關(guān)于規(guī)范教務(wù)檔案數(shù)字信息化管理的思考

摘 要：作為中職衛(wèi)校信息化建設(shè)的一部分，教學檔案規(guī)范化管理的重要性不言而喻。隨著信息技術(shù)在中職衛(wèi)校各項工作中的普及，在教學檔案規(guī)范化管理實現(xiàn)過程中，計算機技術(shù)的應(yīng)用也更為廣泛。計算機技術(shù)作為教務(wù)科教務(wù)檔案管理的有效手段，在提高檔案管理科學性、規(guī)范性、統(tǒng)一性方面具有不可比擬的優(yōu)勢。本文就以中職衛(wèi)校教務(wù)檔案規(guī)范化管理為內(nèi)容，對計算機信息技術(shù)在教務(wù)檔案管理加強數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，搭建教務(wù)檔案信息資源共享平臺，積極開發(fā)標準化的教學檔案管理軟件，加強綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的安全建設(shè)等面中的應(yīng)用情況進行探討分析。為提升中職衛(wèi)校教務(wù)檔案工作提供一些更加規(guī)范有效的措施和方法，來提高和優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；檔案信息化；教務(wù)檔案；中職衛(wèi)校

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）04-0128-03

Reflections on Standardizing the Digital Information Management of

Educational Administration Archives

XIONG Haili

（Yulin Health School，Yulin 537000，China）

Abstract：As a part of the informatization construction of secondary vocational health schools，the importance of standardized management of teaching archives is self-evident. With the popularization of information technology in various work of secondary vocational health schools，the application of computer technology is more extensive in the process of realizing the standardized management of teaching files. Computer technology as an effective means of educational administration archives management has incomparable advantages in improving the scientificity，standardization and unity of archives management. Taking the standardized management of educational archives in secondary vocational health schools as the content，this paper discusses and analyses the application of computer information technology in such aspects as strengthening the digitalization and networking construction of educational archives management，building a platform for sharing educational archives information resources，actively developing standardized software for teaching archives management，and strengthening the security construction of comprehensive educational administration management system. In order to improve the educational archives work in secondary vocational health schools，some more standardized and effective measures and methods are provided to improve and optimize the quality of archives management.

Keywords：digital archives；archives informationization；educational administration archives；secondary medical schools

0 引 言

教務(wù)檔案規(guī)范化管理是學校教學管理的重要內(nèi)容。計算機技術(shù)在教務(wù)檔案管理中的應(yīng)用，推動了教務(wù)檔案管理的規(guī)范化進程，提高了檔案管理的質(zhì)量，優(yōu)化了教務(wù)檔案管理的環(huán)境。在構(gòu)建教務(wù)檔案信息化管理平臺的過程中，管理者要結(jié)合學校實際情況和教務(wù)檔案管理要求，構(gòu)建規(guī)范化的管理平臺，靈活運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，從而促進教務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)代化進程[1，2]。

1 教務(wù)檔案管理加強數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

信息化時代，教務(wù)科在進行檔案管理的過程中，要積極引入信息技術(shù)，并加強數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在檔案建設(shè)管理工作中，最基礎(chǔ)的部分就是教務(wù)檔案數(shù)字化。教務(wù)檔案數(shù)字化在計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字錄音、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)的支持下，形成一種新型的檔案信息管理形態(tài)，它將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息儲存起來以備調(diào)用，再通過網(wǎng)絡(luò)化的形式將這些檔案信息儲存器相互連接起來，利用計算機系統(tǒng)建立統(tǒng)一的管理，從而形成一個規(guī)范化的檔案信息庫。這個信息庫具有無限空間和無限時間限制，能夠形成資源的共享。

強化學校教務(wù)檔案管理信息化的第一步就是加強數(shù)字化建設(shè)。在數(shù)字化建設(shè)過程中，數(shù)字庫建設(shè)是非常重要的一步，學校要制定相關(guān)的規(guī)范管理標準，統(tǒng)一構(gòu)建數(shù)字化教學檔案室。現(xiàn)階段，我國很多中職衛(wèi)校已經(jīng)構(gòu)建了數(shù)字化檔案管理庫，實現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變。利用云數(shù)據(jù)儲存，能夠進行信息檔案整體備份，使得信息的準確性得到保障，不會出現(xiàn)因為系統(tǒng)更新和維護出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。在進行數(shù)據(jù)圖案采集的時候，要先建立一個整體信息目錄，利用Office辦公系統(tǒng)的Word和Excel進行圖文處理，這樣能夠使檔案數(shù)據(jù)更加具體、更加清晰。不同信息文件的份數(shù)、頁數(shù)，必須要跟電子檔案一一對應(yīng)，這樣才能夠達到良好的設(shè)計效果。在教務(wù)管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，還應(yīng)該做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作。經(jīng)過前臺處理之后的檔案信息會更加規(guī)范、更加精確，后臺維護人員可以隨時調(diào)取和使用信息，并對系統(tǒng)進行維護和處理[3]。

2 搭建教務(wù)檔案信息資源共享平臺

借助數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的強大優(yōu)勢，構(gòu)建學校檔案信息資源共享平臺，不僅能夠為學校教育教學提供支持，而且能夠為學校管理者制定管理策略提供標準和依據(jù)。教務(wù)信息資源平臺的構(gòu)建，促進了學校之間的資源共享，彌補了學校內(nèi)部的資源不足。

學校內(nèi)部教務(wù)管理部門應(yīng)該結(jié)合學校實際情況，從學校自身情況出發(fā)，構(gòu)建規(guī)范化、標準化的課程管理、教學管理、教案管理以及培養(yǎng)方案管理體系。另外，借助信息化技術(shù)，還應(yīng)該加強中職衛(wèi)校之間的交流與教務(wù)往來，搭建跨地區(qū)中職衛(wèi)校教檔案信息管理資源平臺，并將其納入學校和部門整體發(fā)展規(guī)劃之中，從而進一步促進學校之間的教務(wù)檔案交流，有利于彼此之間的取長補短，資源共享。

比如：在班班通教務(wù)管理平臺中，通過利用集體智慧，使得教師的備課質(zhì)量和效率都大大地提高，在中職衛(wèi)校教學課堂中，教師可以直接從多媒體設(shè)備上選擇優(yōu)秀課件、視頻等教學資源，這不僅提高了課堂教學的趣味性，也將抽象的醫(yī)學知識以更加直觀生動的方式呈現(xiàn)給學生，改變了傳統(tǒng)課堂枯燥乏味的狀況，同時也提高了學生學習的積極性和主動性，為教師提供了大量教育資源，可供教師在課后進行教學研究，提高了醫(yī)學院校整體教學水平[4，5]。

3 積極開發(fā)標準化的教學檔案管理軟件

在教務(wù)檔案管理標準化、規(guī)范化的過程中，信息化建設(shè)是必然趨勢；而在信息化建設(shè)的過程中，軟件標準化是前提。這就要求教務(wù)管理者要靈活運用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建規(guī)范標準的檔案信息數(shù)據(jù)庫。想要實現(xiàn)學校教務(wù)檔案的共享與互聯(lián)，就必然要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檢索，而檔案信息數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)檢索的前提。檔案信息數(shù)據(jù)庫具體包括立案卷，目錄數(shù)據(jù)庫以及卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫，全文信息數(shù)據(jù)庫文件目錄數(shù)據(jù)庫等，其的構(gòu)建大大促進了學校教務(wù)管理規(guī)范化與一體化。

教學檔案類別不同，所需要著錄的項目也不盡相同，所以標準的教學檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)必須要具有強大的可擴展性與靈活性。只有如此才能夠適應(yīng)現(xiàn)代化學校教務(wù)管理需求，才能夠?qū)崿F(xiàn)對儲存數(shù)據(jù)的靈活訪問和標準化的管理[6]。

比如：在電子試卷管理歸檔的過程中必須要具備整理編目、檢索保密系統(tǒng)維護、備份數(shù)據(jù)的基本功能，能夠為實體管理及用戶的特殊需求提供幫助，并具有相應(yīng)的拓展功能，在進行這方面軟件開發(fā)和研制的過程中，必須要符合中職學校檔案工作，以及計算機信息管理系統(tǒng)的相關(guān)法律技術(shù)要求。另外，電子試卷管理軟件還必須要具備強大的數(shù)據(jù)獨立性，在軟件環(huán)境、硬件環(huán)境發(fā)生變化的時候電子試卷管理軟件能夠安全遷移數(shù)據(jù)，有效利用數(shù)據(jù)，做到功能齊全、操作便捷；電子試卷管理軟件，還必須要具有良好的兼容性、拓展性與實用性。要具有獨立的數(shù)據(jù)輸入、儲存、修改、刪除等功能，可以是BDF格式，或者XML文檔，進行數(shù)據(jù)交換，能夠為教務(wù)管理者靈活管理提供支持。

4 要加強綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的安全建設(shè)

目前，綜合教務(wù)管理系統(tǒng)存在著安全隱患，如前文提到的破譯別人的登錄密碼等。網(wǎng)絡(luò)、計算機、存儲器和信息系統(tǒng)是電子文件和數(shù)字化檔案信息生存的基礎(chǔ)，只有網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全了，電子文件和數(shù)字化檔案信息的安全才能得到保障。綜合教務(wù)管理系統(tǒng)作為電子版教學檔案信息生存的基礎(chǔ)，目前所存在的安全隱患嚴重的威脅著這些電子版教學檔案信息的安全。保障綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的安全，是目前系統(tǒng)能否為教學檔案信息化管理提供真實準確、完整齊全的檔案信息化資源的關(guān)鍵。為了保障綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的安全，教務(wù)管理系統(tǒng)的相關(guān)工作人員要加強系統(tǒng)的升級服務(wù)工作，力爭做到無漏洞運行[7]。

綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的相關(guān)工作人員要使用正版軟件，及時進行系統(tǒng)升級和打補丁。同時，還要經(jīng)常檢查系統(tǒng)的各項設(shè)置，如敏感數(shù)據(jù)的存貯方式、密碼更新的頻度及其復(fù)雜性等基礎(chǔ)性策略。在保障系統(tǒng)安全的同時，我們也不能忽略保障系統(tǒng)中存儲的電子版教學檔案信息數(shù)據(jù)的安全，系統(tǒng)安全是關(guān)鍵，而系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全則是關(guān)鍵之中的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)安全管理的目的是保障系統(tǒng)中存儲的檔案信息資源的真實性、完整性和有效性。因此，系統(tǒng)操作者要采取給數(shù)據(jù)、文件系統(tǒng)加密等措施，增加系統(tǒng)存儲的復(fù)雜性，保障系統(tǒng)中電子檔案數(shù)據(jù)的安全性[8，9]。

5 結(jié) 論

在信息化時代背景下，中職衛(wèi)校在教務(wù)管理方面也需要進一步創(chuàng)新和改革。為了能夠滿足新時期學校教育教學以及科研的要求，教務(wù)管理規(guī)范化成為了必然趨勢，而在教務(wù)管理規(guī)范化建設(shè)的過程中信息技術(shù)的應(yīng)用也成為了一種趨勢。計算機技術(shù)作為教務(wù)科教務(wù)檔案管理的一種有效手段，在提高檔案管理科學性、規(guī)范化、統(tǒng)一性方面具有非常明顯的優(yōu)勢。將計算機技術(shù)運用到教務(wù)檔案管理中，既可以推動教務(wù)檔案管理規(guī)范化的進程，同時也可以提高檔案管理的水平，提升教務(wù)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)氛圍。在建設(shè)教務(wù)檔案信息化管理平臺的過程中，大家要結(jié)合本校的現(xiàn)實狀況和教務(wù)檔案管理的要求，建設(shè)系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理平臺，靈活使用數(shù)據(jù)庫技術(shù)。本文結(jié)合中職衛(wèi)校教務(wù)管理信息化平臺構(gòu)建的相關(guān)內(nèi)容，對促進中職衛(wèi)校教務(wù)管理的規(guī)范化、信息化、數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)對策進行了研究和思考，旨在助力于中職衛(wèi)校教務(wù)管理工作水平的提升，為中職教學提供更好的更有力的支持。

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作者簡介：熊海麗（1981.09-），女，漢族，廣西玉林人，初級職稱，教師，本科，研究方向：檔案管理信息化。