信息化時(shí)代高校校史檔案的價(jià)值與利用

摘 要：高校校史檔案是學(xué)校在建設(shè)發(fā)展過程中經(jīng)過長期積淀而形成的有價(jià)值的資料。高校校史檔案的有效利用，對(duì)高校品牌建設(shè)、文化傳承、教學(xué)改革、科研創(chuàng)新等活動(dòng)具有重要意義。文章從高校校史檔案的價(jià)值入手，闡述了加強(qiáng)校史檔案利用的重要性，同時(shí)對(duì)信息化時(shí)代校史檔案利用存在的問題進(jìn)行了分析研究，提出了強(qiáng)化資源整合、推進(jìn)信息化建設(shè)、提升公眾參與度以及搭建微信公眾號(hào)等相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校校史檔案;信息化;價(jià)值;利用

校史檔案是指一所學(xué)校在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。高校校史檔案是高校發(fā)展歷程、文化傳承的載體，也是高校創(chuàng)建、變遷、發(fā)展、壯大歷史過程中長期積淀形成的有價(jià)值的資料，具有宣傳、文化、教學(xué)、科研等多元化的價(jià)值。如今，檔案管理的信息化使校史檔案的收集和利用更加便利，但資源系統(tǒng)化整合的缺乏、檔案利用服務(wù)單一、校史檔案收集與利用社會(huì)參與度低等問題也在一定程度上限制了校史檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)和利用。對(duì)此，高校檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到校史檔案的價(jià)值，準(zhǔn)確把握信息化時(shí)代校史檔案利用存在的問題并采取相應(yīng)措施，以保證校史檔案能夠更好地服務(wù)師生、服務(wù)高校、服務(wù)社會(huì)。

一、高校校史檔案的價(jià)值

1.宣傳價(jià)值

與高校其他檔案資料有所區(qū)別的是，校史檔案面向的對(duì)象不僅包括高校內(nèi)的學(xué)生、教職工，還包括校外的社會(huì)公眾。對(duì)于校內(nèi)來說，校史檔案涵蓋了豐富多樣的圖文資料、實(shí)物展示，充分體現(xiàn)了學(xué)校發(fā)展的歷史脈絡(luò)和文化特色，包含了全體師生員工的良好精神風(fēng)貌和行為規(guī)范等優(yōu)秀元素，通過積極的宣傳，使其潤物細(xì)無聲地不斷熏陶和感染著廣大師生，并在他們的思想中融入長期積淀的本校特有的大學(xué)精神，增強(qiáng)認(rèn)同感和歸屬感，從而激發(fā)師生愛國愛校、奮勇拼搏、報(bào)效祖國的動(dòng)力情感，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，凝心聚力，營造積極向上的校園人文環(huán)境。另一方面，對(duì)于校外來說，高校的校史發(fā)揮著社會(huì)宣傳功能，校史檔案中杰出校友資料、辦學(xué)特色、科研成就、師生獲獎(jiǎng)情況等等，這些在宣傳了高校辦學(xué)實(shí)力的同時(shí)，也展示了高校悠久的歷史和豐厚的文化底蘊(yùn)，讓社會(huì)能夠更全面地了解和認(rèn)識(shí)高校，擴(kuò)大了影響力，提升了學(xué)校的美譽(yù)度，從而獲得更多的社會(huì)支持，有利于進(jìn)一步推動(dòng)校企合作，同時(shí)也是高校最好的招生宣傳。在信息化時(shí)代，檔案管理方式不斷更新，校史檔案的宣傳也更加便利，高校應(yīng)把握機(jī)遇，借助信息化手段不斷整合檔案資源，深刻挖掘校史檔案中蘊(yùn)含的宣傳價(jià)值。

2.文化價(jià)值

高校一直是各種文化趨勢(shì)聚集的地方。在全球化背景下，各種新事物、新思想和新理論對(duì)大學(xué)生的思想產(chǎn)生了重大影響，產(chǎn)生了本土文化和外來文化、傳統(tǒng)文化和現(xiàn)代文化之間既相互沖突又相互融合的現(xiàn)象。目前，高校校園文化整體呈現(xiàn)出良好的態(tài)勢(shì)，正穩(wěn)步朝著健康積極的方向發(fā)展。但也存在不容忽視的問題。如：校園文化中各種亞文化的融合危機(jī)，主流校園文化可能被某些不良文化所侵蝕等等。信息化時(shí)代，如何使一脈相承的校園傳統(tǒng)文化與多元文化在不斷碰撞中相互融合并從中獲取能量不斷創(chuàng)新發(fā)展？這是值得大家深思的。高校校史檔案是高校發(fā)展歷程中長期積淀起來的，其逐步形成的包含辦學(xué)特色和理念、校風(fēng)校訓(xùn)等在內(nèi)的獨(dú)具特色的校園文化，蘊(yùn)含著豐厚的大學(xué)精神和文化底蘊(yùn)，是一所學(xué)校的根和靈魂，對(duì)師生的人生觀、價(jià)值觀等具有潛移默化的作用，是進(jìn)行大學(xué)生思想政治教育的寶貴素材，促進(jìn)良好氛圍的形成，體現(xiàn)了高校主流文化的傳承與發(fā)展，形成向心力和凝聚力，激發(fā)莘莘學(xué)子自強(qiáng)不息、愛國愛校之情。通過對(duì)高校校史檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)和利用，有利于促進(jìn)其文化功能的發(fā)揮，在不斷傳承學(xué)校主流文化精髓的同時(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，把握時(shí)代脈搏，不斷創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)而幫助高校在競爭激烈的環(huán)境中保持自己的個(gè)性、風(fēng)格和獨(dú)特的文化特色。高校文化不是一成不變的，隨著教育體制改革、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和教育理念的不斷變化，高校文化在不同時(shí)期呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)。通過對(duì)校史檔案資源的挖掘和利用，高校管理人員能夠更直觀的了解到在特定歷史條件下高校文化呈現(xiàn)出的發(fā)展趨勢(shì)，并從中找出共通的脈絡(luò)，進(jìn)而正確引導(dǎo)高校文化建設(shè)和發(fā)展的方向，營造積極向上的人文氛圍和校園環(huán)境，讓廣大師生從中受益并全面健康發(fā)展，從而增強(qiáng)學(xué)校自身的競爭力。

3.教學(xué)科研價(jià)值

高校擔(dān)負(fù)著人才培養(yǎng)和學(xué)術(shù)創(chuàng)新等職能，教學(xué)和科研是其主要工作方式。因此，高校擁有規(guī)范性的教育教學(xué)和濃厚的學(xué)術(shù)氛圍。校史檔案是高校從事教學(xué)、科研活動(dòng)的縮影，涵蓋的內(nèi)容十分廣泛，涉及了學(xué)校在各歷史階段直接形成的有紀(jì)念、收藏、展覽價(jià)值的紙質(zhì)類、電子類、聲像類、實(shí)物類等資料，這其中就包含具有較高價(jià)值的科研檔案和內(nèi)容豐富的教學(xué)檔案，如：記載了一些專家學(xué)者、知名教授在教學(xué)科研活動(dòng)過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)和研究成果等眾多第一手資料，這些彌足珍貴的檔案材料便于后人理清脈絡(luò)，進(jìn)行系統(tǒng)歸納，是學(xué)術(shù)研究和創(chuàng)新的重要參考依據(jù)和前提條件。此外，校史檔案還記錄了高校教學(xué)活動(dòng)、育人理念、培養(yǎng)方案等教學(xué)領(lǐng)域相關(guān)內(nèi)容的變遷，是提高教學(xué)管理水平、完成教學(xué)任務(wù)和推進(jìn)改革的重要保證。

總之，校史檔案記錄了高校教學(xué)活動(dòng)和科研活動(dòng)等方面大量的信息，在展現(xiàn)了教學(xué)、科研的成果和實(shí)力的同時(shí)，通過分析總結(jié)發(fā)展過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，揚(yáng)長避短，從而達(dá)到拓寬思路、科學(xué)決策的目的。

二、信息化時(shí)代高校校史檔案利用存在的主要問題

1.檔案缺乏系統(tǒng)化整合，信息化程度低。

一直以來高校都注重對(duì)校史檔案的收集和整理，目前我國大多數(shù)高校都設(shè)有專門的校史檔案室或校史館用以儲(chǔ)存校史檔案，但隨著高校自身的發(fā)展和檔案管理方式的不斷革新，校史檔案的種類、數(shù)量、收集方式、保存方式與過去相比發(fā)生了極大的變化。與其他類檔案有所不同的是，校史檔案的種類和載體都十分廣泛。如學(xué)校獲得的榮譽(yù)獎(jiǎng)狀、社會(huì)名流參觀學(xué)校留下的照片和演講稿、學(xué)院各個(gè)時(shí)期重大科研成果等都屬于校史檔案，同時(shí)每種檔案的載體也是多種多樣的如實(shí)物、文字、錄音、錄像等。而目前我國大多高校對(duì)于校史檔案沒有形成較完善的資源鏈條，很多檔案材料沒有被充分利用起來。國內(nèi)很多高校校史電子博物館早在2000年就開始建設(shè)，受限于當(dāng)時(shí)的技術(shù)水平，高校僅對(duì)校史檔案的基本管理和利用進(jìn)行了信息化規(guī)劃，沒有給后續(xù)的開發(fā)和利用留下空間，這就導(dǎo)致了校史檔案的開發(fā)與利用系統(tǒng)要么獨(dú)立于整個(gè)管理系統(tǒng)之外，要么就需要將電子博物館進(jìn)行“推倒重建”，這就會(huì)大大增加管理成本。并且，在電子博物館建設(shè)完成后，很多高校忽略了其日常的更新和維護(hù)，部分高校電子博物館網(wǎng)站適配的瀏覽器版本都已十分老舊，許多代碼錯(cuò)誤沒有進(jìn)行修改。由于缺乏系統(tǒng)化整合，信息化程度較低，使得校史檔案形成了數(shù)據(jù)孤島，封閉的環(huán)境直接影響了校史檔案資源的開發(fā)與利用。

2.檔案利用服務(wù)單一，社會(huì)參與度低。

社會(huì)參與度低主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是收集工作參與度低。高校校史檔案種類的復(fù)雜和數(shù)量的龐大增加了檔案收集的難度，因此很多高校在進(jìn)行校史檔案收集時(shí)一般采用動(dòng)員社會(huì)力量的方法。在高校的網(wǎng)站上都發(fā)布征集校史資料的信息。但從其具體的內(nèi)容上看，還缺乏對(duì)資料提供人的激勵(lì)，大多數(shù)的公告里只涉及征集內(nèi)容、征集范圍和征集內(nèi)容等，資料提供人完全是憑著作為校友的榮譽(yù)感參與進(jìn)來的。同時(shí)，由于涉及到很多實(shí)物檔案，其在運(yùn)輸過程中所產(chǎn)生的運(yùn)費(fèi)由誰承擔(dān)也沒有做出說明，這也一定程度上影響了社會(huì)公眾的積極性;二是檔案利用的參與度低。如今檔案信息化建設(shè)已開展多年，但系統(tǒng)功能較為單一。如，許多高校電子博物館承擔(dān)的功能更多的還是向公眾展示信息，基本上以圖文和視頻瀏覽為主，連基本的查詢、檢索等功能都較為缺乏。系統(tǒng)功能單一的問題也造成了校史檔案資源的浪費(fèi)，限制了校史檔案的進(jìn)一步利用，很大程度上影響到校史檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)引起檔案管理部門的足夠重視。

三、高校校史檔案提高利用率的途徑

1.強(qiáng)化資源整合，推動(dòng)資源共享。

高校校史檔案資源主要有學(xué)校館藏檔案、異地檔案復(fù)制、校史考證與采訪、征集和捐贈(zèng)等幾種來源。首先，要對(duì)收集到的校史檔案資源按照價(jià)值、載體、形成時(shí)期等幾個(gè)方面進(jìn)行分類，有計(jì)劃地整合檔案資源并全部進(jìn)行數(shù)字化處理，為校史檔案資源庫的建立打下良好基礎(chǔ)。其次，要通過優(yōu)化檔案智能檢索推動(dòng)校史檔案的在線利用。利用管理系統(tǒng)信息化、校史檔案資源數(shù)字化、服務(wù)方式在線化等推動(dòng)校史檔案提供更加全面的服務(wù)，拓寬各種渠道提高校史檔案的開放程度和利用率。第三，推進(jìn)高校間校史檔案共享平臺(tái)的建設(shè)，從歷史淵源、專業(yè)建設(shè)等維度建立校史檔案資源共享合作機(jī)制，集合更多高校的力量共同進(jìn)行校史檔案資源的開發(fā)與利用，推動(dòng)高校之間校史檔案的互通互聯(lián)，進(jìn)而促使使用個(gè)體、管理機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)機(jī)構(gòu)能夠在一個(gè)平臺(tái)下進(jìn)行更加通暢的交流與共享，資源共享有助于發(fā)揮校史檔案的整體優(yōu)勢(shì)。

2.推進(jìn)信息化建設(shè)，創(chuàng)新校史檔案服務(wù)方式。

將信息化運(yùn)用于高校檔案服務(wù)利用，要充分體現(xiàn)信息化建設(shè)帶來的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，以完備的技術(shù)支撐基礎(chǔ)促進(jìn)信息化與高校檔案服務(wù)利用的深度融合。一方面，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)、安全體系建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化提升，有針對(duì)性地對(duì)一些服務(wù)利用的弊端進(jìn)行技術(shù)上的改善。不斷完善校史博物館門戶網(wǎng)站的建設(shè)，并搭建高速網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，優(yōu)化查詢、檢索服務(wù)，定期進(jìn)行維護(hù)更新工作，及時(shí)解決瀏覽器適配、圖片顯示等基礎(chǔ)性問題。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)人們對(duì)信息需求的不同方式，進(jìn)一步豐富創(chuàng)新網(wǎng)站的服務(wù)方式，開展在線預(yù)約、在線瀏覽服務(wù)，也可開設(shè)網(wǎng)站互動(dòng)交流區(qū)，實(shí)時(shí)分享資源信息，為用戶提供更為個(gè)性化和多樣化的服務(wù)，形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。另一方面，要通過信息化建設(shè)逐步豐富校史檔案的展出工作，在校史檔案資源集成化、體系化的基礎(chǔ)上探索電子博物館的更多功能。目前有很多高校校史館引進(jìn)了VR技術(shù)，但在VR錄音里參觀者只能被動(dòng)跟隨錄音進(jìn)行參觀，對(duì)此可根據(jù)參觀者的身份、興趣進(jìn)行個(gè)性化講解模塊的定制，使其與虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)而增強(qiáng)參觀的自主性。

3.動(dòng)員社會(huì)力量，提升校史檔案參與度。

校史檔案的利用需要大量檔案信息資源予以支撐，因此要?jiǎng)訂T社會(huì)力量進(jìn)行廣泛征集，以豐富校史檔案資源的種類和數(shù)量。在征集過程中要注意以下幾個(gè)方面：首先，高校校史檔案的征集要與當(dāng)?shù)氐奈幕蜌v史有機(jī)結(jié)合，從中挖掘出高校與地方一脈相承的精神內(nèi)在，從而形成自己獨(dú)特的精神氣質(zhì)和文化品質(zhì)。其次，校史檔案征集的主題應(yīng)具體明確且可操作性強(qiáng)，要讓捐贈(zèng)者認(rèn)清自己手中具有檔案價(jià)值的物件并引起重視，自覺進(jìn)行捐贈(zèng)。再者，要提高社會(huì)公眾提供檔案資料的積極性，對(duì)于提供并最終采納的有價(jià)值的資料，要適當(dāng)予以獎(jiǎng)勵(lì)，以精神鼓勵(lì)為主、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)為輔。如，對(duì)捐贈(zèng)者頒發(fā)證書，以資表彰。此外，也可采取一些有償征集的方法，對(duì)經(jīng)鑒定確有價(jià)值者，可向個(gè)人支付適當(dāng)報(bào)酬。最后，要拓寬收集渠道，檔案資料應(yīng)以電子資料為主，可建立QQ群、微信群，讓校史檔案資料提供人線上發(fā)送，即簡化了流程，又使得資料整理和分類更為便捷。從檔案利用的角度上來看，要通過簡化利用流程和豐富利用渠道提來高檔案利用的參與度。簡化校史檔案查詢流程，逐漸將紙質(zhì)化申請(qǐng)過渡到線上申請(qǐng)或線上授權(quán)，對(duì)檔案的保密性進(jìn)行階段性評(píng)估，逐漸放開檔案查詢范圍。同時(shí)豐富服務(wù)渠道，同步線上和線下工作，給用戶提供更多的選擇，以提高校史檔案的利用率。

4.借助微信公眾平臺(tái)，探索校史檔案利用新方法。

電子博物館網(wǎng)站的建設(shè)以及校史檔案與信息化建設(shè)的融合周期較長，且消耗的人力物力也較高，因此高校檔案管理部門同時(shí)還可以選擇借助微信公眾平臺(tái)探索校史檔案利用的新方法。首先，在微信公眾平臺(tái)的搭建上，要依據(jù)校史檔案資源進(jìn)行分類：館藏珍品、講解員介紹、微課堂、歷史成就、近期成就等等，同時(shí)善用微信公眾號(hào)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，開通在線預(yù)約、在線查詢、關(guān)鍵詞檢索和回復(fù)等功能。其次，在內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新，深入挖掘館藏資源，喚醒沉睡的歷史檔案?？筛鶕?jù)微信公眾號(hào)內(nèi)容發(fā)布的規(guī)則進(jìn)行主題創(chuàng)作，如周一進(jìn)行杰出校友介紹、周二介紹館藏資源、周三介紹歷史事件，培養(yǎng)師生定時(shí)查看公眾號(hào)的習(xí)慣，逐步形成常態(tài)化機(jī)制。再次，加入用戶反饋體系。在公眾號(hào)中設(shè)置用戶反饋模塊，針對(duì)公眾號(hào)使用存在的問題和不足、用戶感興趣的內(nèi)容等方面問題進(jìn)行系統(tǒng)的收集。根據(jù)用戶反饋的內(nèi)容不斷優(yōu)化公眾號(hào)的建設(shè)，同時(shí)通過對(duì)用戶感興趣內(nèi)容的分析進(jìn)行新主題活動(dòng)的組織。

總之，信息化時(shí)代高校檔案部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到校史檔案的重要地位和價(jià)值，與時(shí)俱進(jìn)，豐富創(chuàng)新服務(wù)方式和方法，拓寬思路，改善措施，提高利用率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速交流共享，為用戶提供高效便捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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作者簡介：施秀平（1974-），女，福建福安人，副研究館員。主要研究方向：檔案管理。