淺析中職學(xué)校電子檔案管理策略

摘 要：傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著諸多問題，比如，歸檔程序比較瑣碎、材料保存受各種條件影響、占用空間比較大、資源浪費(fèi)嚴(yán)重、管理人員工作量大、檔案提取不方便等問題，早已無法勝任現(xiàn)代社會(huì)的高速快捷的工作節(jié)奏。而電子檔案方便快捷，是檔案管理人員的得力助手。本文就對此進(jìn)行了有益的研究和探索。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;電子檔案;管理策略

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，各行業(yè)都受到了信息技術(shù)的洗禮，并席卷起了“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式。作為學(xué)校管理工作重要方面的檔案管理，也開始受到了信息技術(shù)的深度影響。電子檔案以其不可逾比的獨(dú)特優(yōu)勢，給紙質(zhì)檔案造成了極大的視覺沖擊，在方便工作人員管理各方面檔案的同時(shí)，也給他們的工作帶來了不小的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著諸多問題，比如，歸檔程序比較瑣碎、材料保存受各種條件影響、占用空間比較大、資源浪費(fèi)嚴(yán)重、管理人員工作量大、檔案提取不方便等問題，早已無法勝任現(xiàn)代社會(huì)的高速快捷的工作節(jié)奏。而電子檔案的出現(xiàn)，使檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為了數(shù)字信息，具有容量大，占用空間小，提取方便，利于實(shí)現(xiàn)資源共享等優(yōu)點(diǎn)，業(yè)已成為檔案管理中的得力助手，也是管理工作的發(fā)展趨勢。本文就對此進(jìn)行了有益的研究和探索。

一、中職學(xué)校加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

現(xiàn)在以人為本的理念深入人心，學(xué)校的學(xué)生檔案、學(xué)校人事檔案等，都進(jìn)入了新的管理體系，成為電子檔案管理的重要對象。學(xué)校員工的職稱、工資、養(yǎng)老、醫(yī)療、住房等，都和學(xué)校的檔案有著千絲萬縷的關(guān)系，尤其是學(xué)生的檔案。在中職學(xué)校，學(xué)生的檔案管理是必不可少的一項(xiàng)管理任務(wù)。學(xué)生檔案是對學(xué)生在校表現(xiàn)的綜合記錄，具有很強(qiáng)的真實(shí)性，屬于記錄他們生活與學(xué)習(xí)及參加各項(xiàng)實(shí)踐的原始性材料，是中職學(xué)生將來面向就業(yè)的必不可少的重要依據(jù)，也是學(xué)校加強(qiáng)學(xué)生管理的重要措施之一。

1.電子檔案的出現(xiàn)節(jié)省了學(xué)校的管理成本。學(xué)校的各種檔案，保存大量珍貴的資料，有些用文字或圖片真實(shí)記錄了學(xué)校的辦學(xué)歷程，比如，校址的變遷、學(xué)校機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人事任免等，以及學(xué)校開展的各類校園活動(dòng)和校外實(shí)踐活動(dòng)等。這其中還包含數(shù)目眾多的學(xué)校工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等，這些資料為學(xué)校的后續(xù)發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，為學(xué)校的科學(xué)發(fā)展提供有力的佐證。如此種種。這些檔案數(shù)量眾多，種類龐大，要想有效管理，需要數(shù)名管理員負(fù)責(zé)，需要購置專門的檔案設(shè)施，這就要耗費(fèi)一定量的人力和物力，并且要占用學(xué)校的空間。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程加快，在檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛應(yīng)用并實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，這也使電子檔案管理出現(xiàn)出一些新的功能屬性，比如降低了管理成本。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，只需要一個(gè)計(jì)算機(jī)管理員就可以輕易實(shí)現(xiàn)，無須牽扯太多的人力、物力和精力，占用的空間幾乎可以忽略不記。這就有效節(jié)省了學(xué)校管理的成本。

2.電子檔案的出現(xiàn)提高了檔案提取的效率。中職學(xué)校的檔案保存了學(xué)校開展各項(xiàng)工作的制度和活動(dòng)，單就學(xué)生的檔案，就數(shù)目眾多，諸如，學(xué)生入學(xué)花名冊、學(xué)生的獎(jiǎng)懲、學(xué)生的貧困補(bǔ)助、學(xué)生畢業(yè)檔案、學(xué)生的實(shí)踐活動(dòng)、學(xué)生的職業(yè)技能鑒定、學(xué)生的就業(yè)流向等。由于學(xué)生流動(dòng)性比較大，每年都需要提取他們的檔案。傳統(tǒng)的檔案管理，雖然會(huì)對他們進(jìn)行分門別類的管理，但是，要想順利提取出來，還要需要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力。而且這比較依賴于管理員的管理能力。若是采用電子檔案管理，則能提高檔案提取的效率，短時(shí)間內(nèi)就可以順利提取。

3.電子檔案的出現(xiàn)改變了檔案管理的模式。傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)文件，并保存一定量的圖片以及光盤資料等，這樣檢索起來比較麻煩，需要費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)的完美結(jié)合，辦公自動(dòng)化走入了學(xué)校管理的視野，電子文件也得以大量出現(xiàn)，這也就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的“去紙化”。隨著電子檔案的出現(xiàn)，學(xué)校檔案管理的模式也發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。這種管理模式更體現(xiàn)了以人為本的管理理念，學(xué)校的檔案管理不再浪費(fèi)不必要的人力資源成本，管理效率也得以大幅提高，管理人員的思維觀念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，學(xué)校管理也呈現(xiàn)了管理的新氣象，開拓了管理的新局面。

二、中職學(xué)校電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

由于各方面條件的局限性，在廣大中職學(xué)校雖然應(yīng)用了電子檔案管理，但是在實(shí)際運(yùn)用中，并沒有發(fā)揮出電子檔案管理的獨(dú)特優(yōu)勢，未能極好地滿足中職學(xué)校管理的要求。

1.電子檔案管理制度，未得到良好的貫徹落實(shí)。在很多中職學(xué)校，雖然制訂了明確的檔案管理制度與條例，加強(qiáng)了電子檔案管理的規(guī)范性。但是，這些制度大都落實(shí)在了墻上，而不是落實(shí)在行動(dòng)上。很多的電子檔案管理的計(jì)劃、總結(jié)等，不過于是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查而準(zhǔn)備的，其內(nèi)容上也多是虛假資料。

2.電子檔案管理人員不固定。檔案管理工作，面對的是一堆沒有生命活力的信息，工作內(nèi)容比較單調(diào)而且乏味，這需要管理人員必須擁有良好的職業(yè)素質(zhì)，具備良好的耐心是第一要求。因此，這個(gè)崗位對于富有青春活力的年輕人來說，比較缺乏吸引力。而且在很多中職學(xué)校，從事檔案管理的部門，并未得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的重視。其檔案管理人員，也多數(shù)是兼職，他們沒有學(xué)到過相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，而且多數(shù)是臨退休人員，或者是學(xué)校返聘人員，他們年齡上較大，學(xué)歷也較低，對于電腦的操作比較生疏，他們處于這個(gè)年齡段，精力上受生活的牽制比較多，因此也難有旺盛的精力進(jìn)行電子檔案的學(xué)習(xí)與管理。這就造成電子檔案管理人員人事浮動(dòng)比較大，影響了管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。

3.電子檔案室基礎(chǔ)建設(shè)相對落后。由于學(xué)校的檔案管理部門在學(xué)校中沒有得到足夠的重視，因此，在檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)上的投入相對不足，尤其是電子檔案管理的出現(xiàn)，節(jié)省了人力成本，提高了管理效率，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理變得更為“輕視”，這就導(dǎo)致電子檔案室設(shè)備上更新比較緩慢，辦公條件也相對較差，無法為學(xué)校的管理提供強(qiáng)有力的支撐。

4.辦公自動(dòng)化技術(shù)沒有得到有效施展。在廣大中職學(xué)校，雖然相繼涌現(xiàn)了電子檔案管理，但是，在實(shí)際管理中，依舊以紙質(zhì)檔案為主。因?yàn)殡娮訖n案所需要的信息，也需要人工錄入，這也需要占用管理人員大量的精力，因此，他們寧可采用低端的紙質(zhì)管理。這樣就導(dǎo)致計(jì)算機(jī)技術(shù)，并沒有得到有效的利用，這種管理思想，在現(xiàn)代化管理要求下并不足取的。

三、中職學(xué)校加強(qiáng)電子檔案管理的措施

要實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，學(xué)校有必要加強(qiáng)對電子檔案管理的關(guān)注力度，切實(shí)提高電子檔案管理人員的素質(zhì)，使他們著手于電子文件的形成，熟練掌握電子檔案的操作技能，切實(shí)提高管理水平。

1.進(jìn)一步建立健全電子檔案管理制度，并要切實(shí)遵循。深化電子檔案管理制度，是中職學(xué)校順應(yīng)現(xiàn)代化辦公理念的時(shí)代要求。電子檔案室的規(guī)章制度，必須有條不紊，切實(shí)可行，減少空洞性的條例，多些實(shí)用性，使檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、有序化、制度化。電子檔案管理人員要切實(shí)遵循管理?xiàng)l例，做到歸檔要分門別類，借閱有條件約束，管理人員與借閱人員嚴(yán)格遵守保密條例，檔案室安全有保障，電子檔案材料要定期更新，電子檔案管理系統(tǒng)要定期維護(hù)。

2.電子檔案管理人員隊(duì)伍要穩(wěn)定，并且要具備專業(yè)素養(yǎng)。電子檔案管理是學(xué)校管理的一部分，和學(xué)校的其他管理工作同等重要，不能重此輕彼。中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要將電子檔案管理納入學(xué)校管理的日程，把從事電子檔案管理的人員與學(xué)校其他工作人員一樣同等對待。并且要注意電子檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，力求年輕化、專業(yè)化、穩(wěn)定化。對從事電子檔案管理的人員，同等考核與培訓(xùn)，在職稱評定上一視同仁。并針對他們的知識(shí)構(gòu)成與技術(shù)掌握程度，進(jìn)行崗位前的職業(yè)道德與專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，使其緊跟檔案管理的時(shí)代步伐。這樣待遇上吸引，工作上重視，從事電子檔案管理的人員的工作積極性就會(huì)得到調(diào)動(dòng)，這就保證了電子檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。

3.中職學(xué)校要切實(shí)加強(qiáng)對電子檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的物資投入。電子檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，工作人員積極性的調(diào)動(dòng)，同樣離不開學(xué)校對檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入。中職學(xué)校要成立專門的電子檔案室，置辦必要的辦公設(shè)備，優(yōu)化他們的辦公環(huán)境。并且每年都投入一定的經(jīng)費(fèi)，用以硬件的維護(hù)與添置，并對管理人員給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)。這筆費(fèi)用雖然不多，但是能夠讓電子檔案管理人員得到心理上的重視，并增強(qiáng)他們對自身工作的認(rèn)可，認(rèn)為所從事的管理工作有價(jià)值。

4.電子檔案管理人員要加強(qiáng)對信息技術(shù)的掌控，錄入信息要保證其真實(shí)性與準(zhǔn)確性。隨著信息技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用，電子檔案管理人員的工作量一定時(shí)期內(nèi)會(huì)增大，面對繁瑣的錄入工作，必須嚴(yán)正以對，切實(shí)保證錄入信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。實(shí)踐證明，信息的錄入是相對比較辛苦的，但是，管理起來是極其便捷的。但若是管理人員對信息技術(shù)操作不熟練，業(yè)務(wù)素質(zhì)不過硬，那也是無法滿足管理要求的。因此，電子檔案管理人員要切實(shí)加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，不斷創(chuàng)新管理模式，提高自己的駕馭能力。

綜上所述，要想提高中職學(xué)校電子檔案管理的水平，需要稟持務(wù)實(shí)的態(tài)度，切實(shí)加強(qiáng)對電子檔案管理的投入，建立穩(wěn)定的電子檔案管理人員隊(duì)伍，不斷夯實(shí)他們的職業(yè)素質(zhì)，提升他們的職業(yè)道德，穩(wěn)定管理隊(duì)伍，使其為學(xué)校的管理工作做好服務(wù)。

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作者簡介：曹燕（1976-），女，江蘇南通人，本科，館員，研究方向檔案專業(yè)。