談檔案工作的創(chuàng)新與可持續(xù)發(fā)展

秦釗

新時(shí)代要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務(wù)機(jī)制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動(dòng)上主動(dòng)探索，更要在實(shí)踐上積極創(chuàng)新，才能使檔案工作跟上形勢(shì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，保持可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案工作創(chuàng)新的意義

1.檔案工作創(chuàng)新是隨著人們的檔案利用意識(shí)的增強(qiáng)和檔案資源建設(shè)的需求而發(fā)展的。首先，隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們檔案利用意識(shí)越來越強(qiáng)，對(duì)檔案內(nèi)容的要求也越來越多，提供利用的檔案不僅是文書檔案，更需要科技檔案、專案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及從檔案原件中提煉、加工的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到對(duì)于檔案館有關(guān)政策性、法規(guī)性、公益性、服務(wù)性等與人民群眾關(guān)切又能夠公開的現(xiàn)行文件。其次，隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)泛運(yùn)用和電子文件的大量產(chǎn)生，檔案館不僅要接收和管理紙質(zhì)檔案資料，還要接收和管理電子形式的檔案以及新型載體的檔案。這就給我們檔案部門和檔案工作者提出了更高的要求。

2.檔案工作創(chuàng)新是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、提升檔案服務(wù)機(jī)制的需求。一方面社會(huì)各領(lǐng)域、各團(tuán)體、組織和個(gè)人為了更好地維護(hù)自己的權(quán)益，積累體現(xiàn)自己歷史和業(yè)績(jī)的文化財(cái)富，希望檔案部門加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，并通過參觀、觀摩、學(xué)習(xí)等活動(dòng)來掌握檔案管理的科學(xué)方式和具體的業(yè)務(wù)操作技能。另一方面，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、管理和服務(wù)的范圍已從過去的黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)、團(tuán)體組織、重點(diǎn)工程項(xiàng)目等延伸到村社、社區(qū)以及社會(huì)各個(gè)組織，甚至家庭、個(gè)人，涉及的領(lǐng)域、行業(yè)越來越廣。許多新問題是檔案部門原來沒有碰到的，原來的規(guī)章制度也有很多不適應(yīng)，必然要求檔案工作不斷完善、不斷創(chuàng)新。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案利用者希望能通過網(wǎng)絡(luò)查閱利用檔案資料，可少跑腿、少花錢、少抄寫，過去那些落后的服務(wù)方式必然被淘汰。

二、檔案工作創(chuàng)新需要解決的主要問題

1.要在思想觀念上創(chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新都必須有一個(gè)嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。要充分認(rèn)識(shí)創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力，創(chuàng)新是檔案工作題中應(yīng)有之意，檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開創(chuàng)新。當(dāng)今社會(huì)，檔案發(fā)展的諸多問題沒有現(xiàn)成的答案，也沒有任何經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進(jìn)，在創(chuàng)新中發(fā)展。可是，多年來，許多部門的檔案工作工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)。檔案作為一項(xiàng)重要的信息資源，只有轉(zhuǎn)變以往檔案工作中“重藏輕用”的觀念，充分認(rèn)識(shí)管理是必要的手段，利用才是真正的目的。做好這一工作，就要在思想觀念上創(chuàng)新，重點(diǎn)強(qiáng)化三種意識(shí)。一是要有積極信息轉(zhuǎn)化意識(shí)。檔案是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但各種信息比較零散的儲(chǔ)存在眾多的單體檔案中，只有根據(jù)需要，把信息系統(tǒng)的、規(guī)范地整理出來，才能更好地發(fā)揮檔案信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。因此，把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接、更適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責(zé)，也是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制對(duì)檔案工作提出的新的要求。二是要有強(qiáng)烈的信息推銷意識(shí)。檔案有巨大的信息量和需求市場(chǎng)，檔案部門要把檔案轉(zhuǎn)化為 “適銷對(duì)路”的信息，就要搞好調(diào)查研究，了解市場(chǎng)，明確市場(chǎng)需求，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)確定信息轉(zhuǎn)化的目標(biāo)和內(nèi)容。三是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的效益意識(shí)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為檔案工作充實(shí)了豐富的內(nèi)涵。要想適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，使檔案工作更加有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放服務(wù)，必須改變過去檔案工作中無(wú)所作為的思想，強(qiáng)化檔案的效益意識(shí)。

2.要在檔案工作管理模式上創(chuàng)斬。過去在檔案工作中有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，必須創(chuàng)新，其中包括檔案工作中一些具體的操作手段的革新。要盡量簡(jiǎn)化檔案部門長(zhǎng)期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。檔案工作者要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)展 小創(chuàng)造、小革新，這些也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其他方面的應(yīng)用則較少。其次，還有好多的檔案工作可以通過計(jì)算機(jī)檔案管理軟件來完成，提高我們的工作效率，因?yàn)闊o(wú)論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都需要在宏觀管理上創(chuàng)新。

3.要在服務(wù)機(jī)制和手段上創(chuàng)新。在服務(wù)機(jī)制和手段上的創(chuàng)新，主要是服務(wù)的觀念要更新、服務(wù)的范圍和內(nèi)容要?jiǎng)?chuàng)新，服務(wù)方式要?jiǎng)?chuàng)新。要主動(dòng)地開展深層次加工，拓寬服務(wù)內(nèi)容，改變服務(wù)方式，更好地為社會(huì)和群眾服務(wù)。日常的檔案服務(wù)只局限在做好為本單位查閱利用本單位產(chǎn)生的檔案方面，而對(duì)本單位檔案如何主動(dòng)為外單位、為社會(huì)服務(wù)考慮得很少，這種現(xiàn)狀已經(jīng)不適應(yīng)日益發(fā)展的工作要求。檔案部門要變被動(dòng)等待服務(wù)為積極主動(dòng)上門服務(wù)，要努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段來提高檔案工作技術(shù)含量和水平。要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由 “窄”變“寬”，服務(wù)層次由 “淺”變“深”。檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)檔案價(jià)值，通過加工、處理，使其變成社會(huì)需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。

4.要充分發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用。專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，練就過硬的業(yè)務(wù)技能。專職檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

綜上所述，檔案工作一定要研究新情況、適應(yīng)新變化、尋求新發(fā)展。檔案工作只有把握發(fā)展的脈搏，步入創(chuàng)新之路，才能找準(zhǔn)檔案工作的切人點(diǎn)，不斷加強(qiáng)服務(wù)能力，有效地促進(jìn)檔案工作健康可持續(xù)發(fā)展。