將檔案資料傳遞到學(xué)校檔案部門。工作人員則根據(jù)檔案的實際情況，并利用數(shù)字化軟件和程序等，對檔案資料進(jìn)行精準(zhǔn)地歸類、存儲。如此一來，檔案的管理工作變得更加高效，顯著地提升了教學(xué)檔案管理的效率。

二、新媒體環(huán)境下數(shù)字教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀分析

伴隨著社會的發(fā)展，對教學(xué)檔案管理也提出了更高的要求。而計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，則為文件檔案管理數(shù)字化和信息化提供了技術(shù)條件。在當(dāng)前信息化的大環(huán)境下，雖然相關(guān)高校已經(jīng)開始推行教學(xué)檔案的信息化和數(shù)字化，并且構(gòu)建了一些數(shù)字檔案館、網(wǎng)站等，進(jìn)而為教學(xué)檔案管理提供了良好的技術(shù)支持。但是從總體上來說，數(shù)字化檔案管理仍處于發(fā)展的初級階段，其發(fā)展相對不成熟。同時，在教學(xué)檔案管理的過程中，也暴露出一定的問題和難題。集中體現(xiàn)在以下兩方面：第一，數(shù)字化程度比較低。數(shù)字化檔案管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站仍然比較落后，且網(wǎng)站頁面設(shè)計不夠合理、層次不夠分明，甚至網(wǎng)站內(nèi)容比較空洞、更新不夠及時，以至于教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢得不到有效的發(fā)揮;檔案信息集成管理系統(tǒng)中的檢索系統(tǒng)仍然不甚成熟，制約了檔案的檢索和查閱，影響了數(shù)字教學(xué)檔案價值的發(fā)揮;第二，管理工作者新媒體知識相對比較匱乏。目前，教學(xué)檔案檔案管理人員對新媒體的應(yīng)用能力較低，無法滿足新媒體下，數(shù)字化檔案管理的需求，這也在一定程度上制約了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

三、新媒體環(huán)境下數(shù)字教學(xué)檔案管理技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用

1.應(yīng)用新技術(shù)。針對目前教學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在的數(shù)字化程度較低的現(xiàn)狀，筆者以為可充分利用以下幾種技術(shù)，真正實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、管理和應(yīng)用，真正實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的數(shù)字化和信息化。第一，教學(xué)檔案虛擬現(xiàn)實技術(shù)。在新媒體環(huán)境下，未來的教學(xué)檔案管理將是數(shù)字化、信息化管理，而文件管理方式則由最初的真實管理方式，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)檎鎸嵟c虛擬并存的管理方式。在這種情況下，可充分利用虛擬現(xiàn)實技術(shù)，促使教學(xué)檔案管理走向虛擬完全三維化。此時，管理者配戴上特制的眼鏡之后，才能看到真實的教學(xué)檔案資料，進(jìn)而使其處于真實的幻覺空間中。這種虛擬的環(huán)境與真實的教學(xué)檔案管理環(huán)境幾乎一樣，具有極高的真實性，并且最大限度減少了教學(xué)檔案管理過程中出現(xiàn)的泄露、被盜、被毀等不安全現(xiàn)象。第二，多媒體保安監(jiān)控技術(shù)。在新媒體環(huán)境下，通過多媒體保安監(jiān)控技術(shù)，可進(jìn)行圖像處理、語音報警、信息儲存和查詢等。在這一技術(shù)中，報警處理是監(jiān)控系統(tǒng)的核心，并通過報警這一環(huán)節(jié)，產(chǎn)生一些列的連鎖反應(yīng)，進(jìn)而利用語音提示等環(huán)節(jié)，將具體的位置進(jìn)行提示，并促使相關(guān)工作人員采取有效的防范措施，進(jìn)而保障了教學(xué)檔案信息的完整性。第三，多媒體教學(xué)檔案信息檢索系統(tǒng)。在新媒體環(huán)境下，通過多媒體技術(shù)可將數(shù)字視頻和音頻、通信等多種先進(jìn)的技術(shù)，與計算機(jī)技術(shù)融合在一起，進(jìn)而促使了教學(xué)檔案數(shù)字化。同時，這種技術(shù)的應(yīng)用，也給數(shù)字化教學(xué)檔案帶來了強(qiáng)大的功能，使得檢索系統(tǒng)以具備了非線性的結(jié)構(gòu)組織信息和多媒體形式信息，進(jìn)而完善了教學(xué)檔案的檢索系統(tǒng)，并提高了檔案的利用率。

2.構(gòu)建教學(xué)檔案管理平臺。為了進(jìn)一步提升教學(xué)檔案管理數(shù)字化和信息化，不僅要利用先進(jìn)的新媒體技術(shù)，還要在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個教學(xué)檔案管理平臺。在具體構(gòu)建教學(xué)檔案管理平臺的時候，應(yīng)注意以下幾點：（1）平臺構(gòu)建思路。在實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的過程中，構(gòu)建管理平臺是其核心工作，也是影響教學(xué)檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵內(nèi)容。可以說，數(shù)字化管理平臺的構(gòu)建，是實現(xiàn)數(shù)字化教學(xué)檔案管理最為有效的手段，也是提升檔案利用率的有效途徑。因此，在構(gòu)建教學(xué)檔案管理平臺的時候，應(yīng)注意以下幾點：一是建立一個信息資源動態(tài)的跟蹤機(jī)制;二是建立一個教學(xué)檔案信息資源挖掘、分析的交流機(jī)制;三是對現(xiàn)有的教學(xué)檔案信息資源進(jìn)行整合、對接，并建立教學(xué)檔案資源的增值服務(wù)。（2）目標(biāo)功能。在進(jìn)行平臺構(gòu)建的過程中，必須要確保教學(xué)檔案管理平臺具有相應(yīng)的功能：第一，收集功能。數(shù)字化教學(xué)檔案管理平臺必須要具備信息資源收集的功能，可以針對相關(guān)的網(wǎng)站、論壇、博客等進(jìn)行信息檢索和信息收集，并對相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的檢測和跟蹤，并完成檔案信息的收集工作。第二，挖掘和分析功能。在進(jìn)行信息收集的基礎(chǔ)上，還必須要對相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入的挖掘，并進(jìn)行詳細(xì)的分析。對所收集的信息資源進(jìn)行有效的整合，并在可控制的范圍之內(nèi)，對信息資源進(jìn)行整理。第三，與互聯(lián)網(wǎng)信息資源進(jìn)行結(jié)合。平臺在完成信息資源的搜集、整合和分析的基礎(chǔ)上，還要為平臺的增值業(yè)務(wù)建設(shè)工作提供相應(yīng)的基礎(chǔ)，進(jìn)而將互聯(lián)網(wǎng)中的信息資源，與現(xiàn)有的教學(xué)檔案信息資源進(jìn)行有效的結(jié)合，并建立一個準(zhǔn)確的信息搜集平臺。第四，檢索功能。數(shù)字化教學(xué)檔案管理最終目的是實現(xiàn)教學(xué)檔案信息的參考價值。因此，在進(jìn)行平臺構(gòu)建的過程中，必須要注重教學(xué)檔案的檢索功能。在構(gòu)建其檢索功能的時候，為了進(jìn)一步提升檔案信息的檢索效率，必須要通過多個關(guān)鍵詞、相關(guān)信息的檢索功能。第五，權(quán)限設(shè)置功能。在建設(shè)教學(xué)檔案管理平臺中，必須要重視教學(xué)檔案信息的安全性建設(shè)，這就要求利用權(quán)限設(shè)置功能，對教學(xué)檔案信息進(jìn)行保護(hù)，以免非法用戶對其進(jìn)行利用和非法盜取。（3）平臺工作流程。設(shè)置完教學(xué)檔案管理平臺之后，還要設(shè)置相應(yīng)的工作流程：利用平臺中的信息收集器，對教學(xué)檔案信息進(jìn)行精準(zhǔn)的搜集;之后利用數(shù)據(jù)分析器，對所搜集的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入的分析;接著發(fā)布可靠的數(shù)據(jù)信息;再接著嚴(yán)格按照用戶的需求，對數(shù)據(jù)進(jìn)行深度加工;最后，利用網(wǎng)絡(luò)結(jié)口的方式，促使教學(xué)檔案信息資源可以進(jìn)行有效的交流和使用。

3.提高工作人員素質(zhì)。在新媒體環(huán)境下，數(shù)字化教學(xué)檔案管理對相關(guān)的工作人員提出了更高的要求，管理人員必須要具備較高的計算機(jī)應(yīng)用及分析能力。因此，針對目前教學(xué)檔案管理人員能力缺乏的現(xiàn)狀，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)充分結(jié)合信息時代的要求，及時更新知識，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的需求，進(jìn)而全面提升教學(xué)檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，更好地為教學(xué)服務(wù)。

綜上所述，在新媒體時代下，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為教學(xué)檔案管理的未來發(fā)展趨勢，并具有極高的價值及現(xiàn)實意義。雖然，目前數(shù)字教學(xué)檔案管理技術(shù)已經(jīng)得到了一定的提升，某些方面也取得了突破性的進(jìn)展，但在具體實施過程中，仍然存在一定的問題及難題。為使教學(xué)檔案更好地服務(wù)于教學(xué)，必須針對其中存在的問題，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，建設(shè)教學(xué)檔案管理平臺，并提升教學(xué)管理人員的素質(zhì)，進(jìn)而全面推動教學(xué)檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙蘭蘭.新媒體環(huán)境下教學(xué)檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用[J].智庫時代，2018（48）：284+286.

[2]康虹.新媒體環(huán)境下教學(xué)檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用[J].中國高新區(qū)，2018（09）：29.

[3]趙洪來.淺談新媒體環(huán)境下教學(xué)檔案管理新技術(shù)的發(fā)展以及應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：73-74.

[4]張恩成.新媒體環(huán)境下教學(xué)檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2017（13）：246.

[5]王蘭成.新媒體環(huán)境下教學(xué)檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用[J].中國檔案，2017（01）：64-66.