加強(qiáng)現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案整理工作的有效措施分析

林斌

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案的載體也在發(fā)生質(zhì)的變化，由原來(lái)單純的紙質(zhì)載體，變?yōu)榧堎|(zhì)載體和電子載體共存的局面。有條件的單位都可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。本文主要對(duì)加強(qiáng)現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案整理工作的方法與措施進(jìn)行了論述，可供大家交流。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；整理工作；內(nèi)容；方法；措施

前言

會(huì)計(jì)檔案整理工作的內(nèi)容主要包括：分類、立卷、排列與編目等環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)檔案的立卷工作由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門承擔(dān)，其它整理環(huán)節(jié)的工作，原則上由檔案部門負(fù)責(zé)。為了做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，會(huì)計(jì)檔案管理人員需要不斷的學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在不斷提高財(cái)務(wù)管理水平的同時(shí)做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。

1.現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案的范圍

會(huì)計(jì)檔案是指各單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料。以下會(huì)計(jì)資料應(yīng)納入歸檔范圍：（一）會(huì)計(jì)憑證：原始憑證，記賬憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿：總賬，明細(xì)賬，日記賬，其他輔助性賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀鑒定意見(jiàn)書，其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

2.現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案的整理要求分析

單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

2.1立卷

A、年度報(bào)表、工資表獨(dú)立組卷。對(duì)報(bào)表進(jìn)行分析和說(shuō)明的文字，如財(cái)務(wù)情況說(shuō)明、財(cái)務(wù)報(bào)告等，是會(huì)計(jì)報(bào)表的重要組成部分，要與報(bào)表一同組卷歸檔，并置于被說(shuō)明的報(bào)表前。工資表按時(shí)間順序整理，各單位可視本單位工資單的數(shù)量多少可一年一卷或數(shù)卷。

B、帳薄一冊(cè)一卷，每本帳薄（包括電算化管理的帳?。┰谠饷嬗疑辖琴N上會(huì)計(jì)檔案“小標(biāo)簽”，并按標(biāo)簽上的內(nèi)容填寫。對(duì)活頁(yè)式、卡片式帳簿，在年終結(jié)帳后，應(yīng)拆除硬封面，自制軟封面，并在封面的右上角貼上會(huì)計(jì)檔案小標(biāo)簽。

C、會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記帳憑證兩種。會(huì)計(jì)人員在完成報(bào)帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，組成一卷或多卷。

整理會(huì)計(jì)憑證應(yīng)注意的問(wèn)題：由于會(huì)計(jì)憑證在若干年內(nèi)具有查考作用，所以會(huì)計(jì)人員在憑證裝訂成冊(cè)后，往往在裝訂線上貼上封簽，并在封簽處蓋章，以示負(fù)責(zé)，并說(shuō)明這種卷冊(cè)不許其他任何人拆開(kāi)，以防抽換、舞弊。

2.2編目

A、編頁(yè)碼——會(huì)計(jì)報(bào)表、工資表卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。需要主義的幾點(diǎn)就是頁(yè)號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募牧显谄溆疑辖蔷帉戫?yè)號(hào)；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面可在其左上角編寫頁(yè)號(hào)。訂本式帳簿不用拆去空白頁(yè)，按已有填寫內(nèi)容的頁(yè)面編順序號(hào)。會(huì)計(jì)憑證檔案不用打頁(yè)碼。

B、卷內(nèi)文件目錄編制——年度報(bào)表、工資表按卷內(nèi)文件目錄的格式照實(shí)抄錄。

C、案卷號(hào)編制——案卷號(hào)所指的是案卷在整理過(guò)程中排列的序號(hào)。同一類別下若干年編一個(gè)案卷順序號(hào)，但這個(gè)案卷的順序號(hào)最大不超過(guò)四位數(shù)。

D、案卷封面、卷內(nèi)備考表編制——案卷題名要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

2.3裝訂入盒

A、組好的案卷年度報(bào)表、工資表，依次按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表的順序排列，采用三孔一線方法，齊下齊左，在案卷的左側(cè)裝訂。

B、會(huì)計(jì)憑證必須使用國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的“會(huì)計(jì)檔案憑證軟封面”來(lái)裝訂，封面要按項(xiàng)目填寫。

C、各類會(huì)計(jì)檔案，按案卷號(hào)順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類的檔案，不能混裝一盒，盒面不需要填寫，只填寫脊背的內(nèi)容。對(duì)帳薄太大的案卷，不用裝盒，按順序排在盒的后面。

2.4案卷目錄及目錄號(hào)的編制

A、案卷目錄按目錄的格式照實(shí)抄錄，用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，打印一式二份與相應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成檢索目錄，一份由會(huì)計(jì)部門保管，一份向本單位綜合檔案室移交。

B、按報(bào)表、帳薄、憑證、工資表及其它類等五類產(chǎn)生的目錄裝訂成檢索目錄，每?jī)?cè)目錄編一個(gè)目錄號(hào)，每滿一冊(cè)斷號(hào)。

3.加強(qiáng)現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理工作的有效措施分析

對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。

3.1會(huì)計(jì)憑證的整理。

會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。整理會(huì)計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。根據(jù)不同的種類，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒(méi)有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。

3.2會(huì)計(jì)憑證的歸檔。

首先，要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫上“×年×月憑證”和案卷號(hào)。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。

3.3會(huì)計(jì)賬簿的整理。

年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁(yè)賬按頁(yè)碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會(huì)計(jì)科目順序排列，據(jù)以逐本登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)賬簿）封面。會(huì)計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。

3.4會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。

會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后半年內(nèi)，由專人（一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人）統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月（季）度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會(huì)計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)報(bào)表）目錄，逐項(xiàng)地寫明報(bào)表名稱、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。

4.小結(jié)

會(huì)計(jì)電子檔案是伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生的，信息技術(shù)發(fā)展很快，信息化程度越來(lái)越高，采用程序化控制要求也越來(lái)越多。從電子數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來(lái)看，電子數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)高度集中的特點(diǎn)，因而非常容易泄密。我們知道，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)實(shí)行紙質(zhì)檔案管理，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，新型磁性介質(zhì)檔案管理將取代紙質(zhì)檔案管理成為新的管理方式。電子數(shù)據(jù)是以數(shù)字編碼的形式存儲(chǔ)在各種磁性介質(zhì)上的，而磁性介質(zhì)不但體積小而且存儲(chǔ)容量大，因此電子數(shù)據(jù)資料非常容易泄密，并且泄密的危害性大、范圍廣、涉及的時(shí)間長(zhǎng)。電子文件歸檔與管理中新的問(wèn)題將不斷出現(xiàn)，所以會(huì)計(jì)檔案管理人員必須要認(rèn)真研究新情況，不斷學(xué)習(xí)接受新事物，采用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)成果，解決電子檔案保真、保密、保存等問(wèn)題。只有在實(shí)踐中摸索逐漸積累經(jīng)驗(yàn)，才能使會(huì)計(jì)檔案得到科學(xué)保管和有效利用。

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