基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究２

鄭自如

摘要：目前大部分企業(yè)面臨著信息缺乏有效集成的問題，信息孤島導致溝通代價太高。通過ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)銷售、生產(chǎn)、設計、財務等各環(huán)節(jié)信息的共享，達到提高生產(chǎn)能力的目的?？刂苹顒拥哪康挠欣诠緦崿F(xiàn)既定的目標，而信息是完成各項任務不可缺少的重要組成部分，管理者要確保整個內(nèi)控過程的信息暢通，各級員工均能接收到管理層傳達的重要信息，包括上下級之間及外部團體。

關鍵詞：ERP系統(tǒng)環(huán)境 內(nèi)部控制 關系

中圖分類號：F275

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298（2019）02（b）-147- 02

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ERP系統(tǒng)建設在企業(yè)中的重要作用

管理者經(jīng)常會抱怨面臨著諸多方面的經(jīng)營困擾：比如市場反應慢、成本難以控制、資金占用多、信息不能及時反饋及管理水平太低等。近年來，大多數(shù)企業(yè)采用了ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享和優(yōu)化整體業(yè)務，需要各部門的協(xié)同合作，統(tǒng)一使用數(shù)據(jù)操作規(guī)范，持續(xù)改進企業(yè)的整體業(yè)務水平，系統(tǒng)可以作為強有力的支持工具。

談到信息化，一般都會聯(lián)想到ERP系統(tǒng)，很多企業(yè)認為ERP就等同于企業(yè)信息化，從某種意義上看，ERP只是企業(yè)信息化的重要組成部分，是將企業(yè)內(nèi)部各種資源整合在一起，對企業(yè)采購、成本、銷售、財務及人力資源等各方面進行的規(guī)劃，從而使資源達到的最佳組合，是目前全球范圍內(nèi)使用最廣泛和有效的企業(yè)管理方法，已經(jīng)通過計算機軟件得到了應用。ERP要處理大量的信息，要保證原始數(shù)據(jù)及時、準確輸入計算機系統(tǒng)，經(jīng)過加工、處理產(chǎn)生對決策者有用的信息。

任何一個企業(yè)存在的目標都是通過有效利用企業(yè)各項資源，降低成本，從而實現(xiàn)利益的最大化。在實現(xiàn)目標的過程中，往往存在著嚴峻挑戰(zhàn)：如何有效控制成本、合理管理庫存數(shù)量、及時進行財務分析等，系統(tǒng)能夠為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益和社會效益。利用系統(tǒng)后，各部門間明顯改善協(xié)作水平，使人工效率大大提升，企業(yè)決策更加科學、合理有效。由于提高了管理效率，必然會降低各項成本費用。

更加完善企業(yè)的基本數(shù)據(jù)，大幅提高其準確性。例如，本企業(yè)使用ERP系統(tǒng)及CRM系統(tǒng)，包括輸入客戶姓名、地址、聯(lián)系電話等基本信息，為日常工作節(jié)約很多時間，使管理層可以科學決策，對市場應變的速度大為提高。

使員工擺脫復雜和繁瑣的手工整理數(shù)據(jù)，更專注于重要的領域，使企業(yè)管理減少隨意性，取得更好的經(jīng)濟效益。ERP的主要宗旨就是充分調(diào)配和平衡各項資源，使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

2 ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制之間的關系

ERP系統(tǒng)雖然融合了現(xiàn)代最先進的管理理念，但在我國完全照搬國外的思路是行不通的，無論企業(yè)的條件多么優(yōu)越，準備多么充分，仍然存在著諸多的風險。比如企業(yè)的決策管理層認識不到系統(tǒng)需要規(guī)劃或者是規(guī)劃不合理;硬件及軟件選擇不適合本企業(yè)要求;系統(tǒng)存在著非法入侵的隱患，忽視安全問題等。保證系統(tǒng)成功實施的重要環(huán)節(jié)是如何有效控制和管理風險，企業(yè)可以采取以下措施。

2.1 做好戰(zhàn)略規(guī)劃，ERP是企業(yè)長期規(guī)劃的重要保證

作為IT系統(tǒng)的組成部分，應根據(jù)IT系統(tǒng)規(guī)劃，明確系統(tǒng)實施的范圍及內(nèi)容。ERP是管理系統(tǒng)，牽動整個企業(yè)的全局，實施過程中一定要有企業(yè)決策者授權(quán)和參與，管理者扮演著重要角色。只有大力支持和要求各部門全力配合，才能設計出符合企業(yè)實際需要的系統(tǒng)。

2.2 業(yè)務流程控制，避免企業(yè)遭受人為損失

在設計業(yè)務環(huán)節(jié)時，兼顧效率和控制，業(yè)務流程冗余或控制環(huán)節(jié)過多，必然會使工作效率降低。系統(tǒng)上線后，要求各項業(yè)務處于有效的控制當中。

2.3 加強系統(tǒng)安全管理

具體包括：授權(quán)系統(tǒng)操作人員，禁止無操作權(quán)限的人員接觸系統(tǒng);預防病毒;監(jiān)督非法入侵;追蹤更改數(shù)據(jù);存檔及數(shù)據(jù)安全備份等。目前企業(yè)存在不重視安全管理問題，如不注意口令保密，授權(quán)多人使用超級口令等，缺乏安全意識直接導致設計環(huán)節(jié)存在漏洞。近年來，不斷報道非法入侵企業(yè)計算機系統(tǒng)，為企業(yè)不重視安全管理敲響了警鐘。

2.4 防范自然災害或意外

地震、火災等不可抗力的各種自然災害會給系統(tǒng)帶來毀滅性打擊，這種破壞會中斷企業(yè)的業(yè)務交易活動，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟損失。降低這一風險最大的方法，例如建立備份文件等，在系統(tǒng)不能正常運行的情況下，恢復手工處理業(yè)務的措施。

2.5 系統(tǒng)建設中存在著各種各樣的風險，內(nèi)部控制尤為重要

企業(yè)的風險評估和控制活動是緊密聯(lián)系在一起的，信息傳遞在很大程度上幫助管理層作出正確決策，要求系統(tǒng)及時、準確的傳遞各項生產(chǎn)經(jīng)營活動需要的信息。指派不同的人員負責資產(chǎn)保管、交易記錄及業(yè)務授權(quán)，以降低發(fā)生舞弊的風險。信息通常包括來自企業(yè)的內(nèi)部和外部，既包括上下級間的溝通，也包括供應商、客戶的溝通等。

3 ERP系統(tǒng)的應用對內(nèi)部控制的影響

20世紀正式提出了內(nèi)部控制的概念，需要針對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，財務和行政活動等，建立內(nèi)部控制制度，健全組織機構(gòu)等。通過組織協(xié)調(diào)內(nèi)部各項管理活動，可靠準確地取得各種信息，能夠不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理水平。完成任務必不可少的是信息，信息傳遞在實現(xiàn)目標過程中非常重要，ERP系統(tǒng)幫助管理層需要的信息正常運轉(zhuǎn)，包括電算化及人工程序。

3.1 通過系統(tǒng)的實施，可以使企業(yè)擁有大量的數(shù)據(jù)信息

企業(yè)管理正在從傳統(tǒng)的手工管理向計算機集成的管理方向發(fā)展，要求不斷地提高信息的集成度，ERP系統(tǒng)目前是在全球范圍內(nèi)使用最廣泛的企業(yè)管理方法。企業(yè)的競爭歸根結(jié)底是信息的競爭，誰能夠在同行業(yè)中反映最迅速，就可以最快的速度占領市場，獲得最大化的利潤。

3.2 實施ERP時重點關注財務信息系統(tǒng)，實時控制是財務管理的核心

財務模塊不同于一般的財務軟件，比如可以將銷售活動輸入信息自動生成會計憑證，完全替代傳統(tǒng)的人工錄入方式，提高工作效率，降低人工成本。可以支持異地經(jīng)營，為各個分支機構(gòu)提供統(tǒng)一的平臺，如果沒有ERP系統(tǒng)，只能是靠人工來完成，不能有效合理的利用時間，這樣對企業(yè)是極其不利的。系統(tǒng)更加注重事前控制能力，財務通過實時反映企業(yè)的業(yè)務活動，使財務管理更加迅速，當然在很大程度上依賴于軟件的自動處理。例如：財務分析可以對各個部門的收入、成本費用、利潤情況進行具體分析，為企業(yè)制定營銷策略、市場細分和定位、評價客戶質(zhì)量提供量化的科學依據(jù)。

3.3 客戶管理是企業(yè)經(jīng)濟活動的重要內(nèi)容，信息技術的發(fā)展創(chuàng)造了更好的條件

企業(yè)通過建立全面的客戶信息系統(tǒng)，查詢歷史交易記錄及相關評價，能夠幫助銷售人員達成交易，抓住更多的銷售機會。傳統(tǒng)的手工方式下，當客戶數(shù)量較多時，業(yè)務處理過程就容易延時或出現(xiàn)錯誤，不能及時獲得參考信息。建立完整的客戶信息庫，大大提高準確性，從手工方式繁瑣的工作中解脫出來，節(jié)省了人力物力，銷售部門按照系統(tǒng)要求建立客戶個人檔案，對將來的交易及需求分析都是非常有益的。

3.4 能夠?qū)ζ髽I(yè)的固定資產(chǎn)進行管理

軟件的基本功能是對固定資產(chǎn)的變動情況以及計提折舊方法進行核算，包括對資產(chǎn)總額、折舊數(shù)據(jù)的管理等，協(xié)助有關部門進行分析和管理工作。處理資產(chǎn)變動的業(yè)務，包括使用年限、凈殘值、折舊方法、累計折舊的調(diào)整，能夠支持用戶的自定義，提供評估功能等。

3.5 有效的信息溝通系統(tǒng)能保證內(nèi)部控制有效

信息貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的始終，所有經(jīng)營活動都離不開信息支持。內(nèi)部信息通常包括運營、財務、人力資源等;編制財務報表需要財務信息，生產(chǎn)、銷售活動離不開運營信息，人力資源包括晉升、評價、錄用、解聘等方面的信息。通過篩選、整合來提高信息的有用性，全面收集內(nèi)外部與內(nèi)控相關的信息，為內(nèi)控的有效運行提供信息支持。溝通渠道的設置為企業(yè)營造積極氛圍，使各種信息在部門之間、上下級之間及員工之間有效溝通，提高了企業(yè)運營效率;企業(yè)與客戶的外部溝通同樣至關重要，比如設立24小時服務熱線，處理客戶投訴等，改善服務水平和質(zhì)量。

4 ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)完善內(nèi)控的策略

4.1 信息系統(tǒng)內(nèi)部控制強調(diào)風險管理

由于新的風險不斷涌現(xiàn)，需要形成總體信息系統(tǒng)內(nèi)控框架，為業(yè)務系統(tǒng)正常運行提供保障，有效利用業(yè)務流程中的信息資源，提高企業(yè)的管理水平，改善經(jīng)營管理效率。目前IT不支持業(yè)務運用問題較為嚴重，通過內(nèi)控有效管理信息資源，保證投資回報最大化，并支持決策。

4.2 信息控制的重要程序是職責的分離

由于信息技術的高速發(fā)展，計算機代替了許多人工的工作，軟件被安裝使用后，重要程序是進行職責的分離。企業(yè)可以指定歸口管理部門，負責信息系統(tǒng)的開發(fā)、維護及運行，管理層要保證運行過程中各負其責，按照部門指定的標準來運行系統(tǒng)。各崗位的設置必須相互牽制，通過制衡措施來消除內(nèi)控中存在的盲點。

4.3 系統(tǒng)開發(fā)、建設要堅持成本效益原則

內(nèi)部控制要求花費的成本和經(jīng)濟效益保持適當平衡，充分調(diào)動各部門及員工的積極性，降低生產(chǎn)經(jīng)營成本，以合理的成本取得最佳的效果。要求各部門在系統(tǒng)建設中，緊密銜接各項業(yè)務環(huán)節(jié)，避免推諉扯皮和相互脫節(jié)的現(xiàn)象。

4.4 堅持以人為本的管理思路，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化

內(nèi)控建設實施都需要人作為載體，需要對其負責的工作實施控制;同時又受到其他員工的監(jiān)督。比如個人價值觀會影響到內(nèi)控的實施效果，管理者的決策能力對內(nèi)控環(huán)境影響重大。

參考文獻

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[3]周子濤.淺析ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制[J].電子技術與軟件工程，2016（9）.