如何做好紙質(zhì)文件與電子文件歸檔整理工作

張曉麗

當今社會，信息技術在各個領域都已經(jīng)得到了全面普及應用。我們傳統(tǒng)的辦公模式，都要運用計算機和網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)，這樣每天都會生成大量的電子文件。電子文件的產(chǎn)生給檔案工作提出了一個新問題，即如何改革文書檔案傳統(tǒng)的整理模式，做到電子文件與紙質(zhì)文件整理方法的科學統(tǒng)一，使其最大限度地發(fā)揮各自的優(yōu)勢。本文結合工作實際，從“四個統(tǒng)一”談幾點認識。

一、紙質(zhì)文件與電子文件排序的統(tǒng)一。電子文件的排列應與之對應的紙質(zhì)文件排列對應一致。在同一保管期限內(nèi)，將同一年度、同一作者的紙質(zhì)文件按印發(fā)時間的先后順序（即發(fā)文字號的順序）排列起來后直接裝盒將會節(jié)約檔案人員很多精力和時間。對電子文件來講，也可以充分利用電子文件制發(fā)過程中形成的成果，簡化組盤程序。簡單的說，就是將歸檔文件在同一保管期限內(nèi)按發(fā)文字號來排列。

二、紙質(zhì)文件與電子文件編號的統(tǒng)一。歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采取統(tǒng)一的編號方法可最終實現(xiàn)相互間一一對應關系，對保證檔案的安全，發(fā)揮檔案的法律效力，實現(xiàn)檔案信息化，提高檔案利用效果將發(fā)揮重要作用。歸檔紙質(zhì)文件在每份文件首頁上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、作者、保管期限、件號等必備項。電子文件的編號應在電子文件形成過程中完成，其年度、作者、保管期限由擬文部門填錄，發(fā)文序號由文書部門填錄，件號由計算機系統(tǒng)按分類方案和排列順序自動生成。在設計辦公自動化系統(tǒng)時，應做到電子文件的歸檔號能自動生成，實現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件歸檔檔號的一一對應。

三、紙質(zhì)文件與電子文件分類方案的統(tǒng)一。現(xiàn)行歸檔紙質(zhì)文件的分類規(guī)范標準主要是按年度—機構（問題）一保管期限或保管期限—年度—機構（問題）。這種分類方案比較適應政府機關紙質(zhì)文件的手工管理，也比較適應文檔一體化及現(xiàn)在的電子文件與紙質(zhì)文件的手工管理，還比較適應文檔一體化及現(xiàn)在的電子文件與紙質(zhì)文件對應的一體化管理，它的分類原則是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管利用。

《檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定的分類原則是以單位全部檔案為對象，依據(jù)單位管理職能，結合檔案內(nèi)容及其形成的特點。由于這一規(guī)則是按管理職能分工設置一級類目，按企業(yè)管理職能和檔案特點設置二級類目，按問題設置三級類目，這樣就做到了將不同作者而反映同一職能、同一項工作、同一個問題的所有文件匯總到一起，較好地保持了文件間的有機聯(lián)系，方便了保管和利用。這種分類方法盡管繁瑣、復雜、隨意性較大，但在手工模式上實現(xiàn)對全部紙質(zhì)文件實體的集中統(tǒng)一管理，提高查準率、查全率和相對的快速檢索不失為一種很好的方法而被許多單位采用，而成為目前檔案分類方法的主流。

電子文件由于具有數(shù)字化信息形態(tài)、載體的非直讀性、物理結構與邏輯關系的復雜性、信息與載體的相分離性以及信息的不全性和易更改性等特點，因此在編制其分類方案時要考慮歸檔后電子文件的原始性、真實性和完整性，以滿足檔案屬性的要求。計算機的高智能信息處理功能對滿足檔案的查準率、查全率和快速檢索是很容易做到的，這也就沒有必要在分類方案中再過多地考慮歸檔文件的形成規(guī)律和有機聯(lián)系問題。

不論是目前辦公自動化系統(tǒng)，還是正在興起的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，電子文件與紙質(zhì)文件將在相當長的時期內(nèi)并存（即“雙軌制”）。辦公自動化系統(tǒng)中本單位制發(fā)的電子文件和上級網(wǎng)上發(fā)送的電子文件可下載制成紙質(zhì)文件，上級印發(fā)的紙質(zhì)文件可通過掃描形成電子文件進入辦公自動化系統(tǒng)閱辦，使用統(tǒng)一的分類方案沒有問題。原紙質(zhì)文件掃描轉化成電子文件時，就不能不考慮原紙質(zhì)文件的分類方法與現(xiàn)行紙質(zhì)文件分類方法的銜接問題，以方便紙質(zhì)文件的查閱。

依據(jù)以上分析，筆者認為，編制電子文件與紙質(zhì)文件統(tǒng)一的分類方案的思路是：1.按保管期限設置第一個層次，便于光盤和紙質(zhì)載體文件銷毀；2.按年度設置第二個層次，便于紙質(zhì)文件的排序管理和光盤的組盤管理；3.按作者（發(fā)文機關部門代字）設置第三個層次，便于減少電子文件的重新組合范圍和紙質(zhì)文件排序的工作量。其分類方法為保管期限一年度一作者。每份歸檔文件的檔號結構為全宗號一保管期限—年度—作者一類號一盒（盤號）。

四、紙質(zhì)文件與電子文件編目格式的統(tǒng)一。傳統(tǒng)的檔案編目是對檔案著錄、標引和組織、編制目錄的工作，其主要目的是為檔案保管和查閱提供方便。電子文件和計算機管理下的紙質(zhì)文件完全可以實現(xiàn)智能管理和高效率多種組合條件的檢索和查詢，因此也就沒有必要再編制用于手工的多層次多種類檢索工具，完全可以利用計算機系統(tǒng)中的“樹型” 目錄結構建立單一、對應、統(tǒng)一的目錄格式。所謂單一，是指目錄種類單一，只編制歸檔文件目錄。所謂對應，是指電子文件歸檔目錄與對應的紙質(zhì)歸檔文件目錄的對應。所謂統(tǒng)一，是指目錄著錄項盡量統(tǒng)一，當然電子文件歸檔目錄中要著的“樹型”目錄結構建立單一、對應、統(tǒng)一的目錄格式。在辦公自動化條件下，電子文件的著錄、標引項目應在電子文件的制發(fā)階段完成，需歸檔的保密文件由擬（收）文部門負責在網(wǎng)上著錄和標引。檔案部門在對電子文件進行整理歸檔時按其分類方案和件號順序打印出歸檔電子文件目錄，以此目錄作為紙質(zhì)文件分類、排序及編號的依據(jù)，最終實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件檔號的一一對應。

在電子文件與紙質(zhì)文件同時存在的情況下，電子文件是主要利用渠道，應是檔案管理主體，紙質(zhì)文件主要是對電子文件的原始性、真實性、完整性、法律效力及網(wǎng)絡安全發(fā)揮“驗證”和“備查”作用。因比我們應改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，積極探索網(wǎng)上辦公時代檔案管理的新模式，以回應檔案信息化對我們的挑戰(zhàn)，滿足社會對檔案信息的要求，更好地發(fā)揮檔案作用。

參考文獻：

[1] 龐萍.電子文件管理的“雙套制”[J].電子世界，2012（2）：97-101.

[2] 楊華.電子文件雙套制管理模式分析與優(yōu)化[J].檔案與建設，2012（7）：21-22.

[3] 周潔.淺議雙套制存在的爭議性[J].辦公室業(yè)務，2013（4）：223.

[4] 陶水龍，田雷.電子檔案雙套制管理問題研究[J].檔案學研究，2014（4）：61-64.

[5] 袁玥.電子檔案管理中的“雙套制”何時休[J].檔案學通訊，2016（11）：45-46.